公司行政工作手册

公司行政工作手册

率，制定本规定。1.2本规定适用于公司本部及分支机构的办公区域管理。二、办公区域使用2.1办公区域内禁止吸烟、嚼口香糖、乱扔垃圾等行为。2.2办公区域内禁止携带宠物进入。2.3办公区域内禁止大声喧哗，保持安静。三、办公区域保洁3.1公司将定期安排专人进行办公区域的清洁卫生工作。3.2办公区域内垃圾桶应当及时清理，保持整洁。3.3办公区域内的饮水机、卫生间等设施应当定期清洁并保持良好状态。四、办公区域安全4.1公司将定期进行办公区域的安全检查，发现问题及时处理。4.2办公区域内应当保持通道畅通，防止堆放物品妨碍安全。4.3办公区域内应当配备灭火器等消防设施，保障安全。第二节公司印章管理办法一、总则1.1为规范公司印章的使用管理，保障公司利益，制定本办法。1.2本办法适用于公司所有印章的使用管理。二、印章的种类及使用范围2.1公司印章包括公章、法定代表人名章、合同专用章、财务专用章等。2.2印章应当按照规定的使用范围进行使用，不得超范围使用。三、印章的保管和使用3.1公司印章应当由专人进行保管，保证安全。3.2使用印章前应当核对印章的真伪及使用范围。3.3印章的使用应当经过相关部门审批，并进行记录。四、印章的损坏和丢失4.1印章损坏或丢失应当及时报告相关部门，并进行处理。4.2印章丢失后应当及时向公安机关报案。第三节公司本部员工手机话费报销管理规定一、总则1.1为规范公司本部员工手机话费报销管理，提高管理效率，制定本规定。1.2本规定适用于公司本部员工的手机话费报销管理。二、报销标准2.1员工的手机话费报销应当符合公司相关规定和政策。2.2报销金额应当与实际消费金额相符，不得超出规定标准。三、报销流程3.1员工应当按照规定流程填写报销申请表，附上相关凭证。3.2相关部门应当按照规定流程进行审核、审批并进行报销。四、注意事项4.1员工应当妥善保管手机话费凭证，以备报销时使用。4.2员工应当遵守公司相关规定，不得利用手机话费报销进行违规操作。第四节公司各部门/项目印制名片管理办法一、总则1.1为规范公司各部门/项目印制名片的管理，提高管理效率，制定本办法。1.2本办法适用于公司各部门/项目印制名片的管理。二、名片的印制2.1名片应当按照公司相关规定进行印制，不得超出规定范围。2.2名片应当包括姓名、职务、公司名称、联系方式等信息。三、名片的使用3.1名片应当按照规定范围进行使用，不得超范围使用。3.2名片应当保持整洁，避免出现破损、污损等情况。四、名片的保管4.1名片应当由相关部门进行保管，保证安全。4.2名片的使用应当经过相关部门审批，并进行记录。公司办公区域管理规定一、目的为规范公司办公区域的管理，提高公司形象和员工工作素质，特制定本规定。二、适用范围本管理规定适用于公司本部各办公区域。各管理处办公区域的管理可参照执行。三、职责人力资源部行政负责人负责公司办公区域的日常管理监督工作。各部门设专人负责本部门办公区域的日常监督管理工作。四、工作形象4.1着装要求4.1.1员工需按《员工手册》中“员工行为规范”标准着装，并在工装的左胸处佩戴公司司徽。4.1.2工装需保持干净、整洁；男员工领带应保持干净，系戴端正；衬衫应经常更换，保持平整、洁白、无污渍。4.1.3皮鞋应保持光亮，鞋袜整齐。女员工不得穿前后露脚的凉鞋或鱼嘴鞋。4.2仪容仪表要求4.2.1员工需保持良好的个人卫生。4.2.2男员工需每天修面；女员工需着淡妆，并将头发梳理整齐。4.3工作场所的行为规范4.3.1员工应严格遵守工作时间：上班时间为8:30分，下班时间为17:30分，中午午餐时间为一个小时。午餐时间可根据部门情况安排11:30—12:30，或12:00—13:00，或12:30—13:30。午餐时间应派人轮班留守。4.3.2保持工作环境的整洁，个人办公用品码放有序。