招标采购及国际采购实务

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应

商

的

资

格

供给商是指在中国境内外注册的企业、公司及其他提供工程、货物、效劳的自然人、法人。采购实体的任何采购都必须从合格的供给商处获得。从国际惯例来看，合格的供给商的资格包括以下几个方面：

1．

具有履行采购合同所需的专业和技术资格、专业和技术能力、财力资源、设备和其他物质设备、管理能力、可靠性、经验、声誉和人员。

2．

具有订立采购合同的法定权利。

3．

未处于无清偿能力、财产被接管、破产或停业状态，其事务目前未由法院或司法人员管理，其业务活动未中止，而且也未因为上述任何情况而成为法律诉讼的主体。

4．

履行了缴纳本国税款和社会保障金的义务。

5．

在采购过程开始前假设干年内，未发现有违反国家税收法规及其他经济法规的违法违纪行为。

6．

在采购过程开始之前假设干年内，其主要领导或主要职员未犯有与其职业相关的刑事犯罪，或与假报、虚报资格骗取采购合同相关的刑事犯罪。

7．

具有履行采购合同所需的专业和技术资格、专业和技术能力、专业和技术能力、财力资源、设备和其他物质设备、管理能力、可靠性、经验、声誉和人员。

8．

具有订立采购合同的法定权利。

9．

未处于无清偿能力、财产被接管、破产或停业状态，其事务目前未由法院或司法售货员管理，其业务活动未中止，而且也未因为上述任何情况而成为法律诉讼的主体。

10．

履行了缴纳本国税款和社会保障金的义务。11．

在采购过程开始前假设干年内，未发现有违反国家税收法规及其他经济法规的违法违纪行为。

12．

在采购过程开始之前假设干年内，其主要领导或主要职员未犯有与其职业相关的刑事犯罪，或与假报、虚报资格骗取采购合同相关的刑事犯罪。

如果在采购过程中，采购单位发现供给商提供的资料为虚假资料，提供资料在实质性方面失实或不完整等情况时，要取消该供给商的资格，并给予处分。

二、招标程序及方法

招标程序包括资格预审、准备招标文件、发布招标通告、出售招标文件等。招标阶段的具体工作，可由采购单位自行办理，如果采购单位因人力或技术原因无法自行办理的，可以委托给社会中介机构。资料预审

对于大型或复杂的土建工程或成套设备，在正式组织招标以前，要对供给商的资格和能力进行预先审查。通过资格预审，缩小供给商的范围，防止不合格供给商作无效支出，也减轻了采购单位的工作量。

如果有必要进行资格预审时，采购单位应事先在指定的媒介上发布资格预审通告，说明预审资格的要求、出售资格预审文件的时间地点及提交资格预审文件的最迟日期。预审资格要求除要符合"合格的供给商"的各项条件外，还应包括经验及承当此工程的人才、设备、财务等情况。资格预审通揭发布后，采购单位应立即开始出售资格预审文件，并在规定的期限内接受供给商提交的资格预审申请书，截止期后提交申请书一律拒收。

采购单位在规定的时间内，按照通告中规定的标准和方法，对提交资料预审申请书的供给商的资格进行审查。只有经审查合格的供给商才有权继续参加投标

准备招标文件

招标文件是供给商准备投标文件和参加投标的依据，同时也是评标的重要依据，因为评标是按照招标文件规定的评标标准和方法进行的。招标文件是签订合同所遵循的依据，招标文件的大局部内容要列入合同之中。因此，准备招标文件是非常关键的环节，它直接影响到采购的质量和进度。

招标文件至少应包括以下内容：

〔1〕招标须知。

〔2〕投标须知。投标须知是制定具体的投标规那么，包括：供给商的资格、货物的原产地要求、投标文件的内容、投标语言、评标标准和方法、标书格式和投标保证金要求、招标程序及有效期、截标日期、开标时间和地点等。

〔3〕合同条款。合同条款包括一般合同条款和特殊合同条款。一般合同条款主要包括一些根本性的规定，如如权利和义务，运输、保险、验收程序，价风格整程序，付款条件程序，合同中止程序，违约责任的处理程序，工程图纸的规定，解决争端的程序和方法、适用法律的规定，有关税收的规定等。

特殊合同条款因具体采购工程的性质和特点而制定的补充性规定，是对一般条款中某些条款的具体化，并增加一般合同中没作规定的特殊要求。特殊合同条款包括交货条件，履约保证金的具体数额及交纳方式，验收和检测的具体程序，解决争端的具体规定等。

在合同的招待中，如果一般条款与特殊条款出现不一致的，要以特殊条款为准。

〔4〕技术规格。技术规格是招标文件和合同文件的重要组成局部，它规定所购货物、设备的性能和标准。技术规格也是评标的关键依据之一，如果技术规格制定得不明确或不全面，不仅会影响采购质量，也会增加评标难度。货物采购技术规格应采用国际或国内公认的标准，除不能准确或清楚地说明拟招标工程的特点外，各项技术规格均不得要求或标明某一特定的商标、名称、专利、设计、原产地或生产厂家，不得有针对某一潜在供给商或排斥某一潜在供给商的内容。

工程工程的技术规格较为复杂，包括：工程竣工后要求到达的标准，施工程序，施工中的各种计量方法、程序和标准，现场清理程序及标准等等。

〔5〕投标书的编制要求。投标书是投标供给商对其投标内容的书面声明，包括投标文件构成、投标保证金、总投标价和投标书有效期等内容。

〔6〕供货一览表、报价表和工程量清单。〔7〕履约保证金。履约保证金是为了保证采购单位的利益，防止因供给商违约给采购单位带来损失。一般来说，货物采购的履约保证金为合同5-10%，工程保证金如果是提供担保书，其金额为合同价的30-50%，如果是提供银行保函，其金额为合同价的10%。

〔8〕供给商应当提供的有关资格和资信证明文件。招标通告

采购单位在正式招标以前，应在政府采购主管部门指定的媒体上刊登通告。从刊登通告到参加投标要留有充足的时间，让投标供给商有足够的时间准备投标文件。

招标通告最低限度应包括以下内容：

〔1〕采购单位的名称和地址。

〔2〕采购货物的性质、数量及交货地点，需进行工程的性质和地点，或所需采购的效劳的性质和提供地点。

〔3〕要求供给货物的时间或工程竣工的时间或提供效劳的时间表。

〔4〕将用以评审供给商资格的标准和程序。

〔5〕获取招标文件的方法和地点。

〔6〕采购实体对招标文件收取的费用及支付方式。

〔7〕提交投标书的地点和日期。

〔8〕开标日期、时间和地点。出售招标文件

如果经过资格预审程序的，招标文件可以直接出售给通过资格预审的供给商。如果没有资格预审程序，招标文件可出售给任何对招标通告作出反映的供给商。招标文件的出售，可采取邮寄的方式，也可以让供给商或其代理前来购置。如果采取邮寄方式，要求供给商在收到招标文件后要告之招标机构。

