档案管理规定

XXXXXX食品集团档案治理规定档案治理规定文件编号：范围本标准适用于公司的档案治理。术语和定义以下术语和定义适用于本标准档案同时还包括打算、统计、生产经营、销售、物质供给、财务治理、劳开工资、教育卫生和党、政、工团及人事等工作中形成的文字材料、计算材料、照片、录相带、录音带、实物等资料。职责案规划、打算的审批。公司档案室及档案员职责整、准确，同时做好档案的综合开发利用。归档工作，以保证各类档案的完整齐全，并严格履行移交手续。材料，登记造册，办好销毁手续并参与监销工作。修补和复制，使其保持完好状态。。的状况进展检查催促。安全。保守机密，努力维护公司档案的完整和安全。兼职档案员的职责整理立卷并准时交档案室。做好本部门的各类归档文件材料、图纸资料的保管、利用与保密工作。档案治理原则与治理体制档案治理原则〔人事档案除外〕均由公司档案室实行统一治理，严禁任何档案材料保存在个人手中。建立健全各项档案治理标准，并列入公司治理体系。档案治理体制负责公司档案的综合治理。在各部门、下属分公司〔厂〕设一名兼职档案员，负责各部门日常工作中自身档案的治理，其业务关系受档案室指导，组本钱公司档案治理网络，(见A)。对档案治理人员的要求与待遇并有较强的文件、资料治理力气。档案人员享受专业技术治理人员待遇，按档案专业技术职务评聘。文件材料的形成与归档有保存价值的各种文字、图表、声像等资料均视为文件材料。文件材料归档的根本要求归档的文件材料必需完整，且应原件归档。动的真实内容和历史过程；归档的文件材料应符合形成规律；归档的文件材料应符合文件格式和书写的有关规定；各部门向公司档案室移交档案〔或文件材料〕须填写移交清单(会计档案BC)一式二份〔会计档案应一式三份〕写明移交、接收人、交接时间等，经部门与档案室双方清点后，履行签字手续。文件材料归档范围及保管期限管期限表内的规定执行(D)。依据国家的有关规定，文书档案的保管期限定为永久、长期、短期三1650315年。特地档案按相应规定执行。文件材料归档时间，各类文件材料归档时间要求如下：产品开发技术资料、审定资料等，在产品定型后一周内应归档。购设备、仪器，包括引进设备或技术，在开箱验收后二天内归档。基建工程工程竣工验收时接收归档。审定后，向公司档案室移交。声像档案在各项活动后，将正片和副片整理好随时归档。实物档案，随时归档。交归档。如因工作需要在财务部门保管，时间最长不超过三年。文件材料归档份数各类文件材料，一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料，可增加归档份数。档案分类与编号依据国家有关规定制定本公司档案分类与编号方法(见附录E)。档案治理员按归档要求负责做好日常文件材料积存工作，在工程完成后或其次年的第一季度归档。档案工作应做到三列入：列入生产、技术、经营等各项治理程序；列入科研、基建设备和经营等各项活动的工作打算；列入有关部门、有关人员的职责范围、岗位责任制及工作标准中。进的档案资料验收，必需有公司档案室人员参与，文件材料不完整、不准确、不系统，不予验收。材料，要依据归档范围的规定，准时向档案室归档，文件材料报销没有公司档案室签章，财务部门不予报销。导、监视和检查。档案编目与检索工具类名目、案卷名目、保管单位卷内名目、案卷备考表等。本公司的检索工具，承受账簿式、计算机式的检索方法。档案保管蓝图及文件材料的保管帐登记后按期限所属类别进展整理〔A4幅面〕按保管单位装盒，以便保管。与编号范围。照片、录音带、录相带的保管理。胶片应对应存放在胶片页夹里并保存在胶片柜或防火柜内备查。3mm，存放磁带最好不用铁皮柜。质的档案，要准时进展修补和复制。档案库房的一般要求火安全设备，定期检查有效状况。生物和防污染等安全措施。档案治理办公用房和档案阅览室与档案库房应尽量制造条件严格分开。档案鉴定种，确定保管期限的根本原则是：对本公司有长远利用价值的档案永久保存；对本公司在确定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；但凡介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。