国家行政机关公文处理办法 上课用

国家行政机关公文处理措施国务院2023年8月24日公布，2023年1月1日起施行.“总则”共八条,主要论述了制定《措施》目标,公文和公文处理定义,公文处理基本标准,对各级行政机关责任人要求,公文处理管理机构和职责等。

第1页第一章总则第一条为使国家行政机关(下列简称行政机关)公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本措施。第二条行政机关公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中形成具有法定效力和规范体式文书，是依法行政和进行公务活动主要工具。第三条公文处理指公文办理、管理、整顿(立卷)、归档等一系列互相关联、衔接有序工作。第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效标准，做到及时、精确、安全。第2页第一章总则第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关要求，确保国家秘密安全。第六条各级行政机关责任人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本措施并加强对本机关公文处理工作领导和检查。第七条各级行政机关办公厅(室)是公文处理管理机构，主管本机关公文处理工作并指导下级机关公文处理工作。第八条各级行政机关办公厅(室)应当设置文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。第3页

第一条为使国家行政机关(下列简称行政机关)公文处理工作规范化、制度化、科学化,制定本措施。

主要论述制定《措施》目标,目标是使行政机关公文处理工作实现“三化”(规范化、制度化、科学化)。规范化,是指公文处理每一项工作都符合统一要求标准,包括公文语言文字规范、文种使用规范、公文格式规范、公文办理程序规范,符合本《措施》统一要求标准。制度化,是指公文处理各个步骤都有大家共同遵守明确要求,并且制度完善、配套。科学化,一是指公文运转机制符合客观规律,二是指公文处理伎俩先进,办公自动化水平高,公文办理业务实现数字化和网络化,逐渐实现无纸化办公。

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第二条行政机关公文(包括电报,下同),是行政机关在行政管理过程中形成具有法定效力和规范体式文书,是依法行政和进行公务活动主要工具。

主要论述公文定义。第一句是定义。公文是什么?一是在行政管理过程中形成文书;二是具有法定效力文书;三是具有规范体式文书。第二句是作用。一是指公文是落实依法行政方针主要工具,二是指公文是公务活动主要工具。公务活动包括传达落实党和国家方针、政策,公布行政法规和规章,施行行政措施,请示和回复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况,交流经验等等。这里概括了公文四个作用,即传达政令,指导工作,公务联系,记载凭证。

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第三条公文处理指公文办理、管理、整顿(立卷)、归档等一系列互相关联、衔接有序工作。

主要论述公文处理定义公文处理包括公文办理、公文管理、公文整顿(立卷)、公文归档等一系列工作。公文办理包括发文办理和收文办理。发文办理包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序;收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承接、催办等程序。公文管理包括翻印管理、公开公布管理、复印管理、销毁管理、密电管理以及其他有关公文管理制度等。公文处理是一种系统工程,各个要素之间互相关联、衔接有序,每一种步骤都不是孤立。因此公文处理要利用系统思想、系统办法。

第6页第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效标准,做到及时、精确、安全。

第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关要求,确保国家秘密安全。

第四条、第五条主要论述了公文处理总标准:实事求是、精简、高效、及时、精确、安全、保密。实事求是、精简、高效标准,是初次提出,它们与“及时、精确、安全、保密”组成了公文处理总原则。

第7页公文处理总标准1．实事求是。这是我们一切工作出发点和基本指导思想，《措施》将其确定为行政机关公文处理工作首要标准，我们应当坚持落实执行。在拟制文献、承接来文、制定政策要求中，都要坚持一切从实际出发。

2．精简、精确。精简就是要压缩文献数量，提升文献质量，精确确定发文范围。行文要确有必要，避免文献过长，套话、空话、废话连篇，不能随意扩大文献分发范围。精确即指公文制作过程中实事要精确无误，制定政策要求要有针对性；又指公文分发、投送传递、分办批示要精确无误。

3．及时、高效。就是要讲求公文处理时效性，做到迅速、快捷，不得积压、拖延。

4．安全、保密。行政机关公文大多是国家意志、活动书面形式，是国家机密集中体现，这就要求在公文处理中密级文献不得泄密，一般文献也不能遗失。

第8页第六条各级行政机关责任人应当高度重视公文处理工作,模范遵守本措施并加强对本机关公文处理工作领导和检查。

主要论述国家行政机关责任人在公文处理工作中职责。《措施》对行政机关责任人(包括政府领导同志和政府部门领导同志)提出要求是:一要“高度重视公文处理工作”,二要“模范遵守本措施”,三要“加强对本机关公文处理工作领导和检查”。第9页第七条各级行政机关办公厅(室)是公文处理管理机构,主管本机关公文处理工作并指导下级机关公文处理工作。

