公务事务写作课件

第三章公务事务写作第一节计划第二节总结第三节通知第四节通报第五节报告第六节请示第七节函第八节纪要返回第一节计划一、计划的概念与作用计划是党政机关、社会团体、企事业单位或个人在一定时期内,为了完成某项任务,事先制定的明确、具体的行动安排,包括对数量和质量的要求、对事件的限定、对完成任务所采取的措施等.计划是领导和管理过程的起始环节,也是整个领导和管理过程的依据.有了切实可行的计划,就有了明确的奋斗目标,就可以减少盲目性,增强自觉性,从而有准备、有步骤、积极主动地完成既定任务.所谓“凡事预则立,不预则废”,讲的就是计划的重要性.计划对工作、学习、生产、劳动都有重要的指导作用、推动作用和保证监督作用.下一页返回第一节计划计划是组织生存与发展的纲领,是组织协调的前提,是指挥实施的准则,是控制活动的依据.二、计划的写作特征(１)针对性.计划是根据党和国家的方针、政策和有关的法律、法规,针对本系统、本部门的实际情况制订的,目的明确,具有指导作用.(２)预见性.计划是在行动之前制订的,它以实现今后的目标,完成下一步工作和学习任务为目的.(３)首位性.计划是进行其他管理工作的前提,计划在前,行动在后.(４)普遍性.上一页下一页返回第一节计划实际的计划工作涉及组织中的每一位管理者及员工,一个组织的总目标确定后,各级管理人员为了实现组织目标,使本层次的组织工作得以顺利进行,都需要制订计划.(５)目的性.任何组织或者个人制定的各种目标都是为了促使组织的总目标的实现和一定时期目标的实现.(６)明确性.计划应明确表达出组织的目标和任务,明确表达出实现目标所需的资源及所采取的程序、方法和手段,明确表达出各级管理人员在执行计划过程中的权利和职责.(７)效率性.计划的效率性主要是指时间性和经济性两个方面.上一页下一页返回第一节计划三、计划的写作格式计划并没有固定的写作格式,应视具体内容而定.国家行政机关的计划往往形成文件上报下发,作为开展工作或检查工作的依据,一般称为公文式计划或文件式计划.这种计划有其特定的格式,一般包含标题和正文两部分.１.标题公文式计划的标题有两种形式:一种是写明单位名称、时间期限、计划种类;另一种是写明单位名称、内容范围、计划种类,如«××县委干部培训三年计划».上一页下一页返回第一节计划如果标题不含单位名称,一般可将单位名称放在标题之下或落款处,有的还要在标题之下用括号注明何时由何会议通过.有些标题既包含内容范围,又包含时间期限,如«××省国民经济和社会发展第八个五年计划»;有些标题还包含计划本身的成熟程度,如“初稿”“草稿”“讨论稿”“征求意见稿”等,加括号注于标题末尾,以区别于成熟的正式计划.２.正文正文即计划的具体内容.公文式计划至少包括前言和主体两个部分,不少计划还有一个结尾部分;如果标题中或标题下无单位名称,则结尾之后还应包括落款这个部分.上一页下一页返回第一节计划此外,与计划有关的一些材料,如果在正文里逐条表述不方便,还可以在最后附表或附图.(１)前言.用简练的文字说明制订这份计划的依据和总的目的任务.这是计划的总纲,用来统率全文,它虽短,但很重要.前言写多长,并无统一的规定,一般应与整个计划的规模相适应,可以写成一段式、两段式或多段式;对于大型计划,其前言常以“绪论”的形式出现,而“绪论”中又可以有自己的前言.(２)主体.上一页下一页返回第一节计划这是计划的基本内容,在开头和中间要写明制订计划的依据,在计划期限内应完成的具体任务和应达到的具体目标采用分条列项式,即把计划任务分成若干项,用序码和小标题标明层次,逐项写出具体任务和具体目标、具体做法和具体步骤、时限要求及具体分工等.结尾部分应根据需要决定写不写、怎样写.可以简要指出任务的重点、强调工作的主要环节,也可以说明注意事项,分析计划实施中可能出现的问题,防患于未然,还可以提出号召和计划.(３)日期与落款.某些计划在正文以后写明制订的日期;计划如果需要上报或下发,还要按文件格式和发文程序的要求,写上主送、抄送和抄报单位.上一页下一页返回第一节计划某些计划,尤其是非公文式的计划,在正文以后还要有落款,即制订并发布计划的单位名称.落款写在正文的右下方.(４)附录.一些生产计划、财务计划的指标和数字,往往都列在附表上,如辽宁省“七五”计划就附有«辽宁省国民经济和社会发展第七个五年计划主要指标».四、计划的写作要求(１)服从大局.制订计划是为了更好地贯彻上级战略.上一页下一页返回第一节计划制订计划要下级服从上级,局部服从全局,把自己的小计划融合到大计划里.(２)实事求是.一定要从实际出发,既要尽力而为,又要量力而行.(３)明确、具体.计划是要执行的,写得越具体、明确,操作性就越强.一定要把任务、要求、措施、办法、步骤写得清清楚楚,以便执行.