会计账簿的启用和管理课件

第五章会计账簿第一节会计账簿概述第二节会计账簿的设置和登记第三节对账和结账第四节会计账簿的启用和管理第一节会计账簿概述一、会计账簿的含义

会计账簿是指以会计凭证为依据，由具有一定格式而又互相联系的账页组成，用来全面、系统、连续地记录和反映各项经济业务的簿籍。

企业通过将会计凭证中反映的经济内容记入相应账簿，全面反映会计主体在一定时期内所发生的各项资金运动，储存所需要的会计信息。通过账簿的设置和登记，可以将企业不同的信息分门别类地加以反映，提供企业一定时期内经济活动的详细情况，也可以反映企业的财务状况及经营成果。返回下一页第一节会计账簿概述二、会计账簿的分类各个单位的经济业务特点和管理的要求不同，所设置的账簿种类及格式也不同。1.按账页格式不同(1)三栏式账簿：会计账簿可分为三栏式账簿和多栏式账簿指由设置3个金额栏的账页组成的账簿。它适用于总分类账、日记账，也适用于只进行金额核算而不需要数量核算的债权、债务账户的明细分类账。(2)多栏式账簿：指由3个以上金额栏的账页所组成的账簿。它适用于成本、收入、费用和利润等账户。返回下一页上一页第一节会计账簿概述2.按用途不同，会计账簿可分为序时账簿、分类账簿和备查账簿(1)序时账簿也称日记账指根据经济业务发生的时间先后顺序逐日、逐笔进行连续登记的账簿。日记账又分为普通日记账和特种日记账。用来登记全部经济业务的日记账称为普通日记账;专门用来登记某一类经济业务的日记账称为特种日记账，如现金日记账和银行存款日记账。(2)分类账簿是对全部经济业务进行分类登记的账簿。分类账簿按其所反映内容详细程度的不同，又分为总分类账簿和明细分类账簿。总分类账簿是根据总分类科目开设，用以分类记录全部经济业务，提供总括核算资料的分类账簿;明细分类账簿是根据总分类账所属的二级返回下一页上一页第一节会计账簿概述或明细科目设置的，详细记录某一类经济业务，提供比较详细的核算资料的分类账簿。(3)备查账簿是对某些未能在序时账簿和分类账簿等主要账簿中登记的经济业务进行补充登记的账簿。如租人固定资产登记簿、应收票据备查簿、代管商品物资登记簿、受托加工物资登记簿等等。返回下一页上一页第一节会计账簿概述3.按外表形式不同，会计账簿分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿(1)订本式账簿是在账簿启用之前，就把若干张按顺序编号，具有专门格式的账页固定装订成册的账簿。如现金日记账、银行存款日记账、总分类账等，都采用订本式账簿。(2)活页式账簿是把若干张具有专门格式、零散的账页，根据业务需要自行组合而成，并装在活页夹内的账簿。活页式账簿一般适用于明细分类账。(3)卡片式账簿是由若干张分散的，具有专门格式的，存放在卡片箱中的卡片组成的账簿。这种账簿主要适用于内容比较复杂、变化不大的财产明细账，如固定资产卡片、低值易耗品卡片等。返回下一页上一页第一节会计账簿概述三、会计账簿的构成要素

虽然会计账簿所记录的经济内容及其格式多种多样，但都具备一些基本内容，也称基本构成要素。这些构成要素主要包括:(1)封面主要表明单位名称和账簿名称，如现金日记账、材料明细账等。(2)扉页主要列明账户目录(或科目索引)和账簿使用登记表，其一般格式如表5-1和表5-2所示。(3)账页是构成账簿的主要部分，其基本内容一般包括:会计科目、日期栏、凭证种类和号数栏、摘要栏、金额栏、总页次和分页次。返回下一页上一页第一节会计账簿概述四、会计账簿的作用

登记会计账簿是会计核算的一种专门方法，它在会计核算工作中具有重要作用，主要体现在以下几个方面:1.系统地登记和积累会计资料

通过设置和登记会计账簿，可以把会计凭证所反映的全部经济业务按照不同的标准进行归类和汇总，使分散的资料进一步系统化。这对于加强经营管理、合理地使用资金、保护资产的安全完整能起到控制作用。

