行政管理基础知识和文秘基础知识

行政管理基础知识和文秘

基础知识

篇一：文秘基础知识

一、单项选择题(下列各题备选答案中，只有一个是最符

合题意的，请将其选出，并在答题卡上将对应题号后的字母

涂黑。每小题1分，共30分)

1、通用文书中知周类决定的特点是重在()

A、执行

B、要求

C、说明

D、宣告

2、通用文书中指示的正文一般包括三个组成部分()

A、批示的根据、指示事项、执行要求

B、指示的缘由、指示事项、执行要求

C、指示的缘由、执行方法、执行要求

D、指示的缘由、指示事项、完成日期

3、通用文书中知照性文书有()

A、公告、通告、报告等

B、公告、通告、指示等

C、公告、通告、函等

D、公告、通告、批复等

4、“标弓是主题词标引操作程序的()

A、第一步骤

B、初期工作

C、中期工作

D、最后步骤

5、巨化集团公司与浙江大学商洽工作，行文时应使用的

文种是：()

A、报告

B、函

C、通报

D、请不

6、案卷备考表应放在()

A、全卷开首

B、全卷目录之后

C、全卷后半部分

D、全卷末尾

7、文书立卷的最后一个步骤是()

A、结合运用、灵活运用文书特征组卷

B、照顾文书的价值和数量组卷

C、填写案卷卷皮

D、编目定卷

8、简报名称的正下方是简报的（）

A、编发单位

B、印发日期

C、顺序期号

D、印发份数

9、下列选项中，符合“仪表端庄”具体要求的是（）

A、着装华贵

B、着装朴素大方C、饰品俏丽D、发型突出个性10、

会议召开的时间应（）确定下来之后确定。A、会议的名称

B、会议的主持人C、会议的规模D、会议的议题11、

声调的变化属于（）。A、身体语言沟通B、语言沟通C、

副语言沟通D、物体的操纵12、个人的沟通障碍中（）所

导致的障碍属于个性因素所引起的障碍。A、经验水平的

差距B、个体记忆不佳C、对信息的态度不同D、气质

差别13、“热”协调属于协调技巧中的（）。A、善于捕捉

协调时机B、方法协调配合C、情绪控制D、恰当运用

语言14、国际商务谈判的核心（）。A、交易条件B、价

格C、违约责任D、合同期限15、“墙坏于其隙，木毁

于其节”体现()谈判策略的作用。A、吊筑高台B、趁隙

击虚C、旁敲侧击D、浑水摸鱼16、办公场所一旦发生

火灾，工作人员应立即疏散,下列不可通行的通道是()。A、

楼梯B、消防梯C、电梯D、安全梯17、会务筹备情

况检查的方法最可靠的是()。A、听取会议筹备人员的汇

报B、阅读报告C、电话询问D、会前现场检查18、

在涉外商务活动中，选择的礼品应该()。

A、印上送礼单位的名称

B、包装讲究

C、贵重

D、初次见面就送上

19、在负责特定任务工作小组内部进行的所有形式的沟

通，都可以称为()。

A、“间接沟通”

B、“直接沟通”

C、“团队沟通”

D、“语言沟通”

20、下列选项中表述不正确的是()。

A、会议总结的形式因会议种类不同而有所区别

B、主持人的结论性意见就是小型会议的总结

C、职代会的闭幕词可以代替会议总结

D、会议纪要即会议总结

21、下列关于“死机”的描述，错误的是()。

A、当显示器黑屏时，就意味着计算机已经“死机”

