《商务活动与会议组织》教学内容-商务会议课件

《商务活动与会议组织》教学内容模块一、商务会议（课堂实训）模块二、客户管理（课堂实训）模块三、沟通谈判模块四、商务送礼模块五、市场调研（实训：商务调查）《商务活动与会议组织》教学内容模块一、商务会议（课堂实训）1《商务活动与会议组织》教学形式与要求一、教师任务导入，学生积极参与二、形式：思考、发言、讨论、登台演讲或表演，有的以小团体形式。三、草稿本：记录课堂思考或发言提纲等。四、作业：电子版为主，至少保留到毕业。五、手机：关闭或静音，勿把玩。六、其他：自己给自己提点要求？《商务活动与会议组织》教学形式与要求一、教师任务导入，学生积2第一章

商务会议第一章商务会议3教学内容一、什么会议？二、办会流程？三、议题、议程、日程各是什么？三者之间区别与联系？四、会议策划内容有哪些？五、会场布置有什么内容与要求？六、如何做会议记录？教学内容一、什么会议？4观看会议录像，思考上述问题？永嘉县教育局学生管理工作会议实况FFI公司-新楼兰计划实况录像观看会议录像，思考上述问题？永嘉县教育局学生管理工作会议实况5

教学目的

通过本模块的学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。教学目的6教学重点与难点1、教学重点会议筹备工作；会议方案的制作；会见与会谈的操作程序与方法；案例分析。2、教学难点会议方案的制作；会场的布置；案例分析；技能训练。教学重点与难点1、教学重点7案例分析：请柬发出之后

某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知?一气之下，都回家去了。事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？案例分析：请柬发出之后某机关定于某月某日在单位礼8会议：是“由有关组织召开的听取情况、讨论问题和布置工作的集会”。会议：是有的组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。“会议”一词中“会”有聚会、见面等意思，“议”是议论、商议的意思，则“会议”的基本意思应包含聚会并商议两层意思。办会：是指秘书部门和秘书人员操办会议事项，是秘书工作的基本职责之一。具体包括起草并分发会议文件、会场布置、会务接待、会议议题与议题磋商、生活安排、会议记录、掌握会议进展和会后贯彻工作等。

会议概论会议：是“由有关组织召开的听取情况、讨论问题和布置工作的集会9一、会议的主要特点１、集体性；２、程序性；３、公开性；4、规范性。二、会议的作用1、会议体现了民主。2、会议交流了信息。3、会议统一了集体认识和行为。4、会议促进了和谐和团结。

一、会议的主要特点10三、会议的种类

1.按规模分：特大型（万人以上）、大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。2.按性质分：法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、外事性、专题性、综合性。3、按时间分：定期和非定期。4、按出席对象分：联席会、内部会、代表会、群众会.5、按召开方式分：电话会、电视会、广播会、网络会。

6、公司常见会议类型：

经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、联谊会、表彰会。

三、会议的种类11四、会议的要素１、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。２、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。３、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。４、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。

四、会议的要素12一般来说，会议有六要素：与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。议题：议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。名称：正式会议必须有一个恰当、确切的名称。名称要能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模等。会议名称必须用确切、规范的文字表达。会标：大中型的会议名称被制作成横幅大标语，置于会议主席台上方或后方，作为会议的标志，简称“会标”。必须用全称，不能随意省略。一般来说，会议有六要素：与会者、主持人、议题、名称、时间、地13

会标会徽会标会徽14

大家谈你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？

大家谈你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么15办会工作内容办会工作内容16一、组织工作1、协助领导确定会议议题；2、根据议题安排议程、日程；3、发会议通知，负责会议报到；4、对与会人员进行编组；5、布置会场，安排座次；6、印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；7、负责会议签到；8、会中组织和协调；9、会场其他组织和管理；10、会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。11、会议的结束收尾工作。一、组织工作17二、文书工作

1、会议文书的起草；2、会议文书编写；3、会议文书印发及管理。

三、生活管理工作1、与会人员的食宿管理；2、会议的财务管理；3、会议的交通保障；4、会议的文化活动；5、与会人员的医疗保健。

四、安全保卫工作

1、会议的保密工作；2、会议的警卫工作；3、会场内外的安全保卫工作。二、文书工作18办会工作流程办会工作流程19课前复习作业检查你对会议有什么新的认识？假如让你筹备一次会议，该如何准备？从哪些方面？怎么准备？课前复习作业检查20《商务活动与会议组织》教学内容-商务会议课件21会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议名称确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知确定会议规模与规格布置会场

准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案制作会议证件会场检查明确会议组织机构确定与会者名单会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议名称确定会22会务工作流程图（会中）做好会议记录组织签到做好会议值班保卫工作报到及接待工作做好后勤保障工作编写会议简报或快报做好会议保密工作会议信息工作会务工作流程图（会中）做好会议记录组织签到做好会议值班保卫工23会务工作流程图（会后）撰写会议纪要催办与反馈工作

