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文档简介

外企采购合同管理规定细则前言外企采购合同是国际贸易中非常重要的一环，合同的管理直接关系到企业的发展和利益。为了规范外企的采购合同管理，并促进外企采购业务的良性发展，制定了本文件作为外企采购合同管理的规定细则。一、合同的签订1.1合同的签订应该遵循正式的程序，所有的合同必须在经过内部审批后，由具有签署职权的管理人员签署。1.2合同执行，必须以签署的合同文件为准，并严格按照合同文件执行合同。1.3在签订合同前，必须对供应商进行严格的审核和调查，以确保供应商有足够的能力和信誉，以执行合同并确保公司的正常运营。1.4合同中必须明确产品数量，质量标准，交付时间，付款期限，违约责任等条款，并在合同签署后及时把有关的合同内容告知采购部门、财务部门妥善保管。1.5确保合同的保密性，保障公司的机密信息不会被泄露。二、合同的执行2.1采购部门必须仔细审核供应商的质量保证书、产品检验证书、生产计划等文件以确保供应商按照合同执行。2.2采购部门应把供应商交期及时通知生产部门并按照约定的交货时间组织生产和物流，确保按时接收供应商的货物。2.3合同执行期间，如发现供应商存在违约行为，必须立即向管理层报告，并对供应商进行追责处理。2.4采购部门应时刻关注供应商的生产情况，确保所购产品的质量符合公司的要求，并在收到供应商的产品后及时验收、验货。2.5若供应商未能如期交货，公司应及时向供应商提出交期调整，并借助法律手段对供应商进行追责。三、合同的变更3.1合同的变更应该满足必要性与合理性，并经过审批程序，不能随意变动。3.2变更应该在变更后的合同文件上进行书面记录，以便于管理和交流，同时需要通知其他相关部门。3.3变更时，采购部门应仔细核实每一项变更的情况，并与供应商进行充分沟通达成共识。四、合同的存档4.1所有采购合同必须按照公司规定，在合同签署后及时归档并留存至少三年的时间，以备审计要求。4.2合同的存档应采用电子形式及纸质形式并存，由公司保管，操作应严格按照公司的保密规定进行。4.3合同归档时必须包括合同文件、签名盖章的采购合同等有关文件。五、合同的终止5.1合同的终止必须遵守合同签订时所设置的终止条件。5.2合同终止应该以书面形式通知对方；在终止前必须确保对方已经完成了自己的义务及无违约行为；终止后应及时履行各自的职责。5.3在合同终止后，公司应及时与对方结清货款并进行结算，并进行案例研究，汲取经验，以便今后在采购方面有更好的管理。结语外企采购合同管理细则是外企采购部门的重要管理工具，是外企采购部门及时掌握合同变更、执行、终止等情况的基础，也为公司制

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