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文档简介

企业邮箱管理制度1.引言企业邮箱在现代商务通信中扮演着重要的角色，它不仅作为员工之间的沟通工具，还是与客户、供应商等外部合作伙伴进行交流的重要渠道。为了确保企业邮箱的合规使用和信息安全，制定本《企业邮箱管理制度》。2.适用范围本制度适用于公司所有员工、各部门、分支机构以及与公司有业务合作的外部合作伙伴。3.邮箱申请与分配每位员工在入职时，应向公司信息化部门提交企业邮箱申请。申请表中需填写员工姓名、部门、职位等基本信息，并提供有效的身份证明材料。信息化部门在收到申请后，根据员工职务和岗位需求进行审核，审核通过后为员工分配企业邮箱账号和初始密码。员工应妥善保管个人邮箱账号和密码，不得将其提供给他人。4.企业邮箱使用规范4.1.合法合规员工在使用企业邮箱时，应遵守国家相关法律法规和公司的各项规章制度，不得发送、接收和传播违法、暴力、淫秽、攻击性言论等信息。禁止利用企业邮箱进行个人商业活动或与公司利益相冲突的行为。4.2.邮件保密员工应对企业邮箱中的信息保密，不得将涉密信息发送给未授权的人员。在撰写邮件时，应注意删除不必要的个人信息，并使用密送（Bcc）功能隐藏收件人地址，以保护汇件的隐私。4.3.垃圾邮件过滤采取有效措施防范垃圾邮件的骚扰。企业邮箱系统配置垃圾邮件过滤功能，员工在遇到垃圾邮件时应及时上报信息化部门，协助改进过滤规则。4.4.邮箱容量及文件存储每个员工的企业邮箱拥有一定的存储容量，员工应合理使用邮箱空间，定期清理不需要的邮件和附件，以确保正常收发邮件。员工应了解公司对企业邮箱存储空间的管理规定，不得将企业邮箱作为长期存储文件的场所，应按照规定将重要文件归档至公司网络硬盘或其他指定存储设备。4.5.邮件签名所有员工在发送外部邮件时应使用统一的邮件签名，包括姓名、职位、所属部门、公司名称等基本信息，并可适当添加公司口号或宣传标语。邮件签名应简洁明了，不得包含个人联系方式等敏感信息。5.安全管理5.1.密码安全员工在使用企业邮箱账号时，应设置安全强度较高的密码，密码长度不低于8位，并定期更换密码。不得将企业邮箱密码以明文形式保存在电脑、手机或其他存储设备上，避免将密码提供给他人或通过非法手段获取。5.2.邮件附件安全在接收邮件附件时，员工应注意文件的来源和类型，若怀疑文件的安全性应及时通知信息化部门进行检查并适时拒绝打开附件。对于需要发送大型附件的邮件，应使用公司指定的文件传输工具或网盘，避免使用不受信任的第三方服务商。6.邮箱使用监督与违规处理6.1.监督与检查公司有权对员工的企业邮箱使用情况进行日常监督和检查，以确保其合规性和信息安全性。信息化部门可以通过网络日志、审计系统等技术手段对企业邮箱进行实时监控和记录。6.2.违规处理发现员工违反本制度规定的，信息化部门有权采取相应的处理措施，包括但不限于警告、暂停使用企业邮箱、扣减绩效等。7.结语企业邮箱是企业内部和外部沟通的重要工具，合理规范其使用对于保障信息安全和有效沟通具有重要意义。希望员工能够严格遵守本制度的

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