安排与会人员离会会议总结会议文书的立卷归档会议的宣传报道

会务工作流程图（会后）撰写会议纪要催办与反馈工作安排与24会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议名称确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知确定会议规模与规格布置会场

准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案制作会议证件会场检查明确会议组织机构确定与会者名单会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议名称确定会25会议前：会议策划预案会议预案就是会议的筹备方案，制定好预案是开好会议的前提。1．会议名称：一般由“单位+内容+类型”构成。2．会议时间3．会场选择4．出席范围5．会议票证6．会议筹备班子的职责分工7．会场布置8．主席台9．会议议程10．经费预算11．选举投票的组织工作12．发奖活动的组织工作13．集体摄影活动组织工作14．特殊活动的安排会议前：会议策划预案会议预案就是会议的筹备方案，制定好预案是26会议前：会议议程、程序的拟定

１．议程。会议通常有一个或几个相关的议题。若有多个议题，秘书应根据议题的内在联系、主次、先后排列次序，编排议程，印成文字，形成议程表，会前发给与会人员。２．程序。会议内容除议题之外，还有一些礼仪性、结构性或将议程具体化的内容与项目，如宣布会议开始、奏乐、致开幕词、小组讨论、发言、致闭幕词、宣布会议结束等。这些项目和内容有序地排列，使之程式化，便是程序，制成文书，就是程序表。程序表最好能列上时间安排，具体到几点几分。会议前：会议议程、程序的拟定27

３．日程表与作息时间表。会期超过一天，还应订出日程表和作息时间表。①日程表。即将会议的全部内容（包括参观和文娱活动）分解安排在会期几天的各单元（如分上午、下午、晚上）或时数（几点至几点）内，以简短的文字表达，制成表格。②作息时间表。将每天的起居、用餐、参加会议或其他活动、休息等时间安排制成表格。会议议程、程序、日程表、作息时间表的拟定，体现出会议准备的充分和计划的严密，可以使与会人员和服务人员做到心中有数，使会议有条不紊地进行，这是会议成功的必要保证。３．日程表与作息时间表。会期超过一天，还应订出日程表和作息28会议议程安排应注意点：１、注意议题所涉各种事物的习惯性顺序和本单位章程有无对会议议程顺序的明确规定。２、议程表中，第一项是宣布议程，再安排讨论的问题，并尽量将同类性质的问题集中排列在一起。３、保密性较强的议题，一般放在后面。

会议议程安排应注意点：１、注意议题所涉各种事物的习惯性顺序29《商务活动与会议组织》教学内容-商务会议课件30《商务活动与会议组织》教学内容-商务会议课件31海天公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘、选拔等问题。秘书陈慧在编制会议议程表前，先请总经理、销售总监等有关上司提出议题，再询问各位主管是否有在会上讨论的事情，并提请主管上司定夺，然后将要讨论的问题排出顺序。在设计具体的议程表时，陈慧经过仔细考虑，把要在会上讨论的议题编排了一下，打印交给了上司。海天公司将举行销售团队会议，研究销售32

海天公司销售团队会议议程表公司销售团队会议将于5月24日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。一、宣布议程二、说明有关人员缺席情况三、宣读并通过上次会议的记录四、东部地区销售活动的总结五、销售一部关于团队沟通问题的发言六、公司销售人员的招聘和重组七、销售二部经理的人选八、下季度销售目标海天公司销售团队会议议程表33会议日程的安排

会议日程多采用表格式，将会议议程分别固定在会期的每天上午、下午与晚上三个单元里，将会议议题具体化，使与会者一目了然地看清日程安排，以便按统一规定参加会议活动。因此，拟定会议日程要明确具体，并准确无误。日程安排大体包括：时间，内容，地点。