B、“死机”是一种不可能由操作系统恢复的计算机运行故

障状态

C、操作系统本身存在缺陷是造成“死机”的一种重要原因

D、计算机“死机”时应该进行热启动

22、交替工作模式的缺点是()。

A、难以留住有特殊技能的工作人员

B、工作模式不灵活，不便激励员工

C、员工交流少，不能得到充分的信息

D、难以保证工作的连续性

23、办公室中适合的温度应该在()。

A、16-20度

B、18-22度

C、20-25度

D、22-28度

24、在Windows资源管理器窗口中，要修改已选定文件

夹的名称，下列操作中，不能实现改名操作的是()。、

A、单击“文件”菜单中的“重命名”命令

B、两次单击该对象的名称

C、右单击该对象，然后单击快捷菜单中的“重命名”命令

D、单击该对象的图标

25、利用档案编写的反映一个单位或某方面基本情况的数

字材料是()。

A、基本情况汇集

B、统计数字汇集

C、单位情况汇集

D、档案专题汇集

26、关于代位权行使的要件，不正确的表述是()。

A、债权人与债务人之间有合法的债权债务存在

B、债务人对条三人享有到期债权

C、债务人怠于行使其权利，并且债务人怠于行使权利的

行为有害于债权人的债务

D、债权人代位行使的范围是债务人的全部债权

27、一个人拥有管理、记账和IT技能，又同时将这种技

能提供给不同的单位，这种工作模式属于()工作模式。

A、临时办公桌

B、兼职工作

C、合同工

D、交叉工作

28、准备新闻发布会的文件应重点把关()。

A、报道提纲、问答提纲

B、调查资料、会议原则

C、会议议程、问答提纲

D、主持人议程、记者证件

29、下列表述不正确的是()。

A、从宣布事项的重要性看，公告重于通告

B、从使用范围看，通告大于公告

C、通告的制发者是各级机关、企事业单位、社会团体

D、公告由国家行政机关或权力机关发布

30、确定同一类任务而紧急情况不同的承办时间()。

A、应该更长

B、视情况而定

C、必须相同们

D、亦应不同

二、多项选择题(以下各题的备选答案中都有两个或两个

以上是符合题意的，请将它们选出，少选、多选、错选均不

得分，每小题1分，共10分)

31、档案整理工作的基本内容包括()

A、区分全宗

B、合理分类

C、编制案卷目录

D、填写档号。

32、一个机关列为长期保管的文件材料包括()

A、一般会议的主要文件

B、重要会议的主要文件

C、下级报送的重要总结

D、重要的请示

33、文书案卷标题的拟写要求是()

A、结构完整

B、对卷内文书内容的概括要准确

C、要新颖、醒目

D、要简练、通顺

34、受双重领导的单位向上级行文()

A、应根据内容写明主报单位和抄报单位

B、向上级的请示不要同时向下级抄送

C、接受抄送件的单位，不应再向其它单位抄送

D、可以请求抄报单位与主报单位共同解决所请示的问题

35、下行文有()等几种方式A、逐级行文B、多级行文

C、越级行文D、直达基层组织或群众的行文36、贺信

一般()A、篇幅比较简短B、感情充沛、文字明快C、

可以直接发给对方D、可以登报、广播37、下列关于诚

实守信的说法中，你认为正确的有()A、诚实守信是企业

的无形资产B、诚实守信是社会主义市场经济的内在要求

C、诚实守信的企业最终能够取信于社会D、诚实守信任

何时候都与企业发展目标冲突38、主题词选词规则的要求

是()A、选定的词一般应是主题词表中规定使用的正式主

题词B、能直接地客观地反映文书所论述的主题C、其

书写形式要与词表中的词形一致D、必须用名词39、计

划也有别称，如（）A、xx要点B、xx规划C、xx办法D、

xx方案40、会议经费预算除了会议费之外，还应包括（）

A、资料费B、培训费C、住宿费D、交通费三、名词

解释（每题2分，共10分）41、社会角色：42、综合调查：

43、协调：44、信访：45、公文四、简答题（每题6

分，共18分）46、为什么说“辅助性”是秘书的本质属性?

