公司员工出差管理制度及补助标准

公司员工出差管理制度及补助标准

为了确保公司员工出差管理有序，严格控制费用开支，特制定了以下出差管理制度。一、出差分为市内（县、区）出差和远途出差。市内出差当日可能返回，远途出差必须在外住宿。二、本规定适用于公司职工因公出差的差旅费开支。出差前应填写出差申请表，并到有关部门办理出差借款等手续。三、出差借款金额应提交出差事由及经费使用申请报告，由所在部门负责人签字后报主管副总经理审批。原则上每人每日不超过本人出差补助标准的总计。返回后三个工作日之内完成报销手续，并结清余款。未按时报销者，财务可于当月工资中先予扣回，等报销时再行核付。四、出差的审核决定权限如下：员工当日出差时由部门经理核准；长途出差3日内由部门经理核准，3日以上由主管副总经理核准，部门经理以上人员由主管副总经理核准。五、出差不得报支加班费，但假日出差另计。六、出差途中除因病或遇意外灾害、或因工作实际需要延时外，应电话请示，不得因私事或借故延长出差时间，否则其差旅费不予报销。七、员工出差旅费应据实提出收据，不得虚报。如有虚报除将其虚报款项追回外，并视其情节轻重，酌予惩处。八、市内差旅费支付：市内（其他县、区）出差原则上要当天返回，若因公事需住宿按标准包干使用（市内差旅费标准详见附表1）。出差地市内交通工具一般采用公交车，特殊情况可使用出租车，使用出租车需经主管批准，遇紧急情况事后要说明理由。交通费不能超过标准。九、远途出差差旅支付：出差住宿、交通及餐费补助标准（单位：元/天）超标自付，欠标不补（差旅费标准参见附表1）。远途出差需搭乘飞机的，需报经总经理审批，原则上由公司办公室统一购买机票。乘坐汽车、轮船的按实际长途出差需搭乘长途汽车的以实际票面价报销，火车以硬座、硬卧价报销，轮船按三等舱报销。十、不同职务人员一起出差时，差旅费按高职务标准计算。第一章总则第一条为规范出差管理流程、加强出差预算的管理并做到有章可循特制定本制度。第二条本制度参照本公司行政管理、财务管理相关制度的规定制定。第二章一般规定第三条员工出差应依以下程序办理：出差前应填写出差申请单。出差期限由派遣负责人视情况需要，事前予以核定，并依照程序核实。第四条出差的审核决定权限如上所述。出差申请应在出差前填写并注明出差路线、事由、计划和费用预算，并经主管部门经理签字确认后方可出差。出差费用未经确认的将不予报销。2、出差当日的往返需要部门经理核准。远途出差需由部门经理报主管副总审批，部门经理以上人员则需由总经理核准。3、交通工具的选择标准为：短途出差可选择汽车；远途出差一般选择火车，特殊情况下可以选择汽车出行，若火车超过六个小时，则可以选择卧铺出行，特殊情况下可以向总经理申请选择乘坐飞机。4、费用预算应坚持“先预算后开支”的原则。各部门应对本部门费用进行预算，做出年、月、周计划，并报财务部及总经理审批。严格按计划执行，不得超支，原则上不支出计划外费用。特殊情况需报总经理审批。5、借款的原则是“前账不清，后款不借”。需借支的出差人员应根据审批后的出差申请表填制借款单。财务部门需对出差费用预算进行合理性测算，认为合理则给以办理借支，认为不合理则可与申请人沟通，沟通后如未获共识则交付总（副）经理进行裁决。借款金额原则上不得超过借款人月工资收入，借款额度应参照出差费用标准。借款后需及时清还，公务结束后三日内到财务部结算还款。若过期不结算，则扣发借款人工资，直至扣清为止。特大金额需上报主管副总标明原因审批。6、报销程序应严格按审批程序办理。出差人员需于出差返回三日内向财务部门提报经部门主管签核的《差旅费报销单》和《出差报告》。财务部门依据相关财务规定进行初次审核，同时还需对费用支出的合理性进行审核。如未按规定期限提报，则财务部直接于最近期发放工资时扣减该员所预支之金额，且于日后报销时，按报销单所填金额90%予以报销。7、出差申请应填写《出差申请表》，并注明出差路线、事由、计划和费用预算。经主管部门经理同意并签字确认后方可出差，否则出差费用一律不予报销。1、部门经理在审批出差申请时，除了审核出差目的和时间安排，还需要对出差费用预算进行合理性评估。2、出差期限由派遣负责人核定，并按照程序核实。3、出差申请表需送至行政部留存，并记录考勤。出差出发时间在中午12点以前的可以不来公司报到，出发时间在中午12点以后的需要来公司报到，特殊情况需要部门经理批准并报备行政部。4、出差返回时间以机票、车票上的到达时间为准，返回时间在中午12点以前的需要来公司报到，返回时间在中午12点以后的需要经部门经理批准并报备行政部。5、出差期间需要按照《出差申请表》中拟定的时间、路线、拟计划拜访客户名录等开展出差工作。到达当地后需要第一时间报点，报点内容包括时间、地点、电话号码、车次等，由行政内勤或销售内勤登记。出差报销时需要与报点相符，否则有出入的部分不予报销。6、销售人员需要每天向销售部门负责人报告工作进展及下一步工作计划安排。