上一页返回第二节总结一、总结的概念总结是把对前一阶段工作或学习进行回顾、检查和分析研究,从中找出经验和教训,获得规律性的认识,明确今后实践的方向这些内容系统化、条理化,形成文字的一种事务文书,是应用写作实践中的一种常用文体.总结是对实践的认识,总结的过程是由感性认识上升到理性认识的过程.总结应对实践进行全面、深刻和本质的概括.二、总结的写作特征(１)真实性.总结在回顾过去时要用事实说话,从本单位(或本人)自身的实践活动中选取材料,并从这些材料中提炼观点,得出结论.不得移花接木,张冠李戴,也不允许任意虚构,主观臆造.下一页返回第二节总结(２)理论性.总结工作不是记流水账,不能停留在事实的表层作一般的陈述,而应以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导,认真地评论得失,对大量的事实材料进行科学分析,就事论理,揭示出客观事物带规律性的结论.(３)目的性.如果说总结工作回顾过去,回答“做了什么”体现了真实性,评论得失,回答“为什么”体现了理论性,那么指导未来,回答“怎么做”则体现了目的性.总结的根本目的是指导今后的实践,肯定成绩是为了增强信心,鼓足勇气,做好以后的工作;总结经验是作为后事之师,不断前进;找出教训是为了明白失利原因,以便记取,使今后走上坦途,避免重蹈覆辙.上一页下一页返回第二节总结三、总结的写作格式总结的写作格式包括标题、正文、落款.１.标题总结的标题有多种形式,最常见的是由单位名称、时间、主要内容、文种组成,如«××市财政局２００９年工作总结»«××厂２０１０年上半年工作总结».有的总结标题中不出现单位名称,如«创先争优活动总结»«２００９年教学工作总结»;有的总结标题只是内容的概括,并不标明“总结”字样,但一看内容就清楚是总结,如«一年来的谈判及前途»(«周恩来选集»上卷,人民出版社１９８０年版,第２５１页)、«走活三步棋,选好一把手»(«先锋»１９９６年第５期)等.上一页下一页返回第二节总结另外,还有的总结采用双标题.正标题点明文章的主旨或中心,副标题具体说明文章的内容和文种,如«构建农民进入市场的新机制———运城麦棉产区发展农村经济的实践与总结»«加强医德修养树立医疗新风———南方医院惠侨科精神文明建设的经验».２.正文总结的正文分为开头、主体、结尾三部分,各部分均有其特定的内容.(１)开头.总结的开头主要用来概述基本情况.其包括单位名称、工作性质、主要任务、时代背景、指导思想,以及总结目的、主要内容提示等.开头部分要简明扼要,文字不可过多.上一页下一页返回第二节总结(２)主体.这是总结的核心部分,其内容包括做法和体会、成绩和问题、经验和教训等.这一部分要求在全面回顾工作情况的基础上,深刻、透彻地分析取得成绩的原因、条件、做法,以及存在问题的根源和教训,揭示工作中具有规律性的东西.回顾要全面,分析要透彻.不同类型的总结,其内容有所侧重,全面性总结的主体包括两个层次,即成绩和经验、存在的问题和教训.对于一般的工作总结,重点应放在成绩和经验上.主体部分常见的结构形态有以下三种:①纵式结构.此结构按事物或实践活动的过程安排内容.上一页下一页返回第二节总结写作时,把总结所包括的时间划分为几个阶段,按时间顺序分别叙述每个阶段的成绩、做法、经验、体会.这种写法的好处是事物发展或社会活动的全过程清楚明白.②横式结构.此结构按事实性质和规律的不同分门别类地依次展开内容,使各层之间呈现相互并列的态势.这种写法的优点是各层次的内容鲜明集中.③纵横式结构.安排内容时,既考虑到时间的先后顺序,体现事物的发展过程,又注意内容的逻辑联系,从几个方面总结出经验教训.这种写法通常先采用纵式结构,写出事物发展的各个阶段的情况或问题,然后用横式结构总结经验或教训.上一页下一页返回第二节总结主体部分的外部形式有贯通式、小标题式、序数式三种情况.①贯通式适用于篇幅短小、内容单纯的总结.它像一篇短文,全文之中不用外部标志来显示层次.②小标题式将主体部分分为若干层次,每层加一个概括核心内容的小标题,重心突出,条理清楚.③序数式也将主体分为若干层次,各层用“一、二、三”序号排列,层次一目了然.(３)结尾.结尾是正文的收束,应在总结经验教训的基础上,提出今后的方向、任务和措施,表明决心、展望前景.这段内容要与开头相照应,篇幅不应过长.上一页下一页返回第二节总结有些总结在主体部分已将这些内容表达过了,就不必再写结尾.３.落款总结的落款包括具名和日期.单位总结的具名一般不放在落款处,而写在标题中或标题下面;也有的随另文发送,总结上不具名;个人总结的署名一般都写在正文的右下方.四、总结的写作要求１.坚持实事求是原则２.注意共性,把握个性上一页下一页返回第二节总结３.