工程档案管理制度

工 程总则

档 案 管 理 制 度为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工〔GBT/50328-2023〕的要求，特制定本制度。评估、勘测、设计、施工、调试、生产预备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。根本建设工程档案资料是企业的贵重财宝，是勘测、设计、施工和治理人确性。工程档案治理制度档案资料治理工程档案资料工作是工程建设过程的一局部，应纳入建设全过程治理并工程文件材料的形成、积存、收集、归档工作进展监视、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。为了便于各个治理环节的连接，档案资料室配备专职档案员，为更好地治理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一治理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。或托付有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收前方可办理报销手续。归档文件的质量规定凡合同、协议等文件材料均应为正本〔即必需有各方代表符合规定的亲印件归档。施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单〔含工程联系单〕等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写〔单中的各方人员必需签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名〕归档。调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或一般色带打印件，以保证字迹的耐久性。主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件〔不能用复印件〕归档。书写规定书写字迹工整，图样清楚。书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。隙内不能进展书写和留有信息。工程文件收发及治理规定利用，特制定本制度。工程文件接收各单位供给应工程部的工程文件〔工程技术文件、图纸资料〕由档案资料室统一接收；工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交档案资料室。档案资料室对接收的工程文件资料，必需进展数量和外观质量检查，觉察问题应准时通知寄发单位补发。档案资料室对接工程文件应准时建立工程文件接收总登记帐和分类帐〔簿式台帐和电子台帐，并能利用计算机进展各类工程文件的查询检索。登记完毕的工程文件，应准时予以处理，在保证归档份数后，应按工程部领导审定的工程文件分发表准时分发给有关单位和部门。对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥当收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。档案资料室仅对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案登录总登记帐和分类登记帐；对分发各部门的工程文件资料不进展整编作业。工程文件资料发放分发外单位和部门的工程文件资料由档案资料室统一归口办理。呈送上级单位的工程文件由工程部领导确定发放单位和数量。档案资料室按工程部领导审定的施工图分发表、设备资料分发表分发工程文件资料〔当工程施工图、设备资料份数有限时，档案资料室仅供给施工设备资料应加盖“复制件”印章。分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。为避开工程文件资料分发过程中可能消灭的错觉察象，图纸、资料领取工程文件资料。设计修改通知单、工程联系单、传递及治理规定设计修改通知单、工程联系单统一由档案资料室按设计修改通知单、工程联系单中所指定的部门准时传递并建立签收记录。设计修改通知单、工程联系单原件一律准时交档案资料室归档保存，工件供设计院编制竣工图。凡涉及设计修改、变更，档案资料室应准时在归档图纸的副本对应卷册图纸名目上加盖设计修改印章，并将变更单复印件准时放入卷册内。档案部门职责参建单位〔总承包、发包、建设、设计、施工、监理、承办单位〕应按各自的职责，将负责承建、承办的工程文件材料进展收集、积存、整理，依据归档要求移交建设单位。过程进展监视、检查与指导。并负责组织、协调分包单位的归档工作。按规定向建设单位提交全套完整、准确系统的符合档案标准标准的工程档案。包工程的全部文件。涉外、专利及商检索赔、竣工、试运行及验收等全部工程档案进展收集、组织及汇总整理。设计单位：负责对形成的根底材料和工程设计等文件进展收集、积存、整理。施工单位：整理现场的译文及安装、调试形成的非标准图〔竣工图、设计变更、试运行及维护、工程事故处理文件。监视与审核，特别是对竣工图完整、准确、系统进展监视和审查。负责收集、积存、整理、归档工程监理文件。建设单位托付监理单位负责监视、检查工程文件的收集、积存和完整、准确、系统状况，并审核、签署。同时向建设单位提交有关专项报告。验证材料及其他监理文件。试运行单位：负责收集、积存、整理在生产技术预备和试运行中形成的文件。施工单位归档范围负责提交施工，安装全部技术记录〔含隐蔽工程的各种资料。负责提交分部试运记录及验收签证书。负责提交分部试运阶段的方案、措施。负责提交移交试生产前的消缺记录。负责提交全部机组建设期间的工程联系单及总结。负责提交档案归档的名目清单(含电子版名目)。调试单位归档范围负责提交所担当的调试工程的调试方案、措施与调试报告等。负责提交调试过程中设备缺陷处理记录。负责提交调整试运质量验评表。负责提交调试过程中变更设计资料及调试工作总结。负责提交档案归档的名目清单(含电子版名目)。设计单位归档范围负责提交工程〔工程〕各设计阶段的设计文件。负责提交全部设计修改通知单。