三、投标、开标程序及方法

投标准备标书出售后至投标前需要做一些准备工作，如对大型工程或复杂设备组织召开标前会和现场考察，按供给商的要求澄清招标文件等。

投标文件的提交采购单位或招标单位只接受在规定的投标截止日期前由供给商提交的投标文件，截止期后接到的投标文件拒收，并取消供给商的资格。

在收到投标文件后，要签收或通知供给商投标文件已经到收。在开标以前，所有的投标文件都必须密封，妥善保管。

投标文件的内容应与招标文件的要求相一致，包括投标函，供给商资格、资信证明文件，投标工程文件及说明，投标价格，投标保证金，等等。开标由采购单位或投标代理机构主持，邀请评委、各供给商代表和有关单位代表参加。开票前，应以公开的方式检查投标文件的密封情况，当众宣读供给商名称、有无撤标情况、提交投标保证金的方式是否符合要求、投标工程的主要内容、投标价格以及其他有价值的内容。开标时，对于投标文件中含义不明确的地方，允许供给商作简要解释，但所作的解释不能超过投标文件记载的范围，或实质性地改变投标文件的内容。以电传、电报方式投标的，不予开标。开标要作开标记录，其内容包括：工程名称、招标号、刊登招标通告的日期、出售招标文件的日期、购置招标文件单位的名称、投标供给商的名称及报价等。开标应按招标文件规定的时间、地点和程序以公开方式进行。但在有些情况下，可以暂缓或推迟开标时间，如招标文件出售后对原招标文件作了变更或补充；开标前，发现有足以影响采购公正性的违法或不正当行为；采购单位接到质疑或诉讼；出现突发事故；变更或取消采购方案，等等。

四、评标、决标的程序和方法开标后，由采购单位或招标代理机构组建的评标委员会负责评标工作。评标委员会由采购单位或招标代理机构的代表以及受聘的技术、经济、法律等方面的专家，总人数为五人以上单数，其中，受聘的专家不得少于三分之二。评标必须以招标文件为依据，不得采用招标文件规定以外的标准和方法进行评标，但凡评标中需考虑的因素都必须定入招标文件之中。

〔一〕

初步评定

初评工作比拟简单，但却是非常重要的一步。初评的内容包括：供给商资格是否符合要求，投标文件是否完整，是否按规定方式提交投标保证金，投标文件是否根本上符合招标文件的要求，有无计算上的错误等。如果供给商资格不符合规定，或投标文件未作出实质性的反映，都应作为无效投标处理，不得允许投标供给商通过修改投标文件或撤消不合要求的局部而使其投标具有响应性。

只有在初评中确定为根本合格的投标，才有资格进入详细评定和比拟阶段。

〔二〕

详细评定

在详细评定阶段，具体方法取决于招标文件中规定的评标标准，但总的来说，可分为中种方法，即最低评标价法、综合因素法、寿命周期本钱法及投标表决法。1．

最低评标价法是指按照经评定的最低报价作为唯一依据的评标方法。最低评标价不是指最低报价，它是由本钱加利润组成，本钱局部不仅是设备、材料、产品本身的价格，还应包括运输、安装、售后效劳等环节的费用。最低评标价与标底最接近的投标为最优标。

2．

综合因素法是指价格加其他因素的一种评标方法。在招标文件中，如果价格不是唯一的评标因素，应把其他的因素都列出来，并说明各因素的评标中所占的比例。综合因素法实际上就是打分法，总分最高的投标为最优标。

3．

寿命周期本钱法牙是指旨通过蚀计算柏采购重工程得有效怖使用字期间丹的基难本成啦本来辫确定捧最优笼标的弱一种在评标拥方法降。具构体方下法是刑在标贩书报绘价上帖加上跨一定卸年限找内运绪行的颠各种竞费用愁，再推减去性运行疲一定您年限刺后的负残值第。寿依命周吓期成积本最圆低的揪投标衬为最至优标泪。

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招标性采购方式

招标性采购是指通过招标的方式，邀请所有潜在的供给商参加投标，采购单位通过某种事先确定并公布的标准从所有投标中评选出中标供给商，并与之签订合同的一种采购形式。招标性采购按接受投标人的范围，分为国际竞争性招标采购、国内竞争性招标采购、国际限制性招标采购和国内限制性招标采购。国际竞争性招标采购是指没有国籍限制，采购单位通过国际性刊物公开发布招标公告，邀请所有符合要求的供给商参加投标的一种招标采购方式。国内竞争性招标采购是指采购单位使用本国文字在国内主要刊物上刊登招标公告，邀请国内所有符合要求的供给商参加投标的一种招标采购方式。

限制性国际招标采购是指采购单位不刊登招标公告而直接邀请国内外供给商参加投标的一种采购方式；国内限制性招标采购是指采购单位不刊登招标公告而直接邀请国内供给参加投标的一种采购方式。

二、

非招标性采购

非招标性采购是指除招标方式以外的采购方式。到达一些金额以上的采购工程一般要求采用招标采购方式，但在有些情况下，如采购工程有时间限制、采购来源单一等，招标方式并不是最经济的，需要采用招标方式以外的采购方法。适用于采购金额到达一定数额的采购工程的非招标性采购方式主要有：两阶段招标采购、国内或国外询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购；采购金额在一定数额以下的工程，一般采用批量采购及小额采购等方式。两阶段招标采购是一种特殊的招标采购方式，即对同一采购工程要进行两次招标。第一次招标是采购单位要求供给商提交不含价格的技术标，目的是征求各供给商对拟采购工程在技术、质量或其他方面提出建议。第二次招标是采购单位根据第一阶段征求的建议修改招标文件，要求供给商按修改后的招标文件提交最终的技术标和价格标。对大型复杂或技术升级换代快的货物如大型计算机和通讯系统等，以及特殊性质的土建工程事先准备好完整、准确的技术规格。有困难的，可采用两阶段招标采购方法。国内或国外询价采购，也称货比三家，是指采购单位向国内外有关供给商〔通常不少于三家〕发出询价单，让其报价，然后在报价的根底上进行比拟并确定中标供给商的一种采购方式。

适用询价采购方式的工程，主要是对现货或标准规格的商品的采购，或投标文件的审查需较长时间才能完成、供给商准备投标文件需要高额费用、以及供给商资格审查条件过于复杂的采购。单一来源采购即没有竞争的采购，是指到达了竞争性招标采购的金额标准，但所购产品的来源渠道单一或属专利、首次制造、合同追加、后续维修扩充等特殊情况的采购。竞争性谈判采购是指在紧急情况下，采购单位通过与多位供给商进行谈判确定最优供给商的一种采购方式，有些到达竞争性招标金额的采购工程，由于出现了不可预见的紧急情况或灾难性事件，采用招标程序或任何其他采购方法都会延误时机，在这种情况下，如当地至少有两家能够提供采购单位所需的货物、工程或效劳的供给商，采购单位要采用竞争性谈判采购方法。到达竞争性招标金额的采购工程，由于货物、工程的技术特点，或由于效劳的性质，采购单位必须与供给商进行谈判，也可实行竞争性谈判的采购方法。