主要论述办公厅(室)在公文处理工作中地位、职责和作用。明确办公厅(室)是公文处理管理机构,其职责是主管本机关并指导下级机关公文处理工作。办公厅(室)是公文运转中心枢纽,通过公文处理为领导决策发挥参谋助手作用,同步按照本《措施》要求指导下级机关公文处理工作。第10页第八条各级行政机关办公厅(室)应当设置文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。

要求办公厅(室)必须设置文秘部门或配备专职人员。只要是行政机关办公厅(室),就应当设置文秘部门,起码要有专职文秘人员负责这项工作。第11页第二章公文种类第九条行政机关公文种类主要有：(一)命令(令)适用于根据有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。(二)决定适用于对主要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不合适决定事项。(三)公告适用于向国内外宣布主要事项或者法定事项。(四)通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知事项。第12页第二章公文种类(五)通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相从属机关公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行事项，任免人员。(六)通报适用于表扬先进，批评错误，传达主要精神或者情况。(七)议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。(八)报告适用于向上级机关报告工作，反应情况，回复上级机关问询。第13页第二章公文种类(九)请示适用于向上级机关祈求批示、同意。(十)批复适用于回复下级机关请示事项。(十一)意见适用于对主要问题提出见解和处理措施。(十二)函适用于不相从属机关之间商洽工作，问询和回复问题，祈求同意和回复审批事项。(十三)会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。第14页第二章公文种类第二章只有一条,即第九条。第九条共分十三项,主要是规范国家行政机关公文种类及各文种适用范围。这次公布《措施》对公文种类,只分种,不分类,将本来12类13种,规范为13种,增加了“意见”,删去了“批示”。对某些公文适用范围也作了调整。

《措施》取消了“批示”这个文种,但《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》中要求地方各级人民政府所属工作部门能够发命令、批示。这说明“批示”这个文种并不是绝对不可使用。第15页第三章公文格式第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。(一)包括国家秘密公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。(三)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。(四)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。第16页第三章公文格式(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。(六)公文标题应当精确简要地概括公文主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。(七)主送机关指公文主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。(八)公文如有附件，应当注明附件次序和名称。(九)公文除“会议纪要”和以电报形式发出以外，应当加盖印章。联合上报公文，由主办机关加盖印章；联合下发公文，发文机关都应当加盖印章。(十)成文日期以责任人签发日期为准，联合行文以最后签发机关责任人签发日期为准。电报以发出日期为准。第17页第三章公文格式(十一)公文如有附注(需要说明其他事项)，应当加括号标注。(十二)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关要求标注主题词。(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。(十四)文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，能够并用汉字和通用少数民族文字(按其习惯书写、排版)。第十一条公文中各组成部分标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国标执行。第十二条公文用纸一般采取国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴公文用纸大小，根据实际需要确定。第18页第四章行文规则第十三条行文应当确有必要，重视效用。第十四条行文关系根据从属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。第十五条政府各部门根据部门职权能够互相行文和向下一级政府有关业务部门行文；除以函形式商洽工作、问询和回复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。第十六条同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府能够联合行文；政府与同级党委和军队机关能够联合行文；政府部门与对应党组织和军队机关能够联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能事业单位也能够联合行文。第19页第四章行文规则第十七条属于部门职权范围内事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批事项，经政府同意也能够由部门行文，文中应当注明经政府同意。第十八条属于主管部门职权范围内详细问题，应当直接报送主管部门处理。第十九条部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如私自行文，上级机关应当责令纠正或撤消。第二十条下级机关或者本系统主要行文，应当同步抄送直接上级机关。第二十一条“请示”应当一文一事；一般只写一种主送机关，需要同步送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。第20页第四章行文规则第二十二条除上级机关责任人直接交办事项外，不得以机关名义向上级机关责任人报送“请示”、“意见”和“报告”。第二十三条受双重领导机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。第21页第四章行文规则行文规则，是制发、办理公文中必须遵循基本准则。《国家行政机关公文处理措施》（下列简称《措施》）第四章要求“行文规则”，共11条。主要是从行文标准、行文方向和行文要求三个方面确立了国家行政机关公文行文规则。第22页一、坚持行文标准，提升行文效用

