医院物业档案管理制度

医院物业档案的建立和管理知识经济的悄然崛起，使信息的重要性目益凸现，信息资源已成为居住区物业管理中不可缺少的组成部份。在北京市第二医院的档案建立与管理中，我们将采用先进的计算机网络技术，对档案进行集中有序、标准规范的管理，配合先进的资料检索软件以达到信息共享、合理利用的目的。同时，我们在信息资料收集中将广开渠道，对居住区内所有物业项目从主体到配套，从建筑到环境，从硬件到软件都建立起相应的管理档案，有效保证物业管理服务的质量，提升物业管理的整体水平。为此，我们建一整套从档案收集、分类、归档、使用到销毁的管理制度及档案管理人员的职责，以保证档案管理满足物业管理的需要。档案管理运作（一）资料的收集我们将设立专门的档案室，并由专人负责管理。按照档案的不同类别，我们将通过四个途径进行收集。首先在物业接管移交与设计单位，施工单位积极合作，力争全面、准确地收集到工程建设产权及工程技术等原始资料。第二是在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回访记录等以及其它相关资料，并将档案的收集形成制度化；第三是通过政府主管部门、国际互联网等获取相关信息。（二）资料的整理和分类在收集到原始资料后，统一由档案管理员集中整理。剔除作废的和无效的记录，修补破损的文档，然后按类别进行装订并整理成册，做到条理清晰、分类合理、易于检索。（三）资料的归档管理１、对于分类整理好的信息资料进行分类保存即为归档。在北京市第二医院的档案管理中我们将实行原始资料和电脑档案双轨制，确保储存方式的多元化，尽可能将资料转化为电脑磁盘储存以便于查找。同时运用录像带、录音带、胶卷、照片、表格、图片等多种形式保存，使抽象的档案资料具体化、形象化。２、对医串和管理中心利益影响较大的档案应加密保存。这些档案在电脑中接授权级别检索，对保存在档案的原始资料应严格控制借阅。３、档案管理员应编制统一的档案程度的分类顺序进行组卷，逐一编号，登记造册、编制目录、分柜保存。４、为保证档案的安全和完善，档案室应随时保持干燥、通风、清洁、并加装防盗门和防盗网。同时配备合适的文件柜、文件盒以及消防器材等，确保储存地点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求并定期巡查。档案室应避免无关人员任意进出，档案室钥匙交由档案管理员专门保管。（四）档案的使用利用计算机网络技术，并采用先进检索软件，充分发挥档案资料的作用。内部员工可通过管理中心内部局域网，对管理中心的相关资料进行查询。对借阅原始资料的使用者，按档案的不同密级由相关负责人批准方可借阅，并办理借阅手续。（五）档案的销毁根据文档的保存期限和性质，定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁，防止档案的堆集和混淆。对于已过存档期的档案经主管领导批准可销毁，同时建立已销毁文档清单备查。档案资料的分类（一）产权与工程技术资料１、规划图纸、项目批文、用地批文２、建筑许可证、投资许可证、开工许可证3、红线图、竣工总平面图4、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告5、工程合同、工程预决算6、工程设计变更通知7、竣工图：建筑、结构、给排水、暖通、电气工程竣工图及消防、燃气、电话电视、智能化、供热等工程及地下管网竣工图９、房屋、消防、燃气竣工验收证明书１０、主要材料质量保证书，新材料、构配件的鉴定合格证书１１、水、电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料１２、砂浆、混凝土块试压报告１３、绿化工程竣工图１４、住宅区各类房屋清单１５、出售房屋的产权范围或成本核算清单１６、住宅区公用设施设备及公共场地清单１７、住宅区未完工的房屋公用设施设备及公共场地的竣工日期１８、其它工程技术资料、电梯资料（二）维修资料１、维修申请记录、回访记录２、维修派工单３、公共设施巡检记录（三）治安交通管理资料１、日常巡检记录、交接班记录、值班记录、巡逻路线２、日常抽检记录、查岗记录、闭路电视监控系统录像带３、搬入／出记录、突发事件处理记录４、车辆管理记录、车辆详细资料（四）设备设施管理资料（包括消防）１、公用设备设施维修保养计划２、公用设备设施维修保养记录３、机电设备运行、巡查记录４、设备分承包方档案５、公用设备设施台帐及更新记录６、供暖设备台帐及维修记录（五）绿化清洁资料１、清洁班检记录、清洁周检记录２、绿化工作记录、绿化周检记录３、消杀记录、绿化病虫害检查记录（六）员工管理资料１、员工个人资料、聘用记录２、员工业绩考核及奖罚记录３、员工培训计划、培训档案、考核记录４、员工晋升、薪金变动（七）用户反馈１、服务质量回访记录２、用户意见调查、统计记录３、用