安全文件档案管理制度

安全文件档案管理制度一、概述本文件旨在规范公司内部安全文件和档案的管理，确保其完整性、真实性和保密性的同时，保证其可查阅性和可追溯性。安全文件和档案通常包括但不限于以下几种类型：安全保密协议；安全合同；安全审计报告；安全策略和制度；安全技术规范和标准；安全运维文档；安全测试报告；安全漏洞分析报告等。二、文件和档案管理建立文件和档案所有安全文件和档案都应当在其产生时建立，以确保其完整和可追溯性。文件和档案应当按照其重要性、密级、保存期限和使用频度分类管理。文件处理文件应当遵循两人制度，即一人制作文件、一人审核文件，并实现电子化审签；文件应当使用“草稿”、“预览”、“正式”三个阶段逐步完成；正式文件必须进行编号、归档；关键文件须经过多人复核，特别是底稿类文件；文件必须进行秘密等级的分类、编号和归档，档案必须进行编号和归库；保密文件、重要文件、关键文件应分类存放在安全文件柜、全钢柜等特殊设备内。档案处理档案应当在文件完成后及时归档、编号和加装封条；归档之前，需向各部门（人）进行公示，保证文件的透明度和公开性；档案存放管理应覆盖以下几个方面：档案室的物理环境、档案防火措施、档案（部分）数字化存储、档案存储历史记录。三、安全文件及档案保密安全文件及档案分类公司的安全文件及档案分为三类：一般文件或档案，公开范围较广，无明显危害性；保密文件或档案，需实行密级保护；非公开文件或档案，需实行文件送交制度，确定阅读人员范围。密级标志绝密：红底白字，标明“绝密”字样；机密：黄底白字，标明“机密”字样；秘密：蓝底白字，标明“秘密”字样；内部使用：绿底白字，标明“内部使用”字样。安全保密措施任何人员都不得将文件及档案带出公司；涉密文件或档案在传递过程中，必须采用加密等措施保证信息安全；任何人员都不得私自使用或泄露文件及档案。四、安全文件及档案使用安全文件及档案使用范围安全文件和档案的使用范围应该明确；任何人员只有在获得授权后才能查阅文件和档案。安全文件及档案访问方式安全文件和档案应该制定访问授权制度，并明确授权人员及访问权限等；加强访问的跟踪和监控，并实现可追溯性。五、文件及档案归档期限生效时间本制度自发布之日起生效。更新周期本制度中规定的条款，如果存在更新必要，将会由安全管理部门进行调整；若是新条款的加入或者原有条款的调整，必须提交管理层审批，以便入库。生效期限本制度适用于公司的所有部门和人员；在保持本制度常规性的同时，安全管理部门有权进行调整。六、文件及档案归档期限文件及档案保存期限一般文件及档案的保存期限至少为3年；保密文件及档案的保存期限按照其密级分为5年、10年和15年；内部使用文件及档案的保存期限为2年。七、文件及档案处理安全文件及档案的销毁文件和档案在归档期限到达、保密期限解除、使用完毕等情况下应当及时销毁；销毁应当经过多人审核，并进行登记和记录，保证销毁的真实性。八、文件及档案备份文件备份必须对重要的安全文件进行备份；备份文件应当存放在安全而独立的地方，以保证其可用性。档案备份对于公司的重要档案，应当建立数字化备份，并定期进行检验和更新；备份档案存放在安全而独立的地方，以防止单