批量采购，即小额物品的集中采购。适用条件为：在招标限额以下的单一物品个别单位购置的数量不大，但本级政府各单位经常需要，或单一物品价格不高但数量较大。

小额采购是指对单价不高，数量不大的零散物品的采购。案例：计算机软件与系统集成工程招标一、

案例背景

浦东新区×××单位有丰富的藏书资源，其信息化建设已具备相当的规模：配备了国内领先的网络、效劳器等硬件设备，局域网内部形成了千兆主干、百兆到桌面、带有第三层路由交换高速网络，如何通过

“数字化〞，使×××单位收藏数字化、操作电脑化、传递网络化、信息存贮自由化、资源共享化和结构连接化，达成远程效劳，为更多的机关、企事业单位效劳，成为此次“数字化〞招标的必然要求和目标。

二、

招标准备工作

认真研究该单位的技术标的，在初步认识该工程的“面貌〞、确立建设框架的根底上，针对其特殊性，设计和制作了参标单位综合资信表、方案评分表，严格按照招投标程序和要求，但在评判的技术标准和认知细节上，需要更充分的准备，并有必要进行大胆的探索和尝试。

三、

招标过程

招标公揭发出后，对甄别的三家单位，在2001年12月25日，进行了开标。由于该工程的特殊性，不能按照以往的招标要求，即价格的最低者定为中标者。本次招标开标后，

隔日通过专家评委，以三份投标书中的工程方案设计的完整性、科学性；系统的全面性、可靠性为依据，有重点地进行评标。根据参标单位综合资信表、方案评分表，专家组进行了评分。最后专家评委对A公司的方案给予了较高的分数，A公司中标。

四、

后记

此次关于数字数字集成系统的招标案例，为采购中心有关采购软件应用与开发方面，提供了珍贵的操作经验，为

“数字化〞建设方面的招投标工作打了良好的根底。特别是随着我国参加WTO，“电子政府〞逐步成为可能。今后，采购中心会涉及更多的这方面的采购任务。如何通过“完善〞、“修正〞招投标考量方法，来引导涉及“数字化〞招标的标准化、实用化、可操作化，可能是研究的重要课题。

(一)组成工程领导小组。涉及“数字化〞，专业性强，技术要求高，其工作原理和建设过程，非该行业的一般专家所能掌握和熟悉。为确保中标单位符合招标方的要求，使招投标圆满成功，事先应成立工程领导小组，工程小组组长、副组长由预算单位(招标方)、采购中心领导担任，由相关的技术人员、采购人员组成工程小组成员。主要负责工程前期准备工作，加强内部交流和沟通，统一对外发布和联络，解决存在的问题。

(二)调研工作要先行。计算机软件系统，技术复杂，属无形产品，没有可比性，在短时间内无法就每一个技术细节提出明确的要求。而系统集成工程是一个长期的系统工程，还要考虑今后的升级换代与目前开发工程的接口的技术性、合理性的问题。因此，有必要对现有的、成熟的模式进行摸底和调研，了解有关软件公司的背景资料，此类公司开发此类软件的设计能力，要初步掌握“数字化〞的根本思路和根本理念，对制作好投标文件有很大的帮助。

(三)

确认知识产权归属。软件的应用与开发，及系统集成过程中，会涉及知识产权权属问题，需要供给商分清和确认。软件计算机有关知识产权的保护，既要保护国外，也要保护自己。要符合有关知识产权的法律、法规的规定。这方面的条款需要在合同中加以强化和细化。(四)

考量标准突出性能。此次采购的对象是软件及系统集成方面的特殊商品，确保能采购到质量稳定、工作可靠、技术新颖的“数字化〞软件，价格并不是绝对因素。衡量标书方案的科学性、完整性是考核投标单位的根本原那么，而软件系统的合理性、建设性、扩展性；核心软件的成熟性、适用性是考核投标单位的其报价的主要内容。有鉴于此，中标价格，就是投标价格。通过此次招标活动，不但在技术上可持续性，还要取得良好的社会效益。

(五)

确定详尽的售后效劳条件。售后效劳，是影响本次招标能否获得成功主要因素之一，

特别是软件系统的特殊性，谁开发谁掌握了软件的核心，其效劳将严重依赖于开发单位，且是长期性，而售后效劳响应时间和维护质量是保障其系统稳定工作的根本保障。为此，投标方要列清其提供的专业维护队伍的人员素质，保修响应时间，及修复时间，确认后写入合同，有法律保证依据。

(六)

合同订立。与中标单位的合同订立，需要相应的业务专家、法律专家共同制订，力求合同的各项条款符合要求。

通过这次招标向全体采购人员提供了一次了解和学习

“数字化〞的招标时机，其意义超越了招标的本身。二、采购管理采購要考慮的因素价格

更为全面的价格概念应是由于材料的选用而给整个Logistics系统和生产体系带来的总本钱。例如，在消费品行业使用的软塑包材，谈论价格或比拟不同供给商的材料时，应主要考虑:

*材料的价格；

*材料在包装机上的损耗率；

*材料允许包装机提速且质量稳定的限度。因此，价格应是符合某种质量标准(Specification)的价格。另外，谈论价格也不应无视其它的价格条件:*交货地点，如出厂价，到收货方仓库价；*装卸责任，如买方负责装卸；*付款条件及货币，如货到买方仓库后30天付款，美元；*保险责任，如买方负责；*是否有批量折扣，如300吨以下，每吨3000元；超过300吨，每吨2900元。效劳效劳的价值已被越来越多的Logistics管理人员所发现，如供给商的售后培训，疑难问题的解答，维修保养及零配件的替换和供给(对设备采购而言)。对于Logistics人员，供给商的效劳还表达在采购周期及其稳定性，即从下订单到收货的时间周期和其实现交货期的比率。如前所述，这将直接影响到对原料正常库存和平安库存的设立，以及MRP的方案结果。而供给商对上述能力的表现，也是其自身Logistics工作水平的表达。更新的效劳内容还包括供给商能否提供电子信息查询(e-mail，WWW)、电子数据交换(EDI)和电子商务(e-Commerce)的接入。技术经常能够听到采购管理人员的抱怨，认为他们对公司业务决策介入的越来越少。这在许多的企业中确实存在。对他们来说，材料选择，供给商确实定，订货的多少都是由其它部门决定的。而他们自己却成了“照单抓药〞的执行人。事实上，传统的采购管理人员如果不尽快拓展视野，提高自身的管理水平，这种“残酷竞争〞的事实会继续进行下去。从技术角度讲，Logistics的采购管理人员应向采购工程师转变。这主要表达在三个方面:*要充分了解原材料的技术标准和产品的配方。当一般的商业手段使材料的价格降到一定程度后，假设要想继续获得价格的突破，那么必须从技术上入手(如图24)。采购人员要充分掌握原材料技术标准中的主要参数的改变，对原料价格的影响。而一旦发现其中的改变，会带来材料本钱的降低，同时所产生的质量差异很小或对消费者的接受程度没有太大的影响，为什么不采用呢?事实上，提供给消费者多余的或他们并不需要的价值，是没有意义的。这经常会表达在企业的国产化进程中。应该成认，本地的许多供给商原料的质量与国外的标准存在着差异，而改变这种差异需要一定的时间。在目前市场竞争日益剧烈的环境，企业为了生存，必须因地制宜。另一方面，从产品配方入手，也是同样的道理。分析产品本钱中，各项原料所占的比例。比照例大的原材料，应不断搜索可以替代的原料。这些工作，对价格敏感的采购管理人员比技术人员有优势。他们可在日常工作中不断积累这方面的信息。*要充分了解原料供给商所在行业的特点，如他们的生产工艺，所用原料及行情，他们的投资和生产规模等。采购管理人员应建立供给商本钱分析和比照档案。这为日后的价格谈判，以及与伙伴关系的供给商共同挖掘本钱潜力，打下坚实的根底。*IT行业的OEM概念(图25)同样适用于其它行业。如图25，产品有A，B和C生产而成，而A又是由D和E生产而成。这里A仅是个半成品。如果有供给商能够提供A或与之类似的材料，能够满足最终产品的生产技术要求，且价格低于D+E或自行生产A的本钱，那么可以改变采购的结构。风险采购管理人员应定期评估系统的风险，特别是供给渠道的风险。主要的风险有:*供给商的风险；*初级原料价格上涨或紧缺；*汇率的剧烈变动。针对这些风险，应采取的对策：*选择供给商时，应进行资质调查，同时，平时要注意收集行业的信息；*尽可能地防止单一供给商，有可能的话，应有替代材料方案(这也是前面提出的要加强技术的开发)；*开发本地供给商，减少直接进口原料的数量，对不可防止的大宗进口，采取期货的套期保值功能。〖采购管理的三个层次〗交易管理，简单购置(Transaction)较初级的采购管理多为对各个交易的实施和监督。其特征为:*围绕着采购订单(PO，PurchaseOrder)；*与供给商较容易的讨价还价；*仅重视诸如价格，付款条件，具体交货日期等一般商务条件；*被动地执行配方和技术标准。采购管理(Procurement)随着对前期大量订单的经验总结和汇总以及管理技能的提高，管理人员意识到供给商管理的重要性；同时，根据自身的业务量分析(ABC法)，整个Logistics系统的要求，合理分配自身的资源，开展多个工程管理。这个阶段的特征为：*围绕着一定时间段的采购合同，试图与供给商建立长久的关系；*加强了对供给商其它条件的重视，如订单采购周期(LeadTime)、送货、经济批量、最小订单量和订单完成率；*重视供给商的本钱分析；*开始采用了投标手段；*加强了风险防范意识。策略性采购－供给链管理(StrategicSourcing-SupplyChainManagement)目前比拟新的概念－策略性采购，其特征是:*与供给商建立策略性伙伴关系；*更加重视整个供给链的本钱和效率管理；*与供给商共同研发产品及其对消费者的影响；*寻求新的技术和材料替代物，OEM方式的操作；*充分利用诸如跨地区，跨国家的公司(工厂)的集团力量集中采购；*更为复杂，广泛的应用投标手段。其中，集中采购的手段正被愈来愈多的公司采用。集中的概念事实上包含两层含义：集中集团内各分公司/各工厂的采购量；采购量集中给少数的供给商，以图获取规模效应带来的节省。更进一步的工作，是进可能地减少材料的规格或标准，以图从供给商在原料采购和生产加工收益中带来节省。图26给出了策略性采购的示意。而图27是某跨国公司策略性采购活动的主要步骤例如。〖供给商评估中的主要指标〗供给商评估往往要综合价格、质量、效劳、技术和风险5个方面的表现。这里谈谈Logistics管理人员比拟关注的采购周期(或供货周期)的稳定性和采购订单的完成率。采购周期的稳定性Logistics管理人员经常会问自己：“我到底该放多少库存才适宜呢？〞从前面的章节可以知道，采购周期(材料库存的补足周期)是一个主要因素。而采购周期的稳定性又是决定平安库存的主要因素。采购周期是指：采购方决定订货并下订单－供给商确认－订单处理－生产方案－原料采购(有时)－质量检验－发运(有时为第三方物流)的整个周期时间。通过日常工作对采购周期的积累，定期对其进行分析，并结合统计数学的工具以及公司设定的库存效劳水准，可以制订相应的材料库存。采购周期越稳定，采购方所需的平安库存就越少。采购订单的完成率有时在日常工作中会发现，供给商交货的周期时间很准，但数量经常会有变动。这是可采用衡量其订单完成率的方法对其进行评估，即评估其在规定时间内按订货量完成订单的比率。收集数据/制订工程进展时间：＊收集材料A上年度的实际花费和本年度预算花费＊建立价格分析数据库＊分析不同规格的花费＊开掘各国家或各地区的其它潜在供给商。进行市场分析：＊收集供给商信息和材料市场的数据＊开掘新的或可替代的供给商＊了解供给商的价格模型〔组成局部〕以便远期使用。发放信息要求(RFI)：＊开发RFI的电子版以便获得供给商能力的信息＊开发数据库作为后续RFI/RFP过程的分析工具。供给商选择〔第一局部〕：＊研究并确定供给商入围的标准＊分析供给商的能力并选择可开展招标(RFP)的供给商。发放招标建议书(RFI)：＊确定对供给商评估所需的信息和数据＊价格－付款期－交货周期－汇率处理－质量争议＊发放招标建议书(RFP)给选定的供给商。分析招标结果：＊分析投标结果并与当前价格进行比拟＊根据分析结果选择第一轮磋商的供给商＊准备在投标。协商和再投标：＊对供给商的投标给予反应＊开始与主要供给商正进行式磋商＊再投标＊分析再投标结果＊选定供给商＊与选定供给商就最终合同条款进行最后协商＊确定实施计劃。采購管理的內容方案下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程，对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，实现对企业采购活动执行过程的科学管理。采购管理包括采购方案、订单管理及发票校验三个组件。对企业的采购方案进行制定和管理，为企业提供及时准确的采购方案和执行路线。采购方案包括定期采购方案〔如周、月度、季度、年度〕、非定期采购任务方案〔如系统根据销售和生产需求产生的〕。通过对多对象多元素的采购方案的编制、分解，将将企业的采购需求变为直接的采购任务，系统支持企业以销定购、以销定产、以产定购的多种采购应用模式，支持多种设置灵活的采购请购单生成流程。采购订单管理以请购单为源头，对从供给商确认订单、发货、到货、检验、入库等采购订单流转的各个环节进行准确的跟踪，实现全过程管理。通过流程配置，可进行多种采购流程选择，如订单直接入库，或经过到货质检环节后检验入库等，在整个过程中，可以实现对采购存货的方案状态、订单在途状态、到货待检状态等的监控和管理。采购订单可以直接通过电子商务系统发向对应的供给商，进行在线采购。发票管理是采购结算管理中重要的内容。采购货物是否需要暂估，劳务采购的处理，非库存的消耗性采购处理，直运采购业务，受托代销业务等均是在此进行处理。通过对流程进行配置，允许用户更改各种业务的处理规那么，也可定义新的业务处理规那么，以适应企业业务不断重组，流程不断优化的需要。物资采购管理数据库综合概述物资采购管理数据库包括采购相关人员管理、物资管理、供给商管理、采购合同管理、验收管理、扣款/退货管理、付款管理、仓库管理〔申购管理、供货管理、领用管理〕等多个模块，各个模块的功能和数据分析在不同的企业会有不同的需求，所列内容仅供参考，各公司可根据自己的业务特点和需要选择符合自身要求的个性化模块和内容。

