秘书三级培训第三章文书拟写与处理课件

第三章

文书拟写与处理第一节文书拟写文书拟写（三级）公务文书事务文书商务文书通告、通报、决定简报、计划、总结、报告、讲话稿商品说明书一、简报基本知识1.简报特点：简、快、新、实。2.简报类型：按时间分：定期、不定期；按性质分：综合、专题；按内容分：工作、动态、会议；3.制发注意事项：内容真实、准确文字凝练，篇幅简短快写快发报头报尾报核提问式、结论式、描写式、叙述式按语、导语视情况而定，可以没有二、通告（一）相关知识1、通告：用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项时使用公文。2、公告：是党和政府向国内外公开发布重大事件或重大决定事项所使用的公文文种。它是用于党内发布重大事件或重要决定事项，党和政府在重大会议后形成的决议，国际谈判达成的协议，获国家重要领导人出访、任免、逝世等。3、通告与公告的区别（P376页）4、通告的类型制约性通告——需公众周知且带有强制性行政措施的通告。告知性通告——告知公众周知事项而没有强制性措施的通告。5.注意事项一文一事；目的和要求必须明确；主要使用说明表达方式，不解释。发文机关+事由+文种发文机关+文种事由+文种文种文号没有主送机关发文缘由：为了……根据……通告事项：条款式结构专用尾语：特此通告生效尾语：自生效秃尾落款（全称）和日期（全称）北京市公安局交通管理局关于对

108国道部分路段采取交通管理措施的通告

2014年第16号为了保障108国道的交通安全畅通，根据《中华人民共和国道路交通安全法》的有关规定，决定从2014年9月29日起，对108国道部分路段（辛庄路口至贾史路口）采取以下交通管理措施：

发文机关事由文种文号没有主送机关发文缘由：为了……根据……一、108国道进京方向（贾史路口至辛庄路口）昼夜禁止20吨（含）以上货运机动车通行；二、108国道出京方向（辛庄路口至贾史路口）昼夜禁止5吨（含）以上货运机动车通行。特此公告。北京市公安局交通管理局2014年9月23日通告事项：条款式结构尾语落款和日期中国网络通信集团北京市通信公司通告为提高北京电话网的通信能力和服务水平，……通告如下：一、……二、……我公司对上述工程给客户造成的不便深表歉意，并感谢广大客户给予的理解与支持。障碍报告电话：112咨询电话：100602014年7月16日告知性通告发文机关文种尾语电话3.性质：奖励与告诫性公文（与通知区别）；传达与告晓性公文；系统内使用（与公告和通告不同）4.类型：表彰通报、批评通报、传达通报。5.与通告区别：适用范围不同；行文目的不同（规范性与教育性）；行文时间不同（事前行文与事中后行文）。6.注意事项：以真实情况为基础；注重时效性；注意传达通报的不同（一般无决定部分）三、通报相关知识1.概念：用于表彰先进、批评错误和传达重要精神和告知重要情况的公文。2.通报的性质及与通知的区别通知是传达上级机关的指示，要求下级机关办理或告知下级机关需要知道的事项，批转下级机关的公文或转发上级机关、同级机关、不相隶属机关的公文时使用的告知性，指示、布置性文件。就性质而言，通知属于告知性、指示、布置性文件；而通报属于奖励、告诫性公文。就告知性而言，二者有相似之处，但通知告知的是“要求下级机关办理或下级机关需要知道的事项”，而通报告知的是“重要精神或者情况”，主要用于人们提高认识和开阔视野，一般不具备指令性；就发布范围而言，通报多在本系统发布。与公告与通告不同。发文机关+事由+文种事由+文种主送机关可以为多个下级机关，如果是普发性或者张贴的通报可以省略主要事实描述分析评价决定（传达通报无此项）希望、要求和号召落款和成文日期世达公司

