智慧机关事务管理大数据应用框架与实践场域

智慧机关事务管理大数据应用框架与实践场域

2018年5月10日，国家机构管理局发布了《关于推进新时期机关事务的指导意见》。明确需要“提高大数据、云计算、人工智能等新技术技能，推动‘互联网+’深入结合机关事务，解决优化职责体系和业务流程”。智慧机关事务建设就是通过整合机关事务管理各方面的信息与资源，以大数据应用为核心，利用智能互联、智能物联的方式，使机关事务管理业务系统融合为一体，构建智能化的服务、保障和管理体系，为广大机关干部职工和人民群众提供智慧化的服务保障。一、核心要素、驱动因素等因素构成作为大数据应用于机关事务管理工作的理想框架，智慧机关事务建设应当由发展目标、实践领域、核心要素、驱动因素等方面构成（如图1所示）。从发展目标来看，智慧机关事务建设就是要实现决策科学化、运行高效化、管理精细化、服务人性化的机关事务管理目标，使机关事务管理朝着质量更优、费用更少、效率更高的方向发展，全面提高机关事务管理局的服务、保障、管理等能力和水平。（一）赋能机关事务管理的大数据化面对点多、面广、线长的复杂管理领域，机关事务管理工作者“向科技要决策力，向数据要战斗力”。智慧机关事务管理体系借助于大数据、云计算、物联网、人工智能和数据挖掘等技术，大大增强了机关事务管理工作数据集成、清理、收集和应用的深度和广度。大数据能够直观地呈现机关事务运行规律，为决策者提供决策支撑，降低决策偏差率；能够通过预测性分析，发现未来发展趋势，帮助决策者把握机关事务运行规律，从而提高决策的科学化水平。（二）资源高效智能化运营保障机关事务管理工作涉及海量数据信息，智慧机关事务管理体系建立起可靠的数据采集平台后，利用以云计算为代表的现代信息技术来对日常运营保障过程中产生的大量数据进行智能化处理，从而全面、精准地掌握各类物质资源的使用状态，实现更有效的调度、更精准的匹配，避免不必要的人力和物力浪费，节约时间和物质成本，提高资源运转效率。同时，“高效的资源利用自然意味着更快捷地完成资源调度、实现保障效果，节约的时间成本不仅会使机关事务部门受益，还会延伸至机关事务管理工作的服务对象，对党政机关提高工作效率具有重要意义”（三）机关事务管理工作:“精细化”“精准化”和“精密化”机关事务大数据应用的最终目的是实现对各种错综复杂的信息快速地识别、归纳、总结和分析，推动机关事务管理工作实现精细化管理、精准化服务和精密化保障。比如，将各种政府采购定点供应商的商品价格、货物信息等资料全部输入信息库，采购人员输入自己需求的数据就能立刻筛选出相应物品，更加方便直观，实现了物资的实时化、精细化管理。（四）完善多样的公众服务平台智慧机关事务管理体系利用先进的分析技术，使得相关数据得到充分利用，机关事务管理局在了解不同部门、群体的服务需求和变化趋势的前提下，建立有针对性的服务内容体系，满足服务对象的个性化、实时性需求，提升机关事务管理的服务质量和水平。例如，餐饮、理发、物资配送、志愿服务等都有各自不同的信息服务系统，存在信息割裂与断层，利用大数据技术搭建不同形式的公众服务平台，就可以满足多元主体的不同利益诉求和价值偏好。同时，智慧机关事务管理体系能实现信息资源的有效共享，塑造出信息对称环境，使所有机关工作人员和人民群众可以通过信息服务平台随时随地获取所需要的特定服务。二、事务管理与服务系统大数据在机关事务管理中应用的八个实践场域对应智慧机关事务的业务系统，分别是智慧综合服务管理、智慧资产管理、智慧社区治理、智慧节能管理、智慧公务用车管理、智慧办公用房管理、智慧供应链、智慧办公，其共同构成智慧机关事务管理与服务系统。（一）构建新型的保障体系打造智能化、综合化的服务管理体系，整合现有服务资源和社会服务资源，为政府工作人员和民众提供环保、舒适、贴心、质优的服务产品，全面构建“有意义、有价值、有温度”的现代新型后勤保障服务体系。例如，用手机端报餐取代传统的网页订餐，实现一键批量报餐、每日菜谱发布、菜品评价、订餐人数、菜品统计、准确扣费以及一键生成各类统计报表等服务。（二）统一租赁、采购、调配、维护建设“虚拟公物仓”资产管理模式，建立国有资产大数据库，推进机关通用资产统一租赁、采购、调配、维护，动态分析资产管理处置工作，提升资产使用效益。对主要活动、会议和临时机构的材料和设备实行集中租赁、统一分配和集约使用，以降低行政成本。（三）新技术赋能社会服务，探索数字社会服务智慧社区治理基于大数据时代的物联网，整合优化现有的社区服务资源和服务方式，运用5G技术、移动互联网、物联网、人工智能终端等新一代信息技术，建设数字化、智能化的社会管理和社会服务系统，为居民提供高效、舒适、安全的社区生活服务。