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文档简介

大学后勤处接待服务部规章制度1.引言大学后勤处接待服务部作为大学后勤处的重要组成部分，负责接待来访人员、组织会议、协调接待工作等职责。为了提高接待服务质量、规范接待工作流程，制定本规章制度。2.接待服务部组织架构接待服务部由部长、副部长和若干接待员组成。部长负责组织和协调接待工作，副部长负责协助部长，并在部长不在时代行其职责。接待员负责具体的接待工作。3.接待服务部工作流程3.1来访人员接待3.1.1来访预约：来访人员应提前通过书面或电话方式向接待服务部提出来访预约，包括来访目的、具体时间等信息。3.1.2来访登记：接待员根据来访预约信息，在接待登记簿上登记来访人员的姓名、单位、身份等信息，并发放来访证件。3.1.3来访接待：接待员在来访人员到达后，向其介绍大学情况、接待流程等，并提供必要的协助。3.1.4来访反馈：接待员应在来访结束后向来访人员寄送感谢信，并邀请其提供对接待服务的反馈意见和建议。3.2会议组织3.2.1会议预约：接待服务部负责协调大学内部的会议安排，包括会议室预约、设备准备等。3.2.2会议通知：接待服务部应及时向与会人员发出会议通知，包括会议时间、地点、议程等信息。3.2.3会议准备：接待服务部应提前将会议室布置好，并准备好所需设备和资料。3.2.4会议记录：接待员应参与会议，并负责记录会议内容和讨论结果。3.2.5会议后勤：接待员应在会议结束后，清理会议室、归档相关文件和资料。3.3接待工作协调3.3.1协调工作安排：接待服务部应与其他部门进行沟通和协调，确保接待工作的顺利进行。3.3.2反馈工作情况：接待服务部应定期向上级部门汇报接待工作的开展情况，包括来访人员数、会议数量等。4.接待服务规范4.1服务态度4.1.1热情礼貌：接待员应以热情、礼貌的态度对待来访人员，提供优质的服务。4.1.2注重细节：接待员应关注来访人员的需求，尽量满足其合理要求。4.1.3专业素养：接待员应具备良好的专业素养，了解大学的相关信息并能进行相关介绍。4.2工作效率4.2.1及时回应：接待员应尽快回应来访人员的咨询和要求，避免延误业务办理。4.2.2办理迅速：接待员应尽快办理相关手续和事务，提高工作效率。4.3机密保密4.3.1信息保密：接待员应严格遵守信息保密制度，确保来访人员的信息不外泄。4.3.2文件保管：接待员应妥善保管和归档来访登记簿、会议记录等文件和资料。5.处罚与奖励接待服务部将根据接待员的工作表现进行奖罚。-5.1处罚：对于工作失职、服务态度恶劣、泄露机密等行为，将给予相应的纪律处分。-5.2奖励：对于出色完成任务、服务优质、积极反馈意见等表现，将给予相应的奖励和表彰。6.附则本规章制度经部长办公会审议通过，自发布之日起正式执行。如有后续调整，将及时通知相关人员

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