关于傅国柱同志先进事迹的通报各分公司、中心、部：近来，我公司……，特通报如下：2005年12月19日，……公司决定，通报表彰……公司号召……世达公司2014年1月9日发文机关文种事由主送机关发文缘由通报事项：祥写表彰或批评决定号召或要求分析四、决定相关知识1.概念：对重要事项作出决策和部属，奖惩有关单位和人员、变更和撤销下级机关不适当的决定事项。机关、企事业单位和社会团体皆可使用。2.特点：决策性；制约性3.类型：决策指挥决定；奖励惩处决定；变更撤销决定。4.写作注意事项：不可用文种做标题；慎用“决定”（一般性奖惩事项用通报，但法律法规、规章条例等明文规定的奖惩事项用决定）发文机关+事由+文种事由+文种主送机关可以为多个下级机关，如果需要周知但没有特定对象的决定可以省略发文缘由（为了，根据）决定事项希望、要求落款和成文日期（一般决定直接标注落款和成文日期，但经会议讨论通过的决定，采取在标题之下小括弧内题注）富强公司

关于落实产品质量工作若干问题的决定各分公司、中心、部：为了……，根据……有关问题决定如下：一、高度重视……二、面向市场……各公司、部要切实加强领导，……附件：……富强公司2012年5月6日发文机关事由文种主送机关发文缘由决定事项要求附件落款和日期鸿雁公司

关于给予诸葛芮行政处分的决定

（2006年1月15日公司办公会议通过）（没有主送机关）为了……（发文缘由）根据……（具体情节和公司规定）现决定如下：……（决定事项）希望……（要求）鸿雁建筑有限公司题注形式落款下不再标注时间往年真题收件人：gaoye@263.net抄送：主题：起草公文高叶：你好。请你根据上午的公司会议精神和下面所给的材料，代表公司向各下属部门发文，宣布对这起事故的处理意见(依据《员工管理条例》，给予除名处理)。行政经理苏明××年×月×日附：(材料)我公司原棉花仓库的保管员夏明，出生于××年×月×日，现年×岁。夏明在××年×月×日晚于仓库值班之时，违反管理规定，在库房内吸烟并将烟头扔在地上。21时左右，他擅自离开仓库，外出购买食品。半小时以后，当他回到仓库时，仓库已被滚滚浓烟吞没。夏明不知所措，没有及时打电话报火警，直到值班的总负责人发现才紧急报警。经消防队员的奋力扑救，大火终于被扑灭。此次事故造成的直接经济损失约×万元。通报各部门：我公司棉花仓库保管员夏明因严重违反劳动纪律，在值班时违反规定在库房内吸烟，引发了火灾，给公司造成了直接经济损失×余万元，严重损害了企业形象。此次事故纯属人为因素所致，其性质严重、影响恶劣。依据公司《员工管理条例》的规定，决定对夏明除名。希望公司其他员工从此次事故中汲取教训，引以为戒，避免此类事件再度发生。

宏远公司2013年4月20日五、计划相关知识1.概念：事务性文书：目标、内容、步骤、措施、完成期限。2.别称：安排、方案、设想、纲要、规划等—范围、时限、内容详略不同。3.结构：条文式（全局性）；表格式（短期具体单一）4.特点：可行性——适合本部门的实际情况；预见性——行动之前未完成下一步工作而制定。约束性——对执行者有约束力，减少盲目性。5.类型：按内容分；按范围分；按时间分；按性质和作用分；按表现形式分6.注意事项：符合政策规定；切合实际；力求明确具体。条文式结构单位+时间+事由+文种时间+事由+文种单位+事由+文种事由+文种文种前言（论述指导思想、依据、意义、单位情况和总目标等）主体：目的（做什么）、措施（怎么做）和步骤（何时完成）结语：要求，注意事项、展望等，也可略尾部：落款和成文日期，如果在文中已出现，则略去。北京市园林局（2002年）