值得注意的是，每个单项信息的根本数据只在该单项管理模块中录入或编辑，而在其它模块中，那么完全可以通过数据库进行任意的调用和分析。物资采购管理数据库的特点1、强大的辅助决策分析功能。该数据库围绕供给和库存进行了大量的、全面的统计和分析。以方便决策者在选择好良好的供给商的同时，合理分配供给资源，合理安排库存和供给周期等。比方，

☆对各类物资的供给商可进行级别、供给状态等情况的综合分析，进行供货质量和供给质量变化分析，决策者可据此了解每类物资的供给商情况，调整不合理的供给资源分配，使每类物资均有适宜而足够的供给商，及时发现供给商中存在的问题，以保证任何时候物资均能正常供给。

☆自动提供的供货方案包括物资供货方案和供给商供货方案，既能保证厂方及时掌握各物资的供给情况，也方便供给商及时组织安排生产。

☆库存管理方面，提供了当前物资的库存分析、预警分析，物资消耗的统计和明细分析、月平均消耗量的统计分析及平衡分析等2、全面解放管理人员的报表编制工作。有关人员只需提供原始数据〔而且所有的原始数据只须录入一次，不需重复录入〕，其它的统计、分析、报表出具那么全部由数据库自动提供，而且可以随时地查看和调用。另外，这样的报表也更为客观、全面、细致、准确。3、流程化的数据处理窗口数据库提供了方便、快捷的数据处理途径。单项功能的数据处理均置于同一个界面内，按工作流程排列，同时提供了相关参考数据的查看〔不同的人员只能处理和查看与自己工作相关的模块或数据〕。对相关信息的处理功能模块均提供调用入口。4、方便和随时的数据查看与调用功能。在您做任一工作时，都可随时查看或调用相关的数据，或做参考，或进行分析。比方，当您正在处理或查看供给商的信息时，您就可以查看到与供给商相关的供给商级别及供给状态、某供给商的物资供给品种、供货清单、供货质量分析、付款记录、应付款清单等数据。物资采购管理数据库各大模块的功能简述1、采购相关人员管理☆可预览和打印相关人员的联系表和责任表。2、物资管理☆物资根本信息：物资表

☆物资供给管理：首先可对物资供给商进行级别、供给状态等分析，对各类物资的供给商情况进行分析；其次，对物资的当前库存表、入库统计、入库明细等进行分析。

☆物资消耗〔即领用〕：能对各种/各类物资进行消耗统计和消耗明细的分析。

☆消耗平衡分析：对物资出入库、库存等进行综合平衡分析，对各物资月平均消耗量进行统计分析，或对某物资进行月平衡比照等分析。

☆采购方案预报：可提供当日/本周/本月等期间的物的资预警表，可作采购方案参考。3、供给商管理☆代理商根本信息管理：可查看或打印供给商的根本信息表、联系表供货品种表。

☆供给商分析：包括供给商供给能力分析、供给商供给级别及供给状态等情况的单项或综合分析、各物资的供给商情况分析等。

☆供给情况分析：包括供给商供货数量、供货额及供货明细等统计分析

☆付款管理：包括供给商货款支付情况总表、供给商付款清单及其付款工程明细分析4、合同管理☆可提供在供采购合同清单、应付货款清单，进行合同付款进度、合同执行进度等分析。5、供货管理☆可预览和打印供货单

☆供货方案管理：包括物资供货方案和供给商供货方案

☆供货情况管理：提供各物资的供货统计和供货清单，或某物资供给清单，还提供各供给商供货统计和供货明细

☆退货/扣款管理：提供退货清单和扣款清单

☆供货分析：能对供货质量进行分析，也可就某物资或某供给商历史供货情况进行分析6、验收管理☆可预览和打印验收报告单，并提供不合格物资清单

☆对本月检验工作量进行统计

☆能对物资供货质量或供给商供货质量进行分析，能就某物资或某供给商的供给质量变化进行分析7、扣款/退货管理☆可提供本月或任意期间的扣款/退货清单3

☆供给商扣款/退货分析：包括各供给商扣款/退货统计和明细及原因分析

☆各物资扣款/退货分析：包括各物资扣款/退货统计和明细及原因分析8、付款管理☆提供已付/未付款清单，进行当前付款进、度分析和支付能力分析9、申购管理☆可预览和打印申购单

