纸质档案归档文件整理工作步骤

纸质档案归档文件整理工作步骤根据国家档案局发布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》和湖南省档案局关于《〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定，从2001年1月1日起，立档单位对应归档的纸质文件以“件”为单位进行整理。为了确保归档档案的质量，规范我校归档文件的整理方法，现确定我校十大类档案均为以“件”为单位进行整理归档。所谓“件”的概念，即：一个事由（问题）或一个项目的材料可视为一件。一、归档文件在进行整理时，首先必须明确几种情况下列文件或文本在实体装订时，可作为一件：①正本与定稿作为一件；②法律法规等重要文件的历次修改稿（包括定稿）可合为一件；③正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件，原则上为一件（附件页数多，也可各为一件）；④具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件；⑤原件与复印件或手抄件，应作为一件；⑥转发文件与被转发文件，应作为一件；⑦报表、名册、图表类文字材料按其原装订方式，一册（本）作为一件；⑧请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书，原则上作为一件。如果报请性文件归档整理后才收到回复性文件，也可各为一件，并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。以“件”为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为：①正本在前，定稿在后；②正文在前，附件在后；③原件在前，复制件在后；④转发文在前，被转发文在后；⑤回复性文件在前，报请性文件在后；⑥结论性材料在前，依据性材料在后；⑦汉文本在前，少数民族文本在后；⑧不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；⑨文件处理单放在文件前面。3、文件有多个时间特征一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般来说就以文件签发日期（或落款日期）为准，据以判定文件所属年度。取消原有的按针对年度归类的做法，对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一规定按文件签发日期（或落款日期）判定文件所属年度。4、跨年度形成的文件机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等，跨年度形成的文件，统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。如：①跨年度的会议文件材料，统一归在闭幕年；②跨年度的案件形成的文件材料，统一归在结案年；③跨年度的请示与批复，统一归在批复年，原已分开归档的，应在各自归档文件目录备注栏内加以说明；④回顾纪念性文件，归入定稿或发表年；⑤法规性文件，归入公布的年度；⑥跨年度的计划归开始年；⑦跨年度的总结归最后一年，等等。5、几份文件作为一件时，“件”的日期按照规定，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。具体地说，①正本与定稿为一件，以正本为准；②正文与附件为一件，以正文为准；③转发文与被转发文为一件，以转发文为准；④来文与复文为一件，以复文为准；⑤多份文件（如组织关系、工资关系、行政介绍信、学籍材料等）作为一件的，可标起止时间。6、无落日期的文件要标注日期此类情况见于内部文件（也叫白头文件），需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。7、专门年度的分类方法如果立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的，如教学等，采用年度分类法时，对这部分工作中形成的文件，就按照专门年度进行分类。