公园建设及管理工作计划公园是……一、公园建设的目标和任务二、三绿计划……三、设施建设……四、保障措施……文化建园不仅是中国……附件：……北京市园林局2001年12月10日单位名称时间事由文种前言：指导思想、依据、意义、本单位情况及总目标等。目标和指标：做什么具体措施和实施步骤：怎么做结尾：提出执行要求或展望计划实施的远景。可以没有。尾部：落款（可不标）和日期附件位置条文式六、总结相关知识1.概念：通过工作回顾、分析和研究评价，找出经验教训、总结规律，以指导今后工作的事务性文书。2.类型：按内容分；按范围分；按时间分；按性质和作用分（综合性总结、专题性总结）3.特点：回顾性；客观性；自我性（第一人称）4.注意事项：坚持实事求是；总结出规律性的认识；分清主次突出重点；语言简明准确公文式标题非公文式标题前言（工作情况、北京和总体评价等）主体：成绩和经验（重点）；存在的问题和教训；今后努力的方向。写法有过程式和经验式。结语：总结，重申主旨、改进摄像和展望尾部：落款和成文日期，如果在文中已出现，则只标日期。安徽科技学院2007年评估工作总结2007年10月15日至19日，我校接受了教育部本科教学水平评估。评估工作取得了以12A7B的良好成绩。总结2005年以来的工作，我们有以下工作经验和体会：一、将评估工作作为学校的中心工作来抓。二、提高全体教职员工的思想认识，发挥全体教职员工和全体学生的作用。……单位名称时间事由文种以评估为契机抓好硬件建设非公文式式标题前言：概括介绍基本情况，交待背景，点明主旨或说明成绩。主体：成绩经验、问题教训、今后努力方向。—条文式三、积极争取政府在硬件建设和资金方面的支持。……四、大处着眼，细处着手，做好后勤保障工作。五、差距和不足。……今后工作中，我们将发扬成绩，克服不足……将安徽科技学院的工作做得更好。2007年10月25日专题工作总结结尾：总结全文，重申主旨或提出改进设想或展望未来。七、报告相关知识1.概念：向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关询问的公文。2.特点：汇报性；陈述性；行文单向性3.类型：汇报工作报告；反映情况报告；答复询问报告。4.与请示区别：性质要求不同（请示需回复）；行文时限不同（请示需事前）；内容含量不同（请示一文一事）5.注意事项：报告事项真实；报告时间及时；不能夹带请示事项；报告用于谦和，以概括叙述为主。发文机关+事由+文种主要内容+文种主送机关：一个；其他采用抄送的方式报告事项：三种写法（1）工作报告：成绩+做法+经验与问题；（2）情况报告：情况+原因+措施（3）答复报告：按上级询问事项来一一答复。结语：（1）今后工作意见（2）专用尾语发文缘由：报告目的、概括报告内容或者简要介绍报告事项落款和日期八、讲话稿相关知识1.概念：会议和公共场合发表讲话之前事先准备的书面文稿2.特点：内容针对性强、语言大众化、有效沟通性。3.分类：按场合分；按身份分；按目的分；按内容分。4.注意事项：主旨集中，观点明确；内容具有针对性；语义要清楚，适合宣读；语言通俗生动。在…上+讲话何人+何时（地）+讲话文章式标题日期开头（概述式、表态式）结语（希望式、展望式、总结式）署名（职务职称）称谓主体（中心突出、条理清晰、论据充分、论证严密）九、商品说明书相关知识1.概念：对商品的性能、规格、用途、保存和使用方法等进行说明的文书。2.特点：实用性；科学性；说明性。3.写作要求：内容全面真实；说明突出重点（消费者急切了解的内容）；语言要通俗易懂。正文标题具名商品名+“说明”/“介绍”/“说明书”/“使用说明”具名（便于消费者联系咨询和购买）正文（条款式、图标式、文章式和综合式）条款式第二节收文、发文处理一、发文程序草拟-审核-签发-复核-缮印-用印-登记-分发二、收文程序签收-拆封-核对-登记-拟办-批办-分办-传阅-承办-催办-注结-归卷-（清退-立卷-归档-销毁）一、用印基本知识概念：在落款处加盖单位公章，让公文生效的过程。是公文格式的一部分。要求：1.遵守制度（领导批准；落款同印章一致，代用章注明“代章”；不在空白信上盖章，盖章要登记），2.按规定用印（位置正确上不压正文下要骑年盖月；端正清晰；联合行文各方都盖章；用印要核实份数），3.保管好印章（专人保管，上锁保管）工作程序：核对内容—检查手续——正确用印相关知识■含义：审核：起草人和起草单位对文件内容和形式全面检查和修正；复核：印制之前再次审核，确保文件质量。■审核内容：行文必要；内容严谨；文字表达；文件体式；处理程序。