“行文应当确有必要，重视效用。”（《措施》第十三条）这是行文基本标准，也是行文出发点。要注意纠正“发文越多、文献规格越高，工作就越重视”误区，根据实际需要确定是否行文。行文必要性是上行文、平行文、下行文都必须遵循标准。上行文中，假如要制发祈求处理问题文献，要研究问题本身是不是属于上级应当处理；还要研究处理这个问题可行性。制发平行文献，要注意明确职权，避免推诿扯皮，搞公文旅行。对下行文，一定要符合实际，有针对性。这一方面，容易出现问题是，照抄照转上级文献，以文献落实文献，要注意纠正。

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二、明确行文方向，把握行文权限

行文方向和行文权限主要从下列四个方面掌握：

（一）明确从属关系和职权范围。

《措施》第十四条要求：“行文关系根据从属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。”从属关系，主要是指行政从属关系。要向某一种机关行文，必须弄清楚和行文机关是上下级关系、下上级关系、平行关系。对于业务性强行政系统，也要注意业务指导关系。明确了这一点就便于确定文种。

第24页二、明确行文方向，把握行文权限

下级机关向上级机关行文，一般用“请示”、“报告”、“意见”等；不相从属机关之间互相行文，一般用“函”。对需要周知或共同执行事项，也能够使用“通告”、“通知”、“通报”、“意见”等；上级机关向下级机关行文，一般用“命令（令）”、“决定”、“通告”、“通知”、“通报”、“批复”、“意见”等。

职权范围。就是文献内容、事项是不是行文机关和授文机关职权和职责内事宜。《措施》根据行文从属关系和职权范围，对行文方向和权限做出了明确要求。第25页二、明确行文方向，把握行文权限

（二）严格遵守限制条件。1．政府各部门“除以函形式商洽工作、问询和回复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。”（《措施》第十五条）

2．“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”（《措施》第十五条）

第26页二、明确行文方向，把握行文权限

（三）按照划定范围行文。

1．“政府各部门根据部门职权能够互相行文和向下一级政府有关业务部门行文。”（《措施》第十五条）

2．“属于部门职权范围内事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批事项，经政府同意也能够由部门行文，文中应当注明经政府同意。”（《措施》第十七条）

3．“属于主管部门职权范围内详细问题，应当直接报送主管部门处理。”（《措施》第十八条）。

4．“向下级机关或者本系统主要行文，应当同步抄送直接上级机关。”（《措施》第二十条）

第27页二、明确行文方向，把握行文权限

（四）掌握联合行文要求。

“同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府能够联合行文；政府与同级党委和军队机关能够联合行文；政府部门与对应党组织和军队机关能够联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能事业单位也能够联合行文。”（《措施》第十六条）。

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三、严格行文要求，规范行文体式

《措施》在“行文规则”中，对行文从行文纪律到行文体式都做出了明确要求。尤其是对上行文做出了严格要求。

（一）“部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如私自行文，上级机关应当责令纠正或撤消。”（《措施》第十九条）；这些要求主要是处理和避免政出多门问题．“除上级机关责任人直接交办事项外，不得以机关名义向上级机关责任人报送‘请示’、‘意见’和‘报告’。”（《措施》第二十二条）。这一条不但是公文处理中纪律，并且对于确保领导机关决策科学化、民主化具有主要意义。也能够确保领导同志抓大事，抓主要问题。

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三、严格行文要求，规范行文体式

（二）对上行文体式要从严把关。主要是向上级行“请示”、“报告”、“意见”时，“请示”应当一文一事；一般只写一种主送机关，需要同步送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。”（《措施》）第二十一条）

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三、严格行文要求，规范行文体式

“报告”与“请示”两个文种混用、“报告”中夹杂“请示”事项问题是目前公文制发中最常出现问题.“报告”与“请示”不一样主要体现在三个方面：一是发文机关对上级机关要求不一样。“报告”是为了让上级懂得情况，而“请示”是为了让上级对下级机关祈求做出回复或同意。二是发文时间不一样。“报告”一般是在事后，即在某项工作任务完成之后，或上级机关明确要求回复有关问题时制发。而“请示”则多在事前或事中制发。三是正文中结束语不一样“报告”一般使用“特此报告，请阅知。”或“专此报告，请周知。”等语。而“请示”则多用“特此请示，望予同意。”或“专此请示，请予批示。”等语。第31页第五章发文办理发文办理是各级行政机关办公厅（室）工作主要组成部分，是落实执行党和国家方针政策，详细实现领导和开展工作主要方式之一。发文办理工作做得如何，直接影响机关工作作风、工作效率和工作水平。第二十四条明确了“发文办理是指以本机关名义制发公文过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序”；第二十五条要求了草拟公文要求；第二十八条明确了签发要求；第二十九条明确了公文正式印制前应当进行复核要求。