（四）能源消耗监测及能效诊断智慧节能管理将能源管理与互联网通信、大数据分析相结合，集远程监控、数据分析、能效诊断等功能于一体，通过数字化平台的开发建设，全面、实时地掌握公共机构的能耗数据，提升公共机构的能效利用和管理水平，最终实现能耗数据监测与计量、数据分析与能效诊断、用能安全监管、智能配电四大核心功能，降低公共机构的能源消耗。（五）公务用车智能化管理服务推行统一的公车标识管理，建立公车管理信息平台，实行公务用车“一张网”管理和内外监督机制。依托政务云服务建成公务用车智能化管理服务系统，包含公务用车监督管理平台。建立公务用车呼叫系统，公务用车通过电子预约、电话确认、短信回复等方式进行，使呼叫汽车和管理运输变得更容易，并降低劳动力成本。今后还应打破地域界限，实现市与市联通、省与省联通，逐步形成全国一张网。（六）对办公用房进行动态化监管完善机关办公用房智能管理信息平台，采用“智能图形”模式，以图管房、自动绘图、图数结合，实现办公用房动态化监管。将办公用房维修管理方面的法律法规信息、使用维护情况、违规处分通知等内容纳入办公楼用房智能管理信息平台系统，并做到及时公开相关信息。通过智慧办公用房管理，优化资源分配，提高工作效能，保障急需维修项目能够及时获得资金支持和维修改造。（七）智能制造平台智慧供应链实现了政府采购全流程电子化，在整个招标、投标、开标、评标、合同签署、文件归档过程中采用电子签名，同时利用物联网、云计算、人工智能等新技术开发智能托盘、物流跟踪宝等多种智能终端，构建数字化物流平台，在所有物流链接中实现实时跟踪、动态信息展示和异常预警功能，打造从供应商到终端用户节点“一码到底”的数字化供应网络。同时，开放各个环节的信息，增强整个供应链的透明性、可视性和可控性。（八）提高公共服务效率智慧办公以大数据平台为支撑，与“四套班子”（党委、人大、政府、政协）紧密结合，融合了当前政府的文件管理、信息采集、督查督办以及政协的议案提案等业务职能，并将日常办公整合到党政机关的文件信息交互与合作和内部办公业务的流程处理中，提高了公共服务效率。同时，通过智能协作的在线办公系统，优化现有的管理结构，提高不同部门的协作能力，增强行动的一致性，实现了政府内部办公业务的网络化、自动化和便捷化。三、以技术为依托，探索机关事务管理的路径资金、设备、数据、技术、人员、制度作为智慧机关事务管理体系的六大核心要素，在智慧机关事务建设框架中的互动逻辑为：投入资金完善设备，数据输入设备后进行技术处理，同时通过后续的资金投入和设备完善、数据更新、技术升级实现大数据在机关事务管理中的即时应用。其中，人员维护和制度保障贯穿整个智慧机关事务框架的运行过程。根据“大数据在机关事务管理中的应用调查”的问卷调查结果，大多数机关事务管理工作者认为资金和技术是机关事务信息化建设中最重要且亟须改善的要素，同时认为加强技术支持、资金投入、人员培训等是智慧机关事务建设的突破口。可见，资金投入、技术更新、人才培养是智慧机关事务建设的重中之重。四、基本概念界定：从大数据到数字化标准化、数字化、智能化作为智慧机关事务建设的三大驱动因素，同时形成三个层次。第一层次：标准化，即以物联网、移动互联网、地理信息技术为技术基础，作为大数据应用于机关事务管理的第一步，是智慧机关事务建设驱动的底层依托；第二层次：数字化，即以大数据和云计算为技术基础，是智慧机关事务建设驱动的交互构件；第三层次：智能化，即以人工智能为技术基础，为驱动智慧机关事务建设“破冰”助力。（一）交互更加透明标准化增加了机关事务管理工作的“通用语言”，实现了数据的融合，使各业务系统之间的交互更加透明和高效。因此，要加强省级及以上机构信息系统建设标准的制定工作，对已建立的各种标准和系统进行整理和总结，创建机关管理和服务事项目录，对所有事项实行统一编码管理，规范事项名称和流程，制定数据标准，奠定信息交流和业务合作的基础（二）创建数字信息平台机关事务管理工作数字化是指将机关运行保障涉及的事项和业务从可视化对象转为模拟数据的过程。它不是简单地收集行政经费、办公用房、公务用车和公共机构节能等业务系统的基本数字信息，而是要创建一个协助机关事务管理工作运行的集成数据平台，在集中统一运作的基础上，确保共同层面的数据交流。同时，要使存储在智慧机关事务数据平台的信息可以随存随取，以便于追溯性查询，为机关事务管理、服务、保障工作奠定数字化基础，并为智能化阶段创建数据交互框架。（三