详略得当,重点突出４.具有理论价值５.用第一人称６.要注意受众,即总结的阅览者或使用者上一页返回第三节通知一、通知的内涵通知是用于批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项、任免和聘用干部的一种公文.通知具有广泛性、周知性、时致性.通知一般属下行文,只有需要同级单位或不相隶属单位知道或参与的事项时使用通知,才属平行文.需要上级单位了解通知的内容,以抄报的方式告知,属上行文.通知是一种使用范围广泛、使用频率高的告知性的公文.通知的使用没有级别限制,各级党政机关、社会团体都可以下达通知.下一页返回第三节通知通知按内容可分为批示性通知、指示性通知、会议通知、任免通知和一般性通知等.１.批示性通知批转下级机关的公文,或者转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文,用批示性通知,如«国务院办公厅转发财政部‹关于进一步实施‹会计法›加强会计工作请示›的通知».２.指示性通知上级机关对下级机关的某项工作有所指示,要求办理或者执行,而根据内容又不适宜于用命令时,用指示性通知,如××省人民政府«关于对‹档案法›贯彻执行情况进行检查的通知».上一页下一页返回第三节通知３.会议通知上级机关、单位、团体召开比较重要的会议时,一般都提前告知所属有关单位、团体、个人,用会议通知,如«关于召开各中学校长会议的通知».４.任免通知上级机关在任免下级机关的领导人时使用任免通知,如«国务院办公厅关于调整国务院三峡工程审查委员会部分成员的通知».５.一般性通知上级机关有关事项需要使下级机关知道或者办理时,用一般性通知,如启用印章、催报材料等.上一页下一页返回第三节通知二、通知的写作特征(１)适用范围广.通知适用性强,形式灵活,在公文中广泛应用.(２)使用频率高.通知是所有公文中使用频率最高的文种.(３)专项性强.通知多为专项,内容必须具体明确,表述要求简练准确.三、通知的写作格式通知一般由标题、正文和落款三部分组成.１.标题标题通常有三种形式:一是由发文机关名称、事由和文种构成;二是由事由和文种构成;三是由文种“通知”作标题.上一页下一页返回第三节通知２.正文正文由开头、主体和结尾三部分组成.开头主要交代通知缘由、根据;主体说明通知事项;结尾提出执行要求.在写正文之前,要在标题之下、正文之上顶格写出被通知对象的名称,在名称后加冒号,或将名称以“抄送”形式写于最后一页的最下方.３.落款落款要写出发文机关名称和发文时间.如已在标题中写了机关名称和时间,这里可以省略不写.下面分别加以说明:上一页下一页返回第三节通知(１)批示性通知的正文一般包括发文的缘由,对批转、转发文件的评价,执行要求等部分,有的批转、转发文件的通知,不仅要表明本机关的态度,还要结合本地区、本单位的实际情况作出具体的批示性意见.对下级机关要求的通常用语,有“参照执行”“遵照执行”“研究执行”“认真贯彻执行”等不同提法,要根据所批转、转发文件的情况仔细推敲,准确用词,提出恰当要求.(２)指示性通知的正文包括三部分.开头部分写明通知的缘由,可以写当前存在的问题,发本通知的意义,也可以写发本通知的依据和事务.然后用“特作如下通知”或“特通知如下”转入通知的内容.通知内容大多采用分条列项法,具体提出要求、措施和办法.上一页下一页返回第三节通知指示性通知有的不单独结尾,以正文的完结而收束,有的结尾提出执行通知的希望和要求,重申通知的意义,提请下级重视,或提出办理的时间要求.(３)会议性通知的正文要具体全面.一般包括召开会议的机关、会议名称、会议起止时间、地点、会议内容和任务、参加会议的人员范围和人数、入场凭证、报到时间及地点、与会人员需携带的文件材料、其他要求事项等.会议通知要适当地提前发文,以便出席人员做好准备,如果事情重大,时间紧迫,可发紧急通知,引起受文机关注意.会议通知是上级要求下级或个人参加某一会议或者做某件事情时使用的一种文体.上一页下一页返回第三节通知通知的内容要写得明白、具体.(４)任免通知、一般性通知比较简单,把事情交代清楚就行.四、通知的写作要求(１)注意规范使用不同种类的通知.例如,批转性通知不能写成转发性通知.(２)该详则详,该简则简.指示性通知和会议性通知的内容要详尽周到;发布性通知、批转性通知的内容则要相对简要.(３)通知事项必须清楚明确.要明白无误地提出工作的任务和要求,切忌泛泛而言,让人不得要领.上一页返回第四节通报一、通报的内涵通报是国家机关、社会团体、企事业单位表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况所使用的一种下行公文.