会议日程的安排会议日程多采用表格式，将会议议程分别固定34日期时间内容安排地点参加人员备注2004年4月16日上

午8：30报到员工餐厅门厅全体员工

9：00销售主管做介绍公司会议厅全体员工

9：50休息

10：00新产品展示公司会议厅全体员工

11：00销售活动录像员工餐厅三层自由参加

12：00自助午餐员工餐厅二层

下

午13：30员工自由观看和动手操作新产品员工餐厅三层自由参加

15：30分小组讨论与咨询员工餐厅三层自由参加

16：30散会

日期时间内容安排地点参加人员备注2004年上8：30报到35某股份有限责任公司股东大会日程安排日期

时间

内容安排

地点主持参加人备注3.9上午9：00报到花园酒店大会议厅李总XXXX9：30会议开始，张董致开幕词大会议厅张董全体股民9：40李总：年度经营报告大会议厅张董全体股民11：00年度决算表大会议厅总会计师全体股民11：30大会结束某股份有限责任公司股东大会日程安排日期时间内36会议前：文件的准备会议文件有两大类：一是供会上学习参考的文件资料。如上级的有关政策、方针、法规、计划。二是会议本身所产生的文件。如：会议通知、开幕词、工作报告、讲话稿、会议记录、会议简报、会议决定、会议纪要、闭幕词、会议总结等。其中，开幕词、工作报告、领导讲话稿是必须在会前准备妥当的，其他文件则在会议过程中或会议结束时形成。会议前：文件的准备会议文件有两大类：一是供会上学习参考的文件37思考会议文件准备好后，该如何分发给与会人员呢？以学院学生会换届选举大会为例，说明其方法。思考38分发文件方法1、提前将文件发给与会者，特别是需研究的计划、方案、审议法规性文件2、在与会人员进入会场时，秘书人员在入口久发给每位与会者3、在会场上发放。有些文件，秘书人员在会场上，按坐位顺序依次发给与会者。4、在座位上摆放。一般性文件，可以在与会人员进入会场之前，将文件摆入在与会人员座位上，供与会者收阅。分发文件方法1、提前将文件发给与会者，特别是需研究的计划、方39会议前：会场的准备会场总体要求是：整洁、安静、明亮、空气流通、大小适宜、设备齐全、利于安全和保密。１．会场布置２．主席台３．会场设施４．其他准备就餐住宿；接送车辆；新闻媒介宣传提纲；安排参观、考察、游览；赠送图片、资料、纪念品等。会议前：会场的准备会场总体要求是：整洁、安静、明亮、空气流通40会场布置及装饰物料

1、横幅：一般悬挂于来宾入口、酒店大堂或是会议主席台上方，以作欢迎和明示主题之用；

2、指示牌：指示标志对于来宾们迅速地找到会场位置非常重要，周到的细节安排也会使与会者更能体会到服务的周到，指示牌也要注意统一；

3、桌牌：在签到处和贵宾位置设备桌牌非常重要，使来宾能根据桌牌快速找到自己的签到或接等位置；

4、胸牌：设备统一的胸牌，可用不同的颜色及文字区分会场人员的身份，更加容易识别和协调人员；

5、签到处：供来宾签到或咨询以及办理手续的地方；

6、签到处背景板：在签到处的后方设置签到处背景板，更能体现会议的专业性；

会场布置及装饰物料1、横幅：一般悬挂于来宾入口、酒店大417、会场主背景板/背景墙：会议主席台后方通常会搭建起一块主题背景，上有会议主题及主办机构信息；

8、舞台：主席台区域通常搭建舞台，具体尺寸及高度视会场情况而定；

9、主席台/演讲台：置于主持人或发言人的前方，上置鲜花，前方置主办人LOGO；

10、花摆装饰：VIP室、签到桌、餐桌及讲台等位置一般会放置鲜花，以营造优美的环境氛围；开业典礼及其它庆典往往还需要花篮花门等妆典。

11、其它装饰：比较复杂的会场往往还需要其它很多装饰及布景（例如气球、布艺、展示制作等），需要根据不同的场地情况和主题要求进行配置，这样可以体现大型会议的专业性。7、会场主背景板/背景墙：会议主席台后方通常会搭42《商务活动与会议组织》教学内容-商务会议课件43礼堂型礼堂型44《商务活动与会议组织》教学内容-商务会议课件45教室型会场教室型会场46主席台关于会议主席台座次的安排（1）主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。（2）主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。主席台关于会议主席台座次的安排47主席台重大会议的主席台席位应讲究排列。主席台席位视人数设一排或数排，第一排席位应为单数。席位的次序应以主席团成员职务高低，对会议的重要程度而定。邀请的贵宾或来宾如安排在主席台就坐的也按照同样原则。第一排的正中为首席，其次是左位，再次为右位。先左后右，左高右低。前排为主，后排为次，其他的依次类推。在席位前放置姓名牌，便于按位入座。主席台48《商务活动与会议组织》教学内容-商务会议课件49《商务活动与会议组织》教学内容-商务会议课件50我校召开2012级新生军训动员大会

9月18日上午9：00，我校2012年新生军训动员大会在校体育馆隆重举行，我校党委委员、陈家颐副校长；如皋市人武部张磊团长；教务处曹洪其处长；学生处王鑫明处长；军体部沈永辉主任出席了本次大会。

会议分奏国歌、军训动员、校领导发布命令等6项进行。陈家颐副校长作军训动员讲话，他向同学们提出了四点希望：希望同学们在军训期间要敢于吃苦、要严守纪律、要虚心学习、要牢记安全。张磊团长对军事训练内容、标准等提出了具体的要求。最后陈家颐副校长发布军训开始命令。我校2012年新生军训由此正式拉开了帷幕，学子们在接下来的几天里将严格训练，体验一段军旅文化生活。我校召开2012级新生军训动员大会

51《商务活动与会议组织》教学内容-商务会议课件52《商务活动与会议组织》教学内容-商务会议课件53《商务活动与会议组织》教学内容-商务会议课件54技能训练【训练目标】通过训练，学生应熟悉会议组织的工作环节，掌握会议筹备工作要领。

案例1：一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。小刘将无线话筒和录音机磁带安放好以后，还事先调试了一番，觉得效果不错，开会时小刘放心地做其他的事情去了。会议结束后，主任要小刘把录音整理出来。小刘打开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然是一片噪声。报告自然是没有整理出来，小刘应怎样总结教训呢?