47、影响秘书心理健康的因素有哪些？48、秘书如何做好

信息反馈工作？五、公文改错题（8分）49、阅读下面的公

文，并将其中错误的地方改正过来。中共中央、国务院决

定各省、自治区、直辖市人民政府：

篇二：秘书需具备的秘书基础知识

秘书需具备的秘书基础知识

指出下面文书中哪些属于行政公文，事务文书与商务文

书。

1、行政公文

是在指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力

和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的主要工

具，（通常被称为通用公文，在经济、司法、企业、商务、

科技等各行各业的日常工作中常用）

共有13种行政公文：

命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请

示、批复、意见、函、会议记要。（决议属党委机关专用）

共有事务文书如下：

传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信、感谢信、启事、

简报、会议记要、计划、总结、述取报告、讲话稿、（这是

机关、单位、团体和个人为处理日常事务所用公文）。共有

商务文书如下：

这是机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书，意

白书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标

书、合同、可行性研究报告。

二、根据下面内容，拟人写一份公文，要求具有眉首、

主体、版记。公文正文可略写。2006年6月30日，海天电

器集团就做好安全保卫工作事宜，给各公司下发了通知。发

文字号是海天电[2006]79号。（注：我们要写的公文是一份

通用公文也属于行政公文。文种是通知。

通用公文的格式要素为（1）眉首、（2）主体、（3）版记

三个部分。红色反线以上的个要素统称为眉首；红色反线（不

含）以下至主题词（不含）之间各要素统称为主体；主题词

以下的各要素统称为版记。

1、眉首的各要素：（1）公文份数序号（2）秘密等级（3）

保密期限（4）紧急程度

（5）发文机关标识（6）发文字号（7）签发人（8）

线色反线

2、主体的各要素：（1）公文标题（2）主送机关（3）

正文（4）附件

（5）成文日期（6）印章和附注等

3、版记的各要素：（1）主题词（2）抄送机关（3）印

发机关（4）印发日期

（5）版记中的反线等

因此该公文的格式应为：

0000001机密*一年

海天电器集团文件

海电[2006]79号

关于海天集团就做好安全保工作的通知

各分公司：

为了.....

特此通知。

海天电器集团

2006年6月30日

主题词：安全保卫通知

抄送：集团各科室

海天电器集团办公室2006年6月30日印发

三、以拟写工作总结为例，说说材料工作的4个环节。

第一个环节——材料的占有。在工作总结中主要是要收集

做过什么成绩，有什么样的收获，有什么经验和体会或教训I,

今后有什么打算和努力的方向等。

第二个环节一材料的鉴别。在工作总结中主要是要导找

哪些是有价值的信息材料，可以放在工作总结之中，给人以

学习，仿效或教训等。

第三个环节一材料的选用。（1）围绕主题选择材料，能

够有力地说明，突出主题的材料“放行”和主题无关的材料再

生动也得忍痛割爱；（2）选择典型材料：即具有广泛代表性

和强大说服力的，能深刻得揭示事物本质的材料：（3）选择

真实准确的材料。即确有其事不是胡编的，准确可靠没有任

何的夸张；（4）选择生动新颖的材料。即发现，挖掘不准人

知的材料以及生动有趣的材料。

第四个环节——材料的使用。注意两点：（1）恰当安排材

料的先后顺序。以工作总结为例，首先要有前言主要介绍基

本情况、背景、交待什么时间内、什么情况下、做了些什么

工作、

有何成绩。第二主体，属于总结的重点部分。如属于汇报

性总结，则主要写回顾与思考；如属于经验性总结，则主要

写做法与体会。第三结尾。以简洁笔融概括全文，并展观打

算等。总之总结写法要宜于别人的思维习惯所接受。（2）确

定材料的详略程度：A根据主题的需要确定材料的详略。对

表现主题的骨干材料宜详，中心材料宜详、典型材料要详，

其他的宜略。B根据文体的特点确定材料的详略。不同的文

章体栽特点不同。公文的饿特点是直言“说”明，故说明部分

详写，议论、叙述略写；说理部分详写，引述略写；叙事详

写，议论，说明略写。

四、指出下面词语各属于应用文书的哪类专用语言。

A根据特通告如；B、收悉；C、转发；D、特此专复;

E、关于；F、本部门；G、为了；H、会议认为；I、会议指

出；J、不同意；K、原则同意；L、请予复函；M、请审阅;