如：2002-2003学年的计划归入起始年；2002-2003学年的教学工作总结归入办结年。译8、瓣临时巴机构直（如薯“厨三讲阔办骗”锦、志“宇普查秩办分”演等）但，存乖在时污间不趴长（勿即两申年以醉内）酒，文信件材动料又悼比较趋少，失工作亚虽然年跨年版度，文形成您的文扎件可霞以不猴分年立度，比放在社工作额结束轰年度来归档叫，如仰果每泛年文鸽件数荣量较献多，另亦可占分散代在各脚个年你度内蔬归档胜。尚9、违保管劳期限咳的划抓分尚原则须上参予照国房家教喇委1尾99灵4年忌施行矩的《羡高等洒学校泥档案漏实体简分类遍法》案和《永高等种学校词档案伏工作厌规范独》，逼制定罢出本匙单位丛档案籍保管鞋期限熄表。给永久底，乒凡是辛反映客本机汽关主诊要职副能活涛动和桨基本想历史径面貌票的，右对本况机关泽国家年建设夜和历志史研界究有拜长远谊（即袋50佳年以帮上）桐利用璃价值醉的档赛案，驳定为细永久港保管余。它街主要桌包括鹿：埋(1宏)轻本机俯关制伪定的撒属于呜政策丸规定议性的拍文件址；处舌理重仁要问息题形润成的助文件害材料遇；召懂开重舅要会扣议的养文件相材料蜜；重虏要的扇请示访、报担告、剩总结脆、综株合统刑计报饱表；撞机构俘演变瞧、机慧关领浇导人杜任免状等文芽件材界料。泉(2男)功同本践机关疫产生位的重福要文否件有叠密切路联系茂的上辆级和睬下级经机关鸡的重或要文昌件，午上级演针对坝本机膜关所蜂作的斥决定雕、批鼠复、夫报告风和调淋查研蹈究材惕料。魔(3却)价本机剃关批桑转下昆级报症送的深重要劫的具源有特委殊意橡义的后文件冒材料凑。障长期么，淡凡是妻反映涂本机欧关的更一般据工作电活动挎，在藏较长叼时间搁内（粒即1阵5迫—属50撇年左丘右）鬼对本厨机关愧工作情有查裕考利梢用价稻值的款文件渗，定猜为长病期保嘉管，润它主丙要包斧括：诞(1急)化本机贺关一省般工谊作问瞧题文铅件材每料；历一般棍会议掏的主搭要材余料；夸人事镇管理股工作岂形成逆的一秀般文驰件材蛇料（避如行援政介氧绍信传、工尖资关挥系等错）。眨(2威)免直属烧上级避机关箱下发宴的属催于机且关主鸟管业脱务或械非直怀属上相级机童关颁盏发的互针对批本机罢关主束管业密务，趣并需火要贯辟彻实裹行的盗一般乐性文斩件材妨料。交荐么拖叮六枯怪细缝滤怀竖猛方培愿短期祥，清凡是添在较盟短时闭间内功（如显15套年以浆内）冶对本寄机关而有参探考利衫用价画值的怕文件奉材料禁列为决短期拒保管伏。它化主要报包括筋：森(1技)照本机隆关一飞般事娘务性励的文暗件材木料。隙(2卸)衫上级负机关窄和同词级机抗关颁哗发的聪非主认管机房关业军务但须需要伸参照际执行克的文屈件材杀料。徐(3妨)池下级否机关侧报送响的一厉般性附的文坐件材缩料。爽10汗、根赏据本培单位栋的保翼管期绝限表批，对忧当年沫文件鹊材料桥进行齿分类昨时应突注意真以下庙几点病：搬(1察)印原则界上不凳要将疑不同嘉保管炸期限私的文末件混找在一脱起。金(2结)瓜应从柿一个恼问题兴或一基组文肿件材絮料的言重要命程度饿划定防保管门期限责，不业要孤趟立地渔按单滴份文知件的宵重要葡程度顽来划防定保右管期末限。被(3垦)状一个苦问题助的文惜件，夸有保棒管期霉限不邮完全降相同木的情验况，屈为了岭保持毕问题报的完退整性榜，可卸本着愚就高洒不就秤低的剥原则碎。砍(4净)逗本机右关转批发上招级的梳业务晴文件剂，没巾有提它出具秩体意姜见的祥打印别件作累短期胸。咏二、众归档摄文件飞整理香工作醒步骤绣第一校步察分住类答我校洁十大棵类档昌案中敬，党叔群、祝行政略类档粘案按需机构猎分类杠法，序教学房、科兵研、迷基建盛、设锣备、读产品落、出县版、赖外事玉、财饲会类洲等按成类目稍分类踪法。善我校轮原则身上采际用：每年度何——异机构因或项旗目演——领保管赢期限转分类树法夏机构绪分类迁法通，是细根据椒文书欠处理浊阶段缺形成衣和处固理文树件的泥承办懂单位屡对归丰档文洞件的过分类躲，它奏主要绩针对熟党群删、行桂政类痒档案短。借模式旋：年置度忽——涨机构限——嘴保管开期限抗分类记法商示例摩：2丛00悬3年柄，校扮长办捎公室爬，永喜久、焦长期史、短孙期贪即先破将归劲档文梁件按不年度必分类雷，每则个年胜度下叙按机剖构分斩类，姜再在变组织判机构纸下面利按保呢管期封限分版类，何这种渔分类猪方法床运用惧于内属部机邀构不慨复杂仰的立渣档单翁位。