第4章办公表格图表及数据管理

第4章办公表格图表及数据管理内容提要：本章首先说明电子表格与数据图表在办公中的常见类型以及制作软件的选取，然后通过案例讲解文字表格、电子表格和数据图表的制作以及数据管理的操作步骤，包括：Excel表格运算中的公式、函数使用、关联表格及数据管理的操作技巧。现代办公自动化实用教程主编：杨循杰第4章办公表格图表及数据管理4.1表格图表的相关内容4.2利用Word制作文字表格4.3利用Excel制作表格图表4.4综合Excel表格数据的管理24.1表格图表的相关内容4.1.1表格的类型一般办公用表格根据不同的业务使用不同的表格，主要按文字、数字分类，如图所示。34.1表格图表的相关内容4.1.2制作表格软件的选取Excel的特点Excel适合于处理那些形状规则、单元格中数据较多、数据形式多样化，并且需要进行数据计算的表格。Word的特点在处理形状上无规则、比较复杂且不含大量数据计算和公式处理的表格时，Word有一定的优势。44.1表格图表的相关内容4.1.2制作表格软件的选取选取电子表格制作软件时，应遵循以下原则：规则的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填表完成单元格大小悬殊的复杂文字表格，利用Word的“绘制表格”方法制作形状虽然很不规则，但可明显看出大的单元格是由小的单元格组合而成的，适宜于用Excel制作包含大量数据并且需要进行公式、函数运算的表格最好使用Excel制作数据统计报表和数据库表格适合使用Excel制作54.2利用Word制作文字表格4.2.1表格框架的建立制作表格标题启动Word，建立一个新文件。在文档的第1行输入文字“选题申报表”。制作表格单击“表格”→“绘制表格”命令64.2利用Word制作文字表格4.2.1表格框架的建立合并与拆分单元格合并单元格的方法是：选定单元格后单击“表格”→“合并单元格”命令，或单击“表格和边框”工具栏上的“合并单元格”按钮拆分单元格的方法是：先选定要拆分的单元格，单击“表格”→“拆分单元格”命令，或单击“表格和边框”工具栏上的“拆分单元格”按钮调整行高与列宽根据表格大小的实际需要，通过拖动行与行之间的分隔线使得各个行的高度合适，用同样方法设置列的合适宽度。74.2利用Word制作文字表格4.2.2表格文字的格式化设置单元格中文本的对齐方式改变表格单元格中文本对齐方式的操作步骤：选定要设置文本对齐方式的单元格单击“表格和边框”工具栏上的“对齐”右侧的下拉按钮，从弹出菜单中选择需要的对齐方式84.2利用Word制作文字表格4.2.2表格文字的格式化设置改变文字方向在办公中，如果有些表格单元格内的文本需要纵向显示或其他方向排列，先选择需改变文字方向的单元格，单击“格式”→“文字方向”命令，弹出“文字方向—表格单元格”对话框94.2利用Word制作文字表格4.2.3表格的格式化设置设置表格属性单击“表格”→“表格属性”命令，弹出“表格属性”对话框104.2利用Word制作文字表格4.2.3表格的格式化设置设置单元格属性单击“表格”→“表格属性”命令，弹出“表格属性”对话框切换至“单元格”选项卡114.3利用Excel制作表格图表4.3.1创建工作簿新建工作簿“文件”→“新建”命令单击“常用”工具栏的“新建”按钮保存工作簿单击“文件”→“保存”命令单击“常用”工具栏上的“保存”按钮单击“文件”→“另存为”命令124.3利用Excel制作表格图表4.3.2表格的录入数据规则数字数据日期和时间数据文字数据记忆式键入打开或关闭按“列”录入时的记忆式键入功能的方法：单击“工具”→“选项”命令，切换至“编辑”选项卡，选择或取消选择“记忆式键入”复选框，可打开或关闭记忆式键入功能。134.3利用Excel制作表格图表4.3.3利用Excel的公式计算数据运算符运算符用来对公式中的各元素进行运算操作。Excel提供算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符4种类型的运算符自动求和求和计算是一种最常用的公式计算，Excel提供了快捷的自动求和方法，即使用“常用”工具栏中的“自动求和”按钮。自动求和将自动对活动单元格上方或左侧的数据进行求和计算144.3利用Excel制作表格图表4.3.3利用Excel的公式计算数据公式自动填充在一个单元格中输入公式后，如果相邻的单元格中需要输入同类型的公式，可以利用公式的自动填充功能函数中单元格的3种引用方式相对引用绝对引用混和引用154.3利用Excel制作表格图表4.3.4表格的格式化设置标题格式设置工具按钮法在标题所在的行，选中包括标题的表格宽度内的单元格(A1：G1)，单击“格式”工具栏中的“合并及居中”按钮菜单命令法按表格宽度选择标题所在的行，“格式”→“单元格”命令，在出现的对话框中切换到“对齐”选项卡。在“水平对齐”下拉列表框中选择“居中”，在“垂直对齐”下拉列表框中选择“居中”，选择“合并单元格”复选框164.3利用Excel制作表格图表4.3.4表格的格式化设置数据对齐方式的设置默认情况下，输入单元格的数据是按照文字左对齐、数字右对齐、逻辑值居中的方式来进行的。