第32页第五章发文办理第二十四条发文办理指以本机关名义制发公文过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。第二十五条草拟公文应当做到：(一)符合国家法律、法规及其他有关要求。如提出新政策、要求等，要切实可行并加以说明。(二)情况确实，观点明确，表述精确，构造严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。(三)公文文种应当根据行文目标、发文机关职权和与主送机关行文关系确定。(四)拟制紧急公文，应当体现紧急原因，并根据实际需要确定紧急程度。第33页第五章发文办理(五)人名、地名、数字、引文精确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明汉字含义。日期应当写明详细年、月、日。(六)构造层次序数，第一层为：“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为：“(1)”。(七)应当使用国家法定计量单位。(八)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明精确汉字译名。(九)公文中数字，除成文日期、部分构造层次序数和在词、词组、常用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第34页第五章发文办理第二十六条拟制公文，对包括其他部门职权范围内事项，主办部门应当积极与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门主要责任人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门能够列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。第二十七条公文送责任人签发前，应当由办公厅(室)进行审核。审核重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文有关要求，公文格式是否符合本措施要求等。第二十八条以本机关名义制发上行文，由主要责任人或者主持工作责任人签发；以本机关名义制发下行文或平行文，由主要责任人或者由主要责任人授权其他责任人签发。第二十九条公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改，应按程序复审。第35页一、草拟公文草拟公文应当做到方面归纳了九款内容。草拟公文方面主要存在这样几个问题。一是使用文种不当；二是行文目标不够明确，原因不够充足，根据政策不够全面或不精确。例如，某些已经停顿执行文献或政策有时还作为行文根据；三是引文、构造层次序数、计量单位和数字应用等不够规范等。

第36页一、草拟公文针对上述几个方面问题。在草拟公文过程中，应当注意下列几点：（一）要认真学习与研究有关政策法规，精确把握政策界限。

在接收一项详细写作任务后，首先应当翻阅上级有关文献，学习党和国家有关方针、政策，深入理解其精神实质和政策界限。并根据本地域、本系统、本部门实际情况有效地落实上级精神，正确地提出执行详细措施和措施，确保草拟公文“符合国家法律、法规及其他有关要求”。

第37页一、草拟公文（二）要认真领会机关领导意图。

公文是为处理详细问题而制发。因此，公文草拟者要结合本机关、本单位实际，将上级某项政策、精神加以详细化，十分主要途径就是要认真领会领导意图。领会领导意图，详细说来，就是要弄清楚下列几个问题：

1．机关领导布置这个写作任务目标、背景是什么？

2．机关领导要求在文稿中提出什么问题，处理什么问题？

3．机关领导对文稿内容提出了什么要求？

4．机关领导对文稿文种有什么要求？

5．受文对象是谁？

6．受文对象曾提出过什么问题？发文者态度和意见是什么？

第38页一、草拟公文（三）要正确使用文种。

《公文处理措施》第二十五条三款要求：“公文文种应当根据行文目标、发文机关职权和与主送机关行文关系确定”，各级政府办公部门，尤其是草拟公文同志都应当认真落实执行。第39页一、草拟公文（四）引文、构造层次序数、计量单位、数字、紧急程度等一定要规范。

常见问题：公文中只引文号，不引标题，或标题文号倒引；层次序数混乱，不知是哪一条哪一款；计量单位习惯于用“斤”，而不用“千克”；数字应用前后不一，或该用阿拉伯数码却用汉字等等。第40页

二、公文包括内容协调

《公文处理措施》第二十六条对拟制公文过程中，对包括其他部门职权范围内事项提出了协商要求。提出“取得一致意见后方可行文”。

在讨论决定地域或部门报送省政府有些事项时，部门间出现新分歧、新意见，难以决断时在拟制公文中应当注意下列几点：

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二、公文包括内容协调

（一）凡包括其他部门事项，拟文部门要积极与有关部门协商，待取得一致意见后再行文，决不能私自行文。

（二）如有分歧意见，拟文主办部门主要责任人要出面协调，确保协调成果能代表部门意见。

（三）通过协调仍无法取得一致时，主办部门要实事求是地列明各方理据,并经各方主要责任人会签后，报请上级机关协调或裁决。

（四）主管部门及有关部门要以大局为重，不能只顾部门利益。如上级机关一旦裁定，就要坚决服从，认真执行，自觉维护公文权威性，确保公文执行效用。

第42页三、公文审核

公文送责任人签发前，需经办公厅（室）进行审核。负责核稿人员，必根据《公文处理措施》和《细则》，坚持实事求是、执行政策、精减、高效、精益求精标准，及时审核，严格把关。第43页三、公文审核

