办公室实务课程讲解

《办公室实务》重点、难点辅导第一章和第二章、办公室和文员实务概述（一）、办公室实务概述办公室的含义与职能（1）、办公室的含义第一、泛指一切办公场所，区别于用于教学的教室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等。第二、是指某一类职业人员的办公场所。第三、党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构。第四、某种专门的独立的工作机构。本书述及的办公室为第三种含义（2）、办公室的职能与特征办公室工作具有两大职能：政务服务（主要是中高级文秘人员的工作）和事物管理（就是为确保有效、快捷的政务服务而开展的辅助性工作，它是办公室工作体系中不可缺少的重要组成部分）。特征：服务性分散性专业性肿主动季性着繁杂忠性纺办公雅室实杆务的云范围责和内俭容欧办公纤室实榨务,叮就是矩指办过公室懂的工抖作事耐务和陡操作毯实务趣.郑我国给办公淘室实膏务的药主要陆内容柔国际棵秘书证协会否确定夫的办话公室斧实务斗的主橡要内弯容译我国攀外资或、合筑资企煤业办湾公实伯务主挡要的帝内容贡办公钱室环秩境的易布置友和管霉理窑（1锁）、塞办公由室环扎境布莫置的弱目的兔创造耕舒适每而又愉工作笨效率躬高的密环境鼻塑造花组织炸形象潜建立捎挡驾灯制度挪有利刮于保浸密工疾作按（杰2）休、办供公室钻环境按布置滴的内孕容与看要求罪（抚3）扯、办赵公室液的整后理症办公基器械超的使惯用恩信息欺社会架的办巴公器扛械市脚机的提使用疾复印仇机的危使用坛录音子机的壶使用雁投影逐机的换使用呜办公团用品妨的准碗备妙熟悉敏本单亡位本四部门畜办公废用品毯的准信备的怠种类串订购刃和储鞋备办好公用街品继办公杯室零枕用现瘦金管昏理社建立鞠零星肠收支错基金杆用零猎用现逗金付智账倚补充症基金柔严格绝认真肿对待突零用研现金稠的管仪理掩（二墨）、欣文员液实务护文员碰的工乳作顺甜序箱文员嚷工作颂指导型思想灶文员杰在工猴作时反，首捕先要淘仔细贤制定糠计划河。然冻后根滑据这虎个计凉划去嘱实施茧，并含严格凑检查稻其结佳果，布使得幼这个舅结果舟对下嚼一次依的计黎划有忙所帮焰助的接启示狸。只沾要按望照制端定计址划、鸟实施侨、检摇查这蔽三个智步骤于进行级，文埋员工辩作就彻能科爹学、浇高效革地完悦成任污务。具按照饮“图优先坑顺序聋”沃处理浩工作闭第一缎阶段脂：先再将自胡己想瓜做的冬工作胸以重乔要程钩度为削标准报第二过阶段慎：其桂次以捉紧急至程度蜘为标索准矛第三护阶段济：同奉时考亦虑上纪司的孙意向网和文钟员本册身的翻工作钓效率率，对剧于现惑在该面做的哨重要阔且紧杂急的苗事情狗决定赴优先虾顺序梯。叶文员光管理怪时间否、费楚用的偷方法跨文员耽要管至理好仪自己晶的时睁间海成功装管理殊好自傲己的永时间踩会使奔文员糟的工怎作更肚顺利查、生腔活更句愉快友。摧文员橡要学票会节肿约开询支蛾文员祖要有释主人叠翁意婆识，使仔细户管理查钱财坑和物怜品，报学会烤节约跨开支号，避念免浪柱费是怜每个腐文员点都要屑领追拉求的利目标伤。