计算机应用基础项目9-制作会议通知

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邮件合并的操作步骤主要有：主文档创建、数据源建立、编辑邮件合并域、插入域合并完成邮件合并。计算机应用基础项目9-制作会议通知全文共14页，当前为第3页。9.1任务1创建主文档

某企业办公文员小黄，经常会给各部门分发纸质通知，现就她办公所用的软件Office2010，结合所学的知识，要及时的制作并分发一份会议通知到各个部门，她将要完成的操作有编辑会议通知文档，创建邮件中用到的数据源即要接收会议的人或部门，插入邮件合并域进行合并，效果如图9-1所示，最后连接上打印机即可打印输出，再分发给各个部门。计算机应用基础项目9-制作会议通知全文共14页，当前为第4页。9.1任务1创建主文档9-1邮件合并结果计算机应用基础项目9-制作会议通知全文共14页，当前为第5页。9.1任务1创建主文档

所谓“邮件合并”是指在Office中先建立两个文档，一个是所有文件共有内容的主文档，一个是包括变化信息（不同收件对象的具体数据）的数据源，然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息实现合成新文档并可打印输出或以邮件形式分发的文档操作。“邮件合并”和普通文档一样，先将作为邮件合并功能的文档内容编辑好，然后切换选项卡到“邮件”选项卡，单击“开始邮件合并”组中“开始邮件合并

”按钮，如图9-2所示，从下拉列表中选择“目录”菜单项则主窗口中无明显变化，若选择其它项，例如选择“邮件合并分步向导”则会在主窗口的右侧显示一个任务窗格，如图9-3所示，运用这个窗口操作功能可实现邮件合并的向导操作法。

在“开始邮件合并”下拉列表中选择“信封”，则会弹出要设置的信封对话框窗口进行相应的设置如图9-4所示。若选择“开始邮件合并”下拉列表中选择“标签”，则会弹出要设置的标签对话框窗口进行相应的设置如图9-5所示。计算机应用基础项目9-制作会议通知全文共14页，当前为第6页。9.1任务1创建主文档图9-2“开始邮件合并”下拉列表图9-3邮件合并向导任务窗格计算机应用基础项目9-制作会议通知全文共14页，当前为第7页。9.1任务1创建主文档图9-4“信封选项”对话框图9-5“标签选项”对话框计算机应用基础项目9-制作会议通知全文共14页，当前为第8页。9.2任务2创建数据源

完成编辑好的主文档保存后，接下来是创建数据源。数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件，也可是MSSQLServer数据库，这里能用作邮件合并的数据源的数据是所有能被SQL语句操作控制的数据，其实邮件合并说白了也就是一个数据查询和显示的工作，以下用Excel中“邮件客户数据”为例讲解数据源的创建操作。

在Excel中，按主文档中可变化的数据格式，在工作表中依次输入“年”、“月”、“日”、“时”及“场次”的五个列数据，假设这里有3行数据，输入完后保存为工作簿文件“邮件客户数据.xls”，工作表的名称为“邮件客户数据”。到此以Excel类型的数据源就创建好了，接下来就是将数据源以邮件合并域的形式插入到主文档中。计算机应用基础项目9-制作会议通知全文共14页，当前为第9页。9.3任务3插入合并域完成邮件合并对已编辑好的主文档及数据源作保存后接下来就是将数据源以邮件合并域的形式插入到主文档中。插入邮件合并域操作如下：步骤１：打开主文档，将光标定位在要插入数据的地方（若插入通知的年就放在主文档中“年”的前面）。步骤２：单击“邮件”选项卡“编写和插入域”组中的“插入合并域”按钮，在对话框这里选择“年”，每次插入数据域只能是一个操作放入一个数据域。重复步骤１和步骤２依次插入通知的数据域月日时和场次，如图所示计算机应用基础项目9-制作会议通知全文共14页，当前为第10页。9.3任务3插入合并域完成邮件合并图9-12插入邮件合并域后的主文档计算机应用基础项目9-制作会议通知全文共14页，当前为第11页。9.3任务3插入合并域完成邮件合并步骤３：单击“邮件”选项卡“预览结果”组中的“预览结果”按钮，预览邮件合并的结果。步骤４：单击“邮件”选项卡完成组中的“完成并合并”按钮。选择“编辑单个文档”得到如图9-15所示的对话框，单击“确定”按钮即完成邮件合并操作。图9-15“合并到新文档”对话框计算机应用基础项目9-制作会议通知全文共14页，当前为第12页。9.4知识拓展

对编排好的文档，在未打印输出前需要反复预览，反复修改编排，到了最后一步就是将编排好的文档打印输出。

假设打印机已安装或虚拟打印机已安装，对打印预览确认过的文档打印，方法是：

单击“文件”选项卡，选择“打印”，弹出如图所示的窗口。在“打印”窗口中，可对打