懂采用粱此种辩分类商方法解，在未库房跪排架效时，刺每年非形成双的档睁案按血机构动序列挺依次捎上架堤，不绑必预呢先留温空，他也避舞免了毫倒架塑，库考房管峡理非使常方舰便。被同时荐，可孝将一扯个年扰度同剥一机绳构形辈成的匆文件仰，按裤保管弱期限仗的不故同，岭依次讨排列乔在一碎起，址更便涛于实侨体查狠阅。妹此方丑法特的别适父用于灵推行馅部门营整理占归档滥的单盗位。捧采用答机构稳分类耻法能娇最好塌地保坐持全错宗内抽文件竹在来房源方跨面固世有的案联系归，客容观地期反映勾立档叛单位漠的历浪史面粒貌。反同时唐，由制于每命个机询构都驼承担咸某些虑方面诊的职输能和黄任务缠，按蜻机构惭分类池在一难定程枣度上脂集中饮反映歪了某仆一方壁面工姥作内共容的情文件纪，便腾于按斩照一既定的本专题喝查找润和利跑用档哨案。耗特别加是对告于现塑行机哈关，窃在文雨件由咏各机成构分燕工整土理（集即原零来推劈行的及文书垃处理老部门招立卷姨）的南情况矿下，铅每个窑机构倍向档床案馆粱移交篮的归帽档文嘱件，奏就自窝然构菊成一领类，辈使全偷宗内阴分类干体系砍的设影计大普大简榴化。皆1、屿采用烘机构矛分类棒，一犁般来效说，叼有一纽个机尼构就骄设置筝一个迎，机须构名兵称就稳是类蕉名。戚采用列机构舍分类丹法，惜原则占上以久哪个胖机构括名义仁发文来的文蛇件就奸归入薪哪个觉机构抛的类究中。劲有些陪文件胶是由界几个刚机构匀共同建处理早的，郑如何绢归类彻须视惧其具腥体情灭况而马定，攻如：俊①圣有主虚办者遣的一候般归斯入主腊办机库构；轿②遮以机堪关名允义发芦出的犁文件硬，则馋归入素有关后机构莫类中亩；尘③荡业务筛部门慨起草何，以剥机关养办公滔室名怀义发汁出的的，如链果内尿容属漫该部摔门职颈责或知业务棕，则柏应归催入负橡责起搁草发馒文的膛机构腰内。滴2、汪机关锤单位煤内设漂置的抹临时佳机构委，应弱和其解他机编构一棕样设累类，产形成矮的归衫档文忘件归充入该告类保驳存。袜有时毫临时凳机构栗与该抬立档蜓单位晓某一翼内部宵机构狭合并妖办公损，并就以该竖机构界为常视设机拳构，姻那么默形成衔的文衔件应辛归入鼻内部岩机构狗类中宾；如拦果临眠时机徒构涉简及两蒸个以辨上的炕内部女机构喉，则定应根眯据其逆主要茫职能摔以及仁形成丛的文酒件内鸭容、我数量盯多少按等，冈由这朝些机盆构协陈商后光确定价分类悄方法披。想3、忘各职倡能机快构下慌又设治机构盒的，仇一般绪应选诉择职洽能机芬构进犹行分暑类；皆业务治独立笑性强迅、职衫能重帽要的直，也美可选露择职留能机把构的肯下设陪机构羡进行安分类苗。滚类目宾分类敏法，广是根竭据各急业务低主管宁机构吸产生盐的不站同类惕别、浴不同般项目劣的归缎档文嘱件的祸分类界，它映主要分针对荒教学米、科产研、呜基建设、设裹备、食产品孟、出动版、茎外事晴、财涌会类晚档案练。卧模式泛：年仍度穷——弃类目闹——绩保管乐期限障示例勾：a链、2偷00驻3年宴，教洽学类咐研究漂生教绢育中配的学换位，对永、判长、日短横b、昼20阀03厚年，否基建估类第衫18旷项工抽程，薯永、维长、肉短币盘拍即先疮将归吵档文搏件按爪年度句分类谱，每闷个年齿度下刻按类朱目（势即类姑别或绑项目瓣）分叛类，殃再在候类别灶或项摇目下销面按袜保管哄期限占分类梨。消第二今步联装蜻订童归档蓄文件障材料荣修整获完毕交，需舅要用鹊符合近档案裳保护腿要求治的装趁订材途料重挎新加驶以装姿订，楼以防爹文件瓣丢失双，便闲于归扭档后脖保管升和利六用。哄1、优装订歌前，涌对破吉损的道文件缠进行惨修复臭以延性长其敌寿命捡。修帅复主涨要针昆对一构些有督孔洞包、残雪缺或疫折叠谱处已鄙被磨该损的谢文件岩，进筑行修田补和奇托裱霉。太2、奶复制眯字迹劳模糊宗或易竟退变罪的文竭件。竖目前育，一伶般采稳用复睁印的萄方式吼进行春复制羽。比巡如传挖真件评字迹蛾耐久追性差闻，须洪复制姿后才京能归循档。许复印触时，猴墨粉宿浓度马不宜速太大伏，颜丹色不冠宜太涛深，训并且胡最好罗采用御单面格复印是。胸3、撇对某献些特钉殊超呀大的种纸张恨（报喂表、写基建灶图纸贡等）披需要丑加以盐折叠弯，折浆叠的咏操作篇要求谅比较街简单缸，但抱要注会意尽艇量减具少折芬叠次皇数，革同时皱折痕总处应政尽量备位于租文件诞、图系表字枪迹之火外。龟取齐咸右边昨和下泥沿。装此外完，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