通报的作用如下:(１)互通情况,沟通信息,使有关单位或组织了解工作进程,安排好自己的工作.(２)学习先进的典型经验,指导和推进工作.(３)吸取他人教训,警惕类似问题发生.根据内容的性质,通报可分为表彰性通报、批评性通报和情况通报三种.下一页返回第四节通报二、通报的写作特征１.告知性通报的内容,常常是把现实生活当中一些正、反面的典型或某些带倾向性的重要问题告诉人们,让人们知晓、了解.２.教育性通报的目的,不仅仅是让人们知晓内容,它主要的任务是让人们在知晓内容之后,从中接受先进思想的教育,或警戒错误,引起注意,接受教训.这就是通报的教育性.这一目的,不是靠指示和命令方式来达到的,而是靠正、反面典型的带动,真切地希望和感人的号召力量,使人真正从思想上确立正确的认识,知道应该这样做,而不应该那样做.上一页下一页返回第四节通报３.政策性政策性并不是通报独具的特点,其他公文也同样具有这一特点.可是,作为通报,尤其是表扬性通报和批评性通报,在这方面显得特别强一些.因为通报中的决定(即处理意见)直接涉及具体单位、个人或事情的处理,同时,此后也会牵涉其他单位、部门效仿执行的问题.其决定正确与否,影响颇大.因此,必须讲究政策依据,体现党的政策.三、通报的写作格式通报一般由首部、正文和尾部三部分组成.其各部分的格式、内容和写法要求如下.１.首部上一页下一页返回第四节通报通报的首部主要包括标题和主送机关两个项目内容.(１)标题.其通常有两种构成形式:一种是由发文机关名称、事由和文种组成,如«国务院办公厅关于对少数地方和单位违反国家规定集资问题的通报»;另一种是由事由和文种构成,如«关于给不顾个人安危勇于救人的王××同志记功表彰的通报».此外,有少数通报的标题是在文种前冠以机关单位名称,如«中共××市纪律检查委员会通报»;也有的通报标题只有文种名称.(２)主送机关.除普发性通报外,其他通报应该标明主送机关.２.正文上一页下一页返回第四节通报通报正文的结构通常由开头、主体和结尾等部分组成.开头说明通报缘由;主体说明通报决定;结尾提出通报的希望和要求.不同类别的通报,其内容和写法有所不同,现分述如下:(１)表扬性通报.表扬性通报一般在开头部分概述事件情况,说明通报缘由.由于它是作出通报的依据,因此要求把表扬对象的先进事迹交代清楚.如果属于对一贯表现好的单位或个人进行表彰,事实叙述不但要清楚明白,而且要注意详略得当、重点突出.主体部分通过对先进事迹的客观分析,在阐明所述事件的性质和意义的基础上,写明通报决定.结尾部分明确提出希望和要求,号召大家向先进学习.(２)批评性通报.上一页下一页返回第四节通报批评性通报在机关工作中使用得比较多,对一些倾向性问题具有引导、纠正的作用.批评性通报又分两种情况.一种是对个人的通报批评,其写法和表扬性通报基本一样,要求先写出事实,然后在分析评论的基础上叙写通报决定,最后提出希望和要求,让大家吸取教训,引以为戒;另一种是对国家机关或集体的批评通报,这种通报旨在通过恶性事故的性质、后果,特别是对酿成事故原因的分析,总结教训,从而达到指导工作的目的,所以,其写法和表扬性通报略有不同,其正文主要包括叙写事实、分析原因、提出要求和改进措施等项内容.另外,有的批评性通报是针对部分地区或单位所存在的同一类问题提出批评的.上一页下一页返回第四节通报这类通报虽然涉及面比较广,但因其错误性质基本相同,所以写法上以概括为主,大体和情况通报相近.(３)情况通报.情况通报主要起沟通情况的作用,旨在使下级单位和群众了解上面的情况,以便统一认识,统一步调,推动全局工作的开展.其正文主要包括通报有关情况、分析并作出结论两项内容.在具体写法上,有的是先说明情况,然后进行分析,得出结论;有的是先通过简要分析得出结论,再列举情况来说明结论的正确性和针对性.总之,情况通报写法多样,如何表述可因事制宜,无须强求一律.３.尾部上一页下一页返回第四节通报尾部包括发文机关署名和成文时间两项内容.有的在通报标题中已标明发文机关名称,这里就不必再写.四、通报的写作要求１.通报的内容必须真实通报的事实、所引材料,都必须真实无误.动笔之前要调查研究,对有关情况和事例认真进行核对,客观、准确地进行分析、评论.２.通报决定要恰如其分上一页下一页返回第四节通报无论哪一种通报,都要做到态度鲜明、分析中肯、评价实事求是、结论公正准确、用语把握分寸,否则通报不但会缺乏说服力,而且有可能产生副作用.３.通报的语言要简洁、庄重表扬性和批评性的通报还应注意用语分寸,要力求文实相符,不讲空话、套话,不讲过头的话.上一页返回第五节报告一、报告的内涵报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议,答复上级机关的询问.