畜文员凶的工氧作方伐法外请示拢方法家与报拜告方哥法睁计划候方法衬和总严结方邪法果受意弦方法搞传达差方法峰进言比方法交变通唇方法研和挡叮驾方低法横分工义方法岭与合导作方圆法透付电子爪通讯居（一书）电似话接迫打斜1、潮馋的类沉型志按照女通话狸的要窑求分晃，的壤保密耀胞和普葬通电斑话。吊按照陆通话识的距启离分激,有耐内部标吃、市帅内电债话和赛长途暂乌。腔按照毅通话慕内容四分，绩有通陪用电君话和蹦专线脸耀。（凑文秘赴人员丈接触闯的专顾线电霉话有阿以下贷几种锡：市玉长电匹话、更举报敲岩、监恰督电助话、帽投诉迈甩）。咸2、姑娱机的谣种类弃免提献式、访无绳握式、刑录音队式、脸多功开能式繁、投另币式岔、磁走卡式易、可设视式搞、移怖动式脏。诞3、忍接听耗摄的要邀点泥（1德）电挖话铃茧响二响至四朴声就窝应接兰听。料（2糟）接族到电觉话首陶先应内传达荣必要服的信汗息。弓（3纵）如抚果上丢司不槐在办番公室碎，文突秘人穴员询停问来纽电者凉的姓透名前盐，先燕告知着他找撇的人砖不在芹。舱（4若）即牢使受圾到通浩话对主方极史的责贼难，枕如投游诉电挨话，扣也要番保持绸礼貌照和耐未心。川（5材）通匠话结价束时裂，应离流露砌出很搜高兴锻接到衔对方克来电砖的语锤气，辱应该素用快担乐的碗声音蓝说领“夹谢谢窝”饶，即肝使来压电者堵态度庙很不立友好扰言的怠方法戏（1已）文裁秘人亭员应患在电你话机乐旁随舰时放日着电陡话录混单或齐便他烂和笔蛋，一骑有留阳就能洋立即吹记录燃下来扔。豪（2圾）文阔秘人乖员给森上司值的留路言应悄正面算朝下间合放很在上牛司的耀办公疮桌上贿，等歪他（伤她）绒一回知来就郑立刻届告知病。草（3首）做客记录愉时，竟字迹侄应清邀晰可匀辨。型（4戚）文惊秘人今员留啄言给闭别人凡时，则内容尿应简内明扼篮要，矮切记荷词不阅达意损、拉国拉杂镰杂说柿一大倚堆。歌（5拆）文番秘人翻员离屈开办供公室悬时，旧要按池排别炎人替廊你接斥贫。狱5、挨打出往功的要归点零（1裳）文薪秘人炼员打范业务链痒时应诉首先门自报虎家门管。赌（2翠）文右秘人斧员经甜常会竹替上腰司拨传通电犹话，碌这时况，你销可以订让找矮的人典先接尖着电讨话，迈然后霜把上坡司叫肝来。讨（3悄）应可讯速貌回电固，并失督促屈上司垄最好脾在当派天回权复。野（4闻）如复果已累经回精电，程但没闭有打游通，袜雪记先要再俊联系棵。打（5雕）督漠促上团司准倘时打递裤给上毕级或粒要人哪、忙烦人。博（6只）除杂非万吊不得戴已，题文秘露人员斗不要捷打电掌话给份行车敞中的至人。服（7陪）通睬话时亡要仔型细听链清对弄方在狠说些茶什么况，不将要一播边看堆报一楚边接争听，童也不贿要突驱然转李身与列办公盐室里洪的其担他人声说话土。瞧（8艘）与活一位弹很忙渐碌的骑人开逝始长失谈之苗前，倾应问成对方薪是否育方便趴，然绑后言恢简意觉赅地累把话锡说清机楚。糟（9苗）不床要在艘工作衰时间浇同时难打电咳话来礼的朋蠢友闲裹聊。臣（1栋0）据打电嫁话给蚁外省堵市或予国外指的人熄，并凯请求趟协助慈，因毯费用崇昂贵研，文戚秘人邻员首扔先应趋确定美他是利否应赴该回尖你的阅虎。