■要求：（1）审核中发现的问题必须逐一纠正（2）一般性问题可以直接修改（3）需做较大的改动，可附上具体修改意见，退回拟稿人或与承办部门共同协商（4）书写不工整或者改动较多的文书，应重新誊录。（5）审核中发现问题必须及时解决。■复核内容：（1）审核签发手续是否完备；（2）附件材料是否齐全；附件的份数、页数是否复核正文要求，内容是否完整；（3）格式是否统一、规范。■审核文书工作程序：明确审核范围—看是否需要行文（P410，多选）—把好“四关”（多选：政策关、文字关、格式关、程序关）二、审核文书三、对文书编号机关代字年份序号组成要素：机关代字：单位和部门名称中最有代表性的字。年份：发文年度，阿拉伯数字写全，六角括弧；序号：发文顺序号，阿拉伯数字，不标虚号，不写“第”要求：1.编号以年度为单位；2.同一部门和单位的同一类公文代字应该统一；3.联合行文只标主办单位的发文字号。1.含义：对办理提出初步意见，供领导参考2.要求:（1）熟悉有关政策和规定（2）熟悉本单位各部门的职责范围及业务情况（3）熟悉办文程序和有关规定（4）拟办意见要符合政策规定和实际情况（5）拟办意见力求准确、及时、简洁（6）拟办意见要明确具体（a.明确阅示领导和承办部门;b.承办时限和要求;c.发送范围和阅读范围（保密））3.拟办文件范围：a.需要传达、贯彻执行的文件；b.报送来的重要请示和报告；c.需本单位领导参考或知道的文件。4.工作程序：明确拟办范围—阅读文书内容—提出拟办意见（收文处理单的拟办栏简明写出处理方案，并写上署名和日期）四、拟办文书1、含义：据文件和批示，结合工作实际具体处理文件的工作。包括办理有关事宜和撰文答复两个过程。是具体解决问题的阶段，是检验工作质量和工作效率的重要标准之一。2、要求：（1）认真领会拟办、批办意见（2）文书的承办要区分轻重缓急（3）不属于自己承办的要说明原因及时退回（4）来文内容涉及以前的收文，要查找或调阅有关文件作为承办复文的参考（5）对于已经承办和处理完毕的文书，应及时清理，并将有关情况及时说明（6）要将办理的文书与待办的文书分别保存3.工作程序：了解文书内容—研究批办意见—进行具体办理—注办文书（承办完后，在文件处理单上注明办理的情况和结果）五、承办文书1.含义：对文书办理情况进行督促和检查，保证文书按照时限要求及时办理文书处理过程。包括对内催办和对外催办。2.作用：加速文书运转；防止文书积压；促进承办的办理；提高工作效率。3.方法和形式：电话催办、发函催办、登门催办、登门催办、约请承办部门来汇报。4.要求（1）根据公文实际情况选用催办方法（2）要填写《催办登记表（单）》（3）建立反馈机制：催办中发现问题要及时汇报（4）注销办结公文：在《催办登记表（单）》简要注明公文办理的方式、公文办毕的时间等情况。5.范围：（1）上级单位主送本机关需要具体落实、实施的文件（2）下级单位主送本单位的请示及其需要办理的文件（3）平行或不相隶属的单位发送的商洽、征询意见的函件。6.工作程序：确定催办范围—确定催办方法—进行催办（根据轻重缓急和办理时限要求，进行查询督促，领导特别关注和紧急文书是重点）六、催办文书第三节文档管理文档管理编制档案检索工具利用档案编写档案参考材料管理电子档案一、编制档案检索工具检索工具：记录、报道和查找档案的工具类型：目录、索引、指南（连线题）工作程序:确定编制的类型—熟悉检索工具的情况—形成检索工具案卷目录分类目录1.含义：开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。“提供档案利用”：档案管理部门及人员直接提供档案，为利用者提供服务；“利用档案”：利用者为了研究和解决问题，阅读、复制、摘录等形式使用档案的过程。2.利用方式：（1）阅览室提供利用（2）档案外借（3）制发档案复制本（4）制发档案证明（5）提供咨询服务（6）印发目录（7）档案展览（科学性、业务性和艺术性）（多选和连线题）3.要求：（1）依法开展利用工作（2）主动、及时开展利用工作（3）不断完善档案服务方式和手段（4）掌握本单位近期的重点工作、重大活动，据此开展档案利用（5）利用工作是档案工作的根本任务，注重满足利用需求，发挥档案作用。4.工作程序：熟悉库藏—分析利用需求（连线题）—选择档案利用方式—获取档案—提供档案二、利用档案不同利用者的档案需求（多选、连线题）三、编写档案参考材料1.含义:档案部门或人员按照一定题目，根据所保存档案综合而成的可供人们参考的档案材料加工品。2、档案参考资料类型（多选或者连线题）3.编写要