行政部档案标准目录库

行政部档案目录库,,,,,,,,,,,,,,

一级分类,二级分类,三级分类,四级分类（案卷）,五级明细、清单,档号示例（结构：全宗号—目录号(项目.部门)—类别号（年度.类别）—件号“1~N”）,组卷原则：按项目/分年度/分公司,密级,保管期限（档案保管期限指档案保存的时间期限，按长短应分为永久、长期和短期三种。永久就是无限期地尽可能长远地保存下去，长期为16年—50年，短期为15年及以下。）,在档案保管过程中开放程度(例如：1、向全集团公开；2、向集团总部本部门所有员工公开；3、向集团总部本部门经理及以上岗位公开；4、向各公司本部门所有员工公开；5、向各公司本部门经理以上岗位公开；6、向本公司某几个部门公开；7、各项目本部门公开；8、各项目员工间共享；9、本部门指定岗位。以上可多选，或增加，如需向其它部门/指定岗位公开的，需列明指定的部门/岗位名称）,归入部门时限,立卷部门,第一经办责任岗位,归入（地区）档案室时限,所属档案室（集团和各公司同时存在档案类型按档案产生地归入相应档案室）

标准库(BZ),01行政制度类,/,001管理制度,1、公文标准管理细则,,不分年，随时补充卷内文件,普通,永久,1,实时,档案室/行政部,,次年三月份,集团

,,,,2、公文办理管理细则,,,,永久,,,,,,

,,,,3、档案管理细则,,,,永久,,,,,,

,,,,4、保密管理细则,,,,永久,,,,,,

,,,,5、会议管理细则,,,,永久,,,,,,

,,,,6、办公场所管理细则,,,,永久,,,,,,

,,,,7、行政检查管理细则,,,,永久,,,,,,

,,,,8、行政资产管理细则,,,,永久,,,,,,

,,,,9、接待工作管理细则,,,,永久,,,,,,

,,,,10、办公用品管理细则,,,,永久,,,,,,

,,,,11、通讯网络管理细则,,,,永久,,,,,,

,,,,12、集团网站信息管理,,,,永久,,,,,,

,,,,13、业务费管理细则,,,,永久,,,,,,

,,,,14、车辆管理细则,,,,永久,,,,,,

,,,,15、信息化制度,,,,,,,,,,

注册公司证照类（zz）,/,/,001注册公司证照（范围：关于注册公司的专业管理文件，比如：证照、法定代表人证明文件、注册公司变更文件等）,营业执照,,按公司立卷,秘密,长期,3、9,实时,行政部,,实时,集团/公司

,,,,组织机构代码证、IC卡,,,,长期,,,,,,

,,,,外商投资企业批准证书,,,,长期,,,,,,

,,,,房地产开发企业资质证书,,,,长期,,,,,,

,,,,法定代表人证明,,,,长期,,,,,,

,,,,授权书,,,,长期,,,,,,

,,,002注册公司文件等,注册公司报告（注册资本金等）、批复、董事会决议、股东会决议、章程,,,,长期,,,,,,

,,,003注册变更台账,,,,,长期,,,,,,

行政文档（年度·WD),01公文,/,001外部收文,通知、报告、函、批复,,集团、各公司的分年度立卷；项目的不分年度,普通,长期,2、4,办理完毕五个工作日内,档案室/行政部,,次年三月份,

,,,002内部收文,通知、报告、函、批复,,,,长期,,,,,,

,,,003通知,通知,,,,长期,,,,,,

,,,004报告、请示,报告、请示,,,,长期,,,,,,

,,,005函,函,,,,长期,,,,,,

,,,006批复,批复,,,,长期,,,,,,

,,,007收发文登记薄、文件清退移交单,收发文登记薄、文件清退移交单,,,,长期,,,,,,

,02资产管理类文件,/,001资产分配、供应计划、采购计划、指标,资产分配、供应计划、采购计划、指标,,,普通,长期,,办理完毕五个工作日内,档案室/行政部,,次年三月份,

,,,002资产档案（包括资产档案卡、使用说明书、保修卡、办公设备的驱动程序等）,资产档案（包括资产档案卡、使用说明书、保修卡、办公设备的驱动程序等）,,,,长期,,,,,,