N、贯彻执行；O、现将有关事项通知如下。

应用文书具有独特的专用语言，常见的有以下8类：

1、开头用于，如以上中的“为了”、“关于”。

2、承启用语，如"根据特通告”“现见有关事项通知如

下“。

3、引述用语，如“收悉”。

4、批转用语，如“转发”。

5、称谓用语，如“本部门”。

6、经办用语，如“会议认为”“会议指出”“贯彻执行”。

7、表态用语，如“不同意”“原则同意”。

8、结尾用语，如“请予复函”“请审阅”。

五、为什么应用文书较多运用叙述，议论和说明方式，

而很少使用描写，对话和抒情方式？

应用文书以实用为目的，故很少使用描写、对话、抒情,

而较多运用叙述、议论、说明等方式，以陈述情况，阐述观

点或说明问题。

（叙述六要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果。

议论文三要素：论点、论据、论证，每一段完整的议论都由

三要素构成。分为立论与反论，说明的方法有3种：一是定

义和表述，二是分类和比较，三是数字和图表。）

六、秘书为什么要重视沟通技能？

沟通是人际环境产生活力的源泉，也是形成企业凝聚力的

根本。沟通的有效性与沟通目标的理解以及参与沟通的态

度，程度紧密相连。学习和掌握沟通的技巧是对秘书工作的

基本

要求。

七、简述实现

有效沟通的基本要素和过程

1、有效沟通的基本要素：A、有效沟通的前提（1）尊

重（2）理解B、把握沟通的关键（1）有效倾听（2）构建

良好的倾听环境（3）克服倾听的障碍（4）实现有效倾听的

准备（5）提问要分清类别和适用的问题形式（6）自信地提

示要求（7）学会礼貌拒绝（8）了解提问的禁忌

2、有效沟通的原则：A、“7C”原则（1）可信赖性（彼

此信赖）（2）保证沟通计划与沟通环境的一致性（3）内容

（准备好进行沟通的信息内容）（4）明确性（简单明了的语

言）

（5）连贯性（不要忽视补充新的信息内容，对客户进行

必要的跟进，联系）（6）渠道（尽量选择已经有的，客户习

惯用，熟练使用的信息沟通渠道）（7）准确判断接受能力（对

方的接受能力了解后有针对性地表达信息）B、用心去听，

不要在乎对方的表达方式（这是避免冲突的重要条件）C、

积极去想，分析出弦外之音（限于一些复杂的因素影响，有

些沟通目标不会被直接表达出来，这就需要我们去理会）

3、有效沟通的目标：（1）说明事物（2）表达情感（3）

建立联系（4）和谐工作环境

4、有效沟通的过程：（1）做好沟通前的准备（明确自己

的目标，对方的背景）（2）确认对方的需求（3）正确地阐

述自己的观点（4）关注对方的反应（5）实施有效的提问（6）

积极、认真地倾听（7）及时确认，应对（反馈）（8）适时

进行总结。以上1和4是本题的答案其它为了解或补充可以

可以不答。

5、需要沟通的工作关系：（1）与客户沟通）（2）与同事

沟通（3）与上司沟通

八、说明秘书沟通的方法和技巧

1、及时明确沟通对象（用以下两个方法来帮助自己：一

是熟悉制作和使用必要的沟通记录工具；二是恰当询问回使

已有的信息更具有针对性）

2、了解沟通对象的行为习惯和工作风格

3、正确选择沟通渠道（面谈、书面、会议、演讲、电子

媒介等）

技巧：面谈的技巧——礼貌，尽快记住对方的基本情况语

言精简明白、互动、投机和谐。书面沟通技巧一充分利用

协作技巧来丰富自己的书面内容。来源于考试大

会议沟通技巧——友善、资料完善、尊重与会代表并感谢

光临。

演讲沟通技巧——注意话题，调整好的心情，短少精干，

注意语言魅力和艺术，注意开场和结尾。

电子媒介沟通技巧——了解最新电子媒介的优势,使用各

种载体时注意文字的应用不能让

私人私公司的秘密在网上传播。

其它沟通技巧——说服技巧，建议技巧。

九、纵向沟通与横向沟通有何不同？

主要是沟通工作的流向不同，前者是包含上行沟通和下行

沟通；后者是平行沟通。

十、为了应对危机，企业应该做好哪些沟通工作？

1、防患于未然，识别危机发生的征兆。（1）危机征兆的

认定。A、团队内存在使人情绪不佳的气氛，士气低下。B、

同事之间缺少交流，关系不融洽。C、消极情绪和消极言论

普遍存在。D、间接沟通手段和渠道使用较多，直接沟通减

少。E、制度，措施执行不力，隐患增加。

2、处理危机的沟通对策。（1）秘书对内对外的信息都要

反映灵敏、迅速、及时向相关的部门和领导汇报，建议采取

措施，引导舆论向有利于组织的方向发展。（2）在协调中强

