《秘书考证》课件-会前准备（二）

会前准备（二）教学目标知识目标：了解会议证件的作用、会议指示标识的类型、会议室的分类、会议接待工作的内容。技能目标：掌握制作会议证件、预定会议室、确定会议住宿的程序。情感目标：认真对待会议接待工作，做好充分的会议准备。重点、难点：掌握制作会议证件、预定会议室、确定会议住宿的程序

会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据。

会议证件的作用（1）证明身份（2）保证会议安全，控制人员出入（3）统计到会人数（4）维持会议的程序会议证件类型代表证、列席证、工作证、记者证、来宾证会议指示标识的类型标识牌区域图名签与台签制作会议证件的程序设计内容→设计颜色→控制印制数量→发放中的特殊要求(照片)→盖章确认。

召开重要的大中型会议应视必要制发姓名卡片和会议证件，通常小型会议不必制发证件。

制作会议证件的注意事项(1)重要的大中型会议，证件和姓名卡片要正规。内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼(先生、女士、小姐等)、身份(职务、职称等)、组织或公司的名称。

(2)重要的、具有保密性质的会议要在证件上贴上本人的相片，并加盖大会印章。

(3)证件的形式应反映出会议的内容，设计要尽量经济实用、美观大方。

(4)大型会议应区分正式代表、列席代表、新闻媒体、工作人员、服务人员等不同身份参加者的姓名卡片的样式。可将他们的姓名卡片设计为红、蓝、白、黄4种不同的颜色。也可以将姓名卡片设计为正式代表采用系带式的卡片，其他人员采用夹子式的卡片来区分不同的身份。

(5)应在会议的接待区向与会人员发放姓名卡片，并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。

(6)应注意根据公司不同的文化理念设计会议证件或姓名卡片。

制作会议指示标识的方法(1)会议主办者内部简易制作法

一些不太重要会议的指示标识可以由内部用计算机制作或手工制作。(2)由专业性的会议承办机构制作

一些重要会议的指示标识需要制作规范和正式，要用专业性的设计和制作，因此，需要请专门性的公司来完成此项工作。

注意事项1．会议证件的样式

(1)粘性标签式的证件样式。

(2)系带的证件样式。

(3)有夹子的证件样式。

(4)台签式的证件样式。

2．会议标识的样式

(1)会议主席台背板的样式

(2)会议签到处的指示标识样式

(3)会议报到处的标识样式

会议与会见、会谈的区别会见分为礼节性、事务性和政治性3种。会谈的内容较为正式，政治性、专业性较强。案例分析某公司把自己的年终总结会会址定在了一个展会中心旁边的宾馆召开，为的是休息时可以兼顾观看展览。会议进行中，展会中心正在进行的某旅游项目推介的音乐与喧闹声不时传入会场，与会者有的向外张望，有的合着外边的音乐节拍轻轻敲击桌面，更有甚者从后门悄悄溜出去观看。会议主持者一脸无奈与沮丧。提问：如何选择适合的会议地址呢？外部会议室的选择要求1、会场位置必须交通便利，方便前往。2、会场大小应与会议规模相符。3、场地要有良好的设备配置。4、场地应不受外界干扰。5、环境好，保密性强。6、考虑停车因素。7、租借成本应合理。内部会议室的特点1、方便快捷，手续简单2、节省了场地和设备的租借费用3、容易分散注意力预定会议室的程序1、确定会议召开的时间和人数，确认所需会议室的类型。2、申请使用会议室。3、确认会议室已预留，并明确使用时间。4、预先调试会议所需设备。5、提前到场分发资料和用品，并负责签到。内部会议室的管理1、内部会议室的布置（1）在会议桌的每个位置前都摆放一套文具盒笔记本。（2）会议桌旁要有足够的椅子。（3）应有专门的地方供客人存放衣帽及其他物品。2、内部会议的设备（1）激光笔和能伸缩的指示棒（2）白板、活动架、书写笔（3）磁钉、按钉。案例导入

