浅谈中小企业的组织结构管理

PAGEPAGE5浅谈中小企业的组织结构管理三年的人力资源工作，从基层操作人员，到基层管理人员，我认为人力资源工作的根本不外乎俩句话。人力资源工作的重点在于使人力资源作为一种生产要素，达到合理配置；核心在于使企业以最低的成本培养最优的人才，同时使员工以最合理的劳动获取最大的报酬，也就是通常所说的“双赢”。现代企业由传统的“人事部门”向“人力资源部门”过渡时，功能上不仅仅要管理“人的事”，而是要把人作为一种资源来探索、开发、分配和利用，职能上更由管理部门向服务部门过渡，使人力资源规划充分配和企业发展战略。组织结构与职位系统管理是企业人力资源管理中不可分割的两个重要环节，同时也往往是现代中小民营企业中最容易被忽略的一环，我个人认为这一点尤其在生产型、商品代理销售型企业中尤为明显，并且和管理者的个人知识层面也息息相关。一、管理误区现代中小型民营企业在组织结构设置上往往存在着“过于扁平化”的缺陷。大多数企业的总经理了解企业的各个层面所发生的每一个问题，凡事事无巨细、亲历亲为；企业每增加一个新的项目，就设置一个新的部门，配备新的人马，招聘新的领导，每一个领导都直接向总经理汇报工作，总经理直接管理的部门达到十多个，每天在办公室的工作就是要听取各部门经理的请示，并作出决定。要强调的是，我并不是否定这种做法，一个勤勉的、能和员工共同分享工作的总经理往往是最具有亲和力的，但是，我认为这样的总经理同时也是最累的，最无法和员工分担市场压力的，最苦恼自己的助理、副总甚至中层没有分担工作责任的，于是，员工们就看到一个繁忙的总经理、一个脾气暴躁的总经理。大凡这样的企业的人力资源管理部门都没有起到“人力资源管理”的作用，没有人力资源规划、没有薪酬构架、没有合理的绩效考核体系、没有组织结构调整方案、没有职位系统整合报告，人力资源管理者不掌握现有员工的发展潜力，与其说是“人力资源部”，不如说是“人事部”，因为它没有起到人力资源整合的作用，更没有使人力资源管理与企业发展战略挂钩，仅仅是日常事务的推进，发工资、跑保险、办理各种手续，月初月末忙得找不着北，其余时间不知道干什么。人力资源管理者更不具权威。二、作用与地位通用电气的CEO杰克.韦尔奇说：“当一个企业仅有十几人的时候需要企业领导者冲锋陷阵，带领队伍；当它有几十名或者上百名员工的时候，企业的领导者就必须站在队伍中间，要有左膀右臂，要能前瞻后顾；当企业发展到今天（指通用电气）我就必须做一名登山者，站在山顶一览众山小。”上面我阐述的那些管理误区，都是基于企业人力资源管理的薄弱，改变上述状况，其实可以从调整组织结构、整合职位系统入手，进而加强各项人力资源管理职能，组织结构管理的作用由此可见一斑。（一）组织结构与职位系统管理是所有人力资源管理的前提。一切人力资源管理职能都要基于更符合企业发展状况的组织结构设置，主要体现在以下几个方面。1、构建薪酬构架企业无论是建立薪酬构架，抑或是拟定薪资标准都要参照员工的岗位，以及他的岗位在职位系统中的地位，然而，要准确的定位这个地位，就要配之以更合理的组织结构构架。现代民营企业的薪酬、福利以及责任分化、利益分享都以岗位为其本前提，理想化的设置是更高的岗位承担更大的责任、同时分享更多的利益。2、建立绩效体系在越来越热的绩效考核管理中，98%以上的企业以员工岗位和职务工作为考核的前提，并且强调考核要量化，因此无论是确定考核方式、制定考核方法，亦或是提取KPI指标、搜集考核数据、到最后的签订考核合同，都要首先参考被考核人的岗位，以及其岗位在整个职位系统中的作用。3、人力成本控制上一年度的组织结构设置情况和本年度的组织结构设计方案都是人力资源部门进行本年度人力资源规划的基本参考依据。在拟定好本年度组织结构设置和职位系统方案后，便可据此定岗定编，预算人工成本费用，各部门在本年度内提交人员增补需求时就应在此计划内，岗位和编制也应符合年初预算，如果超出，应提报内附《职务说明书》的详细说明，并经人力资源部门审核，报总经理审批方可扩编。这里，组织机构方案就为人力成本控制提供了有力的参考依据，同时为总经理工作提供了详细的数据。4、员工团队管理合理的组织结构设置，能够让人力资源管理者以及企业高层管理者主动掌握哪些员工是骨干层面，相反哪些是可流动层面，哪些员工应重点培养，哪些应加强监督，哪些人更适合什么样的岗位等等直观的问题，从而进一步确定团队断层，剔出不适合员工，补充新血液，培养骨干员工。