报告属上行文,一般产生于事后和事情过程中.报告可分为以下几种:(１)综合性报告.综合性报告是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告.它在内容上具有综合性、广泛性,写作难度较大,要求较高.(２)专题性报告.专题性报告是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告,在内容上具有专一性.下一页返回第五节报告(３)回复报告.回复报告是根据上级机关或领导人的查询、提问作出的报告.二、报告的写作特征(１)内容的汇报性.一切报告都是下级向上级机关或业务主管部门汇报工作,让上级机关掌握基本情况并及时对自己的工作进行指导,所以汇报性是报告的一大特点.(２)语言的陈述性.因为报告具有汇报性,是向上级讲述做了什么工作,或工作是怎样做的,有什么情况、经验、体会,存在什么问题,今后有什么打算,对领导有什么意见、建议,所以行文上一般都使用叙述方法,即陈述其事,而不是像请示那样采用祈使、请求等方式.上一页下一页返回第五节报告(３)行文的单向性.报告是下级机关向上级机关行文,是为上级机关进行宏观领导提供依据,一般不需要受文机关的批复,属于单项行文.(４)成文的事后性.多数报告都是在事情做完或发生后,向上级机关作出汇报,是事后或事中行文.(５)双向的沟通性.报告虽不需批复,却是下级机关以此取得上级机关的支持、指导的桥梁;同时,上级机关也能通过报告获得信息,了解下情,报告因此成为上级机关决策、指导和协调工作的依据.三、报告的写作格式１.报告的标题上一页下一页返回第五节报告报告的标题有两种写法,一种是“发文机关＋主要内容＋文种”的写法,如«中共中央纪律检查委员会关于清理党政干部违纪违法建私房和用公款超标准装修住房的报告»;一种是“主要内容＋文种”的写法,如«关于进一步加强我市公共场所防火工作的报告».２.报告的主送机关行政机关的报告,主送机关尽量要少,一般只送一个上级机关即可.但行政机关受双重领导的情况比较多见,只报送其中一个上级机关显然不妥,因此,有时主送机关可以不止一个.报告应报送自己的直接上级机关,一般情况下不要越级行文.上一页下一页返回第五节报告作为党的机关公文的报告,要按«党政机关公文处理工作条例»第十五条的规定执行:“原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关”.３.报告的正文(１)报告导语.导语指报告的开头部分,它起着引导全文的作用,所以称为导语.不同类型的报告,其导语的写法也有较大不同.概括起来,报告的导语有以下几种类型:①背景式导语:就是交代报告产生的现实背景.②根据式导语:就是交代报告产生的根据.上一页下一页返回第五节报告③叙事式导语:在开头简略叙述一个事件的概况,一般用于反映情况的报告.④目的式导语:将发文目的明确阐述出来作为导语.报告导语的写法不止以上四种,运用时可以举一反三,融会贯通,灵活处理.(２)报告主体.报告的主体也有多种写法,下面简要介绍常见的几种:①总结式写法.这种写法主要用于工作报告.主体部分的内容,以成绩、做法、经验、体会、打算、安排为主,在叙述基本情况的同时,有所分析、归纳,找出规律性认识,类似于工作总结.上一页下一页返回第五节报告②指导式写法.这种结构多用于建议报告.希望上级部门采纳建议,批转给有关部门执行、实施,是建议报告的基本写作目的.为此,建议要针对某项工作提出系统完整的方法、措施和要求,对工作实行全面的指导.形式上采用分条列项的方法逐层表达,如«××省计划生育委员会关于进一步加强厂矿企事业单位计划生育工作的报告»,针对计划生育问题向省人民政府提出了四条建议:加强组织领导、明确职责、提高干部素质、落实经费.(３)报告结语.报告的结语比较简单,可以重申意义、展望未来,也可以采用模式化的套语收结全文.模式化的写法大致有:“特此报告”“以上报告,请审阅”“以上报告如无不妥,请批转执行”等.上一页下一页返回第五节报告４.不同类型的报告的写法(１)综合性报告的写法.标题、事由加文种的写法,如«关于２０１１年上半年工作情况的报告»;报告单位、事由加文种的写法,如«辽宁信息职业技术学院教务处关于２０１０年度工作情况的报告».正文把握以下三点:①开头,概括说明全文主旨,开门见山,起名立意.将一定时间内各方面工作的总情况,如依据、目的,对整个工作的估计、评价等作概述,以点明主旨.②主体,内容要丰富充实.上一页下一页返回第五节报告作为正文的核心,将工作的主要情况、主要做法,取得的经验、效果等,分段加以表述,要以数据和材料说话,内容力求翔实、概括.③结尾,要具体切实.写工作上存在的问题,提出下一步工作的具体意见.