7、如出差期间生病、遇意外或因工作实际需要延长差旅时间，需要打电话向公司请示；不得因私事或借故延长出差时间，否则差旅费不予报销。8、出差人员需要返回后提报《出差报告》，详细说明本次出差的任务完成情况和费用支出情况，该报告也是出差费用报销的依据之一。出差报告的审核和审批流程同出差申请。9、出差结束后需要在3天内提交出差报告，并到财务部报销费用。未按照规定办理出差手续或未经审批所发生的费用，公司将不予报销。10、销售部门各驻外办事处业务人员在办事处内部需要严格按照规定执行，但在与总部财务部门核销时，需要根据实际情况或财务部门的要求进行核销，并以财务部门为准。11、为强化出差费用管控和提升远途出差成本效益，远途出差人员在填写《差旅费报销单》时，必须与《出差申请表》上所载明的预算金额相接近，如超过预算金额10%或超过300元，需要提出说明并经部门经理核准后才能报销。12、各部门经理需要对自己部门的员工出差活动进行监督管理，定期开展检查，对发现的违规行为及时处理。13、违规处罚标准：1、对于未办理出差申请手续的员工，责任人将被处罚20-100元/次，同时期间产生的费用不得报销入账。2、如果员工在出差期间未按规定整理、总结和上报所获得的信息，责任人将被处罚20-200元/次。如果获得的资料未按时办理归档手续，责任人将被处罚50-200元/次。如果这些问题导致了直接经济损失，责任人需要承担相应的责任。3、未能按时办理费用报批手续并入账的出差人员将被处罚20-200元/次。对于超过规定时间报销的出差费用，只能报销90%。4、如果出差费用报批存在弄虚作假的情况，责任人将根据作假的程度受到相应的处罚。同时，做假部分的费用不得入账，已经入账的费用应该被剥离。5、如果财务部门未能按照相关规定审核报销票据，责任人将被处罚50-200元/次。如果这些问题导致了直接经济损失，审核人需要承担相应的责任。第十一条出差相关规定1、在本市出差时，员工应该优先使用公司交通工具。如果由于特殊原因未能提供交通工具，出差的交通费用可以凭乘车票据实数报销。如果需要乘坐出租车，必须取得部门主管同意。2、在市外出差时，非业务人员应当尽量当天往返。如果确实需要住宿留驻，必须取得部门主管同意后方可报销相关费用。业务人员的出差时间应根据其《出差申请》进行安排。出差人员所乘交通工具及食宿标准应按照附件1的规定执行。在特殊情况下，必须经过主管副总及以上级别的批准。3、差旅费必须真实填报。如果发现有虚报不实的情况，除了追回所领差旅费，还将视情节轻重予以惩处。4、差旅费报销必须一次性结清。如果不能结清，将从当月工资中扣除，直至扣清。5、出差人员不享受休息待遇，不能报支加班费或轮休。他们必须保证每天工作8小时并达到一定的工作绩效。在重大节假日（如春节、元旦、劳动节、国庆节、中秋节、端午节）期间，可以酌情给予补贴。第五章附则第十二条出差纪律1、员工必须遵守法律法规。2、员工必须遵守公司制度。3、员工必须注意安全，不从事危险活动。4、员工不得从事有损公司形象、品牌形象和公司政策的活动。5、员工不得谈论与公司形象、品牌形象、公司原则和公司政策相违背的言论。6、员工不得给客户制造正常工作以外的难题或提出正常工作以外的要求。7、未经部门主管批准，员工不得向客户借款。8、员工不得接受客户的宴请和招待。9、公司货款严禁挪用。第十三条本制度（暂行）经总经理核准后实施，如有未尽事宜，可随时修改。第十四条附件附件1：差旅费用管理细则附件2：出差申请表附件3：借款单附件4：差旅费报销单住宿费是指出差期间入住宾馆、饭店、招待所等所产生的房租费用。2015年的住宿费补助标准如下：-一级城市：120元-二级城市：100元-三级城市：70元-经理补贴等级：-一级城市：180元-二级城市：150元-三级城市：120元如果坐车时间在8小时以内，补贴费用为实际费用报销。如果坐车时间在8小时以上或夜间行车4小时以上班次，补贴费用按火车硬座费用报销。如果是紧急或特殊情况，补贴费用按火车硬卧费用报销。如果客户提供住宿，不报销住宿相关费用。伙食补助费是指给予工作人员出差期间吃饭费用给予补助的费用。2015年的伙食补助费标准如下：-一级城市：45元-二级城市：30元-三级城市：30元-项目负责人补贴费用：3元/天-普通职员补贴费用：1元/天在途期间的伙食补助费按当天最后到达目的地的标准报销。市内交通费是指出差人员在出差地市内坐公交、地铁、出租车等所产生的费用。出差人员市内交通费补助标准一般为每人每天80元，或者出差人员乘坐由接待单位或其他单位提供交通工具的，应向接待单位或其他单位交纳相关费用。出差费用报销需要提供相关报销手续，包括差审批单、机票、车票、住宿费发票等凭证。住宿费、机票支出等按规定用公务卡结算。财务部门审核出差费用开支，对于未经批准出差、超出部分的费用不予报销。城市间交通费按乘坐交通工具的等