调共同的基础，淡化部门之间，员工之间的差异，积极推进

整体合作。（3）建议成立危机处理小组，使用制度，规则引

导，找到解决的突破口。（4）利用多种沟通方式（正式的、

非正式的、横向的、纵向的）逐步推进直至解决。（5）参与

调查，引导充分研讨，推动各方互动达成共识。秘书要配合

管理者调动一切积极的沟通因素，利用不同的形式，以尽量

低的代价实现最大限度的组织利益，恢复组织的凝聚力，向

心力，修复组织形象。

十一、秘书人员运用速记对其工作有什么好处？

在实际工作中能准确、娴熟地运用速记技术就能有效地提

高工作效率，更好地胜任秘书工作。

十二、会议记录的主要方法有几种？如何区分？

主要方法有4种：1、完全记录法。对讲话内容做一字不

差的记录。

2、精要记录法。又称“纲要记录法”、“摘要记录法”。记

录讲话时，只记录主要内容，重点或典型事例。

3、精详记录法。记录时，把可有可无的或重复的语句、

段落删去，尽可能做到既要注重“精”，还要注重“详”。

4、补充记录法。此种方法主要用于有讲稿的讲话记录。

十三、为什么说现代技术不能代替速记？

不能代替速记。任何一种记录工具都有自己的特点、功能

与应用范围，不可能是万能的。不管用什么技术，什么方法

速记，他们的差异在于处理信息手段的不同，作为记录语言

信

篇三：秘书基础知识要点

1、应用文书包括行政公文、事务文书、商务文书

2、应用文四要素：材料、主题、结构与语言。

材料是血肉，主题是灵魂、结构是骨骼，语言是细胞。

3、应用文书：是各级机关、企事业单位、社会团体以及

个人处理事物中经常应用的具有一定格式的问题总称。

4、行政公文：行政机关在行政管理过程中形成的具有法

定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重

要工具。

5、通用公文：是指国务院2000年8月24日发布的《国

家行政机关公文处理办法》中所规定的13种行政公文，即

命令（令，决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、

请示、批复、意见、函、会议纪要。

6、事务文书：是指机关、单位、团体和个人为处理日常

事务所用的文书。

7、商务文书：是指机关、单位、团体为处理商务业务所

使用的文书。

8、发文办理：通用公文的制发程序。发文办理指以本机

关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮

印、用印、登记、分发等程序。

9、草拟公文的主要要求是：（1）符合国家的法律、法规

及其他有关规定。（2）情况确实，观点明确，表达准确，结

构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅

力求简短。

（3）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引

标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应

当写明具体的年、月、日。（4）结构层次序数，第一层为“一”,

第二层为“（一）”，第三层为“L"，第四层为（Do应当使

用国家法定计量单位。（6）文内使用简称，应当先用全称，

并注明简称。（7）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次

序数和在词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中

作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

10、审核：就是对公文文稿进行审查核定。

11、审核的重点：行文方式是否妥当，是否符合行文规则

和拟制公文的有关要求，

公文格式是否符合《办法》的规定等。

12、签发：就是负责人对已审核的文字予以审定、签字，

准予印发。

13、复核：再一次对公文制发的工作环境进行审查核对。

14、复核是发文过程的最后一道把关环节。

15、复核的重点是：审核、签发手续是否完备，附件材料

是否齐全，格式是否统

一、规范等。

16、审核重点：行文方式是否妥当，是否符合行文规则和

拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《办法》的规定等。

