浅谈如何控制医院包内保险

浅谈如何控制医院包内保险

作为公司的可控费用，企业越来越重视差旅费。近年来，随着市场和经济活动的日益广泛，差旅费已成为企业不可忽视的支出。控制差旅费用也是提升企业营运能力和经济效益的一项措施。但是,我国的企业集团还存在对差旅费重视不够的现象,差旅费用不正常项目支出、审核报销程序复杂等问题,需要国内的企业借鉴国外企业的一些成功经验进行学习。一、会计记账费用项目一般而言,差旅费是指员工出差外出中所发生的费用等,如员工出差办事、参加会议、参加培训、回家探亲、出国考察、单位组织员工参观旅游、司机出车执行任务、员工驻外办事处、毕业生到单位报到费用等,职工差旅费在企业中是常见的成本开支,凡是在外出行为中发生的开支都应该列入差旅费范畴中。对于各种外出行为,一般都会发生交通费、住宿费、就餐费等,另外还有车票预订费、人身保险费、行李费、包裹寄存费等依附在常见费用的费用项目,就常见的会计记账费用项目主要是交通费、住宿费和公杂费等三项差旅费细项。根据差旅费开支的目的和渠道,差旅费包括不可报销差旅费和可报销的差旅费,即有些费用由单位承担,而有些费用只能由个人进行承担。如一些纯属个人消费的行为引起的花费,如购买土特产、服装、化妆品等就只能由个人承担;再如一些虽属于正常消费但是超过了报销标准,这些超过限额的部分应该由个人承担。根据笔者的经验,差旅费也可以分成固定和变动的费用项目,固定部分是外出活动过程必须发生的费用,属于外出活动中的最低消费,这是保证员工完成任务的必然支出;非固定费用则是在外出活动中可以控制的支出,它会随着出差人员的性别、习惯和性格等的不同而不同。差旅费的项目是非常丰富的,原则上凡是和外出行动相关的开支都应该是差旅费的项目内容,详细了解和探究差旅费是财务人员做好差旅费管理的基础。二、在差旅费管理中存在的问题(一)中小企业对因费管理不到位很多企业关注的重点在于商务谈判的结果,其主要关注采购、营销等流程,对于差旅费中的人员开支和活动必要性等基本上不是非常重视,这种管理方式助长了差旅费管理漏洞的产生。由于差旅费一般在企业总体的成本费用中占比不大,总额并不是非常大,很多企业管理层对差旅费的管理主要是放任其一定幅度内的变动,并没有关注总额的变动原因和具体的构成结构等,这样对差旅费的具体管理并不利。同时,一般企业通常是由企业行政、人事和财务部门进行负责,由于具体操作中很多流程是在行政部门内完成,行政人员在选择差旅费定点酒店等有一定的回扣,而具体的报销人员又和财务部门的人属于同事关系,加之高级管理人员并没有特别关注企业差旅费的项目,财务人员等一般都本着多一事不如少一事的观念,并不会积极核对差旅费管理的具体内容等。(二)通过虚假和随意性行为获取旅行的效率较低虽然有些企业已经建立了差旅费管理和报销流程,但是由于种种原因执行的效果不甚良好。在一些由行政人员提前选择酒店和机票的外出活动中,很多行政人员在选择酒店和机票的时候以平价的方式购买以获取供应方的高额回扣,将原本属于公司的利益转移为个人的私利;在一些可以由出差人员自主选择酒店的外出活动中,由于所有员工都可以自主选择酒店,这导致企业难以通过在特定的酒店内增加就住人数和天数来获取居住优惠等;有一些员工通过虚开发票或者购买假发票等行为进行报销,通过这种虚假行为赚取外快。以上的行为都导致企业差旅费控制效果较差。同时很多企业出差无计划,随意性很大,这导致企业的行政部门等无法进行预定,造成出行和住宿成本高企不下,这也是属于差旅费控制差的原因。很多企业为了体现对管理层和某些员工等的重视,不注重成本效益原则,特快火车不定而必须定飞机、高铁,住宿的时候一定要选择豪华宾馆而放弃经济型酒店,可以选择一间合住却选择分开两间等,这导致企业在住宿费和交通费的开支较大。(三)企业预算刚性差很多企业都会制定相应的差旅费预算和开支标准,并对各类的人员住宿、外出待遇等进行详细的规定,由于企业内部外出活动也仅仅按照过去的总额进行一定范围的修改,而现实中很多企业差旅活动本身随意性太大,企业没有认真进行差旅费预算的编制这样就导致预算的刚性不足,违反预算的现象也成常态。这样造成企业预算刚性差,企业的规则就可以随意变动。企业内因为出差人员随意编造理由、财务人员和行政人员审查不严等原因,差旅费等标准无法执行,制度也没有得到相应的尊重,违反制度的人员没有得到一定的惩戒也恶化了企业内的报销风气,造成差旅费开支高企不下。