☆采购方案管理：提供当前物资库存表、今日/本周物资预警表，提出本周/本月物资申购方案

☆采购情况管理：提供物资入库统计和明细表10、领用管理☆可预览和打印领料单

☆领用管理：提供各种/各类物资消耗〔领用〕数量和金额的统计和明细分析，进行物资预警分析

☆消耗分析：提供各物资月平均消耗量的和统计分析、库存平衡分析，某类/某种物资月消耗量比照等分析。采购本钱降低的策略与方法一、采购本钱降低受到重视的原因由于近年来受到全球金融风暴的影响，国内笼罩在外贸出口衰退的阴影下，根据经济部最新完成，于八七年七月份公布的一项调查"制造业经营实况分析"结果发现，在制造业中有高达百分之六十三点四九的业者认为，市场竞争剧烈是经营上所面临最大的困难，其次依序为汇率变动不稳，工资太高，基层劳力缺乏，市场需求停滞以及管理及技术人才缺乏。由此可见，企业在面临国际间日益剧烈的竞争，产品生产周期逐渐地缩短，消费者的产品需求多样化，以及产品技术层次不断提升的压低下，如无法有效的开源，节流那么成为企业因应变局的有效方法之一。尤其在采购占平均销售金额比重逐渐增加的趋势下，降低采购本钱，那么是采购人员提供企业附加值最直接的方式。二、降低采购本钱的十大手法根据统计全美Fortune200公司所使用的本钱降低手法，最有效果的前十项如下，由于各手法的执行成效因企业而异，以下十项并无优先顺序可言。1.ValueAnalysis(价值分析，VA)2.ValueEngineering(价值工程，VE)：针对产品或效劳的功能加以研究，以最低的生命周期本钱，透过剔除、简化、变更、替代等方法，来达成降低本钱的目的。价值分析是使用于新产品工程设计阶段。而价值工程那么是针对现有产品的功能/本钱，做系统化的研究与分析，但现今价值分析与价值工程已被视为同一概念使用。3.Negotiation〔谈判〕：谈判是买卖双方为了各自目标，达成彼此认同的协议过程，这也是采购人员应具备的最根本能力。谈判并不只限于价格方面，也适用于某些特定需求时，使用谈判的方式，通常所能期望到达价格降低的幅度约为3~5%。如果希望达成更大的降幅，那么需运用价格/本钱分析，价值分析与价值工程〔VA/VE〕等手法。4.TargetCosting〔目标本钱法〕：管理学大师彼得·杜拉克〔PeterF.Drucker〕在企业的五大致命过失〔Fivedeadlybusinesssins〕一文中提到，企业的第三个致命过失是，定价受本钱的驱动〔cost-drivenpricing〕。大多数美国公司，以及几乎所有的欧洲公司，都是以本钱加上利润率来制定产品的价格。然而，他们刚把产品推向市场，便不得不开始削减价格，重新设计那些花费太大的产品，并承当损失，而且，他们常常因为价格不正确，而不得不放弃一种很好的产品。产品的研发应以市场乐意支付的价格为前提，因此必须假设竞争者产品的上市价，然后再来制定公司产品的价格。由于定价受本钱驱动的旧思考模式，使得美国民生电子业不复存在：另外，丰田和日产把德国的豪华型轿车挤出了美国市场，便是采用价格引导本钱〔price-drivencosting〕的结果。5.EarlySupplierInvolvement〔早期供给商参与，ESI〕：这是在产品设计初期，选择让具有移伴关系的供给商参与新产品开发小组。经由早期供给商参与的方式，新产品开发小组对供给商提出性能规格〔PerformanceSpecification〕的要求，借助供给商的专业知识来到达降低本钱的目的。6.LeveragingPurchases〔杠杆采购〕：各事业单位，或不同部门的需求量，以集中扩大采购量，而增加议价空间的方式为之。防止各自采购，造成组织内不同事业单位，向同一个供给商采购相同零件，却价格不同，但彼此并不知的情形，平白丧失节省采购本钱的时机。7.ConsortiumPurchasing〔联合采购〕：主要发生于非营利事业的采购，如医院、学校等，经由统合各不同采购组织的需求量，以获得较好的数量折扣价格。这也被应用于一般商业活动之中，应运而起的新兴行业有第三者采购〔Third-partyPurchasing〕，专门替那些MRO需求量不大的企业单位效劳。8.DesignforPurchase〔为便利采购而设计，DFP〕：自制与外购〔makeorbuy〕的策略，在产品的设计阶段，利用协力厂的标准制程与技术，以及使用工业标准零件，方便原物料取得的便利性，如此一来，不仅大大减少了自制所需的技术支援，同时也降低了生产所需的本钱。9.CostandPriceAnalysis〔价格与本钱分析〕：这是专业采购的根本工具，了解本钱结构的根本要素，对采购者是非常重要的，如果采购不了解所买物品的本钱结构，就不能算是了解所买的物品是否为公平合理的价格，同时也会失去许多降低采购本钱的时机。10.Standardization〔标准化〕：实施规格的标准化，为不同的产品工程、夹治具或零件使用共通的设计/规格，或降低订制工程的数目，以规模经济量，到达降低制造本钱的目的。但这只是标准化的其中一环，组织应扩大标准化的范围至作业程序，及制程上，以获得更大的效益。三、影响采购本钱策略的因素以上的本钱降低手法，你应该如何选择适合的，在拟定采购策略的时候，应同时考虑以下几项采购相关的情况。1.所采购产品或效劳的型态。2.产品所处的生命周期阶段。3.年需求量与年采购总金额。4.与供给商之间的关系。首先，所采购产品或效劳的型态，是属于一次性的采购，或者是持续性的采购。这应是采购最根本的认知，如果采购的型态有所转变，策略也必须跟着作调整，持续性采购对本钱分析的要求远高于一次性采购，但一次性采购的金额如果相当庞大，也不可无视其本钱节省的效能。接下来，年需求量与年采购总金额各为多少，这关系到在与供给商议价时，是否能得到较好的议价优势。但采购量又与产品所在其生命周期〔ProductLifeCycle〕所处的阶段有直接的关系，产品由导入期、成长期到成熟期的过程中，采购量会逐渐放大，直到衰退期出现，采购量才会逐渐缩小。以3C产业为例，非常明显的，产品生命周期有逐渐缩短的趋势。最后，那么是与供给商之间的关系，从卖方、传统的供给商、认可的供给商，到与供给商维持移伴关系，进而结为策略联盟，对本钱资料的分享方式也不同。如果与供给商的关系普通，一般而言，是比拟不容易得到详细的本钱机构资料，只有与供给商维持较密切的关系，彼此互信合作时，才有方法做到。四、降低采购本钱的策略-依产品生命周期来订定采购工程在其产品生命周期的过程中，可以分为下四个时期，各有其适用的手法。1)导入期〔Emergence〕：新技术的制样，或产品开发阶段。供给商早期参与、价值分析、目标本钱法以及为便利采购而设计都是可以利用的手法。2)成长期〔Growth〕：新技术正式产品化量产上市，且产品被市场广泛接受。采购可以利用需求量大幅成长的优势，进行杠杆采购获得成效。3)成熟期〔Maturity〕：生产或技术到达稳定的阶段，产品已稳定的供给到市场上。价值工程、标准化的动作可以更进一步地找出不必要的本钱，并做到节省本钱的目的。4)衰退期〔Decline〕：产品或技术即将过时(obsolescence)或将衰退，并有替代产品出现，因为需求量已在缩减之中，此时再大张旗鼓降低采购本钱已无多大意义。五、降低采购本钱的策略-依采购特性及于供给商之关系来订定采购的特性LeveragePurchase

横杆采购StrategicPurchse

策略性采购Low-ImpactPurchas

影响性较小的采购CriticalPurchas

重要方案的采购常态性一次性与供给商的关系1〕影响性较小的采购〔Low-ImpactPurchase〕：影响性较小的采购局部，其金额虽然不高，但是，也必须确认所取得的价格与一般市售价格比拟，是属于公平合理的价格，采购人员切记，勿让花费在价格分析上的本钱高于采购的实际金额。

