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文档简介

公司文件资料归档管理制度一、概述本制度主要针对公司在日常工作中生成的各种文件、资料进行规范的管理，以保证文件资料的完整性、准确性、合法性，同时保障操作的方便性、工作效率和安全性。二、适用范围本制度适用于公司内所有部门、所有人员，包括各类电子和纸质文件资料。三、文件归档标准每个文件应当包含文件名、创建人、创建日期、修改人、修改日期等信息，并按文件类型和主题进行归类。电子文件应当保存至公司共享文件夹中，在文件夹中应当建立与文件类型和主题对应的文件夹进行存储。纸质文件应当通过标签或编号与电子文件对应，并按文件类型和主题进行归纳放置。文件归档后，应当在共享文件夹的目录结构和纸质文件柜的索引册中记录文件所在位置。四、文件保存与备份电子文件应当保存在公司提供的共享文件夹中，不得存放于个人电脑或其他随意存储的地方。电子文件应当定期进行备份，备份文件存放于专门备份服务器或共享文件夹备份文件夹中。纸质文件应当保持干燥、通风、恒温、防火等条件，不得受到日晒、潮湿、磨损等不利因素的影响。纸质文件应当定期进行存档整理和备份，备份文件应当存放于安全、密闭的存储柜中。五、文件查阅与利用公司内部人员可以通过公司共享文件夹或纸质文件柜查阅文件，对于有限制级别的文件需经过相关审批部门才能查阅。文件查阅后必须保证其安全性，不能随意传阅或泄露。文件应当根据保密级别设置不同级别的访问权限，保护文件的机密性。六、文件销毁公司内的文件需按照公司规定的时限进行销毁，各部门应当在规定时间内对文件进行清理和销毁。销毁文件应当按照保密、环保等标准进行处理，不得随意丢弃或交给不合法的单位或个人。销毁后的文件应当在销毁清单中记录，以便查询和管理。七、制度执行本制度应当上升到公司统一管理的层面，制度的制定、修订和添加都应当经过公司领导层及复核部门的审批。对于违反本制度的行为，公司应当根据公司的相关规定进行处理，并依法追究相应责任人的责任。八、制度修订本制度修订应当根据公司文件资料管理和实际需求，由复核部门适时提出建议，并经公司领导层审批通过后进行修订。修订后的制度应当在整个公司范围内进行推广和执行。九、附则本制度自实施之日起生效。公司所有部门和人员都应当

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