会（1猎1）核通话词中当泛需要点对方没等候梅时，牵应该糟说：投“剑我支百查看慧一下探，请返稍等吸一下效好吗考？狱”蝇然后小等待楼对方却回答搅。帽（1话2）何文秘脑人员宵代替丙上司卧传达池不利欧消息双时，慎无论灵当这哗个信纹差有掠多么踩不舒拾服，狮你还涝是必折需立疯即行戚动。疲（1畏3）裕文秘穗人员放传达扰上司亡的信萌息要窝有分演寸。塞6、覆有效把愧的使存用暴（1座）要贡使电朽话通主信更到有效炎，文叨秘人弊员应云该养舒成下何面这猫些良舒好病的习繁惯：材（2顺）考黎虑打货荷的时意间是渗否合省适。燃（3件）在炼打电智话之无前先由计划珍好谈尽话的扣内容志，理博清你悦想说上的事点实和副要点怠。其（4仙）仔案细核授对电慨话号拿码，蓬确保君一次楚拨号铅就能唉成功愿通话慕。秩（5在）在菌办公殿桌上芳或任决何你规工作佣的地刃方都虏备用给有随旬时可翅供记毕录的太本子总和笔波。裕采出慌但，而秆无人像接听昌，要标等铃袜响了聚六七速下再谱挂电曲话。合（6备）文恋秘人姑员替沟上司悔拨电数话时脆，应党确保国你要均找的锦人接计话时缝，你椒的上悲司要在能够讨立即器说话行。灿（7糟）千校万不箩要让馅打电北话的椅人苦老等，珍你却仓离开扶汽机很摄长时狭间，斜以致摔你回投来时别，对剥方已右经挂淘上电学话，鬼并留偏下对恢你的却不满科。甘7、遇筛选博牛文秘的人员胶替上贫司筛帮选电赛话可斩以遵谅照以碎下的鹿做法咸：晕（1饮）文镜秘人过员在狠说了夸迎接秤词，科对方诚发出贫声音岔之后阳，就爬能讯业速辨供听出爪对方式，这歇应是赵文秘霸人员脏的专贫业技渡巧。发（2劣）除僚了分主辨声菌音之撞外，兄文自办己人诚员对猾名字缘的辩摧认一价定要为有相凶当的哪把握雅。虑（3恢）来叮电者鞭寻找承你的欲上司行。踪（4御）有庙时候饼上司慨过于椒繁忙结，要劝求文足秘人丝员编听织一腔些美挤丽的馒谎言判。玻（5米）应列鉴别箱来电别者的音问题厌。捡（6支）文耐秘人苏员经喜常会甚接到撒推销唱等电特话，瑞要完吹全避躺开这郊种电覆话是教不可饲能的彩。慎（7逐）文戒秘人启员对婆待投泽诉电佣话要叠有礼肥貌、元有责筑任心灵。案（8难）如复果找祥上司脚的人风是他撑的朋捕友或权有业旨务关略系的稍人，闲文秘停人员每不应邪妄攀六交情约，抓隔着电治话，郑畅谈刑一番着。压（二焦）回氏特网价的使势用谎因选半特网园的服犹务稳企事咱业单里位通蛛过申裤请入压网，康可享理受以拒下服剃务：壶电子拣邮件鼠、阅泼读新五闻、蜡远程水登录冠、文辱件传龄送、播浏览涌。叫因特昂网的铁上网利方式辅：A亚DS墙L专艺线上恰网、忌IS绪DN年接入逆、C倾ab广le碎M裳od胀em践、调吧制解业调器枯拨号幻上网泊。参（三露）新由型电刮子媒增体的掌运用阿国际始IP忌闷、个季人通眯讯器蛛、数谊字电葵视、矛新的遥媒体焦终端套、驶“酷80队0工”墨业务妖、电乡视会矩议、疾互式地棚会议轻、固而定场锋所电恼话会凑议、角卫星蓝通讯拾。建（四乱）新婚型电栽子工毒具的裳利用重邮件坊收发替（一书）、工邮件扬的收柔取与沫分拣辈邮件共的收文取方哥式哈（1闯）传琴达室半或收率发室双收到选的邮剪件，姨再送乘到文泪秘人浙员办巷公室微。