审核重点是：

（一）行文。是否确需行文，行文方式是否恰当。

（二）政策。是否符合党和国家方针、政策；是否符合行文规则和发文办理有关要求；新出台政策要求有没有根据、有没有说明，是否切实可行；与本部门和有关部门有关要求有没有矛盾；包括其他部门职权范围事项，是否通过协商，分歧意见是否一致，会签单位是否齐全，是否符合拟制公文有关要求等。

（三）格式。是否符合《公文处理措施》和《细则》有关要求，文种是否恰当；文稿构造是否符合公文写作要求。

（四）文字。表述是否规范，包括字、词、标点、语句和逻辑构造是否精确、合理；计量单位是否符合国标；行文、数字、层次、序数、用笔用墨是否规范。

第44页三、公文审核

公文审核一般有初核、校核、审核、复审、审签5个程序。草拟公文单位责任人进行初核；办公厅（室）秘书部门进行校核，办公厅（室）负责公文处理领导进行审核；与公文包括工作有关领导和分管副秘书长（副主任）进行复审。同步，办公厅（室）行文应经办公厅（室）主任复审，政府行文，应经政府秘书长复审，最后，送有签发权限责任人审签。

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四、公文签发

有关公文签发权限，《公文处理措施》第二十八条和《细则》第三十一条、第三十二条作了下列要求：“以本机关名义制发上行文，由主要责任人或者主持工作责任人签发；以本机关名义制发下行文或平行文，由主要责任人或者由主要责任人授权其他责任人签发”。“签发公文，签批人应当明确签订意见，并签订姓名和时间”。“部门不应将代拟稿直接送本级政府责任人签批。未经发文机关文秘部门审核文稿，责任人标准上不予受理签发。”

公文一经责任人签发，即意味着正式生效。因此，各级行政机关及部门一定要严格按照要求权限进行审签，不能随意签发，要确保公文严厉性、权威性和法律效力。第46页五、公文复核

（一）公文复核是公文正式印制前文秘部门进行最后一次复审。有关复核内容，目标是为了避免遗漏和疏乎大意，确保成文质量。复核重点是：审批、签发手续是否完备；附件材料（在办理过程中是否有遗失或缺页）齐全；格式是否统一、规范，是否有错别字、漏字等等。

《公文处理措施》要求“经复核需要对文稿进行实质性修改，应按程序复审”。负责公文复核文秘人员应当认真履行职责，把好最后一关。第47页新课第48页第六章收文办理收文办理是公文处理工作一项主要内容，也是机关秘书工作主要组成部分。收文办理是指对收到公文办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承接、催办、反馈等。

第49页第六章收文办理第三十条收文办理指对收到公文办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承接、催办等程序。第三十一条收到下级机关上报需要办理公文，文秘部门应当进行审核。审核重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关要求；包括其他部门或地域职权事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。第三十二条经审核，对符合本措施要求公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送责任人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本措施要求公文，经办公厅(室)责任人同意后，能够退回呈报单位并说明理由。第三十三条承接部门收到交办公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难，应当及时给予说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理，应当及时退回交办文秘部门并说明理由。第50页第六章收文办理第三十四条收到上级机关下发或交办公文，由文秘部门提出拟办意见，送责任人批示后办理。第三十五条公文办理中遇有包括其他部门职权事项，主办部门应当积极与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要责任人要出面协调，如仍不能取得一致，能够报请上级机关协调或裁定。第三十六条审批公文时，对有详细请示事项，主批人应当明确签订意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项，圈阅表达已阅知。第三十七条送责任人批示或者交有关部门办理公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，主要公文重点催办，一般公文定期催办。第51页

一、签收、登记是收文办理基础工作

任何机关办理收文工作，一般都有签收、登记、审核、拟办、批办、承接和反馈等程序。签收是收文办理开始.因此，要做好清点和分类工作，注意检查来件是否是发给本机关、本单位，封皮编号是否与记载相符；信件有没有破损、散包、被拆现象；清点收件总数与清单是否一致；通知单或回执单标明文题、编号、数量是否符合要求；文献是否完全完整，如有没有缺附件、缺页、白页、未具落款、未盖公章.对于不符合要求要及时退回，这样既能够体现公文严厉性，也能够科学、规范地处理收文，提升办理效率。