17、上行文：由主要负责人或主持工作的负责人签发

下行文：由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签

发。

18、通用公文的格式：指通用公文的外观样式，即通用公

文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形

o

19、通用公文用纸和装印规格：（1）公文用纸采用国际标准

A4型纸，其幅面尺寸委210mm*297mm。（2）公文页边与

版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm±lmm；公文

用纸订口（左白边）为28mm±lmm；版心尺寸为

156mm*225mm（不含页码）。（3）文字符号从左至右横写、

横排。一般每面排22行，每行排28个字。

（4）公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平整、不空。

20、通用公文的格式要素可划分为：眉首、主体、版记3

部分。

21、公文眉首部分包括：公文分数序号、秘密等级和保密

期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人（会签

人）和红色反线等要素。

22、秘密等级：指划分公文保密的级别，目前分为：绝密、

机密、秘密三级。

23、紧急程度：指对文件送达和承办的时限要求。

24、紧急公文分为：特急和急件两种。

25、发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

26、发文字号位谿的形式：一是平行文、下行文的发文字

号位于发文机关标识下

空2行，居中排布；另一是上行文的发文字号位于发文机

关标识下空2行，居左空1字。

27、签发人：指最后审定公文文稿签字印发的机关领导人。

28、公文的主体部分包括：公文标题、主送机关、正文、

附件、成文日期、印章和附注等要素。

29、主送机关：指公文的只要受理机关，应当使用全称或

者规范化简称、统称。

30、联合行文时，主送机关名称按党、政、军、群的形势

顺序排列。

31、确定成文日期应掌握的原则：1、机关领导人或秘书

长、办公厅（室）主人签发的，以签发日期为准。2、联合

行文时，以最后一个机关签字日期为准。3、须经会议讨论

通过的，以通过日期为准。4、须经上级机关或立法机关批

准的，以批准日期为准。

32、印章是公文的生效标识。

33、落款一般位于成文日期上一行。

34、公文版记部分包括：主题词、抄送机关、印发机关和

印发日期、版记中的反线等要素。

35、主题词：指经过规范处理的用来标引公文主题内容的

词或词组。

36、标引主题词的目的是：便于计算机对公文的检索和管

理。

37、主题词标引顺序是先标类别词，再标类属词。

38、主题词的标引，应坚持“谁办文，谁标弓卜的原则。

39、抄送：是指抄送给除主送机关之外还需要执行或知晓

公文内容的其他机关。

40、印发机关：指发文机关的办公厅（室）。

41、印发日期：指公文的付印日期。

42、通用公文的特定格式有3种，即信函式格式、命令式

格式、会议纪要式格式。

43、应用文书四要素的关系：材料是血肉，主题是灵魂，

结构是骨骼，语言是细胞。

44、材料：指作者为了某一写作目的，收集、摄取以及写

入文章之中的一系列事实或依据。

45、材料的运用有4个环节：材料的占有、鉴别、选择和

使用。

46、占有材料的途径：一是亲生经历所获；二是调查阅读

所获。

47、占有材料的要求：时间不分古今；地域不分中外；性

质不分正反；类别不分点面。

48、选择材料原则：①围绕主题选择材料；②选择典型材

料；③选择真实准确的材料；④选择生动新颖的材料。

49、使用材料注意：①恰当安排材料的先后顺序；②确定

材料的详略程度

50、材料详略处理的标准：（1）根据主题的需要确定材

料的详略（2）根据文体的特点确定材料的详略。

51、公文的生命是真实准确。

52、主题一即作者在说明问题、发表主张或反映生活现

象时，通过文章全部内容所表达出的基本观点或中心思想。

53、主题也称“意”、“主旨”、“中心论点”、“中心观点”等。

54、确立主题的依据：①写作目的；②材料本身的意义

55、对主题的要求：①正确；②深刻；③新颖