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文档简介

档案存档借阅管理制度一、制度目的为了规范和管理公司档案的存储、借阅和归档工作，保障档案信息的安全性、完整性和可追溯性，确保档案工作的合法性和规范性，制定本档案存档借阅管理制度。二、适用范围本制度适用于公司内所有部门和人员。所有涉及到公司档案管理的工作均需遵守本制度的相关规定。三、档案管理的基本要求电子档案和纸质档案均需存放在档案库内，档案库需装设相应的防火、防潮、防虫、防盗等设施，同时要保证环境的恒温、恒湿等条件。同一部门不得将档案随意借出，对于涉及到外借的档案，需经过上级领导同意并签署档案借阅证明书。借阅档案需填写借阅申请表，并在档案管理员的陪同下进行，填写借阅记录，如发现损毁、遗失等情况，需及时向主管部门和档案室报告。对电子档案的存储需定期备份，并设置合理的档案命名及目录结构，避免数据丢失和混乱。重要档案需装订，加上封面及档案目录，并在档案室进行统一编号和归档。四、档案借阅管理的流程1.申请流程用户向主管部门申请借阅档案。主管部门审批同意，签署档案借阅证明书。档案管理员审核借阅申请表，确认证明书信息的真实性。档案管理员安排借阅时间，填写借阅记录，陪同用户进行档案借阅。2.归还流程用户归还档案时，档案管理员核对档案内容是否完整，如有损毁或遗失需报告主管部门并补交相应的费用。档案管理员修改借阅记录，更新归还时间。对于仍需借阅的档案，用户需在规定时间内再次申请借阅。对于已经无需借阅的档案，需经过档案主管部门同意后进行归档处理。3.档案管理的保密制度对于涉及到公司商业机密和个人隐私的档案，需设置权限和保密级别，并在档案借阅证明书中进行明确说明和提示。对于有盗窃、篡改或泄露档案行为的人员，将依据有关法律法规进行追究责任。各级领导及相关人员需要严格遵守公司保密制度，确保档案信息的安全性和保密性。五、档案室管理人员职责负责档案存储、整理、归档、借阅、销毁等工作。制定和修订档案管理制度及操作规程。监督和检查各部门档案管理的工作。协助主管部门解决涉及到档案管理问题。六、制度执行与调整各部门和人员在执行本制度时，需认真遵守各项规定，确保档案工作的规范性和合法性。对于本制度的不足和缺陷，应及时向领导部门反馈建议，并根据具体情况进行修改和完善。七、附则本制度通过公司领导

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