定小组，依据档案的利用价值，确定销毁或延长保管期限。在保管单位备考表中说明鉴定意见，鉴定小组负责人必需签名并注明鉴定时间。鉴定时间：一般三至五年进展一次档案鉴定。档案是公司贵重财宝，非经鉴定，任何人不得任凭销毁任何档案资料。依据保管期限规定进展认真检查，经鉴定小组鉴定，对无须连续保存的档案材料，开列清单，提出报告，经分管领导批准后销毁，并严格执行保密规定，〔会计档案的销毁工作应严格按会计档案销毁工作程序标准进展〕。字。档案统计对档案的根本状况，定期进展统计，一般一年进展一次。状况来进展。档案统计数据应准确、牢靠、准时，不得任凭更改统计数字。档案保密料内容不得向无关人员泄露，严防档案丧失或泄密。认真执行档案利用制度，履行审批手续，不得任意扩大利用范围。人员离开岗位要上锁，觉察或发生泄密失密状况应准时向保卫保密部门汇报，以便准时实行措施。定期检查档案保管状况，做到帐、物相符。出售。档案信息开发利用借阅登记手续，方能借阅，如需利用本职范围以外的档案资料，应经本部门负责人及总经办主管签字批准，借阅会议记录及机密文件应经总经办主管同意后，并经分管领导批准，方可借阅。〔设备使用说明书不超过一个月〕如需延长使用，必需办理续借手续。不得涂改，或在档案上做任何标记、抽换、损坏，必需保证档案的干净；不得丧失泄密，如有丧失，要准时上报公司保卫保密部门，视情节轻重赐予惩罚。后，方得借阅，如需索要复制档案资料，应经分管领导同意，并应按规定价格办理付款手续。在档案室内阅读者不准吸烟，保证档案资料确实定安全。准时填写利用效果登记表。可调离。检查与考核档案治理工作应作为各部门、分公司绩效考核的内容之一。行政部综合考核。兼职档案员对本部门应收集的文件、材料的完整性、准时性负责，对不按50～500元罚款,对因工作不到位而造成技术事故或重大损失时将追究治理责任。档案治理突发大事应急预案目的:为建立、健全档案安全治理工作机制，预防重大自然灾难和突发性事故〔对下简称：灾难〕的发生，做好应对灾难引起危害的紧急处置措施准地削减受灾损失。工作原则上预防灾难的发生，建立安全预警机制，强化日常安全治理，完善灾难紧急处置工作措施，提高应对处置力气。〔人员除外〕和档案同时需要抢救时，应把保障档案安全作为首要任务，在第一时间实行有效措施，最大限度地削减灾难对档案的危害。“统一领导、分级治理”的原则，坚持统一指挥、明确分工、上下联动、各负其责、齐抓共管，形成合力，切实做到有效预防、准时把握和消退危害。适用范围适用于本预案。启动条件凡消灭以下任何一种状况，即启动本预案。治理部门发出预警及相关预案已经启动，预期将对本单位内生命、财产造成较大威逼或损失的灾难。构成威逼。其它重大灾难。直接危及档案安全的其它灾情。组织指挥领导机构主要职责公司应急指挥领导小组报告，提出预警及预案启动的建议；起草相关文件；室做好应急工作；制定应急措施，催促、指导各部门开展应急工作；处置状况。非工作时间责任人及责任时，门卫值班人员为直接救灾责任人，其责任是：24小时值班制度，确保通信畅通，对楼内各部位做到勤转、勤看、勤检查。拨打报警(110报警)。领导小组成员接到救助应快速到达指定地点。成员，随时进入警备状态。24小时亲热关注办公大楼档案安全，可能状态。警备状态。运行机制建立突发大事预警机制发生后能快速反响，使突发大事造成的损害降到最低程度。应急信息报告要求上报。各部门是受理报告和向公司档案治理突发大事应急指挥领导小组报告突发大事的责任主体。各部门要建立信息报告责任制，明确报告责任人及其职责。实行、等通讯工具和报告方式将有关状况报告公司档案治理突发大事2小时，详情和进展状况应随时上报。状况、已实行的措施。包括：人为、台风、暴雨、地震、地质及重大生物灾难等造本钱部门档案重大损坏、损失，重大经济损失，政治影响等。应急响应有效应急处置措施，进展先期处理。快速转移安置和保护定路线将档案转移至安全地带，并组织力气做好档案的安全保护工作。档案资料抢救挨次：声像、照片档案；保管期限为永久、长期的科技档案；保管期限为永久、长期的会计档案；保管期限为永久、长期的文书档案；保管