通过登记各种日记账，对经济业务进行序时核算，可以防止账务处理上的错误和遗漏。通过登记各种总分类账，对经济业务进行分类核算，可以连续、系统地记录各项资产、负债、所有者权益的增减变化以及财务成果的核算资料。返回下一页上一页第一节会计账簿概述2.为编制各种会计报表提供数据资料

会计报表信息是否真实、可靠，是否及时，在一定程度上与账簿的设置和记录有关。账簿通过对会计凭证所反映的大量经济业务进行记录和加工后，在一定时期终了，就积累了编制会计报表的资料，再将这些资料进行加工整理后，可以作为编制会计报表的主要依据。3.考核经营成果，进行业绩评价

根据账簿记录的结果，可以计算出各种收入、成本、费用和利润指标，从而反映企业一定时期的财务成果。确定财务成果后，按规定的方法进行利润分配，计算出一系列财务指标，进而可以评价企业经营状况和财务成果的好坏，分析和评价企业的经营活动，为企业的经营决策和预测提供可靠的参考数据。返回下一页上一页第一节会计账簿概述4.保证财产物资的安全完整

通过设置和登记账簿，能够在账簿中连续反映各项财产物资的增减变动及结存情况，并通过财产清查等方法，确定财产物资的实际结存情况，用账簿记录控制实存物资，以保证财产物资的安全完整。返回上一页第二节会计账簿的设置和登记一、日记账的设置与登记

日记账即序时账。会计核算中使用的所有账簿都必须按照经济业务发生的时间顺序进行记载反映，不得用银行对账单或者其他方法代替日记账。

日记账一般分为普通日记账和特种日记账两种。1.普通日记账的设置与登记

普通日记账的账页格式一般只设两个金额栏，即“借方金额”和“贷方金额”两栏，用来登记每一分录的借方账户和贷方账户及金额，这种账簿不结余额。因此，这种格式又称“两栏”式。普通日记账的账页格式如表5-3所示。返回下一页第二节会计账簿的设置和登记2.特种日记账的设置与登记

为了加强对货币资金的管理与监督，各单位一般应设置银行存款日记账和现金日记账。(1)银行存款日记账的设置与登记银行存款日记账是记录和反映银行存款收付业务的一种特种日记账，必须采用订本式账簿，其账页格式有三栏式和多栏式两种，如表5-4和表5-5所示。返回下一页上一页第二节会计账簿的设置和登记(2)现金日记账的设置与登记现金日记账是记录和反映库存现金收付业务的一种特种日记账，必须采用订本式账簿，其账页格式有三栏式和多栏式两种。

三栏式现金日记账是指现金的收入和付出同在一张账页上，相应的对方科目不设专栏反映，其账页格式如表5-6所示。多栏式现金日记账是把收入栏和付出栏分别按照对方科目设专栏进行登记，其账页格式如表5-7所示。返回下一页上一页第二节会计账簿的设置和登记二、分类账簿的设置与登记1.总分类账簿的设置与登记

总分类账是根据总分类账户分类登记全部经济业务的账簿。一般按照一级会计科目的编码顺序分设账户，并为每个账户预留若干账页。为了保证账簿资料的安全完整，总分类账簿应采用订本式账簿。总分类核算只运用货币量度，所以总分类账只登记各账户金额的增减变化。总分类账簿的账页格式，一般采用借方、贷方、余额三栏式，如表5-8所示。返回下一页上一页第二节会计账簿的设置和登记总分类账只登记各账户金额的增减变化。

总分类账的账页格式也有多栏式的。多栏式总分类账是把所有的总账(一级)科目合并设在一张账页上，但其具体设计又有两种格式，一种是按会计科目分设专栏，所有的经济业务根据记账凭证序时、分类别直接登记入账。这种格式的总分类账兼有序时账和分类账的作用，实际上是序时账和分类账结合的账簿，这种格式的总账称为日记总账。日记总账账页格式如表5-9所示。总分类账页格式如表5-10所示。返回下一页上一页第二节会计账簿的设置和登记2.明细分类账的设置与登记

明细分类账简称明细账，它根据二级科目或明细科目开设，用以分类、连续记录和反映有关资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润等各会计要素的详细情况，为编制会计报表提供所需的详细资料。