最后可以“请审阅”或“特此报告”等语作结.(２)专题报告的写法.由标题、事由、文种组成的写法,如«关于招商工作有关政策的报告».有的报告标题也可标明发文机关.标题要明显反映报告专题事由,突出其专一性.正文可采用“三段式”结构.上一页下一页返回第五节报告以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见;以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验,有的还可略写不足之处和改进措施;因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等.结尾通常以“请审核”“请审视”等语作结.(３)回复报告的写法.其标题与前两种报告大体相同.正文根据上级机关或领导的查询、提问,有针对性地作出报告,要突出专一性、时效性.四、报告的写作要求(１)写综合报告应注意抓住重点,突出主要矛盾和矛盾的主要方面.上一页下一页返回第五节报告在此基础上列出若干观点,分层次阐述.说明观点的材料要详略得当,以观点统领材料.(２)专题报告,要一事一报,体现其专一性,切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题.(３)要正确使用文种.报告与请示不能混用.“报告”是一种汇报性、陈述性公文,不要求上级机关批复,一般情况下上级机关也不予回复,所以,报告中不得夹带请示事项,否则会因报告不需批复而影响请示事项的处理和解决.另外,工作报告与情况报告也不能混用.上一页下一页返回第五节报告工作报告反映的是常规性的工作,内容相对稳定;情况报告汇报的是偶发和突发的特殊情况,内容多不确定.(４)内容要真实.报告的内容要真实可靠,有理有据,避免空洞.向上级机关汇报工作应该本着实事求是的态度,如实汇报,不能夸大和虚构成绩或情况,欺骗上级.上一页返回第六节请示一、请示的内涵请示,是向上级机关请求指示、批准时所使用的公文.请示属于请求性的上行文.行文的目的主要是对有关事项、问题等,请求上级机关一定给予明确的、及时的指示和批准,以便办理、解决、开展工作.请示对于受文者上级机关似乎没有什么约束力,但是受文者上级机关完全有责任对请示的事项、问题等及时作出应有的答复.否则,发文者下级就无从依据,无所适从.请示是事前行文,其作用在此体现得更为明显.请示作为报请性的上行文,应用范围十分广泛.大致可归纳为以下几个方面:下一页返回第六节请示(１)下级机关遇到新情况、新问题,因无章可循而没有对策或没有把握,需要上级机关给予指示的时候,要用请示.(２)下级机关在处理较为重要的事件和问题时,因涉及有关方针政策,必须慎重对待,需要报请上级机关批准时,要用请示.(３)下级机关在工作中遇到问题,虽然有解决的办法,但由于职权、条件的限制,没有权力或没有能力实施这些办法,需要上级帮助解决的时候,要用请示.(４)下级机关对有关方针、政策和上级机关发布的规定、指示有疑问,需要上级机关给予解答时,要用请示.上一页下一页返回第六节请示(５)下级机关之间在较重要的问题上出现意见分歧,需要上级机关裁决时,需要请示.二、请示的写作特征(１)针对性.只有本机关单位权限范围内无法决定的重大事项,如机构设置、人事安排、重要决定、重大决策、项目安排等问题,以及在工作中遇到新问题、新情况或克服不了的困难,才可以用“请示”行文,请示上级机关给予指示、进行决断或给出答复、予以批准.所以,请示的行文具有很强的针对性.(２)呈批性.请示是有针对性的上行文,上级机关对呈报的请示事项,无论同意与否,都必须给予明确的“批复”回文.上一页下一页返回第六节请示(３)单一性.请示应一文一事,一般只写一个主送机关,即使需要同时送其他机关,也只能用抄送形式.(４)时效性.请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题,求得上级机关指示、批准的公文,如能够及时发出,就会使问题得到及时解决.三、请示的写作格式１.标题请示的标题可以由发文机关、事由、文种构成,如«××省人民政府关于增拨防汛抢险救灾用油的请示»,也可以由事由和文种构成,如«关于成立老干部办公室的请示».２.主送机关上一页下一页返回第六节请示请示的主送机关就是负责受理和答复请示的机关.请示在确定主送机关时,要注意以下三点:(１)主送机关只能有一个.国务院办公厅规定:请示“一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当用抄送的形式”.