技能训练【训练目标】通过训练，学生应熟悉会议组织的工作环节55案例2：

一次重要的国际会议，十多个国家的领导人在一起聚会。因为组织者的疏忽，在集体摄影中竟将两位女性领导人安排在了后排，结果在这一重要国际会议的“全家福’’中，竞找不到这两位女性领导人的影像，引起两国舆论的指责。从此案例中说明会议组织应注意哪些问题？案例2：56案例3：

某校召开一次表彰大会，对全校七八个先进集体，数十名先进个人，颁发锦旗和奖状。当领奖的同学上台领到锦旗和奖状后，有几名同学当即发现奖状上的名字不对，转头向领导更换和相互交换，一时间领奖台上竞乱糟槽。以上三个案例中的问题都是由会议组织中的细节所致。分析案例中的问题所在，并谈谈对于会议活动的细节安排应注意哪些问题。案例3：57会议前：检查会前检查是落实预案、保证开好会议的重要一步，重要会议在会前要多次反复检查落实。会前检查，一般分为由领导人听取大会筹备处各组汇报和现场检查这两种方式。其中，现场检查是主要形式。检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置以及安全保卫工作等等。大型会议的会前检查还包括警卫部署，票证检验人员的定岗定位，交通指挥及主席台服务人员的就位，供电安全、疏散通道的检查，特别是会议播放乐曲的光碟或磁带的检查等。会议前：检查会前检查是落实预案、保证开好会议的重要一步，重要58思考检查会议筹备情况时，主要检查什么内容？思考检查会议筹备情况时，主要检查什么内容？59答案1、会议准备是否充分：会期？规模？与会人员名额？2、会议期间能否排除各种干扰：手机？3、环境条件与用品准备4、文件材料准备5、会场布置情况6、会议安保工作（设备线路、消防、防盗设施、入场人员身份等）7、其他见会议检查表（EXCEL）答案1、会议准备是否充分：会期？规模？与会人员名额？见会议检60会议检查表会议检查表61思考用什么方法才能快速便捷地进行会场检查？听取会议筹备人员的汇报会前现场检查思考用什么方法才能快速便捷地进行会场检查？听取会议筹备人员的62思考会议检查的形式有哪些？第一，书面形式；第二，口头形式；第三，协调会形式。思考会议检查的形式有哪些？第一，书面形式；63问题讨论

1、会议议程与日程的区别。

2、简述拟订会议议程与日程表的方法。3、选择会议地点应综合考虑哪些因素?

4、应如何做好会场的布置工作？5、怎样制定会议筹备方案？6、怎样发放会议通知？7、怎样才能做好会议的食宿工作？

8、会前检查工作包括哪些内容？问题讨论1、会议议程与日程的区别。64三、会议实训小组配合筹备一次会议。下周现场汇报演出。三、会议实训小组配合筹备一次会议。65人文系文秘专业岗位实习动员大会2011年1月11日人文系文秘专业岗位实习动员大会2011年1月11日66会务工作流程图（会中）做好会议记录组织签到做好会议值班保卫工作报到及接待工作做好后勤保障工作编写会议简报或快报做好会议保密工作会议信息工作会务工作流程图（会中）做好会议记录组织签到做好会议值班保卫工67会议中：会场服务

会场服务是保证会议顺利进行并取得圆满成功的重要环节，会场服务工作内容很多。１．引导座位２．分发会议材料３．内外联系、传递信息４．维持会场秩序５．处理临时交办事项６．其他服务工作如笔墨、纸张；保证会场光线、清洁卫生；摄影留念等。会议中：会场服务会场服务是保证会议顺利进行并取得圆满成功的68—、概说

在会议过程中，由专门记录人员把会议的组织情况和具体内容如实地记录下来，就形成了会议记录。

会议记录有“记”与“录”之分。“记”又有详记与略记之别。略记是记会议大要，会议上的重要或主要言论。详记则要求记录的项目必须完备，记录的言论必须详细完整。若需要留下包括上述内容的会议记录则要靠“录”。“录”有笔录、音录和影像录几种，对会议记录而言，音录、像录通常只是手段，最终还要将录下的内容还原成文字。笔录也常常要借助音录、像录，以之作为记录内容最大限度地再现会议情境的保证。

会议中：会议记录

—、概说

在会议过程中，由专门记录人员把会议的组织情况和69二、格式

会议记录的格式分为记录头、记录主体、审阅签名三个部分。

记录头的内容有：

1．会议名称；

2．会议时间；

3．会议地点；

4．会议主席（主持人）

5．会议出席、列席和缺席情况；

6．会议记录人员签名。7．备注；有些会议还要写清楚会议的起止时间。二、格式

会议记录的格式分为记录头、记录主体、审阅签名三70第二部分是记录会议的内容，是重要组成部分。

1．写明发言人的姓名，发言的内容，包括讨论的内容，提出的建议，通过的决议等。必要时，还要记下表决情况（如全体通过或多少人同意，多少人异议，多少人弃权）。2．记录还要记下会议的有关动态。如发言中的插话、笑声、掌声，临时中断以及会场重要情况等等。