各单位应结合自己的经济业务特点和经营管理的要求，在总分类账基础上设置若干明细分类账，作为总分类账的必要补充。

明细分类账一般采用活页式账簿，也有少数采用卜片式账簿。根据管理要求和各种明细分类账记录的经济内容不同，明细分类账的账页格式主要有数量金额式、三栏式、多栏式3种。返回下一页上一页第二节会计账簿的设置和登记(1)数量金额式明细账数量金额式明细账在收入(借方)、发出(贷方)和结存(余额)栏下分设数量、单价和金额3个小栏，用来登记既要反映金额又要反映实物数量的经济业务，如“原材料”“库存商品”等收发结存业务的核算。其账页格式如表5-11所示。(2)三栏式明细账三栏式明细账的账页格式与三栏式总分类账的账页格式相同，只设借方、贷方、余额3个金额栏，一般适用于债权、债务等不需进行数量核算的明细分类账户，如“应收账款”“应付账款”“其他应收款”等账户的明细核算。其账页格式如表5-12所示。返回下一页上一页第二节会计账簿的设置和登记(3)多栏式明细账多栏式明细账是根据经济业务的要求，在一张账页上按明细项目分设若干专栏，用于登记明细项目多、借贷方向单一且无需数量核算的收入、费用、利润等业务，如“生产成本”“制造费用”“管理费用”“主营业务收入”“本年利润”等账户的明细核算。

费用明细账一般按借方设置多个栏目，当发生一笔或少数几笔贷方金额时，可在借方有关栏内用红字登记，表示从借方发生额中冲减。会计期末将借方净发生额从贷方结转到“本年利润”账户或其他账户中。如制造费用明细账，其账页格式如表5-13所示。返回下一页上一页第二节会计账簿的设置和登记主营业务收入明细账一般按贷方设置多个栏目，当发生一笔或少数几笔借方金额时，可在贷方有关栏内用红字登记，表示从贷方发生额中冲减。会计期末将贷方净发生额从借方结转到“本年利润”账户或其他账户中。其账页格式如表5-14所示。利润明细账一般按借方和贷方分设多栏，即按利润构成项目设多个栏目。其账页格式如表5-15所示。返回下一页上一页第二节会计账簿的设置和登记明细分类账的登记，可以直接根据原始凭证、记账凭证逐笔登记，也可以根据汇总原始凭证逐日、定期汇总登记。对于固定资产、低值易耗品、债权、债务等账户的明细账应当逐笔登记，便于反映和监督其具体增减变动情况。产品和材料明细分类账，如业务发生不是很多，可以逐笔登记;如业务发生较多，为了适当简化记账工作，也可以逐日汇总登记。返回下一页上一页第二节会计账簿的设置和登记3.总分类账和明细分类账的平行登记(1)总分类账和明细分类账的关系总分类账是根据总分类科目开设，以货币为计量单位，提供总括指标的账户;明细分类账是根据明细分类科目开设，以货币为计量单位或同时以货币和实物为计量单位，提供明细指标的账户。(2)平行登记的规则总分类账与其所属的明细分类账所反映的经济内容是相同的，因而保持总分类账和明细分类账记录的一致，是记账工作的一条重要规则。返回下一页上一页第二节会计账簿的设置和登记

为了便于账户核对，使总分类账与其所属的明细分类账之间能起到统驭和补充的作用，并确保核算资料的正确完整，必须采用平行登记的方法，在总分类账及其所属的明细分类账中进行记录。平行登记是指发生经济业务后，根据会计凭证，一方面要登记有关的总分类账，另一方面要登记该总分类账所属的各明细分类账。采用平行登记规则应注意以下4个要点:.依据相同。对于需要提供详细指标的经济业务，应根据会计凭证，一方面在有关的总分类账中进行登记，另一方面在其所属的明细分类账中进行登记。.期间相同。对发生的经济业务，总分类账和其所属的明细分类账必须在同一会计期间(如一个月、一个季度等)全部登记入账。注意，这里所指的同一会计期间并不返回下一页上一页第二节会计账簿的设置和登记代表同时，因为明细分类账一般根据记账凭证及其所附的原始凭证在平时登记，而总分类账因会计核算程序不同，可能在平时登记，也可能定期登记，但登记总分类账和明细分类账必须在同一会计期间内完成。.方向相同。在一般情况下，如果在总分类账中登记的是借方，在其所属的明细分类账中也应登记在借方;反之，如果在总分类账中登记的是货方，在其所属的明细分类账中也应登记在货方。.金额相等。在总分类账及其所属的明细分类账中登记的金额是相等的。当总分类账同时涉及几个明细分类账时，则在总分类账中登记的金额应当与其所属的明细分类账中登记的金额之和相等。返回下一页上一页第二节会计账簿的设置和登记总分类账本期发生额=所属明细分类账本期发生额合计

