关于统集团公司发文规定的通知

关于统集团公司发文规定的通知尊敬的各位同事：根据公司管理制度和业务发展需要，为规范公司的文化建设，提高工作效率，加强内部协调，特制定了以下通知，现予以公布。一、发文目的为了规范公司内部的信息沟通和交流，提高公司管理的科学性和规范化程度，统一公司文件的形式和内容，保证公司文件的协调性、规范性、有效性和便于查阅性，进一步加强公司的内部管理。二、发文范围本规定适用于统集团公司内所有员工在公司内部发起和收到的文件，包括报告、备忘录、通知、指示和公告等各类文件。三、发文原则1.合理性原则发起文稿应合理、合法、可行、有效、有利于公司内外部的沟通和协调，符合国家法律法规和公司制度。2.规范性原则文稿形式规范，遵守语言文字规范，避免使用成语、方言、俚语、过于口语化的语言，规范字号、字距、行距、标点等格式规范，使文档整齐、清晰。3.科学性原则文稿内容结构合理，重点突出，重要信息突出，废话少，清晰明了。4.真实性原则文稿真实可靠，符合实际情况，不能夸大其词，避免虚假宣传、不实描述等。5.时效性原则发文时间及时、合适、有针对性，及时调整撤销不该存在的文件，防止文档过时，产生混乱。6.保密性原则对于机密、重要、涉及个人隐私、公司隐私等重要信息，需要严格控制，加强管理和防范风险。四、文档流程1.文稿的用途、范围和形式在发文前，应该明确文稿的用途、范围和形式，明确所需的文件类别、名称和编号；对于不同级别的文档，还应该明确审核和批准的流程和责任人。2.及时填写文档发文人员必须在规定时间内将文档提交到本部门，待经所指定审核人员审核无误后，及时上报领导审核，确保不延误文件的正常流转时间，提高工作效率。3.文档编号全部文档均应制定编号，且保持唯一性。编号的具体格式和规则可参照公司文件编号规则。文件编号根据发文时间顺序进行排序，以便于管理和查阅。4.保存文档文件保存时间应根据文件重要性和保密等级予以区分，根据公司管理规定进行保存，严格保护公司文档的保密性、可靠性。5.跟进文档发文人员必须跟进文档审核进程，及时了解审核进度。如有重大需求，可以催促审核人员尽快审核，确保文件的及时签发和发放。五、策略措施1.建立审阅制度在单位内部加强资料的审阅工作，使审阅结果得到较好的运用和考核；对于申请书基础的文件往往需走多个渠道，根据不同的申请类别和重要性，进行分类管理和处理。2.强化沟通协调各个部门之间要密切配合合作，加强沟通，进行快速的信息交流和公告，解决可能出现的协调难题。在执行过程中也要有一些突发案例的灵活性，维持文件的顺畅流转。3.做好质量保障发文人员在工作中应时刻保持质量意识，起草文档时尽量规范、准确、简捷。领导也要结合实际情况，按照规范要求进行审核、签批，确保文件质量。六、文档管理公司要成立文档管理部门，制定相应文档管理规定，管理文件的制定、保存、签发和流转；每份文件均应制定材料目录和档案目录；对于零散文档应分类存放，记录相应标识信息等。七、总结公司文文件的制作需要全员参与，从管理到执行，都要严格按照公司的制度，发文原则和流程。发文人员要具备相应的文档