4.3.3个人办公用品码放标准：在工作时间，办公桌上需放置电话、电脑、水杯及需要处理的工作文件，并依照公司规定的位置摆放，尽量不放置与工作无关的个人用品。经常保持桌面的整洁有序。4.3.4下班时要清理好自己的办公桌及办公区域，除电脑、电话和水杯等外，其他一切办公用品（尤其是文件）需全部入柜，并关闭电源。4.3.5上班时间不得做与工作无关的事情，严禁扎堆聊天、吃零食、大声喧哗等。4.3.6接听电话尽量小声，避免对其他人产生干扰。4.3.7办公室电话铃声不应超过三下，如无人在电话机旁，其他附近人员应尽量帮助接听、转达。4.3.8团结互助，同事间友好相处，虚心接受他人的意见、批评，日常行为讲究修养。五、安全管理5.1全体员工须具有安全意识，随时发现并消除工作区域内的安全隐患。5.2公司员工需凭门禁卡进入公司。非本公司人员，需征得公司员工的同意，并在公司员工的陪同下进入公司。5.3办公室严禁存放大额现金、有价证券及其他贵重物品；各有关部门保管的公章等重要物品需由专人进行保管，明确工作职责，责任到人；财务部关于支票与现金的管理须严格执行有关财务规定。5.4在办公室中，严格禁止存放易燃易爆物品。5.5办公室内使用电器时，必须注意安全，不得私自使用大容量电器，并经常检查线路安全。此外，需要采取控制电源和火种的安全措施。5.6下班离开办公室前，员工必须检查自己的电脑是否关闭，并将正在处理的文件（尤其是涉密文件）锁入文件柜或办公桌抽屉内，严防失窃和泄密。5.7办公区域的公共设施（如复印机、传真机和饮水机等）必须由专人负责关闭。5.8最后离开办公室的员工需检查整个办公室的窗户、电灯、电脑、空调和饮水机等是否关闭，同时拔掉电源，并最后关闭办公室大门。5.9每个独立办公区域必须设立两名安全员，统一管理本区域的安全工作，并定期向本办公区域人员进行安全宣传，增强安全防范意识，督促检查本区域人员的安全工作。同时，每月进行例行检查及不定期抽查，发现问题及时向公司安全领导小组报告。5.10落实办公室安全责任制，对于发生失盗案件或火灾事故，必须查明原因并明确责任，并视情节轻重给予责任人相应处理。情节严重者，交由公安司法机关处理。6.1公司本部办公室大门钥匙由人力资源部统一配制并管理，领取者需登记。6.2办公桌、文件柜等钥匙由所属部门负责人指定专人负责配制和登记。6.3员工在本部与项目之间、项目与项目之间调动或离职时，必须将办公室各类钥匙直接交给部门负责人，其中办公室钥匙由部门负责人交还人力资源部。6.4如有遗失办公室各类钥匙，需书面说明遗失原因，并经批准后方可补办。6.5门禁卡由公司人力资源部负责核发和登记，任何人不得自行配置门禁卡，未经人力资源总监批准。6.6若有公司客人需进入办公大楼，员工需指引客人办理大厦临时出入卡，不得用个人门禁卡引领客人进入大厦。员工若发生门禁卡丢失情况，需在第一时间向人力资源部报告，由人力资源部在第一时间进行销卡工作。若员工遗失门禁卡未及时报告，并造成经济损失，将追究其责任。因人力资源部未及时销卡而造成经济损失的，也将追究其责任。7.1公司提倡建立节能环保意识。7.2必须节约公司资源，不得浪费水、电、纸张及其他办公资源。7.3离开办公区域时，在不影响工作的情况下，必须做到人走灯灭。7.4公司内部文件的印发，可使用循环纸张，避免使用塑料胶皮分发文件，并重复使用。提倡使用可替换笔芯的签字笔。公司印章是公司管理活动中不可或缺的工具，为了保证公司的经营管理活动有序、安全，制定了管理办法。首先，印章的类别包括公司公章、合同专用章、法人名章、财务专用章、发票专用章、办公室章、委托项目管理处章。其次，印章管理人的职责由人力资源部和企划财务部负责，包括印章的刻制、保管、使用和销毁。印章需要放在固定的、可上锁的柜子或抽屉内保存，并且在离开办公室时必须归位、锁好。