总分类账期末余额=所属明细分类账期末余额合计

在会计核算工作中，可以利用上述关系检查账簿记录是否正确。检查时，可以编制明细分类账的本期发生额和余额明细表，与相应的总分类账本期发生额和余额相互核对，以检查总分类账与其所属的明细分类账记录的正确性。明细分类账本期发生额和余额明细表根据不同的业务内容，可以分别采用不同的格式。返回上一页第三节对账和结账一、对账概述1.对账的重要性

在会计工作中，由于种种原因，账簿记录难免会有错漏。如填制凭证的差错、记账或过账的差错、计算及往来结算错误等。发生这些差错的原因有两种情况:一种是会计人员主观上的原因造成的，是可以避免的，如会计人员技术水平偏低，工作疏忽，工作状态不佳等;一种是单位客观上的原因造成的，如财产物资自身的特性和自然原因等。因此，为了保证账簿记录的正确、完整、合理和可靠，如实地反映和监督经济活动，并为编制会计报表提供真实的数据和资料，就必须进行账簿之间的核对，确保账证相符、账账相符、账实相符。返回下一页第三节对账和结账

对账的时间通常是在月末，即将本月内的全部经济业务登记入账并结出各账户的期末余额之后。但是，如果出现人员调动等特殊情况时，应根据需要随时对账。2.对账的概念与内容

对账就是按照一定的方法和手续核对账日。它是会计核算的一项重要内容，也是审计常用的一种查账方法。

在会计工作中，由于种种原因，账簿记录难免会有错漏。为了保证账簿记录的正确、完整、合理和可靠，能如实地反映和监督经济活动，并为编制会计报表提供真实的数据和资料，必须进行账簿之间的核对。返回下一页上一页第三节对账和结账

对账的内容包括以下几个方面:(1)账证核对是指核对各种账簿记录与会计凭证记录的时间、凭证字号、内容、金额是否一致，记账方向是否相符。账证核对包括总分类账、明细分类账和日记账的记录同记账凭证、原始凭证之间的相互核对。账簿记录与会计凭证反映的经济业务内容必须一致，数额计算结果必须相等，保证做到账证相符。核对时，主要是抽查与账账不符或账实不符有关的凭证，直至查出错误为止，而不是核对全部凭证。返回下一页上一页第三节对账和结账(2)账账核对是指核对会计账簿之间账簿记录是否相符，包括以下4个方面:总分类账之间的核对；总分类账与其所属明细分类账之间的核对；总分类账与现金、银行存款日记账之间的核对；财会部门登记的各种财产物资明细分类账同财产物资保管、使用部门之间的核对。返回下一页上一页第三节对账和结账(3)账实核对是指账簿记录结存数与银行存款、现金、各种有价证券及其他各项财产物资的实存数之间的核对。主要包括以下几个方面:银行存款日记账的账面余额同各开户银行对账单之间的核对；现金日记账的账面余额同实地盘点的库存现金实有数之间的核对；各种财产物资明细分类账结存数同清查盘点后的实有数之间的核对；各种应收、应付款项明细分类账的账面余额同有关债权、债务单位或个入账目之间的核对;各种应交款项明细分类账的余额同国库及有关部门之间的核对。返回下一页上一页第三节对账和结账二、结账概述1.结账的概念与内容

结账是指在将本期发生的经济业务全部登记入账的基础上，结算出每个账户的本期发生额和期末余额，并将期末余额结转至下期的一种方法。

结账工作主要包括以下几方面的内容:

结账前，检查本期内发生的经济业务是否已全部登记入账，不能将本期发生的经济业务延至下期入账；按权责发生制的原则调整和结转有关账项；计算各账户本期发生额和期末余额。

应该注意的是，会计人员不能为了提前编制会计报表而先结账，也不能先编制会计报表而后结账。返回下一页上一页第三节对账和结账2.结账的方法

为了总结一定时期的财务状况和经营成果，需要进行结账。结账工作一般是在会计期末进行的，分为月结、季结和年结。

结账主要采用划线法，即期末结出各账户的本期发生额和期末余额后，加划线标记，并将期末余额结转至下期的方法。划线的具体方法在月结、季结、年结时有所不同。返回上一页第四节会计账簿的启用和管理一、会计账簿启用规则

账簿是储存会计信息的载体，是重要的会计档案。为了保证账簿记录的合法性，在账簿启用时，应在账簿封面上写明单位名称和账簿名称，在账簿扉页上填写“账簿使用登记表”或“账簿启用表”(参见表5-2)

启用订本式账簿，应从第一页到最后一页顺序编号，不得跳页、缺号。启用活页式账簿，应按账页顺序编号，并须定期装订成册。装订后按实际使用的账页顺序编定页数，标明目录、账户名称和页次。

记账人员或会计人员调动工作时，应办理账簿交接手续，在交接记录栏内填写交接日期、交接人员和监交人员的姓名，并由交接双方人员签名或盖章。返回下一页第四节会计账簿的启用和管理二、会计账簿登记规则

账簿登记是否客观、准确，内容是否清楚、完整，直接影响到会计核算的进行和会计资料的质量，也影响到会计职能和作用的发挥。因此，会计人员在登记账簿时必须遵循下面的规则:.账薄中书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格，一般应占格距的二分之一，以便于发生差错时更正。.登记账薄要用蓝黑、墨水或者碳素、墨水书写，不得使用圆珠笔(银行的复写账薄除外)或者铅笔书写。返回下一页上一页第四节会计账簿的启用和管理.各种账薄要按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明“此行空白”“此页空白”字样，并由记账人员签名或盖章。.登记会计账薄时，应当将会计凭证的日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。.登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并注明已经登账的符号，表示已经记账。.凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或货”等栏内写明“借”或“货”等字样。没有余额的账户，应当在“借或货”等栏内写“平”字，并在余额栏内用“0”表示。返回下一页上一页第四节会计账簿的启用和管理

.每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在“摘要”栏内注明“过次页”和“承前页”字样。.实行会计电算化的单位，总账和明细账应当定期打印。发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天，必须打印出现金日记账和银行存款日记账，并与库存现金核对无误。.账薄记录发生错误，不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹，不准重新抄写，必须按规定的方法更正。返回下一页上一页第四节会计账簿的启用和管理三、错账的处理方法

在对账过程中，有可能出现“借贷不相等”的情况，一般是由错账而引起的，需要及时查找，以便更正。1.错账查找方法

账簿登记有时会发生错误，常见错误主要有:漏记一项业务的借项记录或贷项记录;漏算一项或几项余额记录;借项记录或贷项记录方向记反;数字次序颠倒等。

当发现存在“借贷不相等”的情况时，首先要确定错账的差数(借贷差数)，然后找出这一金额的某些特征，可能提供出错账的类型线索。最后按照线索，采用一定的方法，找出错误所在。返回下一页上一页第四节会计账簿的启用和管理2.错账更正方法

在手工记账的情况下，常用的错账更正方法有画线更正法、红字更正法和补充登记法3种。(1)划线更正法在结账以前，如果发现账簿记录中有数字或文字错误，而记账凭证没有错，可用划线更正法进行更正。更正时，先在错误的数字或文字上划一条红线，表示注销，但应保证原有字迹仍能辨认，然后在划线上方的空自处填写正确的数字或文字，并在更正处加盖更正人员的印章，以明确责任。返回下一页上一页第四节会计账簿的启用和管理(2)红字更正法红字更正法适用于以下两种情况:·记账以后，如果发现记账凭证和账薄记录中会计科目无错误，而金额有错误，且错误金额大于应记的正确金额，应采用红字更正法进行更正。更正方法是:将多记的差额用红字编制一张与错误凭证相同的记账凭证，用红字登记入账，以冲销原账薄记录中多记的金额。.记账以后，如果发现记账凭证中应借、应货科目发生错误时，应用红字更正法进行更正。更正方法是:首先，用红字金额填制一张与原错误的记账凭证完全相同的记账凭证，并据此用红字记入有关账薄，冲销原来的错误记录;然后，用蓝字金额填