3．会议结束，记录完了，就要另起一行写“散会”两字。重要的会议记录，要有主持人和记录人在正文结尾右下方签字。

4．会议的记录在方法上有详细记录和摘要记录两种。这两种记录，采用哪一种，要根据会议的性质和内容来定。第二部分是记录会议的内容，是重要组成部分。

1．写明发言人71三、要求

会议记录的要求归纳起来主要有两个方面，一个是速度要求，一个是真实性要求。

（一）速度要求。快速是对记录的基本要求。

（二）真实性要求。

纪实性是会议记录的重要特征，因此确保真实就成了对记录稿的必然要求。

真实性要求的具体含义是：

1．准确。不添加，不遗漏，依实而记。

2．清楚。首先是书写要清楚，其次，记录要有条理。

3．突出重点。

三、要求

会议记录的要求归纳起来主要有两个方面，一个是速72会议记录应该突出的重点有：

（1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；

（2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；

（3）权威人士或代表人物的言论；

（4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；

（5）会议已议决的或议而未决的事项；

（6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。会议记录应该突出的重点有：

（1）会议中心议题以及围绕中心73会议记录的写作技巧

一快，即记得快。字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势，斜一点写。

二要，即择要而记。就记录一次会议来说，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录，就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记。就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可读性，一篇好的记录应当独立成篇。

三省，即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分，比如"但是"只记"但"，省略较长的成语、俗语、熟悉的词组，句子的后半部分，画一曲线代替，省略引文，记下起止句或起止词即可，会后查补。

四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名，二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字；三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字；四可用汉语拼音代替生词难字；五可用外语符号代替某些词汇，等等。但在整理和印发会议记录时，均应按规范要求办理。会议记录的写作技巧一快，即记得快。字要写得小一些、74百脑公司项目会议记录时间：1998年9月1日

地点：公司会议室

出席人：公司各部门主任

主持人：马燕（公司副总经理）

记录：祁迎峰（办公室主任）百脑公司项目会议记录时间：1998年9月1日

地点：公司会75一、主持人讲话：今天主要讨论一下《中国办公室》软件是否投入开发以及如何开展前期工作的问题。

二、发言：

技术部朱总：类似的办公软件已经有不少，如微软公司的WORD、金山公司的WPS系列，以及众多的财务、税务、管理方面的软件。我认为首要的问题是确定选题方向，如果没有特点，千万不能动手。

资料部祁主任：应该看到的是，办公软件虽然很多，但从专业角度而言，大都不很规范。我指的是编辑方面的问题。如WORD中对于行政公文这一块就干脆忽略掉，而书信这一部份也大多是英文习惯，中国人使用起来很不方便。WPS是中国人开发的软件，在技术上很有特点，但中国运用文方面的编辑十分简陋，离专业水准很远。我认为我们定位在这一方面是很有市场的。

市场部唐主任：这是在众多航空母舰中间寻求突破，我认为有成功的希望，关键的问题就是必须小巧，并且速度极快。因为我们建造的不是航空母舰，这就必须考虑到兼容问题。

三、各部门都同意立项，初步的技术方案将在十天内完成，资料部预计需要三个月完成资料编辑工作，系统集成约需要二十天，该软件预定于元旦投放市场。

散会。

主持人：（签名）

记录人：（签名）一、主持人讲话：今天主要讨论一下《中国办公室》软件是否投入开76××公司办公会议记录时间：一九××年×月×日×时

地点：公司办公楼五楼大会议室

出席人：×××××××××××××××……

缺席人：×××××××××……

主持人：公司总经理

记录人：办公室主任刘××

主持人发言：(略)

与会者发言：×××………………

×××………………

散会

主持人：×××(签名)

记录人：×××(签名)

(本会议记录共×页)××公司办公会议记录时间：一九××年×月×日×时

地点：公77会务工作流程图（会后）撰写会议纪要催办与反馈工作

安排与会人员离会会议总结会议文书的立卷归档会议的宣传报道

会务工作流程图（会后）撰写会议纪要催办与反馈工作安排与78会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，会议纪要是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。有的需要下发执行的会议纪要，可以“通知”形式发出。会议后：会议纪要

会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成79会议纪要格式会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送单位构成。标题有两种情况，一是会议名称加纪要，如《全国农村工作会议纪要》。二是召开会议的机关加内容加纪要，如《省经贸委关于企业扭亏会议纪要》。会议纪要正文一般由两部分组成。（一）会议概况。主要包括会议时间、地点、名称、主持人，与会人员，基本议程。（二）会议的精神和议定事项。常务会、办公会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。会议纪要格式80会议纪要与会议记录的区别会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是：第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。会议纪要与会议记录的区别81二、会议实务二、会议实务82舞台背景板（背景墙）背景板作为会议活动装饰搭建占有非常重要的位置，所以特此就其制作方式及材料做以单独介绍。舞台背景板（背景墙）背景板作为会议活动装饰搭建占有非常重要831、PVC（宝丽布）背景板：

