工业经济学校公章、公函管理制度

工业经济学校公章、公函管理制度1.颁布目的本管理制度旨在规范工业经济学校公章、公函管理，保证学校公章、公函的使用合法合规、规范有序，增强学校形象，维护学校权益。同时，也为学校公章、公函使用管理、保管、验收等环节提供明确的规定和指导。2.适用范围本管理制度适用于工业经济学校所有部门、各类人员使用学校公章、公函，以及公章、公函的管理、保管和审核。3.学校公章管理3.1公章种类工业经济学校共有三个公章，包括印发公文专用的正式公章、刻制校办文件用的行政公章和印制借用通知书用的借记公章。3.2公章使用规定3.2.1公章使用范围和用途公章仅用于正式文件审批、传递、印制和签收等公务活动。具体范围和用途如下：正式公章：印制本校发文、收文、封发、签收及重要合同等涉及本校权益事项；行政公章：印制内部交办的便笺、通知、请示、报批及相关卡片等；借记公章：印制校内外借用书籍、教学器材及公章等物资的通知书。3.2.2公章使用程序公章使用程序如下：需要使用公章的人员填写正式/行政/借记公章使用申请单，并加盖本人签名／单位公章；分管领导、主管行政办公室人员核对申请单、审核公章使用的正当性和必要性；分管领导、主管行政办公室人员根据不同用途开具不同的授权书，同时在对应公章上签字盖章；公章使用人员在文面或印面顶部标注编号，并严格按照授权书的要求使用公章；公章使用完毕后，必须由公章使用人员本人交由相关部门予以收回，收回人员对公章编号、次数、日期进行记录。3.3公章保管公章保管负责人要按照下列规定：负责管理学校的公章；签办公章使用申请单；严格保管学校公章，防止外泄丢失；定期检查公章的保存状态，必要时进行维护或更换。3.4公章盖错、遗失、损毁的处理3.4.1公章盖错公章盖错紧急处理方式如下：在公章盖错的文书正式提交之前，由公章使用人或领导沟通协调，修正或重新签字；如已正式提交要求追加/修正，则可有领导单位或相关人员按照规定流程办理追加/修正。3.4.2公章遗失、损毁的处理遗失和损毁公章的紧急处理方式如下：遗失公章：立即报告上级主管机关及有关部门，同时报警处理；损毁公章：进行及时更换。如造成经济损失，由负责人承担相应责任；遗失后找回的公章，由公章保管负责人在找回后尽快在相关部处带领被遗失前的公章使用人重新办理号码，并及时上报上级主管机关及有关部门进行备案。4.公函管理4.1公函的类别公函共有两种，分别为内部、外部公函。4.2内部公函4.2.1内部公函分类内部公函分为行政类、教学类、学生类、后勤类、研究类五种，具体如下：行政类：针对行政人员的互相传递的公函；教学类：针对教学部门、教师的互相传递的公函；学生类：针对学生宿舍、学生公寓、学生教育管理等方面的互相传递的公函；后勤类：针对餐厅、宿舍楼等相关后勤事宜的公函；研究类：针对学术论文、科技研究等相关事宜的公函。4.2.2内部公函的传递流程内部公函的传递流程如下：编写公函；内部传递时，在公函右上角标注收件部门名称及负责人姓名；行政服务中心设置公函交收箱，供各部门外来公函交换；内部公函需在主管领导或行政服务中心签字方可进行最后传递环节。4.3外部公函4.3.1外部公函分类外部公函分为发函、收函两种。4.3.2发函管理发函管理程序如下：发送单位或领导填好公函，指定收人及收件地址；进行编号审核并保留复印件；传递至领导审批；审批通过后，由相关工作人员进行打印、盖章并发出；填写发函清单，进行部门档案存留。4.3.3收函管理收函管理流程如下：领导事先指定收函人员；收函清单归纳入专门文件柜；日常收函工作中，根据收函信封填写登记表；转移或寄出收函时，必须注明由谁带领，并签字私章。5.总结本制度的颁布是为了规范工业经济学