三、公司制定的主要差旅费控制差旅费支出是企业的一项经常性支出,要建立科学合理的差旅费报销制度,这样有利于控制企业的费用,提升企业的利润。(一)提高企业在因变量的能力,加强差分管领导要控制差旅费的总额,企业要首先能够做好差旅计划,减少差旅活动的随意性,这样才能够为差旅活动的预算刚性等提供基础,并能够做好相关的订票等。企业如果可以做好差旅计划,这样就可以实现差旅费用支出的提前安排,也可以提前预定机票、酒店等,这样也可以获得相应的价格优惠,从而减少差旅费用的支出。企业应该将外地出差的审批权集中起来,每个部门涉及外地出差、参加外地会议、参加外地学习和考察等都应该报请分管领导同意,未经领导同意不能擅自出差并不得给予报销。同时,企业还需要设立相应的登记备查制度,外地出差需要详细列示出差事由、出差人员、时间和地点、往返路线和领导审批等内容,在分管领导审批后及时上交到行政职能部门,对于擅自更改路线等的行为需要经过分管领导的审批,否则也不予报销。(二)增加差旅服务商目前,很多跨国公司都会将差旅管理业务外包出去,美国有非常多的差旅服务商,如美国运通、罗森柏斯公司等,这些服务商在整合资源后提出一些最适合公司的方案,同时公司差旅活动中的组织、策划、接待等均是这些服务商进行打理,这样可以规范企业的差旅行为,同时降低企业内部的贪污、返点等不良的行为,另外这样的行为也可以降低企业行政系统的工作负担。根据美国的研究,企业将自身的差旅活动外包可以为企业节省10%以上的开支。企业可以借鉴国外的企业行为改进自己的管理,通过招标选择高质量的差旅服务商,根据差旅服务商的建议优化企业内部的管理流程,同时在日常的差旅活动中评估差旅服务商的专业性和满意度,另外在进行该业务的时候需要差旅服务商先对员工进行培训,让员工熟悉相关的差旅信息和产品信息,利用网络工具让预定更加标准化。对于一些目前还无法实现外包的公司可以先逐步实行酒店集采等,获取集采的优势。(三)提供有效的差费管理服务要做好企业的差旅费管理需要制定出台相关的公司政策和制度,并要求各级人员严格遵照相应的制度进行执行,差旅费管理的目标不仅仅是降低费用,还需要增加差旅费的透明度和合规性。企业要制定清晰明了的差旅费管理制度,引导员工选择合适的交通工具外出,明确各级人员的住宿要求,当然这种制度还需要根据环境的变化等进行及时更新,如航空公司、住宿服务、物价变动和餐饮业政策等的变动。企业要能够优化差旅费管理流程,让员工清楚地了解公司的差旅费制度,避免员工在未授权的范围内进行支出。一般而言,公司的差旅费政策应该包含员工出差的审批、交通工具的选择、酒店预订系统选择、机票预订规定、住宿标准、信用卡和现金的使用条款、出租车费用、报销程序、餐饮标准等。对于违反以上条款的行为公司不予报销并给予相应的惩戒。(四)减少数字旅游,提高资金使用效率公司要加强预算执行的刚性,这样才能够严格控制差旅费的开支。企业要达到预算执行的刚性就需要加强差旅费控制和绩效的挂钩,而有效的信息搜集和审批程序是执行预算的有效措施。公司要推行公司卡、信用卡等在差旅活动中的支出,这样一方面可以将差旅活动信息整理成电子信息,加强对信息的搜集;另一方面也是减少现金使用、提升资金使用效率的办法。如果仅仅单纯是通过集中机票等票据,公司不能及时跟踪到相应员工的行程,无法掌握差旅活动开支的准确数据,这样也就无法及时分析员工的差旅活动,难以进行实际控制。实行公司卡和信用卡后,企业可以通过搜集这些电子化的信息,分析员工差旅费用控制的成效,加强事后分析,通过比较分析和类比分析等方法,企业根据员工的出差记录和费用情况进行绩效分析,这作为考核员工的重要依据,同时这种分析也是实行酒店集中采购的支持,企业可以选择出差次数和人数较多的地方进行集中采购酒店住宿等,节约费用支出。如招商银行和中兴通讯合作发行的信用卡除解决中兴通讯大量差旅费用现金管理问题外,中兴通讯还可以通过招商银行提供的分析报表获取诸多管理信息,提高财务管理的效率。(五)通过改善企业生活环境,减少差旅行为,节约了成本不少公司已经开始尝试新的沟通方式,很多的高科技公司也开始通过开发有效的软件减少出差次数。如思科公司开发的视频会议系统等,这些都是可以用于公司跨区域的会议、外地学习等,这样减少了公司的差旅行为,节省了巨额的开支。企业要敢于尝试新的会议沟通方式等,对于一些不是特别需要面对面交流的情况下,企业一些出差任务也可以取消