波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。租借放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘小姐打电话给租聘公司，要求租聘公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张地做着最后的准备工作。刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆续进场，刘小姐心急如焚……思考题：1.假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理？2.假如放映机在十点十分还未送到，你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程？3.向总经理报告后，你还应该做些什么？4.召开大型会议前各种准备工作，包括音响、电子类装置应提前多少时间安排？5.有人说，会议上要用到的各种东西，最好公司都买齐。假如要借，应提前一天送到。你认为如何？会议接待工作的内容

1、会议接送工作要掌握代表的名单及抵离的准确时间；要备有足够用的车辆；要有良好的指挥调度，人车都要有值班。2、会议食宿工作伙食标准饮食习惯统筹安排住宿3、会议娱乐活动会议接待的基本程序1、迎接

2、会议签到和引导

3、安排合影4、引领会议嘉宾进入会场或登上主席台

5、会议结束后送别。

预定会议住宿的程序1、通过会议回执，掌握到会人员的数量和定房规格

在会议的先期通知上附上一份表格寄给被邀请人，要求他填写陪同人员的名字，希望住哪种类型的房间，抵达与离开日期，然后将以上资料填在住宿预订单中，并告之饭店收费方式，内容包括：主办单位名称、会议名称、会议日期、会议地点、收件截止日期、确认函回信地址、各饭店的房价、饭店的地理位置图、注明项目(选择饭店偏好、哪种类型房间)、注明订金支付、注明有关取消和更改处理方法、注明什么时候由谁寄发确认函、填写名字、地址、电话以便寄确认函，必要时提供住宿资料。

2、向宾馆、酒店预订会议用房

①如果会议需要住宿的人数不多的话，可以直接向饭店或会议中心索取订房卡。

②主办单位随同会议通知寄上订房卡，再由与会者直接向饭店订房。

③如由主办单位统一订房，要与提供服务的酒店或饭店进行必要的谈判，要求一定的折扣，并在此基础上与饭店签订合约，合约中应包括房价、订金数目和截止日期等关键内容。

确认会议住宿的程序1、与参会人员确认

通知与会者收到他们的住宿表格和确认他们的房间，有些主办单位并不通知与会者收到他们的住宿表格，而是由饭店直接寄发确认函。最好收到住宿资料时立即寄发收到通知，因为有些饭店比较晚才寄发确认函。

2、与饭店或酒店确认预订

住宿安排是相当复杂与耗时间的工作，需记录有关各类房间的存量，回答各种问题，解决各种住宿的特殊问题，以及将住房报告转给饭店，所有这些工作务必尽量快速与准确。

在到达预订截止日期时，组织方要尽快与饭店沟通，将最后的订房数字予以确认。这样即可保证会议的住宿需要，又可避免不必要的支出。同时，主办方要熟悉饭店、酒店的作业程序，例如如何处理截止日期以后的住房预订。案例分析天地公司秘书初萌总能把会议的接待、住宿安排得井井有条，同事们向她请教时，她拿出了两张卡片和一个小本子，两张卡片中一张是携程会员卡，一张是YUYEE卡，而小本子上密密麻麻地记满了每次会议服务的特殊要求与项目。

注意事项1．选择会议住宿地点的要求

在选择住宿的招待所、饭店、宾馆、会议中心之时，要充分考察其基本设施是否齐全，安全性如何，价格是否合理，地点是否方便，环境是否安静、整洁。然后综合考虑选择。

如果由与会者自己支付住宿费，就需列出几家价格、条件不等的招待所、饭店、宾馆或者是同一家宾馆不同标准的客房供其选择。

2．会议住宿的房间安排

如果由主办方支付费用的，则需按其职务标准安排住房，除了部分嘉宾和主办方的领导，其具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。

(1)来宾和主办方的领导要特殊照顾。

(2)年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。

(3)注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间。

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