商务秘书第一章课件

商务秘书实务

主编张丽琍2023/7/41第一章商务秘书概述2023/7/42第一章商务秘书概述第一节商务秘书与商务秘书工作第二节 商务秘书的素质要求与行为规范

第三节商务秘书工作入门2023/7/43一、商务秘书二、商务秘书工作主要内容

2023/7/44秘书是上司的近身参谋和助手是主要从事文牍性、信息性、协调性和事务工作的人员是一种广泛的社会职业是办文、办会和办事的人员1、商务秘书的定义2023/7/45从组织的性质分类政务秘书商务秘书司法秘书外事秘书教育秘书从能力特长分类参谋型秀才型办事型公关型操作型翻译型2、秘书的类型2023/7/46按其责任的大小和能力素质的高低划分首先是助理文书级也常被称为“见习秘书”（reception）其主要工作内容是负责打字、接待、电传、管理办公用品、处理电话、分送信函、预定约会等。其次应是文书级。也常被称为“正式秘书”（secretary）其主要工作内容是负责起草打印文件，收发处理文书，完成上司临时交办的事项，笔录口授文件，负责会议的记录，为上司的报告文件收集组织材料，制定旅行计划，管理档案资料，辅助经理处理小额现金，兼做一些会计出纳计账的工作，保管保密文件等。正式秘书无论是职位的性质，技术的要求，涉及的方面，还是工作的责任都要远远高于见习秘书。2023/7/47按其责任的大小和能力素质的高低划分（2）再次是执行级，它包括业务秘书、行政秘书等。其工作内容主要是协助上司做办公室和业务部的有关工作。如处理信函，联系电话，接待来访，安排会议，收集资料，管理档案，收发传真、电话，计划管理上司的时间，安排差旅，对外代表上司联络、处理事务，监督检查上司下达的工作，做信息收集工作，协调横向、纵向的各种关系，辅助决策。最后是行政级。它包括办公室经理、行政经理、秘书科长、经理私人助理等。其工作内容主要包括参与决策，监督检查，辅助管理，帮助上司协调组织内纵向横向的关系和组织外部的各种关系，指导带领秘书群体协同工作，知人善任，合理授权，合理分派工作。2023/7/48二、商务秘书工作1、商务活动的特点交易性利益性竞争性2023/7/492、商务秘书工作的主要内容

（1）日常事务性工作

（3）主动创造性工作辅助决策工作、协调沟通工作、督促检查工作、会议工作、差旅准备工作、操办事务、应对突发事件等。信息的开发与利用、有效沟通、公关工作、辅助决策的调查研究工作等。环境管理、办公用品管理、时间管理、流程管理、电话工作、接待工作、文书信函工作、信息工作、保密工作、档案工作、信访工作等。

（2）上司指派性工作

2023/7/410辅助性综合性中介性机要性潜隐性三、秘书工作的特点2023/7/411全球化的视角科技的飞速发展管理理念的变化人力资源的新要求企业文化的变迁秘书面临的新挑战2023/7/412智能化：专业技能、人际关系技能、理念分析技能专业化：术业有专攻、行业细分复合化：多种知识和技能的组合社会化：国际化、统一化女性化：女性在管理中整体地位的提升未来秘书的发展趋势2023/7/413

商务秘书的职业道德商务秘书的知识结构商务秘书的能力素质第二节商务秘书的素质要求与行为规范2023/7/414爱岗敬业，忠于职守，自觉履行自己的职责。诚实守信，恪尽职守，把握分寸。积极主动，当好参谋。遵守纪律，严守机密，守时守信，言必行，行必果。谦虚谨慎，踏实细致。团结协作，宽容大度。实事求是，客观准确。勤奋好学，开拓创新。一、商务秘书的职业道德2023/7/415二、商务秘书的知识结构

1、基础知识

2、相关知识人文科学、自然科学、外语、计算机…3、专业知识

政治学、经济学、管理学、法律、心理学、社会学、市场学、人力资源管理、传播学

…秘书学、秘书实务、秘书礼仪、行政管理学、公共关系学、会议学、文书学、档案学、信息学、协调沟通学、信访学、速记

…2023/7/416三、商务秘书的能力素质

1、沟通表达能力

口头表达、书面表达

2、办事能力清楚授权范围、知晓办事渠道、了解办事程序、熟悉相关业务、掌握相应人际网络、知道轻重缓急、懂得变通

3、协助管理能力调查研究、辅助决策督查落实

4、交际公关能力运用公关技巧、懂得礼仪常识、善于处理冲突、自我监控力强

5、操作能力各种办公设备

6、应变能力适应不同组织、文化和社会环境、应变突发事件2023/7/417四、健康方面

1、身体健康

2、心理健康

3、交往健康

体力、精力、脑力

乐观、开朗、稳健、坚毅、执着、自制、幽默

正常的心态和行为能力2023/7/418秘书的面试技巧（1）第一，要争取通过面试这一关。面度之前要仔细了解该公司或企业的性质、规模、经营的范围、特色等第二，要事先整理自己的思路，确定如何表达自己的学历、资格、能力、特点和爱好，所陈述的内容应和简历上的完全一致第三节商务秘书工作入门2023/7/419秘书的面试技巧（2）第三，预先准备好对方可能提出问题的应对答案，特别要想好如果对方问及“你对原来的上司如何评价？”“如果你未来的上司是一个脾气比较急躁，喜欢苛求下属的领导，你将怎么办？”“你们原来的公司规模较大，而我们的公司规模较小，你会不会感到不适应？”等许多棘手、敏感的问题时，要注意回答的技巧，因为这些问题是要考察你的人际关系技巧和心理素质，所以要深思熟虑，不要简单回答是否对错，要辩证全面地陈述你对问题的认识。第四，事先要了解时下涉外秘书人才市场的薪水标准，因为涉外秘书的薪酬标准常常和人才市场的供需状况和大的经济形势密不可分。面试时当对方提及薪酬问题时，可以根据自己的实力，有的放矢地提出，但注意不要随便说：“给多少都没关系”或“我认为我原来的薪酬是某某千元，这次无论如何要高出原来某某千元。”之类的话，以免雇主认为你对自己的实力缺乏自信，或者你自以为是，盲目抬高身价等等。2023/7/420秘书的面试技巧（3）第五，准备好自己的学历、工作经历等材料，尤其是申请的职位相关的材料事先要准备好。第六，准备好适宜的面试服装，面试前，花一些时间和精力进行一下自我修饰，整理好仪表和服饰，女秘书一般一定要穿深灰浅棕系列的职业套装，衣服款式要力求端庄大方，尽量去掉装饰物，面部、颈部、手部都要注意卫生，要化些淡妆，配饰如颈链、戒指、耳钉、耳环等要尽量少带，鞋子的样子要精致大方，以中跟为好，使人看上去得体、大方、庄重、沉稳。2023/7/421秘书的见习与入门

新上任的秘书要做好以下准备（1）第一，全面了解企业的性质和历史，了解公司的结构、产品、目标、成果、市场战略、广告战略以及各种基本的经济数字。第二，多方了解未来上司的情况，可以向前任秘书和其他同事了解请教，以实现知已知彼，尽快地和上司达成工作上的默契。

2023/7/422新上任的秘书要做好以下准备（2）

第三，了解自己所担任工作的范围、性质、特点、职素和技能，通过向同行同事请教，总结自己以往工作的经验教训，做到心中有数，逐步地