不得将公司印章携带外出，如确需携带，则需经总经理或总经理授权的副总经理、企划财务部总监或人力资源部总监批准，并由两人负责监管。若公司印章丢失，应立即办理挂失手续，并及时报告总经理。当需要更换印章时，需由印章管理人起草“内部请示报告”，经总经理批准后，方可刻制新的印章，销毁旧的印章。最后，不同的印章有不同的用途，公司公章主要用于向政府部门报送文件、与法律文件有关、向社会机构提供文件、招标、投标书等业务文件、以公司名义发出的各种外发文件、与员工管理有关的文件；合同专用章主要用于公司对外签定的合同、协议；办公室章主要用于与一般行政事务有关的文件；财务专用章主要用于报送政府税务部门的财务报表、与银行往来的支票、凭单、摧款通知单；支票专用章主要用于对外开具的收据、发票。：本规定旨在规范公司各部门/项目印制名片的管理，控制费用，提高效率。二、名片印制标准1.名片印制标准为每人每月不超过500元。2.名片印制内容应符合公司规定，包括姓名、职务、公司名称、地址、电话、传真、邮箱等。3.名片印制应采用公司指定的印刷厂家，统一制作。三、名片印制程序1.申请名片印制，报名人应填写印制申请单并将申请单据贴好，经部门主管领导审批签字后，交到财务部。2.财务部根据名片印制标准，审查核准后经财务总监签字批准给予报销。四、名片使用要求1.名片应保持整洁，不得涂改、污损。2.员工职位发生变动，应及时更换名片。3.离职员工应收回其名片并予以注销。五、违纪处理1.未按本规定印制名片的，公司将给予直接责任人及相关负责人纪律处分、经济处罚或依法追究其法律责任。2.利用公司名片进行违法活动或私自印制名片的，将给予纪律处分和经济处罚；情节严重触犯法律的，移交司法机关追究刑事责任。为使公司名片管理规范化，特制定本办法。适用范围：本管理办法适用于公司各部门和各项目。印制规定：3.1名片印制范围：3.1.1公司本部：总经理、副总经理、总工程师、部门总监、首席顾问、部门经理级别以及其他必要人员。3.1.2各项目管理处：项目总经理、部门经理以及其他必要人员。3.2名片印制要求：3.2.1印制标准：3.2.1.1各项目3.2.1.2公司本部3.2.2印制要求：3.2.2.1各部门/项目必须严格执行公司VIS手册要求标准印制，包括名片格式、名片材质（纸质颜色）、名片内容、公司LOGO。3.2.2.2公司本部人员按照以上本部名片设计标准要求印制。3.2.2.3各项目人员按照以上各项目名片设计标准要求印制。3.3名片印制程序：3.3.1印制名片人员须填写《名片印制申请表》（见附表），经部门总经理（总监）/项目总经理审核批准后，由公司指定的名片印制商印制名片。3.3.2各项目管理处人员名片由项目负责制作，公司本部由人力资源部统一负责制作。3.4费用计入：名片印制费计入员工所属部门/项目的办公费用。注意事项：4.1因公司业务拓展需要，公司本部、各项目职员名片设计格式与公司VIS手册版本内容，增加补充“专业职称”内容。4.3任何人不得私自印制公司名片，不得随意改变公司名片的设计样式、排版等。4.4名片的职务一般应与事实相符，若因工作需要，可以使用比实际较高的职务头衔，但不享受此待遇。4.5制作名片的邮箱地址，必须为公司统一企业邮箱地址，不得印制私人邮箱地址。4.6名片应妥善保管，在使用中恰到好处，不可滥用，防止他人冒用。行政工作流程第三章：第一节办公用品采购流程：1.对于部门日常办公易耗品的申请，直接由部门人员填写《采购申请单》，经部门主管领导签字审批后交到前台人员。2.部门办公用品采购统一由前台人员负责，前台人员根据个人办公用品《采购申请单》，与供货商联系进行采买工作。3.每月定期与供货商进行采购费用结款，并进行报销工作。第二节公司本部会议室使用管理：一、目的：为了加强对会议室的管理，规范各部门会议室的使用流程。二、适用范围：公司本部各部门