PVC布是最常用的背景板制作材料，主要是采用PVC布喷绘，覆于金属桁架或木质板面的表面，背后采用三角架配重支撑，其优点是制作方便、安装快捷，造价也相对较低，可以防雨防晒。缺点是表面反光、分辨率低，而且伸缩性差，不利于异形背景的制作。1、PVC（宝丽布）背景板：

PVC布是最常用的842、相纸写真背景板：

相纸写真背景板是相纸喷绘之后裱于木质板面上，其优点是清晰度高、反光性弱、裁切方便适于异形背景的制作，缺点是不防雨、阳光辐射或温差较大时容易起鼓起皱，安装制作速度较慢。2、相纸写真背景板：

相纸写真背景板是相纸喷绘之后85《商务活动与会议组织》教学内容-商务会议课件863、拉网展架背景板：

拉网展架具有便携的展示特点，在小型活动中常常用到，造价低廉，可收起装箱，携带方便，安装简易。

3、拉网展架背景板：

拉网展架具有便携的展示特874、布面背景板：

布面背景板是早期背景板制作最普通的运用方式，通常在木板表面紧绷一层或两层布面，再粘上即时贴文字或苯板立体文字作为主题，由于背景不能进行四色印刷而且制作成本与PVC布背景板不相上下，现在基本上已被淘汰，在市场上极少见到。5、异形制作背景板：

根据活动特点及现场效果的需要，背景往往需要很多种材料元素来进行场景渲染，所以很多展示及舞台美术的元素也应用背景板的制作中来，它并不是单一的某种方式制作，而是用多种材料进行组合。4、布面背景板：

布面背景板是早期背景板制作最普通的88《商务活动与会议组织》教学内容-商务会议课件89《商务活动与会议组织》教学内容-商务会议课件90会议用花会议用花91胸花胸花作为活动中不可缺少的贵宾佩饰。胸花制作，包括玫瑰花、兰花及其它名贵花卉，并配备相应的辅助挂件。胸花价格：

玫瑰花：5-8元/套

兰花：

8-10元/套胸花92讲台花讲台花为会议讲台所摆放的花插，一般前端垂下，与讲台同宽。讲台花价格：80-200元/束讲台花93花插

一般用于活动的桌面摆放，增加现场氛围，一般分为圆形花插与椭圆形花插。花插价格：80-160元人民币/套花插94花篮用于开业或各种庆典的现场，大部分为租用，除了鲜花之外，还会有贺联，写上祝贺的文字。花篮租用价格：300-400元人民币/套。花篮95展览器材/便携展具

易拉宝尺寸规格：200mm（h）*80mm、200mm*85mm、200mm*100mm、200mm*120mm展览器材/便携展具易拉宝96X展架尺寸规格：150mm（h）*60mm、200mm（h）*80mmX展架97拉网展架尺寸规格：75mm/单元，拼装组成拉网展架98《商务活动与会议组织》教学内容-商务会议课件99《商务活动与会议组织》教学内容-商务会议课件100《商务活动与会议组织》教学内容-商务会议课件101空飘气球是用氦气充满气球的球体或其它异形模型的内部，利用大气浮力的原理使气球飘于空中，下部可悬挂标语，一般用于庆典的室外场地，大大提高宣传的效果和喜庆的氛围。空飘气球参考报价：350－800元/日（租赁价格，收费与使用天数和数量有关）

空飘气球是用氦气充满气球的球体或其它异形模型的内部，利用大气102充气拱门是利用风机充满PVC模型，上部可悬挂横幅等标语的充气装置，一般用于庆典。充气拱门参考租价：300元－500元/日充气拱门是利用风机充满PVC模型，上部可悬挂横幅等标语的充气103用鼓风机在气模的底部不断充气，使其站立并有舞动效果，一般也是应用于室外场地，达到提高宣传效果的作用。气舞人参考价格：200－500元/日用鼓风机在气模的底部不断充气，使其站立并有舞动效果，一般也是104在庆典活动或婚礼的现场，很容易见到编织气球的身影，一个个圆圆的气球组织在一起可纺织成很多形状，常见的有气球门、彩虹等。气球编织报价：30-50元/米（四球每组）

在庆典活动或婚礼的现场，很容易见到编织气球的身影，一个个圆圆105充气模型是根据物品的形状加以放大，用PVC材料制作造型，并用充气的方法实现室外展示，具备极强的宣传效果。充气模型是根据物品的形状加以放大，用PVC材料制作造型，并用106客户座谈会面对面座谈，进行充分沟通，了解客户所想，并有计划解答，增强互信。客户座谈会面对面座谈，进行充分沟通，了解客户所想，并有计划解107创新添亮点