负责按时提交全套完整的竣工图〔一式八份。并切实执行竣工图编制的有关规定。负责按时提交符合国家档案局相关制度的全套完整的竣工图光盘一套负责提交设计总结。负责提交档案归档的名目清单(含电子版名目)质量监视部门〔质量监视中心站与质量监视站〕监理部门归档范围材料。核人栏签署。负责提交设计、施工、安装、调试等单位归档完整齐全的证明材料。对不符合归档要求档案的处理：归档单位,立卷归档单位应按档案治理的有关规定进展整改,直至提交符合规定要求的案卷及案卷文件材料。凡因工程文件材料归档不完整,不符合有关归档规定者,不能进展工程决算,各项工程竣工决算的最终付款必需由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。工程档案的鉴定和销毁可销毁。．对各单位修改替代后的档案，档案部门应列出销毁档案清册,提出销毁报告,经公司总工及经理批准后实施,并对被销毁档案名目进展去除。．档案销毁必需严格执行保密规定，由保安部门确定销毁地点。销毁档案时，销毁清册应存档。．在鉴定销毁档案时，处于两种保管期限之间的档案，一律从特长理。其它工程档案的分类、编目、按本工程档案分类编号方法及规定执行。档案、资料、图书的供给利用，按本工程档案、资料、图书借阅规定执行。工程声像档案的整理编目按本工程声像档案治理方法执行。档案库房治理按本工程档案库房治理规定执行。公司各职能部门工程文件材料立卷归档按公司各职能部门基建文件材料立卷归档范围、归档时间的规定执行声像档案治理方法建设工程声像档案主要是指在城市规划、建设、治理活动中直接形成的，具有保存价值的照片、底片(包括反转片)、影片、录像带、光盘及磁性载体，以声像为主，辅以文字说明的历史记录。建设单位应向城建档案治理机构报送的声像档案主要有：建设工程的照片档案、录像档案和相应的文字说明。照片档案应符合以下要求：主体明确、影像清楚、画面完整、未加修饰剪裁；能表达工程竣工后的外观、设计特色、地理位置；以传统感光材料为载体的照片需报送底片、正片〔照片；400万有效像素〔不允许插值。录像档案应符合以下要求：主题明确、内容连贯简洁、影像清楚、镜头平稳；需注明工程工程所在的地理位置、外观、四周环境、人防设施、消防设施、水电设施、保安设施、标准房、标准层、设计特色、建筑特色等；〔DVD或以上素养的格式。文字说明包括：工程名称、建设单位名称、设计单位、施工单位、地点、开工日期、竣工日期、投资额、占地面积、建筑面积、构造、层数、摄影日期、摄影者等。档案、资料、图书借阅制度本公司全部文书、技术档案及资料均可借阅、利用。本着既能保守档案机密，又能充分发挥档案、资料为水利建设进展效劳的效益，凡因工作需要借阅者，须办理以下手续：借阅档案、资料一般只需由本人填写借阅登记即可〔注明：用途、领用时间、归还时间〕。归还时治理人员要对其检查之前方可归档。借阅档案、隐秘技术档案和资料，须填写借阅单，经部门经理签字同意即可。绝密文书、技术档案和资料一般不借出、不复制、不摄影，如确因工作需要，应在借阅单上注明范围、内容、用途，先经部门经理同意，主管副总批准、档案人员只能按其范围、要求、内容供给利用。外单位人员借阅档案、资料者，凭单位介绍信，信上要注明查阅范围、内容、用途，属机密、绝密档案或资料，应主管副总同意，总经理批准方能借阅。借阅的档案材料要妥当保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等。借阅人必需妥当保管，防止丧失和泄密。未经同意，不得复印、抄录和转借，不能见档案内容公开出去。如遇丧失，要准时写出丧失报告，在没有做出处理前停顿借阅。借阅时间在两周以内，如需连续使用可办续借手续。对特别状况需较长时间利用的要经主管副总批准，但年末要将所借档案交到档案室进展清点、核对后重借出。对长期借阅档案不归还，又不说明缘由，不办理续借手续的，档案人员要通知借阅部门负责人负责催还，否则对其整个部门暂停借阅。并严格按经济责任制考核方法执行。凡借有档案、资料者，在工作调动、单位撤销、退职、退休、生病住院或借后暂不使用者，必需将档案或资料退回档案室，否则不能办理调离手续。同时档案室如因工作需要有权将档案、资料调回档案室。工程竣工图编制治理规定编制竣工图的形式和深度凡按图施工没有变动的，则由施工单位〔包括总包和分包施工单位，下同〕在原施工图上加盖“竣工图”标志后，即作为竣工图。凡在施工中虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重绘制，由施工单位负责在原施工图〔必需是蓝图〕上注明修改的局部，并附以设计变更通知单和施工说明。加盖“竣工图”标志后，即作为竣工图。凡构造形式转变、工艺转变、平面布置转变以及有其他重大转变，不宜单位负责在图上加盖“竣工图”标志并附以有关记录说明，作为竣工图。重一整理归档，并在原图案卷内增补必要的说明。竣工图确定要与实际状况相符，要保证图纸质量，做到规格统一，图面施工的技术负责人审核签认。编制竣工图的分工建设工程实行总包制的各分包单位应负责编制分包范围内的竣工图，总工图。建设工程由建设单位分别包给几个施工单位担当的，各施工单位应负责编制所承包工程的竣工图，建设单位负责汇总整理。建设工程在签订承发包合同时，应明确规定竣工图的编制、检验和交接等问题。建设单位应组织、催促和帮助各设计、施工单位检验各自负责的竣工图编制工作，觉察有不准确或短缺时，要准时实行措施修改和补齐。竣工图编制的套数扩建的依据。工程竣工图套数应当在签订施工合同时明确规定。8〔工程师〕工程治理档案要求束〔每个合同工程完成〕时由工程师完整提交给工程部经理〔副经理，工程部经理〔副经理〕审核合格后作为企业治理档案资料移交给资料室。现对〔工程师〕工程治理档案的整理要求明确如下：8.1、工作打算工作打算指现场工程师依据年度部门重点工作打算编制的分解打算和施工单位的打算。包括动态调整状况。、工作日记工作日记应留意连续性和完整性，内容主要包括：日期、气候概况；工程施工部位；承包商动态〔人、材、机进出场，施工状况等；质量检查、试验状况；承包商提出的问题及其答复、指示；上级通知或指示；存在的问题〔要求闭合；对以往问题的复查；总分包工序验收、移交记录；安全文明施工治理；会议记录、洽商记录。、工作周报工作周报按格式填写，要