通过有效的设置对齐方式，可使版面更加整齐、美观设置边框工具按钮法菜单命令法设置图案和颜色选择单元格，单击“格式”→“单元格”命令，显示“单元格格式”对话框174.3利用Excel制作表格图表4.3.4表格的格式化设置数字格式化用工具按钮格式化数字用菜单格式化数字字符格式化用工具栏格式化文字用菜单命令格式化字符184.3利用Excel制作表格图表4.3.5数据图表的制作使用图表向导创建嵌入式图表将工作表中的数据制作成数据图表，有两种方法：一是将图表嵌入到原工作表中，二是将图表生成一个单独的工作表。使用“图表”工具栏创建图表单击“视图”→“工具栏”→“图表”命令，调出“图表”工具栏194.3利用Excel制作表格图表4.3.5数据图表的制作数据图表的修饰与编辑图表的移动与缩放更改图表类型菜单命令法工具按钮法编辑图表标题编辑坐标轴编辑图例编辑数据标志204.4综合Excel表格数据的管理本案例以校园歌手大赛成绩处理为例，用Excel对学生成绩进行数据处理，包括建立数据库、成绩录入、格式设置、总分计算、表格关联、名次排列、综合成绩核算、综合名次排列、等级确定、单位成绩统计、数据库中公式与函数应用、数据排序与筛选等操作。214.4综合Excel表格数据的管理4.4.1数据库工作表框架的建立Excel中数据库表格的基本结构数据库就是与特定案例和目标相联系的信息集合。在Excel中，可以创建数据库来进行数据管理。224.4综合Excel表格数据的管理4.4.1数据库工作表框架的建立数据库工作表遵循的准则一个数据库最好单独占据一个工作表，避免将多个数据库放到一个工作表中。在数据库的第1行创建字段名，每一列包含一种信息类型，称为数据库中的字段。数据记录紧接在字段名的下面，不要使用空白行将标志和第1条记录数据分开。避免在数据库中间放置空白行或空白列，任意两行内容不能完全相同。避免将关键数据放到数据库左右两侧，防止数据筛选时这些数据被隐藏。字段名的字体、对齐方式、格式、边框等样式，应当与其他数据的格式相区别。234.4综合Excel表格数据的管理4.4.1数据库工作表框架的建立数据库结构的建立启动Excel，在打开的工作簿中双击Sheet1工作表，更名为“综合得分”。在A1单元格输入数据库标题“选手综合得分情况表”。在A2：J2单元格区域依次输入各个字段标题以“校园歌曲”为名，将工作簿文件保存。244.4综合Excel表格数据的管理4.4.2数据库表格的格式设置数据库标题格式设置字段标题格式设置边框设置条件格式化设置底纹颜色间隔设置复制格式法条件格式化方法条件选取254.4综合Excel表格数据的管理4.4.3数据库中的有效性设置在办公中，创建Excel数据库时，有些单元格输入数据有有效范围等限制。为了避免输入出错，保证数据库中输入的数据都在其有效范围内，并且在用户选择对应单元格时能够提供提示信息，可用Excel提供的有效性来为单元格设置条件。264.4综合Excel表格数据的管理4.4.4数据库表格中数据的输入数据直接输入输入数据时条件格式化设置自动生效，在输入成绩时，单元格会自动出现提示信息，如果出错，会自动出现错误警告信息记录单输入选择性粘贴274.4综合Excel表格数据的管理4.4.5数据库中的数据计算原始成绩输入完后，就可以进行成绩的计算。成绩计算需要利用公式和函数进行，用到的函数有SUM()、AVERAGE()、RANK()、COUNT()、MAX()、MIN()、IF()等。使用函数时应该注意单元格引用方式以及公式、函数的复制方法。284.4综合Excel表格数据的管理4.4.5数据库中的数据计算计算得分排列名次使用RANK()函数确定获奖等级使用IF()函数跨工作表的单元格地址引用可采用如下形式来引用：[工作簿名]工作表名！单元格地址294.4综合Excel表格数据的管理4.4.6数据库中的排序操作排序的依据利用工具按钮排序使用菜单命令排序利用排序工具按钮只能对一列(一个字段)数据进行排序，如果需要按多列(多个字段)排序，必须使用菜单命令。304.4综合Excel表格数据的管理4.4.7数据库中的分类汇总数据分类汇总分类汇总是将工作表中的数据清单某一列已排序的数据进行分类统计，并将分类汇总的结果显示在工作表中。可进行求和、求平均值、求最大值等。分级显示清除分类汇总在含有分类汇总的数据清单中，单击任一单元格，单击“数据”→“分类汇总”命令，在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按扭。314.4综合Excel表格数据的管理4.4.8数据库中的筛选操作在办公中，若要快速查看数据清单中的一部分数据记录，把不需要的记录暂时隐藏起来，或者将筛选出来的记录送到指定位置存放，可使用数据筛选功能，其方法有“自动筛选”和“高级筛选”两种。自动筛选高级筛选对多个字段筛选324.4综合Excel表格数据的管理4.4.9数据透视表数据透视表的概念数据透视表是一种动态工作表，它提供了一种以不同角度观看数据清单的简便方法，可旋转其行和列以看到数据的不同汇总。数据透视表是交互式报表，可快速合并和比较大量数据。创建数据透视表可以使用数据透视表和数据透视图向导创建数据透视表。334.4综合Excel表格数据的管理4.4.9数据透视表添加和删除透视表中的数据添加行、列或页字段删除行、列或页字段重新组织数据透视表数据透视表的格式设置选择数据透视表中任意一个单元格。单击“数据透视表”工具栏中的“设置报告格式”按钮，打开“自动套用格式”对话框。在“自动套用格式”对话框中，使用滚动