南航汕头公司召开大客户座谈会创新添亮点

南航汕头公司召开大客户座谈会108电子客票服务、950333“24小时顾客服务呼叫中心”、服务承诺制、首问责任制、大客户品牌服务……两年来，南航汕头公司相继推出了一系列的品牌服务，极大地方便了潮汕市民的出行。近日，该公司在服务创新上再添亮点，邀请了潮汕地区党、政、军及各大企业中的大客户代表齐聚一堂进行座谈，共同探讨如何进一步提升汕航的品牌形象。

电子客票服务、950333“24小时顾客服务呼叫中心”、服务10912年来，作为潮汕地区的一家骨干航空公司，南航汕头公司紧紧依靠各级党政部门和社会各界的大力支持，以“为潮汕地区人民服好务”为已任，坚持“安全为本、市场为先、效益为中心”的经营方针，致力于塑造优质服务型、安全生产型企业。12年来，公司积极开拓市场，主动参与市场竞争，适时引进飞机,积极扩展航线网络，努力降低票价水平，在优质服务、品牌建设、真诚回馈社会上做了大量卓有成效的工作。12年来，作为潮汕地区的一家骨干航空公司，南航汕头公司紧紧依110在运力网络方面，南航汕头公司根据潮汕客源市场的现状与发展趋势，不断增辟新航线，相继开通一系列重要的商务、旅游航线，有重点、有步骤地加大有关航线的航班密度，加快推进广州、北京中转联程产品开发。公司由最初的3架飞机10条航线发展到如今的6架飞机48条航线，通航城市达到30多个，加上目前已开发的“阳光快线”、“北国之春”、“纵横中国”等通达全国各大中城市的中转联程产品，该公司的航线网络进一步扩展，极大地方便了广大潮汕市民的出行。在运力网络方面，南航汕头公司根据潮汕客源市场的现状与发展趋势111在服务创新上，南航汕头公司加强了专职营销队伍建设，不断满足旅客的个性化需要，不断扩大服务外延，提升服务内涵。特别是去年以来，该公司进一步贯彻“顾客的需要，是我们服务的目标”的服务理念，开通了24小时服务的950333顾客服务呼叫中心，在机场专门成立了大客户服务管理室，制定了大客户特服流程，签定合约的大客户不仅可以通过集团购买降低成本，而且可以充分享受到与其他顾客不一样的差异服务，如建立客户档案、旺季出行座位保障、贵宾出行通知单、红衣特服人员专门服务、代换登记牌及托运行李、贵宾室候机服务、增加10公斤免费行李额等彰显身份的贵宾式服务，深受潮汕各大型企事业单位的好评。在服务创新上，南航汕头公司加强了专职营销队伍建设，不断满足旅112座谈会上，南航汕头公司总经理周英里表示，将在新的一年中，继续秉承“为大客户提供个性服务，与一般旅客区别开来，彰显大客户尊贵”的服务宗旨，以客户满意为目标，以双赢为原则，进一步完善大客户服务体系，努力为大客户营造一个更为快捷、便利、舒适的乘机环境。来自汕头市政府办公室、广东电信汕头分公司、超声仪器研究所、汕头医学院第一附属医院等单位的大客户代表也争相发言，充分肯定南航汕头公司在大客户服务、品牌创新等方面所做出的努力，并对南航汕头公司未来的服务创新提出了新的希望。座谈会上，南航汕头公司总经理周英里表示，将在新的一年中，继续113本次座谈会上，南航汕头公司还以幻灯片的形式向全体大客户介绍了各种航空客运产品，如指定航班来回的“周末五羊城”、“周末上海滩”，旅客仅用接近单程的票价便能购买到双程的机票，低至四折的提前购票优惠产品，优惠便捷的“北国之春”、“阳光快线”中转产品，以及针对新闻工作者、医护人员、教师、学生等特殊人群的“真情关爱”产品。会上，南航还特别推出了为新婚夫妇的蜜月之旅而设计的优惠产品，新婚夫妇的首段旅程只要是在领取《结婚证》的180天内，凭中国民政部各级婚姻登记机关颁发的《结婚证》，便可享受到低至五折的“诗蜜浪漫”机票。本次座谈会上，南航汕头公司还以幻灯片的形式向全体大客户介绍了114大学生生活经验交流会

10月30日晚7点，由教科院学生会生活保卫部主办，07级国防班承办的“大学生生活经验交流会”活动在教科院101教室隆重上演，全场空无虚席，气氛火热。大学生生活经验交流会

