化工公司行政管理制度：立卷归档规定_第1页
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文档简介

化工公司行政管理制度：立卷归档规定一、制度目的为规范化工公司文件档案管理，确保企业内部信息的安全性、真实性、完整性和时效性，提高档案信息利用效率，保障企业的顺利运营，制定本《立卷归档规定》。二、适用范围本规定适用于化工公司全体员工。三、基本规定1.立卷制度化工公司应当按照业务发生的时间顺序，将各种文字、图表、图片、电子数据以及录音、录像等内容有机组合在一起，形成一个完整的文件或案卷。每一份文件或案卷应当有文件编号、标题、发文机构、发文日期、机密等级等内容，并注明相关的页码。2.归档制度化工公司应当按照文件分类、档案系列、档案密级、保管期限等属性进行档案管理和档案保管，归档时应当注明档案编号、归档日期、档案的保存时间、档案的类别名称、档案密级、档案保管人等内容。3.档案管理的原则真实性原则：档案必须真实、客观反映历史和现实情况。保全性原则：档案必须完整保存，不得随意毁损、删除和篡改。应用性原则：档案必须保证利用价值，为现代化管理服务。公开性原则：符合规定的档案必须及时公开，提供便利的查询和复制服务。4.档案保管的责任根据档案保密级别和保管期限，科学地选择安全的规格和类型的档案室进行保管，并采取可行的安全保护措施，保障档案安全。对于导致档案丢失、污损或损坏的保管失职行为，需要承担相应的法律责任。5.档案检索的原则档案检索应当有明确的目的和需要，并且严格遵守有关保密规定。有关人员必须确认查询部门、查询日期、查询内容和查询理由等，并在文件上签字、盖章进行记录，并将查询结果反馈给查询人。四、具体程序1.立卷程序由拟稿人或办公室主管审核后，将文件归档抽出，并填写文号。将其报送公司文件编号管理员，领取编号后，贴在文件上。交由领导或办公室主管审核签署。将文件或案卷套入封皮，标明题名和页码号等，根据类别装入对应的分类卷Inner3-ringbinders。2.归档程序档案密级应当依据国家相关规定分类管理，同时也需根据档案内容在制度分类体系中归属于特定的案卷。具有公开权力的机构或个人涉密档案需要执行保密工作。同一月份内，文件经发文科、收文科、机要科、法务部、行政部审批作出决定后，即进行同步装订。3.档案查阅在行政管理制度相关规定下，用于企事业单位档案查阅需要的事前申请书来向公司申请。准备查阅的档案，需要提前申请，填写需要查阅档案类目的归档号，说明查阅目的、时间和对象。填写完毕申请表之后，需向文件科进行员工身份审核。审核完毕，案卷提供查阅。五、制度的监管和维护1.监管和考核化工公司会定期进行档案审计、档案保管人员的业务能力考核、档案保管程序检查、安全保护制度的监督检查等，对需要改进的地方进行改进和补救。2.维护定期检查归档档案所属卷内电子记录的完整性，及时更新。预防归档

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