中格光通信有限公司档案管理制度

中格光通信有限公司档案管理制度一、总则一、为认真贯彻《档案法》、《档案法实施办法》等法规和规定，进一步加强本企业档案工作建设，使档案为企业的生产、经营等各项工作服务，特制订本制度。二、本制度适用于本企业档案的管理。三、企业档案工作是企业基础管理工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益，反映历史真实面貌的一项重要工作。四、企业档案是在生产、经营、管理等各项活动中形成的全部档案的总和，其构成包括党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品档案、科研档案、基建档案、设备档案、会计档案、干部职工档案等各方面的档案。二、档案室职责范围一、对本企业各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。二、集中统一管理企业各种门类和载体的档案，积极提供利用，为企业各项工作服务。三、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法规和档案行政管理部门的规定、办法。四、负责起草本企业档案管理的中长期规划、管理办法、规定等。五、负责本企业兼职档案人员的业务培训与指导，不断提高业务水平。六、积极做好档案的编研工作，提供各类档案为本企业的生产建设、经营管理等各项工作服务。七、办理领导交办的其它有关的档案业务工作。三、档案人员职责范围一、分管领导职责（一）认真贯彻执行“档案法”《档案法实施办法》和上级有关文件精神。（二）增强企业全员档案意识，自觉做好档案工作。对本企业档案工作的中长期规划的执行经常进行检查，并督促档案。（三）管理人员认真做好本职工作。根据工作情况不定期召开档案工作会议，研究工作，布置任务。（四）组织档案鉴定小组对重要文件的保密范围的确定，审定过期档案的销毁、封存。（五）经常听取档案工作汇报，了解档案管理人员的思想情况、工作情况、及时解决档案工作中遇到的重大问题。（六）对档案工作成绩突出，确有贡献的人员给予表彰鼓励、对因档案工作不力，给企业造成损失的人员给予必要的惩处。二、专职档案员的职责（一）带头学习、宣传、贯彻《档案法》，忠于职守，具备相应的档案法律常识。（二）深入科室、部门，了解各种档案材料的形成情况，掌握企业档案的归档范围。（三）抓好档案工作的各项制度建设，做好档案库房管理工作，维护档案的完整与安全。（四）参加有关业务及科研成果鉴定的会议，参加设备开箱验收和工程竣工验收，使归档材料齐全、完整。（五）做好科技资料、情报的搜集、管理和利用工作。（六）协助兼职档案员做好档案材料的形成、积累及立卷等项工作。三、兼职档案员的职责（一）认真做好本部门形成的文件材料的收集、整理、移交等工作。（二）加强与档案室的联系。及时向部门及下属有关人员宣传上级有关对档案工作的要求，并严格执行档案管理的各项制度。（三）积极参加厂部组织的档案业务学习，努力提高业务能力。四、文件材料的归档制度一、归档的基本要求（一）归档的文件材料必须完整。（二）归档的文件材料必须准确地反映生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。（三）归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。（四）归档的文件材料必须为正本。（五）归档的文件材料必须用墨汁、碳素或兰黑墨水书写。二、归档的范围（详见附件）。（可根据《档案工作文件汇集》中《企业档案文件材料归档范围》，结合本企业的实际情况编制。三、归档的份数各类文件材料一般归档一式一份，比较重要和利用频繁的文件材料可一式二份。四、归档的时间新产品的设计、试制、投产过程中形成的文件材料，次年一季度必须全部归档。（二）基建工程项目在竣工验收时及时归档。（三）设备随机文件，在开箱验收时接收归档。（四）科技基础上在鉴定会后全部归档。（五）声像档案在各项活动之后，及时归档。（六）荣誉档案在次年年初移交归档。（七）会计档案在财务科保存一年，隔年档案的年初移交归档。（八）外出开会、参观学习、参加各种展览会、交易会、专业会议以及出国考察等，收集获得的文件材料应按归档范围在报销出差费前归档。（九）党、政、工、团在各项活动中形成的文件材料，次年三月必须归档。（十）其它形成的文件材料，次年三月必须归档。（十一）重要的，保密性较强的文件材料，可在使用后及时归档。五、归档的手续归档部门编制材料归档移交清单，一式二份，移交时按清单交点清楚，交接双方签字，各留一份，以备查考。六、归档保证措施（一）各科室、车间文件材料的积累，整理和形成，必须列入本部门职责范围和有关人员岗位责任制。（二）产品或科技及管理成果鉴定、基建工程竣工验收、设备开箱必须有档案部门参加。文件材料不完整，不准确，不系统不能进行鉴定、验收。（三）产品或工程创优，科技和管理成果评奖，归档文件材料必须完整、准确、系统，档案部门不签署意见不得申报成果。