[策略]：采用快速、低本钱的价格分析(PriceAnalysis)方法。

1.比拟分析各供给商报价。

2.比拟目录或市场价格。

3.比拟过去的采购价格记录。

4.比拟类似产品采购的价格。

2〕杠杆采购〔LeveragePurchase〕：杠杆采购指的是长期持续性的随机采购，但却不愿意与供给商维持比拟密切的合作关系，这可能是对价格的波动特别敏感，或是产品上市的寿命非常短所导致，使得采购不得不随时寻找价格最低的供给商以兹因应。因此，采购人员需要花费较多时间来进行价格上的分析。

[策略]：采用价格分析并以本钱分析为辅助工具。

1.价值分析(ValueAnalysis)。

2.分析供给商提供的本钱结构。

3.进行本钱估算(CostEstimates)。

4.计算整体拥有本钱〔TCO〕。

3〕重要方案的采购〔CriticalPurchase〕：重要方案的采购包括一次性，或非经常性的花费，通常其采购金额都相当大，如主要机器设备、资讯系统、或厂房设施等。

[策略]：采用本钱分析为主要方法。

计算整体拥有本钱

分析整个供给链的本钱结构。

如果重要方案的采购案一旦变成重复性的例行采购，那么必须考虑使用策略性采购中所提的方法。

4〕策略性采购〔StrategicPurchase〕：策略性采购代表非常重要的持续性采购案，采购人员较希望与供给商建立长期，或许联盟性质的关系。公司应该花较多时间在本钱与价格分析上，这是因为所收到的效益会比拟大。

[策略]：采用本钱分析为主要方法。

1.分析供给商移伴的详细本钱资料〔Openbooks〕，并找出可能改善的局部。

2.计算整体拥有本钱〔TCO〕。

3.分析整个供给链的本钱结构。

4.使用目标本钱法〔TargetCosting〕。

5.让采购或/及供给商早期参与新产品开发〔EPI/ESI〕。

六、结语：

由于实际采购情况的区分并不是如表所示那么明确，采购人员通常需要使用一种以上的手法，经由组合使用来到达本钱降低的目的。本文中的策略模式，可以提供采购人员在思考设定本钱降低方案时，一个不错的参考资料。三、国际采购實務國際采購面對的問題当今的全球化经济使许多采购专业人士投身于国际采购，无论你是初来乍到，还是沙场老手，最重要的挑战就是如何做好预期的准备工作。本文通过外乡和国际采购的比拟，概括出以下要点，这对制定全面的国际采购合同是非常有用的。

成功的采购就是要获得：好的产品〔或效劳〕、好的价格、正确的时间、正确的地点，并伴有相关文件的妥善处理。虽然国际采购和外乡采购的根本面是一致的，但国际采购显然要复杂的多，这是国际运作的环境决定的。下面我们就来比拟两者的差异。

价格。外乡采购的订单〔P.O〕种的价格比拟简单，一般包含了所有的本钱和销售税。而国际采购的订单中包含了一些特有的本钱工程：产品价格、出口许可证、出口包装、运费、保险、关税、港口装卸费和一些中介费等等。国际采购中的那些附加本钱是很可观的，有时甚至超过了产品本身的价格。比方，同样一件产品，从洛杉矶运到纽约和从韩国汉城运到纽约，后者的包装就复杂得多，因为中间的运输环节多而复杂。国际采购者必须考虑到上述的本钱/风险。

支付。国内采购的支付期一般是三十天，国际采购就很复杂，信用证〔L/C〕是较普遍的做法。由于是通过银行来支付，信用证也就成为采购者和银行间的合同，所以其中的条款必须谨慎考虑和执行。

文化。由于文化的差异导致国际采购业务失败的例子很多。对各个文化特点的了解往往在国际采购中被忽略。成功的方法应包括两个方面：先学习对方国家的文化和习惯，这很有可能决定成功还是失败。具有灵活性，要认识到每个外国供给商都是不同的，这和国内每个供给商的不同是类似的。做到以上两点你才会真正的“享受〞国际采购。语言。即使对方英语讲得很好〔如果你的母语是英语〕，文件也全是用英语准备的，但这毕竟已经经过对方那完全不同的语言过滤过了。特别是通过翻译来沟通的话，这问题尤显突出。语言虽然是文化的一局部，但对事务处理的影响是不同的，他绝不能被低估。

其它。除了上述几点外，还要考虑：外国的法律、税务、进出口条例，通胀，证治经济的稳定和焦化期等诸因素。采购人士要了解和采购相关的本国、外国和国际法，而其中最容易被忽略的恰恰是本国的相关法律，因此国际采购先要懂得本国的法律。其它需要了解的外国法律有：反腐败法案、海关法、出口管理法、合同法、出口控制、外汇控制、刑法、国际合同专用语等。

以上列出的问题都是国际采购要面对的，但不要忽略其它国际采购人员的经验，专业的交流无论对国内和国际采购都是必不可少的。如果你是一个敢于面对现实的人，那么国际采购会带给你国内采购所没有的挑战和机遇。请好好的享受这已经历吧，它对你和你的公司都是十分有益的。

国际采购根底篇——询价随着国际经贸蓬勃的开展，诸如国际间身产技术的交流，成品及半成品的输出与输入，进出口交易的形成通常通过早期的刊物媒介到近期的e-commerce电子商务物流快速开展下，生产规模也由区域性的生产扩大到跨国性的海外国际分工，试图以新的材料科技与生产技术来提升产品的品质，前者所指的是——新材料的研发替代了传统的材料，其中以电脑资讯业的零组件为典型的代表；而后者那么指——生产制程的创新，通常以新兴产业的自动化生产替代劳力密集的传统产业。两者均为寻求如何降低生产本钱及提升产品的品质，其终极的目标——为国家产业提高国际竞争力，而肩负此重任者唯有靠着采购人员的专业与努力不懈。因此，企业采购国际化程度攸关企业获利的水准。采购人员有必要建立的新观念如下：

一、改变询价的价格限制一般采购人员在许多国际采购查询时，总是以产品的价格为询价重点。殊不知产品的单价仅是其中之一工程，尚须具体的载明所需要产品的品质、规格、数量、交货、付款条件等；必要时应索取样品、测试报告、目录或说明书、产地证明等；公共关系优良的采购人员总会附加令人感受到温馨的问候语。通常比拟专业的询价重点列举如下：〔一〕

商品名称NameofCommodity〔二〕

工程Itemorarticle〔三〕

材料规格MaterialSpecifications〔四〕

品质Quality〔五〕

单价UnitPrice〔六〕

数量Quantity〔七〕

付款条件PaymentConditions〔八〕

样品Sample〔九〕

目录CatalogueorTableList〔十〕

包装Packing〔十一〕

装运Shipment〔十二〕

客套词语ComplimentaryPhraseology〔十三〕

其他Others

二、熟练国际贸易实务企业为提升国际竞争力，欲掌握生产资源的优势，那么需仰赖采购人员来完成使命，所以对“如何提升国际贸易水准〞所需要的才能应予以培育，方得与国际间先进国家并驾齐驱。国际采购应特别注意的事项有八点：〔一〕

