测绘成果及资料档案管理制度

测绘成果及资料档案管理制度本管理制度适用于所有涉及测绘成果及资料档案的管理。测绘成果及档案资料的管理实行部门领导负责制，由部门主管领导负责。具体负责实施测绘成果档案资料管理的部门（测绘部、整理部、规划部、工程部等）指定专人负责档案管理工作。业务规定方面，测绘成果及资料档案以项目为单位进行管理。测绘成果及档案资料管理的第一责任人为该项目测绘项目负责人，即存档人。存档人可以由项目负责人指定项目成员担任，但必须填写《存档登记表》进行登记。档案编号与项目编号采用同一编号，其中部门、项目进程用首个汉字大写首字母表示；省份、项目类型用前两个汉字大写首字母表示。数字用两位阿拉伯数字表示。项目类型可以按照地形测量、地籍测量、房产测量、工程测量等分类。如果需要进一步细分，可以在项目类型编号后加括弧进行注释。项目名称应按实际名称填写。项目完成后，测绘成果及资料档案必须按要求及时归档。归档的资料应当齐全、完整，分类整理立卷，案卷标题简明确切，案卷质量符合国家有关规范、标准。接收的档案必须及时检查、整理、组卷、归档、入库。当年接收的档案必须当年完成归档工作。检查档案资料发现有不齐全、不完整的资料，应当及时搜集整理，并再次进行查缺补漏。测绘成果及资料档案分为电子档案和纸质档案，需分开归档登记管理。8、为了将电子成果妥善归档和登记，需要按照项目编号建立文件夹，并在文件夹内建立“图件”、“文本”和“资料”三个子文件夹，将成果和前期搜集或甲方提供的电子资料存放相应文件夹内，然后将整个文件拷贝给公司信息管理员进行归档和登记。9、纸质成果必须按照规定的顺序进行整理，包括【项目签发单-质量审核单-技术设计书-技术总结-成果图件(可以不用打印)-控制点成果(包括点之记)-前期资料(自己搜集和甲方提供)-其他资料】，最后由项目负责人进行归档和登记。10、测绘成果及资料档案的接收、移交，必须附有清单，并严格清点和履行签字手续。11、测绘成果及资料档案应当根据国家要求，制定归档范围及保管限期表。12、不得擅自改变档案分类、组卷、编号方法。13、所有档案必须登记，详细到文件级，尽量用数据库或电子表格进行登记。14、需要做好保密、防虫、防霉、防盗工作，定期检查档案保管状况，对破损、变质档案资料及时上报领导并提出处理意见。（二）档案借阅规定1、建立测绘成果及资料档案借阅利用登记制度，借阅者须填写《借阅登记表》（参考附表二）。2、查阅人员要如实说明查档的目的和内容，符合查阅条件的办理手续后，方可在档案阅览室查阅。特殊情况需借出阅览者，须经部门主管领导批准，并填写档案《保管责任书》（参考附录一）。3、如需摘抄、拍照、复制所查档案内容，需经档案管理人员同意，并对涉密内容要负责保密。4、借阅机密、绝密档案材料，需经保密责任人签署意见，部门主管领导批准。5、利用者借阅测绘成果及资料档案时，需妥善保管，不得转借、遗失、拆散或损毁档案，不准拆卷、抽页，不得在档案原件上划线、加注、勾抹、涂改、圈划、污损等，未经许可，不得摘抄或复制档案，不得向无关人员泄露档案内容。6、借阅人员退还档案时，档案管理人员要认真清点档案数量，检查案卷有无损坏，文件是否齐全等。7、利用人员应将利用效果及时向档案提供部门反馈，为总结规律、扩大档案宣传积累素材，提供更好的利用。（三）档案室管理规定1、档案室是档案资料保护和贮存的重要基地，提供利用测绘成果和档案资料的重要场所。非档案管理部门的工作人员不得入内，除经公司领导批准外。2、为了保证档案的安全，必须有专门的库房和专人负责管理。同时，档案室内应采取有效的防护措施，以确保档案的安全性。3、建立严格的登记制度，包括档案的收进入库、库存档案的调出室外以及日常的调阅和归还。这些都需要进行详细的登记记录。4、档案室应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等“八防”设备和措施。