,,,003库房管理（含清仓查库）材料,库房管理（含清仓查库）材料,,,,长期,,,,,,

,,,004修旧利废、物资回收有关材料,修旧利废、物资回收有关材料,,,,长期,,,,,,

,03捐赠台帐,/,001捐赠台帐,捐赠台帐,,,秘密,永久,3、9,实时,档案室,,次年三月份,

,04各类参考资料,/,001业务单位参考资料,业务单位参考资料,,,普通,长期,2、4,实时,行政部,,次年三月份,

,,,002其他参考文件,其他参考文件,,,,长期,,,,,,

,,,003上报资料备份,上报资料备份,,,,长期,,,,,,

,05工作台账,/,001中心工作台帐,中心工作台帐,,,普通,短期,,实时,行政部,,次年三月份,

,,,002部门工作台账,部门工作台账,,,,短期,,,,,,

,,,003个人工作台帐,个人工作台帐,,,,短期,,,,,,

,06档案管理,/,001档案收集归档,归档文件登记表；归档电子文件迁移登记表,,,普通,短期,,实时,档案室,,实时,

,,,002档案保管,温湿度登记表；档案室资产登记表；档案存放地索引,,,,短期,,,,,,

,,,003档案借阅,文件借阅审批表；档案利用情况登记表；档案查阅登记表；借阅台账,,,,短期,,,,,,

,,,004档案移交,档案移交清单；文件移交清单；档案移交审批表,,,,短期,,,,,,

,,,005档案销毁,档案销毁清册、档案销毁审批表,,,,短期,,,,,,

,,,006档案管理监控,档案管理监控资料,,,,短期,,,,,,

,07信息化工程,/,001信息规划,规划方案,,,,,,,,,,

,,,002IT资产管理,采购计划、采购申请、资产档案,,,,,,,,,,

,,,003IT系统管理,采购立项、招标文件、投标文件、合同文本、操作说明,,,,,,,,,,

行政事务（HQ）,01资讯管理,/,001资讯管理,资讯收集、整理、上报、发布；内部资讯：OA公告、公司简介、大事记、重大事件、常用短信库等；外部资讯：时事资讯、专业资讯等；行政短信平台、外网信息发布,,,普通,短期,,实时,行政部,,,

,02图书管理,/,001图书管理,图书购置、图书整理、图书保管、图书借阅、图书移交、图书销毁,,,,短期,,实时,行政部,,,

,03公共事务,/,001公共事务,公关接待、危机管理、差旅管理,,,,短期,,实时,行政部,,,

,04安全保卫,/,001安全保卫,消防管理、门禁管理、办公锁匙管理,,,,短期,,实时,行政部,,,

,05会议管理,/,,会务管理：会议通知、会议议程、会议资料、会议纪要、会议方案策划、会场布置、会议物资、会议设备、会议接待（吃住行安排）、会后清理结算,,,,短期,,实时,行政部,,,

,06车辆管理,/,001车辆管理,车辆购置、车辆租赁、车辆保管、车辆调度、车辆保养、车辆维修、车辆盘点、车辆年检、车辆报废、车辆转让、变卖、交通事故处理,,,,短期,,实时,行政部,,,

,07办公固定资产实物管理,/,001办公固定资产实物管理,年度预算内办公资产购置、办公固定资产费用报销、办公固定资产保管、办公固定资产借用、办公固定资产维修、办公固定资产赔偿、办公固定资产调配、办公固定资产盘点、办公固定资产报废、办公固定资产转让、变卖及报废资产遗弃,,,,短期,,实时,行政部,,,

,08物品订购,/,001物品订购,名片订制、报刊订阅、礼品订购、印刷品、办公用品、铭牌、工卡、座位牌、饮用水等订制及订购,,,,短期,,实时,行政部,,,

,09办公物业管理,/,001办公物业管理,办公场地租赁、搬迁、办公场地装修、员工宿舍/饭堂自建、租赁、装修、员工宿舍管理、员工饭堂管理,,,,短期,,实时,行政部,,,

,10办公现场管理,/,001办公现场管理,会议室管理、办公座位、办公室管理、维修、装饰、零星修缮、零星搬迁、卫生清洁、绿化租摆、节日装饰、员工着装检查,,,,短期,,实时,行政部,,,

,11通讯业务管理,/,001通讯业务管理,办公电话业务、移动电话业务、无线上网业务,,,,短期,,实时,行政部,,,

,12电子设备管理,/,001电子设备管理,办公电子设备安装维护、计算机软、硬件安装维护、视频会议调度及设备管理、电话会议调度及话费充值、电话会议设备管理,,,,短期,,实时,行政部,,,

,13前台管理,/,001前台管理,前台来访接待、电话接听、信息传达、报刊邮件收发,,,,短期,,实时,行政部,,,

,14销售后勤配合,/,001销售后勤配合,售楼部日常后勤配合、营销活动后勤配合、重大销售活动后勤配合,,,,短期,,实时,行政部,,,

声像档案(年度·SX),/,/,001专题会议、会谈类,专题会议、会谈类,,,普通,永久,2、4,实时,档案室(各部门档案管理员整理好，将重要的声像档案于五个工作日内向所属档案室归档一次，由档案室统一立卷),,五个工作日内,

,,,002领导讲话，领导人接见类,领导讲话，领导人接见类,,,,永久,,,,,,

,,,003签订重要的协议类,签订重要的协议类,,,,永久,,,,,,

,,,004开工、竣工等仪式类,开工、竣工等仪式类,,,,永久,,,,,,

,,,005重大事件现场、重要的技术、业务活动,重大事件现场、重要的技术、业务活动,,,,永久,,,,,,

,,,006培训照片档案,培训照片档案,,,,永久,,,,,,

,,,007企业宣传活动照片,企业宣传活动照片,,,,永久,,,,,,

,,,008年度总结大会,年度总结大会,,,,永久,,,,,,

实物档案(SW),/,/,001荣誉奖项,荣誉奖项,,,普通,永久,2、4,实时,档案室(各部门档案员整理好，将重要的声像档案于五个工作日内向所属档案室归档一次，由档案室统一立卷)),,五个工作日内,

,,,002捐赠纪念品,捐赠纪念品,,,,永久,,,,,,

,,,003名人字画,名人字画,,,,永久,,,,,,

,,,04证书,证书,,,,永久,,,,,,

,,,05其他,其他,,,,永久