了解输出国度的风俗民情与语文〔二〕

了解我国及输出国度的法律典章〔三〕

贸易契约内容及书面文件的完整〔四〕

能及时掌握市场资讯及有效征信〔五〕

遵循国际贸易协定及智慧财产权〔六〕

多观察国际间政治与经济的变化〔七〕

以电子商务开展采购与行销业务〔八〕

配合财务专家作妥外汇风险管理

三、有效的掌握国际间询价、议价模式所谓“询价〞是指采购一方就所需货品内容：品质、规格、单价、数量、交货、付款条件、包装等向供给商请求报价。可采用“限定询价模式〞及“扩大询价模式〞，“限定询价模式〞即非正式的询价，完全以个人探询的方式请求对方按采购一方所提出的内容作价；“扩大询价模式〞须在供给商依我方所提出的询价单一一作价，并提出拟出售货物的报价单，内容按卖方所希望成交的价格与条件，并表示在此条件下愿意与买方达成交易契约时，此时采购一方可进一步提出数量较为完整、品质也较为具体、规格定义清楚又符合本钱考量下的询价单，并作成正式的文件提交供给商，是为正式的询价，同时可要求供给商以正式文件答复，并进入采购控制程序。当采购人员接获供给商提交的正式文件——销货报价单时，采购人员可采取本钱定价分析模式，进一步了解在最适当的需求量及品质之下，价格是否最低，交货期是否恰如其时，必要时可再度采取限定询价模式，如此一拉一放的讨价还价，即俗称“议价〞。过程中如有两家以上的供给商在符合买方哪个相同需求的询价条件之下，仅限于价格做仪，就是一种“比价〞的模式，具有系统化的比价又可称为招标的比价方式。实际上比价与议价可循环性的操作，直至符合采购需求为止。当供需双方所议条件已然接近采购这一方时，买方也可以主动的向卖方出价，按买方所希望成交的价格与条件给卖方，表示愿意与卖方议定契约，称为采购出价单。如果卖方可接受此出价单时，那么双方可进入签定买卖契约或由卖方给买方正式的报价单，同时买方给卖方正式的订购单。

四、充分了解国际间供给商的报价单内容国际贸易惯例上，产品价格通常无法单独作成报价单，须附带与其他条件作成。例如：产品单价、数量限制、品质标准、商品规格、有效期间、交货条件、付款方式等，一般国际贸易厂商多按照自己产品的属性与过去的交易习惯印制有利己方的报价单格式，采购人员应该确实了解对方的报价单格式，以免遭受以下情形所造成严重损失，如卖方拒绝延期交货罚款、卖方拒给履约保证金、卖方不履行索赔期限、卖方属地仲裁等，不利于采购一方的条件。因此，采购人员须注意报价单是否符合以下原那么：〔一〕

契约条款的公平性，采购一方是否优势？最好基于双方利益考量。〔二〕

报价单是否符合产销部门的规格与本钱，可否提升商品的竞争力？〔三〕

一旦市场价格波动，供给商的诚信度将影响是否履行报价单的约定？接着再进一步的去深入分析报价单的内容是否符合我方的请购单内容：报价单的内容：〔一〕

报价单标题：Quotation较为通用，也为美国人所惯用，而英国那么惯用OfferSheet。〔二〕

编号：依序编码，便利索引查询，不可重复。〔三〕

日期：记载签发年月日，以掌握时效。〔四〕

顾客名称及地址：获利义务关系认定的对象。〔五〕

货品名称：双方共同认同的名称。〔六〕

货品编码：应采取国际通用的编码原那么。〔七〕

货品单位：按国际计量单位。〔八〕

单位价格：为计价标准，采用国际通用货币。〔九〕

交货地点：要说明城市或港口。〔十〕

计价方式：含税金或佣金，如不含佣金可加。〔十一〕

品质水准：能适当的表达产品品质的允收程度或良率。〔十二〕

交易条件；如付款条件、数量约定、交货期限、包装及运输、保险条件、最低允收量、报价有效期限等。〔十三〕

报价署名：报价单具有报价者署名始为有效。附带事项：依买卖型态及货品性质，市场变化下，价格波动的约定；国际报价单常见E.&O.E.(ErrorandOmissionExcepted)就是防止因报价单内容错误或遗漏造成双方不必要的责任。采购人员谈判根底MichaelA.McGinnis一个成功的谈判应做好两个局部工作，第一局部是了解谈判的过程，第二局部是进行谈判准备。谈判过程包括理解谈判的定义和目的，何时进行谈判，有效谈判有哪些障碍，成功谈判者的特点，推动谈判的技巧，和谈判中的洞察力。谈判准备包括了解对方的意图，确立你和对手的地位，确定关键问题之所在，制定谈判战略和战术，以及合理地组织。

第一局部：谈判过程谈判的定义和目的。谈判的定义是双方达成互相满意的共识，所以双赢也就成为谈判的目的。何时谈判。从买方来讲以下五个因素会导致谈判发生。〔1〕至少两个以上供给商〔2〕卖方有意介入〔3〕有了清楚的规格〔4〕投标者间存在差异〔5〕采购额大到足以涵盖竞标本钱。成功谈判的阻碍。〔1〕个人风格与谈判抵触〔2〕以前和对方有过矛盾〔3〕认为谈判是输和赢的关系〔4〕为了“赢〞将谈判延续得太长〔5〕谈判方权限缺乏以达成协议〔6〕将复杂的问题简单归结为“输赢〞问题。成功谈判者的特点包括方案能力、清晰而敏捷的思路、有强烈成功干、对他人意见的采纳能力、自制力、了解人性、善于倾听等等。但所有这些都需要经过不断的训练和实践以及团队人员的互相补充。推动谈判的技巧。第一个是吸取以往的教训，对刚完成的谈判进行小结，哪里成功，哪里不对，哪里要改，对方如何，这对以后都有帮助。第二是小组会议，它可用以解决谈判小组内的分歧，对战略战术修订。如是一人的谈判，你可安排让人叫你接听，或告诉对方时间有限，晚点再答复。谈判中的洞察力包括制造良好的谈判气氛和跨文化问题的处理，这里跨文化还指对不同行业和市场的理解。

第二局部：谈判的准备这里要指出的是与对方以往的接触以及将来的合作前景都是重要的考虑因素。另外，如果没有充分地准备，即使口齿伶俐、能说会道也只能收效甚微。下面列出谈判准备的八个步骤。分析对方的方案。评估价格、运送、规格、付款和任何与你的要求有出入的地方。记住对方的方案往往是对他们有利的。确立自己的目标。具体定下你的价格、质量、效劳、运送、规格、支付等要求并写在纸上，而不是跟对方说“你尽量…..〞。定下方案。对每个问题要定出最正确方案、目标方案、以及最坏的方案，这可帮你制定相应策