光盘或磁介质档案应用防磁档案柜存放以确保档案的安全。5、要经常检查档案室是否存在火灾隐患，一旦发现问题，应及时向领导报告并采取有效措施，防患于未然。6、档案室内必须依法配备消防器材和灭火装置，不得堆放易燃易爆物品，严禁在档案室范围内吸烟。7、新接收入库的档案需要进行严格检查，对于存在虫蛀、发霉及其他问题的档案，需要进行科学处理后才能入库。8、档案室内应保持整洁、卫生，不得堆放与档案无关的物品。9、每天下班前，应关闭档案室门窗，切断水、电源，确保档案安全。同时，定期打扫卫生，保持档案室和档案的清洁。（四）档案工作人员要求1、档案工作人员需要认真学习、贯彻《档案法》，严格执行公司档案管理工作的规章制度，并了解并掌握档案管理工作的基本技能。2、负责完成测绘成果及资料档案的收集、整理、保管、鉴定、统计等各项具体工作，忠于职守。3、负责档案借阅登记和利用效果收集工作。4、负责档案库房的管理，做好“八防”工作，确保档案的完整和安全。5、积极参加各种档案管理培训活动，不断提高自身业务素质和岗位工作质量。6、加强团结协作，遵守工作纪律，严格执行各项工作制度。（五）档案统计工作规定1、档案统计包括档案数量、保管状况、鉴定情况、利用情况及档案部门基本情况的统计，档案部门需要建立上述各种情况的登记簿，并定期进行统计分析。2、各类档案的统计由分管的档案人员负责统计，档案统计工作的汇总表，由各部门分管领导指定专人负责填报。3、需要保证统计资料的准确性、系统性和及时性，做到完整、连续、报送及时。4、对于上报的档案统计报表，本部门主管负责人和统计人员需要签字并对统计资料、报表的准确性负责。5、需要定期统计档案利用情况，每年年末统计当年档案借阅人次、卷数，并总结档案利用效果。6、各类档案统计报表及综合统计表，均需要保留一份存档备查。测绘部2011年11月23日附录一档案保管责任书（存根）在档案借出档案室时，借阅者需要做好档案保管工作，并履行以下责任：绘部门的《测绘成果及资料档案管理制度》。二、严格遵守保密法规，对涉密内容保密，不得向无关人员泄露。三、借阅机密、绝密档案材料，需填写本协议书，并经保密责任人签署意见，部门主管领导批准。四、不得将机密、绝密档案材料转借、遗失、拆散或损毁，不准拆卷、抽页，不得在档案原件上划线、加注、勾抹、涂改、圈划、污损等。五、对所查档案内容进行摘抄、拍照、复制，需经档案管理人员同意，方可进行。六、对涉密内容抄录、复制，要经部门主管领导批准，且只能在档案阅览室内进行，利用者对涉密内容要负责保密。七、认真填写《档案借阅登记表》，如实填写借出档案的用途及使用内容。八、同意并履行以上内容，方可将档案借出档案室。档案借阅人签字：日期：年月日绘制了《测绘成果及资料档案管理制度》。借阅档案时，需要认真填写《档案借阅登记表》，并如实填写借出档案的用途和使用内容。如果借出的是机密档案，还需要填写《档案保管责任书》。借阅者必须经过部门主管领导同意，并对机密、绝密档案材料及涉密内容负责保密，成为所查档案的保密责任人。在使用期间，不得转借、遗失、拆散或损毁档案，不准拆卷、抽页，不得在档案原件上划线、加注、勾抹、涂改、圈划、污损等，未经许可，不得摘抄或复制档案，不得向无关人员泄露档案内容。如果需要抄录、复制机密、绝密档案材料及涉密内容，必须经过部门主管领导批准，并且只能在档案阅览室内进行，利用者对涉密内容要负责保密。借阅者必须遵守以上规定，才能调用机密、绝密档案材料及涉密内容。此外，还有测绘成果及档案管理流程图和测绘成果及档案借阅流程图，详细说明了档案的分类、整理、归档和借阅流程。在档案阅览室内，借阅者需要向部门主管申请借阅涉密档案。在借阅前，需要填写《保管责任书》，并经过保密责任人的签署意见和部门主管的批准。如果档案内容涉密，还需要填写《保密协议书》。借阅者可以进行摘抄、拍照或复制非涉密内容，但不得复制涉密内容。在正常利用涉密档案后，借阅者需