中央办公厅也规定:“向上级机关行文,应当主送一个上级机关”“受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关,由主送机关负责答复其请示事项”.请示如果多头行文,很可能得不到任何机关的批复.(２)只能主送上级机关,不能送领导者个人.请示主送的是上级机关,不能是某领导者个人.对此,国务院办公厅的规定是:“除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报道‘请示’”.中央办公厅的规定是:“不应直接送领导者个人”.上一页下一页返回第六节请示(３)不得越级.国务院办公厅规定:“一般不得越级请示和报告”.中央办公厅规定:“党委各部门应当向本级党委请示问题.未经本级党委同意或授权,不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题”.３.正文请示的正文由开头、主体、结语三部分构成.(１)开头.开头主要表述请示的缘由,是请示事项能否成立的前提条件,也是上级机关批复的根据.原因客观、具体,理由合理、充分,上级机关才好及时决断,予以有针对性的批复.内容简略、篇段合一的请示,开头也可以是表达行文目的和意义的一两句话,不独立成段.(２)主体.上一页下一页返回第六节请示主体是表明请示事项的部分,也是请示最核心、最重要的部分.请求指示的请示,主体要写明想在哪些具体问题、哪些方面得到指示.请求批准的请示,要把要求批准的事项分条列款,一一写明.如果在请求批准的同时还需要人、财、物等方面的支持和帮助,更需要把编制、数量、途径等表达清楚、准确,以便上级及时批准.如果请示内容十分复杂,可以在条款之上分列若干小标题,每一小标题下再分条列款.(３)结语.请示的结语比较简单,在主体之后,另起一段,按程式化语言写明期复请求即可.期复请求用语常见的有“当否,请批示”“妥否,请批复”“以上请示,请予审批”“以上请示如无不妥,请批转有关部门执行”等.上一页下一页返回第六节请示四、请示的写作要求(１)坚持一事一请示.(２)请示应只主送一个机关,切忌多头主送.(３)不可越级请示.(４)不可和报告混用.(５)请示的语气必须谦恭,不能以决定的口吻说话,在写请示事项时,只能写“拟”怎么办,不能写“决定”怎么办.(６)请示未获上级批复前,不得将公文抄送自己的下级机关.上一页下一页返回第六节请示(７)为了提高解决问题的效果,在撰写请示时,可提出两个或多个解决问题的方案,并指明倾向性意见.(８)在所陈述的情况和理由比较复杂的情况下,可用各种附件作详细说明,以简化正文.上一页返回第七节函一、函的内涵函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文.函是应用写作实践中的一种常用文体.函,从广义上讲,就是信件.它是人们传递和交流信息的一种常用的书面形式.但是,作为公文法定文种的函,已经远远地超出了一般书信的范畴,其不仅用途更为广泛,最重要的被赋予法定效力.２０００年国务院发布的«国家行政机关公文处理办法»(以下简称«办法»)规定:“函,适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项.”下一页返回第七节函这说明,除有直属上下级之间隶属关系外的一切不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,甚至请求批准和答复审批事项,一律用“函”.国务院办公厅«关于实施‹国家行政机关公文处理办法›涉及的几个具体问题的处理意见»在阐述“函的效力”时强调指出:“函作为主要文种之一,与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力.”函作为公文中唯一的一种平行文种,其适用的范围相当广泛.在行文方向上,它不仅可以在平行机关之间行文,而且可以在不相隶属的机关之间行文,其中包括上级机关或者下级机关行文.上一页下一页返回第七节函在适用的内容方面,它除主要用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题外,也可以向有关主管部门请求批准事项,向上级机关询问具体事项,还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项,以及上级机关催办下级机关有关事宜,如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等.另外,函有时还可用于上级机关对某个原发文件作较小的补充或更正.二、函的写作特征(１)沟通性.