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文档简介

物业财务合同管理专项制度一、背景在物业企业日常运营管理中，合同管理是非常重要的一部分。其中，财务合同管理更是细节繁多，需要借助专门的制度加强管控。针对此类问题，本制度的制定就是为了加强物业财务合同管理，规范企业运营管理，防止企业产生财务风险。二、适用范围本制度适用于我企业管理层、合同管理部门及其他需要了解此类管理流程的工作人员。其中，重点是事业部门的经理、财务人员、合同管理专员。三、制度内容3.1合同的备案及存储合同签订人员须按规定法律程序审查合同并留备合同复印件，并将正式合同以纸质形式交由合同管理专员备案。合同管理专员将每份合同建立电子档案，并将电子档案存入系统中，并建立每份合同的编号、名称、对方名称、合同金额等信息以方便管理。物业财务部门进入系统，查询相关合同信息，根据信息确定合同事项，达成合同目标。物业财务部门会根据公司规定，将合同归档，归档部门为档案管理部门，按合同档案编号进行手工归档，归档人切勿在合同上涂鸦等操作。3.2合同的审核合同的审核主要分为初次审核、复审以及最终审核三个环节。初次审核环节，由合同管理专员进行初次审核，审核人员需要对合同的真实有效性进行检查，确保签署人有签署权限，避免合同未被签署的情况发生。复审环节，需要合同审核专员再次进行审核，此次审核为审核人员亲自复核合同内容，确保合同内容没有遗漏，确保合同的一致性与有效性。最终审核环节，需要审核人员由物业财务部门负责审核，确保审核领导对合同的审查及处理的有效性、正确性。3.3合同的执行合同执行部分，由物业财务部门及相关合同管理人员共同进行，确保合同的真实合法性，确保合同的执行顺利进行。物业财务部门突破旧有思维方法，采用提前归档制度，即物业财务部门在收到合同正本(电子版)后，立即将其存档，以便于在资金执行过程中，能够高效的处理文件和材料，提高工作效率。3.4合同变更及终止合同管理专员需要负责管理合同变更以及终止的情况。合同管理专员需要及时向物业财务部门以及相关责任人通报合同合法、合同变更、合同终止的情况，确保相关人员能够及时处理相关工作。四、制度管控合同管理专员及时统计合同数量、金额等数据进行分析，定期提交报告，向管理层反馈管理数据。合同管理专员及时发现问题，能够及时处理，避免风险的发生，必要时，需要向相关领导汇报。管理层需要加强对合同管理，确保管理流程的顺畅进行。五、制度实施本制度自制定之日起，即为我公司公共制度。各事业部门领导负责制定部门合同管理细则，并确保部门制定的合同管理流程合规，即在制定过程中，部门领导需要仔细审查合同管理流程，以确保相关管理流程符合公司制度及法律法规要求。合同管理专员需要针对本制度进行培训，及时了解本制度的最新变化及精神。六、制度修订随着公司发展、法律法规变更及其他因素，本制度或需进行修订。对于本制度的修订，需要由领导小组或核心管理人员作出决定，并将修订后的制度报告于全体员工。七、结论本制度是本企业重要的管理制度。通过该制度的制定，加强了物业财务合同相关管理流程的管

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