（四）设备仪器和引进项目的文件材料在到货时，由档案部门派员参加开箱验收，并及时归档。（五）外出开会、学习、参观或出国考察等收集的文件材料，需归档经档案部门签署意见才能办理出差报销手续。五、库房管理制度一、档案库房必须采取严格的防光、防尘、防盗、防火、防霉、防鼠等措施，确保库房的安全。二、保持档案库房的清洁卫生。库房内使用驱虫药物，樟脑精或卫生球，以免档案虫蛀现象产生。三、作好库房内的温湿度记录，当库房内的湿度高于室外时，根据通风四原则，进行必要的调节及降温处理。四、档案案卷进入库房前，必须进行仔细检查，以防止常见的档案害虫带入库房。五、库房内严禁吸烟。六、非档案室人员不得随便入内。七、定期对库房的各项安全措施的执行进行检查，发现隐患及时采取措施。六、档案的查阅、保密制度一、档案的查阅（一）档案人员要积极参加企业的各项活动，主动了解本企业对利用档案的需要，积极开展信息的开发利用工作，为领导和各部门提供准确、可靠的资料。（二）本企业工作人员因工作需要均可借阅档案，但均应先办理有关手续后查阅，并应如实填写利用交果登记表。（三）外单位来查阅有关档案，须持介绍信，经有关领导同志方可查阅，但严禁带出和复印。（四）档案一般不可借出，确需借出的，必须经有关领导同志并办理借阅手续，在借阅过程中不得擅自涂改、损坏、遗失和转借他人，使用完毕后应及时归回档案部门。（五）属于秘密级、机密级档案，出档案室重点保管，借阅时只能在档案室内查阅。二、档案的保密（一）凡属绝密、机密、秘密级档案应标上鲜明的标志，妥善存放，不得随便复印、晒割、照相、录像，如确实需要，应经发文单位或领导批准方可复制和摘抄。（二）调阅秘密以上档案，应遵循审批手续，在规定的场所阅读，不得擅自摘录。（三）保密领导小组和档案员，每年应对秘密级以上档案作一次重点检查。（四）机密级以上档案，应指定专人负责管理。（五）非档案人员不得随便进入库房，库房门窗、箱柜应随手关锁。（六）档案人员必须对党忠诚、坚持原则，遵守保密原则。七、档案的统计、鉴定、销毁制度一、档案的统计（一）档案的统计，目的是为了及时正确地掌握档案室的库藏数量及档案的利用情况，便于更好地开展收集、整理、鉴定等工作。（二）档案管理要建立健全的统计工作，统计的数据要以原始记录为依据。（三）档案统计的内容，应根据有关规定和企业的需要确定，主要有档案管理基本情况统计，档案案卷数量统计，档案分类鉴定统计，档案提供利用及利用效果情况统计，案卷销毁统计等等。（四）档案统计工作的要求，做到连续进行长期积累、认真负责、一丝不苟，确保统计数据的准确性、及时性、可靠性、齐全性。二、档案的鉴定（一）根据国家有关部门的规定开展档案鉴定工作，编制本企业的档案保管期限表。（可与归档范围结合起来）（二）鉴定工作由厂部领导，专业技术人员和档案管理人员组成的鉴定小组进行。（三）鉴定工作根据上级主管部门提出的要求和企业实际情况需要不定期地进行鉴定。（四）每次档案的鉴定，要写出有关的鉴定报告，提出鉴定意见，由鉴定小组负责人及有关人员签名，并注明鉴定日期。（五）档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确、保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，应及时责成有关部门和人员负责修改、增补。三、档案的销毁（一）档案的销毁必须慎重从事，严格掌握。（二）档案保管期满，需要销毁时，由档案室提出销毁意见，编制销毁清册，经鉴定小组按有关保管期限规定，严格审查，上报企业领导批准，（必要时应报送有关上级主管部门批准）后，才能销毁。（三）档案销毁时，要由厂部档案部门，安保部门及有关部门共同派员监销。销毁前要认真清点、核实，销毁后，要在销毁清册上签字盖章。（四）档案的销毁，要严格执行有关的保密规定。（五）底图一般不销毁，但有重新绘制新底图者，则保留一段时期后销毁。（六）各部门使用的污损图纸、技术文件应一律交回档案部门统一销毁，不得自行处理。八、图样的修改、补充制度一、图样的修改、补充是指为适应生产发展需要，保证加工出的产品符合用户的要求而对图形、尺寸、公差的更改，视图某部位的变动、补充等在底图上的反映。二、设备图纸，如有差错或改进变动需要更改，仅设计绘图者和校对审核者才有权更改，在特殊情况下，设备负责人可代理更改。三、机械设计，技术革新项目的图纸，应在设备安装，调试完毕后，再统一更改。四、更改底图者，必须在“图纸更改登记簿”上签名，并注明更改内容，更改日期，更改者姓名。五、更改方法应视更改工作量的大小和更改材料破损状况来决定，采用有杠改或换新图等。六、图纸更改处应按更改要求，作好更改标记，注明更改处数和次数。七、底图更改完毕，必须在兰图上相应改动，使底图与兰图保持一致，并及时通知有关部门以旧图更换新图。九、兰图的晒印、发放制度一、图纸及技术资料是企业的财产，任何部门与个人都不得私自对外晒印复制和发放。二、兰图的晒印，必须由车间、科室的有关人员与档案室联系后，（对有密级的图纸晒印，必须经厂主管领导批准），方可晒印。三、晒图时必须仔细检查，防止底图反放，必要时相应用胶带纸粘好，避免底图的污染和破损