华海机械股份有限公司合同管理制度

华海机械股份有限公司合同管理制度为了保障公司利益，规范公司合同管理，根据国家有关法律规定，结合本公司实际情况，特制定本合同管理办法。一、合同范围凡以公司名义对外发生经济活动的，除了及时结清的业务之外,必须签订书面合同，合同均应采用书面形式,与该合同有关的文件,书面说明、通知、图纸,传真,送货单等，都可以成为合同组成的有效部分。二、合同签订1、公司对外签订一切经济合同，必须由公司法定代表人直接签署或者签发《法人委托书》，受托人在授权范围和代理期限内行使代理权，并由公司享有权利、承担义务。2、业务合同由业务部门部负责商讨并起草，综合管理部审核，经会签程序核查，由公司董事长批准签署，已经签署的合同（原件或者复印件）由业务部门、综合管理部和财务部各留存一份备查，最后由业务部门执行实施，综合管理部负责督察合同执行情况。三、签订合同注意事项1、签订合同前，要对签约方进行资信调查；无经营资格或资信的单位不得与之订立合同；要站在公司利益的角度对合同内容进行可行性论证和分析；要坚持公平、公正的原则，依照《合同法》相关条例签订，避免签订无效合同。2、合同需要对方提供担保的，要弄清保证单位是否具备担保条件和担保能力，必须另行签订担保合同作为主合同的附件。以财产作抵押的必须出具财产所有权证明和实物清单，并到相关部门抵押登记。3、合同内容应填写完整，不能缩写、简写，不允许出现空白填写数据，如无法确定数据时，应写明确定的期限和变动的范围。4、合同必须明确规定，所有款项往来支付，必须通过银行转账支付，而且必须在合同中明确提供相关的银行帐号，在合同履行过程中，如果变更银行帐号，必须出示相关书面文件说明，并加盖单位财务专用章。5、重要的金额与数量应避免单独使用阿拉伯数字表述，以防纂改。合同中所有金额数字应用大写表示，并注明货币名称。6、要严格控制定金、预付款和履约保证金的使用。法律规定或特殊条件需要向对方定金、预付款和履约保证金事项，应由经办人按程序提出申请，报董事长审批同意。7、合同条款中应尽量约定解决合同纠纷与争议的方法或部门，例如：若发生争议，在调解无效的情况下，提请长沙市仲裁委员会仲裁。8、合同双方的名称要填写全称，并与印章名称相一致，而不得以分公司的名义签约；若对方为自然人的，应填写与居民身份证相同的名字，并提供居民身份证复印件。9、如需设定金条款，则定金与违约金两者只能约定一种，不能既约定定金又约定违约金。10、签约必须及时，合同一律采用书面形式，必须达到卷面清晰、内容合法、条款完备、权利义务明确、文字表达无误。四、合同管理

1、合同作为本司对外经济活动的重要法律依据，由综合管理部负责管理,综合管理部应妥善保管合同及与合同有关的资料，包括与有关的文书、图纸、传真件等；凡是与合同接触者应保守合同秘密，管理员要及时按机密程度归档。保管人应将所有合同进行分类编号管理。2、财务部依据合同履行收付款工作,付款单位与合同对方当事人名称不一致的,财务部应督促付款单位出具代付款证明。财务部应每月清算一次各项合同收付款情况，并以文字或表格形式向总经理汇报。

3、有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向总经理汇报。4、在合同履行过程中,合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可,经总经理签字同意后,再转财务审核付款。

5、合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料,对工程合同的有关技术资料,图纸等重要原始资料应建立出借登记制度。6、公司合同专用章应由综合管理部进行保管，盖章按用印审批程序：由合同经办部门申请，综合管理部审核，报总经理批准同意才允许办理；以部门或分公司名义签订合同时，加盖部门或分公司章，由部门或分公司的经理亲自保管。

五、合同变更和解除

1、重要合同的变更或解除必须依照合同的订立流程经总经理审核通过方可。

2、有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在3天内向总经理汇报。

3、变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力,纳入本办法规定的管理范围。

4、合同变更后,合同编号不予改变，与原合同配套存档。

六、合同的责任1、合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证,有关人员应保守合同秘密，如泄露合同秘密给公司带来损失的，应追究相关负责人的经济责任并给予行政处罚。2、凡因未按规定处理合同事宜,未及时汇报情况和遗失合同有关资