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一、签收、登记是收文办理基础工作

签收公文要根据文献秘密程度、文献性质、实际工作需要、文献数量等进行登记。文献登记范围没有统一界限，不过，上级机关文献、下级机关文献、主要带有密级刊物、资料、其他机关商洽问题和需要回复文献、上级机关如开会印发会议文献材料等必须登记。登记办法主要有两种：流水式登记法、分类式登记法。第53页二、审核工作是收文办理关键

《国家行政机关公文处理措施》第三十一条要求：“收到下级机关上报需要办理公文，文秘部门应当进行审核。审核重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关要求；包括其他部门或地域职权事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。”

做好审核把关工作现有助于纠正来文机关行文错误，也有助于收文及时、有效办理。有下级来文是祈求批复，不过由于把“请示”文种错用为“报告”，致使请示事项得不到及时回复。

第54页二、审核工作是收文办理关键收文审核工作除了内容是否符合国家法律、规范和其他有关要求外，更需注意下列几点：

1．公文用纸。国务院《措施》要求：“公文用纸一般采取国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。”2．公文要素。假如收文是涉密文献而没有保密期限，应按不规范文献退回送文单位。同步，“请示”文种要在附注处注明联系人及联系电话，这也是收文中应当注意事项。还要注意审查公文文种是否正确，行文是否符合规则，需协商、会签公文是否履行必须手续。假如收文不符合行文规则，格式不规范，用纸不符合标准，要及时退回文献呈报部门并说明理由。

第55页二、审核工作是收文办理关键“经审核，对符合本措施要求公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送责任人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。”（《国家行政机关公文处理措施》第三十二条）

拟办是指秘书人员对来文应由那位领导审批，那一部门承接，以及承接过程中也许包括到事项提出初步处理意见，供领导同志批办时参照工作程序。需要拟办文献主要有三种：上级机关主送本机关并需要落实落实文献；本机关所属部门或下级机关主送本机关请示性文献；平行机关或不相从属机关主送本机关需要回复文献。国务院《措施》还要求，“标准上不办理越级上报公文”。第56页三、承接是收文办理重点

承接是指机关有关部门或有关人员对应办复文献根据领导批办意见进行详细办理工作。首先，要认真研究文献内容和批办意见，弄清是否属于自己主管业务范围。其次，要弄清文献处理时间要求，然后再按照轻重缓急进行落实。处理意见或处理成果是代表一定机关和部门，决不能以个人名义回复问题。

第57页三、承接是收文办理重点

另外，为了加快文献处理速度，提升机关工作效率，对于送责任人批示或交有关部门办理公文，文秘部门要负责催办。催办工作一般由负责文献处理工作秘书人员承当，也能够配备专职催办人员。

文献催办办法主要是电话催办、发函催办、登门催办、请承接部门来人报告等。

第58页第七章公文归档第三十八条公文办理完成后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关要求，及时整顿(立卷)、归档。个人不得保存应当归档公文。第三十九条归档范围内公文，应当根据其互相联系、特性和保存价值等整顿(立卷)，要确保归档公文齐全、完整，能正确反应本机关主要工作情况，便于保管和利用。第四十条联合办理公文，原件由主办机关整顿(立卷)、归档，其他机关保存复制件或其他形式公文副本。第四十一条本机关责任人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成公文，由其兼职机关整顿(立卷)、归档。第四十二条归档范围内公文应当确定保管期限，按照有关要求定期向档案部门移送。第四十三条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和笔迹材料必须符合存档要求。第59页第七章公文归档第七章，专门就公文归档问题作了要求。《措施》第七章共六条。分别就及时立卷、归档、确保归档公文齐全、完整，便于保管利用；联合办理公文归档；兼职过程中形成公文归档；确定保管期限；公文用纸和笔迹材料六个方面作了标准性要求。

第60页第八章公文管理第四十四条公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。第四十五条文秘部门应当建立健全本机关公文处理有关制度。第四十六条上级机关公文，除绝密级和注明不准翻印以外，下一级机关经责任人或者办公厅(室)主任同意，能够翻印。翻印时，应当注明翻印机关、日期、份数和印发范围。第四十七条公开公布行政机关公文，必须经发文机关同意。经同意公开公布公文，同发文机关正式印发公文具有同等效力。第四十八条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。第61页第八章公文管理第四十九条公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。第五十条不具有归档和存查价值公文，通过鉴别并经