5、员工培训发展合理的组织结构设置既有助于确定整体培训方案和培训方向，提升整体队伍的素质，也有助于确定重点培养对象，以及他的发展目标和方向，锻炼他承担更大的责任。（二）组织结构与职位系统管理是人力资源管理中最高端的问题。组织结构与职位系统管理虽然是所有人力资源管理的前提，但同时也是人力资源管理中最高端的问题和环节，主要体现在以下几点。1、不可单独操作。企业组织结构调整和职位系统整合不可由人力资源部门单独操作，人力资源部门单独操作的组织结构调整和职位系统整合无异于闭门造车。组织机构设置必须以市场需求为导向，以企业发展战略为指导，目的是分化总经理的市场压力，因此无论是组织结构调整，还是职位系统整合都是公司人力资源部门、总经理以及其他企业高层管理人员共同研讨的结果，人力资源部门在研讨中所起到的作用就是职业化的建议和专业化的意见。2、初级人力资源管理者不可操作。初级人力资源管理者由于工作经验的缺乏，专业知识的短缺，虽然其懂得组织结构设置的应然理论，但未必懂得它的实然方法，进行组织结构和职位系统日常管理是初级人力资源管理者能够进行的，但涉及到组织机构调整，职位系统整合工作，则是硬性强调经验性的工作任务，必须是懂得企业发展战略，了解企业市场目标的企业中层管理人员才能进行，否则就是纸上谈兵。但是，初级人力资源管理者在此项工作中可以起到规范的作用，例如部门名称的统一性、《职务说明书》和《部门功能说明》的攥写等等。3、高度机密。事实上，所有人力资源管理方案在未最终出台前都具有秘密性，但组织结构设置和职位系统整合方案为重中之重。因为它涉及到整个团队的稳定性和公司市场任务的配合。三、中小民营企业的组织结构设置1、组织机构设置的导向。合理的组织结构设置应以市场需求为导向，以企业发展战略为基础，以便于人员管理、稳定并发展企业团队为目的。总经理把握市场战略导向，同时将市场压力分化，到了中层干部应以责任和工作目标为核心，将工作责任分化，工作目标分解，逐级传递；到了最基层就以完成工作指令为核心。可以想象，一个不合理的组织结构中，市场压力一下子由总经理分化成十多个责任，再由十多个责任分化成众多工作指令存在多少偏差，如果存在交叉管理、组织设置重复的现象，必然存在工作指令交叉下达的现象，那么又有多少责任无人承担？我用一个粗糙的图解来表示我上面的阐述。其中箭头向下表示市场压力，肩头向上表示工作成果。市场市场总经理总经理副总经理副总经理副总经理副总经理中层经理中层经理中层经理中层经理中层经理中层经理中层经理中层经理员工员工员工员工员工员工员工员工员工员工员工员工员工员工员工员工2、组织机构设置普遍原则①市场需求导向原则。需要强调的是，我这里所阐述的中小企业是发展中的中小企业，其他业态下的企业不在此讨论。发展中的中小企业的组织机构设置必须以市场需求为导向，企业组织结构应根据企业发展战略调整，市场项目增加，或是新增经济增长点而进行调整，应该灵活应变，但频率不宜过高。②扁平化与垂直化交叉原则。a、扁平化。减少管理层级，节约人力资本，减少工作指令分解次数，从而，尽量避免工作指令分解误差，实现高管层—部门经理—部门职员三级组织管理体系；b、垂直化。在分公司较多，又分属不同地域的中小企业中，个别部门和业务实行垂直管理，向总公司直接汇报工作，仅在行政事务上受分公司领导管辖。③精简高效原则。人员编制适度精简，一岗多责，一专多能。但必须在统一指挥原则的指导下工作；④委员会管理原则。在非股份制的民营企业中，以管理委员会代替董事会或者员工大会，公司重大决策应召开管理委员会会议，将管理委员会作为公司最高管理机构。管理委员会成员应包括公司总经理、副总经理或总经理助理、财务总负责人、人力资源总负责人、行政总负责人、主营业务运营总负责人、质量技术管理总负责人等各大职能部门以及运营部门负责人。3、组织机构设置要求。①符合企业发展需求。滞后的组织结构往往降低企业工作效率、耗费企业人工成本，员工总是感觉找不到位置，才华得不到发挥，或是工作压力过大，因此极易造成人员流动。因此，企业的组织结构应根据企业发展或是主营业务调整、战略方向变化而进行合理变动。合理的组织结构和职位系统就像好的战车，总是最好的承载军队指挥的重量，同时以最快的速度前进。②彰显企业文化。组织结构和职位系统设置也应最大限度的彰显企业文化。例如，生产型企业大多数讲求务实，组织结构中职能部门人员相对来说就应较少，部分基层管理人员甚至可以采用兼职；而研发型企业中，大多数讲求创新，而经济增长点