函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,起着沟通作用,充分显示了平行文种的功能,这是其他公文所不具备的特点.上一页下一页返回第七节函(２)灵活性.其表现在两个方面.一是其行文关系灵活.函是平行公文,但是它除了平行行文外,还可以向上行文或向下行文,没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制.二是其格式灵活,除国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外,其他一般的函比较灵活自便,也可以按照公文的格式及行文要求写作.其可以有文头版,也可以没有文头版,不编发文字号,甚至可以不拟标题.(３)单一性.函的主体内容应该具备单一性的特点,一份函只宜写一件事项.三、函的写作格式上一页下一页返回第七节函函的类别较多,从写作格式到内容表述均有一定灵活性.现主要介绍规范性公函的结构、内容和写法.公函由首部、正文和尾部三部分组成.其各部分的格式、内容和写法要求如下.１.首部首部主要包括标题、主送机关两项内容.(１)标题.公函的标题一般有两种形式,一种是由发文机关名称、事由和文种构成;另一种是由事由和文种构成.(２)主送机关.对于受文并办理来函事项的机关单位,应于文首顶格写明其全称或者规范化简称,其后用冒号.上一页下一页返回第七节函２.正文正文一般由开头、主体、结尾组成.(１)开头.其主要说明发函的缘由,一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容,然后用“现将有关问题说明如下:”或“现将有关事项函复如下:”等过渡语转入下文.复函的缘由部分,一般首先引叙来文的标题、发文字号,然后再交代根据,以说明发文的缘由.(２)主体.这是函的核心内容部分,主要说明致函事项.函的事项部分内容单一,一函一事,行文要直陈其事.无论是商洽工作、询问和答复问题,还是向有关主管部门请求批准事项等,都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见写清楚.上一页下一页返回第七节函如果属于复函,还要注意答复事项的针对性和明确性.(３)结尾.在结尾一般用礼貌性的语言向对方提出希望,或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见,或请主管部门批准等.３.尾部尾部包括结语和结尾落款两部分内容.(１)结语.通常应根据函询、函告、函商或函复的事项,选择运用不同的结束语,如“特此函询(商)”“请即复函”“特此函告”“特此函复”等.有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”“敬礼”.上一页下一页返回第七节函(２)结尾落款.其一般包括署名和成文时间两项内容,应署名机关单位名称,写明成文时间,并加盖公章.四、函的写作要求首先,要注意行文简洁明确,把握用语分寸.无论是平行机关还是不相隶属机关之间的行文,都要注意语气平和有礼,不要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客套.至于复函,则要注意行文的针对性和答复的明确性.其次,函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时.如同对待其他公文一样,及时处理函件,以保证公务等活动的正常进行.函的写作同时要注意以下几点要求:上一页下一页返回第七节函(１)严格按照公文的格式写函.(２)函的内容必须专一、集中.一般来说,一个函件以讲清一个问题或一件事情为宜.(３)函的内容必须真实、准确.(４)函的写法以陈述为主,只要把商洽的工作、询问和答复的问题、向有关主管部门请求批准的事宜写清楚就行.(５)发函都是有求于对方的,或商洽工作,或咨询问题,或请求批准,因此,函的语言要求朴实,语气要恳切,态度要谦逊.(６)函的结尾,一般常用“即请函复”“特此函达”“此复”等惯用语,有时也可不用.上一页返回第八节纪要一、纪要的内涵纪要是适用于记载会议主要情况和议定事项的公文,主要包括会议纪要和会谈纪要两个方面.在应用文写作实践中,这两个文种的名称非常相似,但是侧重点不同,一个是侧重于行政事务的会议纪要,一个是侧重于商务活动的会谈纪要.这两个文种不只是名称相似,在功用、特点、结构内容、正文写法等方面也有许多相近、相通之处.但是,二者不是等同关系,有许多区别.会议纪要是一种纪实性的文种,是用来传达会议的主要精神和议定事项,要求与会单位共同执行某事项,以沟通情况,交流经验,统一认识,指导工作的公文.会议纪要主要分为以下几类:下一页返回第八节纪要(１)工作会