扰（2福）邮悠件送发到单斑位所作租的忙信箱漆，由桶文秘病人员深开启妇，取竟出邮桂件带振回办枝公室检。忠（3绸）由也专人义送达然，需蚀要签消收的雕邮件怖，如适特快里专递涉。床（4避）使问用电盘子邮弹件系订统，排文秘敏人员古到过萌办公疤室的巷第一类件事传是检搂查电爹脑里裂的电齿子邮均箱和甜其他窑设备呜，如反算机和责电传丈打字导机，脸查看妨晚上竞是否凭有信资件传忽送过哈来。误邮件祖的分扯拣松（1形）按唱照邮臂件人锐的姓托名分筹拣冒（2评）按演照邮把件部华门的挥名称拢分拣寺（3赛）按踢照邮欢件的糠重要鱼性分声练迈（二父）、栗邮件捆的处掀理课残屑会文恼员对颠邮件允的处淹理有套两种男情况担日常挖邮件植有处储理降（1罢）需兵要呈东交给翻上司辉的邮保件，忘应该绪赶在添上司秒进办嫌公室吴之前观准备召好。贺（2乞）需臭要转搜交其掏他人宅或部胀门的损邮件渐，要靠必要振的手撒续，抛以分垦清责她任。乐（3袜）文政秘人遭员可就自行脊拆封逮处理形的邮盐件。煎（4功）对樱报纸丛和杂艘志的爬处理张。眠（5式）对彻广告围邮件绝的处弃理。搬（6脆）对刮投错固邮件跟的处滋理。岛（三夹）、薪邮件锅的寄做发抽邮件棕寄发坑前的蜜准备炊（1穷）把押信件射送交递上司颤，请字上司旁签字巩，把锯有关婚信件胜复印葬、存候档。撤（2核）打怀印信柏封。床中文蛾信封佳和中薪文信型封有添不同的的要戒求。热（3弃）检猎查姓肉名的萌地址旱是否若准确沉。探（4讽）检畏查邮束寄要剑标记商是否棚准确宾。刺（5政）信怜件中员如果待有附洒件，续对不绵同的炕附件承采取济不同小的邮悠寄方岭式。旨邮件孝的寄坦发阻邮件聪寄发纽有以温下几端种：剪（1笛）电手子邮触件发保送丽（2疲）传刷真亦（3段）电羽传筹第五阁章风闲着接慕待实讲务碗咽（一烘）、优文员蚂与接盏待窑改评托丧文窄员所略从事修的接召待工坟作，队一般望是指罪在公站司内尾迎接直、招庭待来牵访的拐客人夸。稠狸脖垄楼文明员接芬待工志作非答常重除要。企来访疮者经搬过由茶文员君的接塌待和溜服务誉，圆吉满地踪达到建了目获的，爷并且泼留下编了良虫好的点人际淘关系聪，而波且足执以显旗示公莫司形降象与呜业绩豆。塔允盐跌漆文员滤在接闸待工狐作中亏最起斧码要坚把握芝12披行为虚准则季：即摔真诚岔、正存确、萍敏捷躲、礼扶貌、桂亲切简、公痰平。辛（二出）、度接待欲的基柴本礼赶节吸一般蜜接待问的礼自节包任括心么态及菠表现津及表可现在首行为梳举止恢上的授礼貌盾等。激行为控举止声的礼鸦貌效基本傅行为猾动作拥训练叫法，营包括就站姿趣、走眨姿、国坐姿强等碎（1逢）站休立行笑礼的毅方法究。厚（2纵）与银人打细招呼殖的方也法。笋（3搁）握率手的股礼仪救。璃握手欧时应灵注意誓的事脂项。单①熊右手声握是斧最普证遍的亮方式境，一菠般以点三秒弊为宜禾，不垒可太期用力触，也洽不可邻敷衍乱了事奏。双荐手相弃握只纳适用扎于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