115交流会一直深受院学工办老师的关注，

会议禀承着为一切大学生服好务的宗旨展开。交流会邀请了我院在学习和生活方面都很突出的高年级同学为嘉宾，以嘉宾的倾心述说和学生提问讨论的形式进行。

交流会一直深受院学工办老师的关注，会议禀承着为一切116交流会一直深受院学工办老师的关注，

会议禀承着为一切大学生服好务的宗旨展开。交流会邀请了我院在学习和生活方面都很突出的高年级同学为嘉宾，以嘉宾的倾心述说和学生提问讨论的形式进行。

交流会一直深受院学工办老师的关注，会议禀承着为一切117交流会上，首先是04级刘敏学姐给同学做了关于如何充分利用课余时间很好的安排学习和工作的讲话。她给我们讲述她自己一些好的学习方法、工作经验，对大学生考研也进行了仔细的讲述。同学们都仔细听取并将一些好的方法进行了体会。接着是我们教科院04级可爱的陈兰莎学姐的经验之谈，她主要讲述的是如何轻松愉快的学习和生活，让同学们能保持一颗童贞积极进取的心态，特别是对如何提高自己的学习效率提出了自己独特的观点和看法。同学们都是全神贯注，津津有味的倾听。

交流会上，首先是04级刘敏学姐给同学做了关于如何充118经过前面两位学姐热情洋溢的讲话后，现任学生会主席欧阳文芳同学对大学生如何管理自己的财务，如何开源节流做的生动的讲述，他通过自己幽默风趣的演讲将交流会带入了高潮，然后给同学们提出要求希望大家在以后的生活中能够保持勤俭节约的好作风，为父母减少经济负担，为自己养成好的生活作风。经过前面两位学姐热情洋溢的讲话后，现任学生会主席欧119大会还邀请了05级应用心理班的周芊学姐作了关于大学生情感心理问题的交谈，交谈直接切入了同学的心理，使大家在自己情感内心方面产生了触动，让同学们更好的认识自己的心灵。05级国防班的曹新同学对大学校园里防骗、防盗的方法进行了讲述，着重对大学生兼职家教阐述了自己的见解和经验。

大会还邀请了05级应用心理班的周芊学姐作了关于大学生情感120大会最后一位嘉宾是05级的李娇学姐，她主要是讲述大学生在生活中如何组织活动，如何调动同学们的活动热情，她通过自己的经验娓娓到来，活泼幽默的言语给同学们阵阵笑声，交流会也在她的笑声中结束了嘉宾的交谈。

大会最后一位嘉宾是05级的李娇学姐，她主要是讲述大学生在121

“大学生生活经验交流会”在一片欢呼声和赞许声中圆满地拉下了帷幕，会议结束后不少同学还主动找了自己喜欢的嘉宾进行了进一步的交流。通过这次会议，让07级的新同学更一步认识大学的路该如何走，对他们的学习和生活上的各种问题进行的大致的解答，为他们以后的生活做的指导性的帮助。我希望我们师大所有大学生都能经常对自己的学习生活进行自我省视，让我们的大学生活过的健康阳光，积极向上！

“大学生生活经验交流会”在一片欢呼声和赞许声中圆满地拉122会务工作程序及要求一、会前准备工作1.组织会务班子，明确工作职责。大型会议还要制订详细的会务工作方案。2.发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。3.印制会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。4.大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。5.大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。会务工作程序及要求一、会前准备工作1236.会场布置。会场布置要充分体现会议气氛。（1）悬挂会标、徽记、旗帜等。（2）设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，摆放席签、话筒，并保证音响效果。（3）确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确。（4）保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。（5）摆放适量花卉。7.后勤服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。8.做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。9.进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。6.会场布置。会场布置要充分体现会议气氛。124二、会间组织与服务工作1.会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。2.搞好会议签到、材料分发。3.落实主席台领导、发言人是否到齐。4.按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。5.维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机等，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。6.做好会议记录，写好会议简报。7.组织照相。8.为与会人员预定车票、机票等。二、会间组织与服务工作125三、会议善后工作1.会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。2.组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。3.做好会议文件的清退、收集、归档工作。4.做好会议报道工作。三、会议善后工作126视频会议室功能设计与系统介绍

一、功能设计 1、远程教学功能；2、学生操作、技能训练功能；3、会议发言及讨论功能；4、投票表决功能；5、红外线同声传译功能；6、视像跟踪功能；7、音频扩声功能；8、远程视频会议功能；9、网络直播、电视转播功能。

视频会议室功能设计与系统介绍一、功能设计 127二、各系统介绍1、数字会议系统

1.1数字会议系统包括音频会议系统、话筒管理、4种语言的同声传译，投票表决系统、IC卡签到系统及视像跟踪系统。

1.2、会议发言+同声传译系统

二、各系统介绍1282、会议显示系统2.1投影方式的选择投影方式为前投（投影机与人的视线在屏幕的同一侧）。机器悬吊在天花板上。2.2屏幕为电动式前投幕，选用增益系数较高的塑胶幕。2.3投影机选择根据实际使用功能要求，选择具有2000ANSI的亮度，分辨率为1024×768的投影仪。

2、会议显示系统1293、扩声系统该会议室对声音要求是：语言的清晰度、均匀度一定要高。系统配置一台雅马哈16路调音台及2*31段均衡器、专业功放及四只雅马哈小型会议音箱来完成对整个会议室的扩声需求。

3、扩声系统1304、远程视频会议整个系统运行在IP宽带网上，在我校视频会议室配置1套视频会议系统，具有丰富的网络接口和音视频接口。在IP网