课程教案及素材教学课件第6章报表

第6章报表学习目标通过本章的学习，读者应该掌握以下内容：报表的功能、结构以及视图方式。创建报表的方法。报表的编辑。报表的排序与分组统计。报表的页面设置与打印。6.1认识报表报表可以将选定的数据信息进行格式化显示和打印。报表可以基于某一数据表，也可以基于某一查询结果，这个查询结果可以是在多个表之间的关系查询结果集。报表在打印之前可以预览。另外，报表也可以进行计算，如求和、求平均值等。6.1.1

报表的功能报表作为Access2010数据库的一个重要组成部分，提供了以下功能。能够呈现格式化数据，格式丰富，使报表更易于阅读和理解。可以使用剪贴画、图片或者扫描图像来美化报表的外观。能够分组组织数据，对数据进行汇总，使报表更加清晰，便于比较分析。能够输出标签、清单、订单、信封和发票等样式的报表，使报表更加有效地处理商务信息，满足不同用户的需求。通过页眉和页脚，可以在每页的顶部和底部打印标识信息，便于保存和归档。6.1.2

报表的结构在Access中，报表是按“节”来设计的。报表通常由报表页眉、报表页脚、页面页眉、页面页脚、组页眉、组页脚及主体7部分组成，每一部分称之为一个节。6.1.3

报表的视图Access为报表提供了4种视图操作窗口：报表视图、打印预览、布局视图和设计视图。1．报表视图报表的显示视图，在里面执行各种数据的筛选和查看方式。2．打印预览在打印预览中，可以看到报表的打印外观，所显示的报表布局和打印内容与实际打印效果是一致的，所见即所得。3．布局视图界面和报表视图几乎一样，但是该视图中

各个控件的位置可以移动，用户可以重新布局

各种控件，删除不需要的控件，设置各个控件

的属性等，但是不能像设计视图一样添加控件。在Access

2010

中，发布到Web报表必须使用布局。4．设计视图在设计视图中，Access2010为用户提供了丰富的可视化设计手段，用户不必编程就可以创建和编辑修改报表中需要显示的元素，调整报表的结构布局。6.2

创建报表Access

2010中创建报表的方式：6.2.1

使用“报表”工具创建报表【例6.1】以“课程”表为数据源，使用“报表”工具创建报表，命名为“课程”。6.2.2

使用“报表向导”创建报表要更好地选择哪些字段显示在报表上，可以使用“报表向导”来创建报表。还可以指定数据的组合和排序方式，并且，如果事先指定了表与查询之间的关系，还可以使用来自多个表或查询的字段。【例6.2】以“教师”表为数据源，使用“报表向导”功能创

建报表，以“所属院系”字段分组，以“编号”字段升序排列，报表布局为“递阶”，命名为“教师”。6.2.3

使用“空报表”工具创建报表如果向导或报表构建工具不符合需要，可以使用空报表工具构建报表。这是一种非常快捷的报表构建方式，尤其是只在报表上放置很少几个字段时。【例6.3】以“成绩”表为数据源，使用“空报表”工具创建报表，命名为“成绩”。6.2.4

使用“设计视图”创建报表在“设计视图”中手动创建报表。可以在

“设计视图”中创建基本报表并对其进行自定义，使其满足自己的需要。【例6.4】以“院系”表为数据源，使用“设计视图”创建报表，命名为“院系”报表。6.2.5

使用“标签向导”创建报表【例6.6】以“教师”为数据源，使用“标签向导”功能创建报表，命名为“教师联系方式”。6.2.6

编辑报表1.使用主题功能操作步骤如下。在“设计视图”中打开报表。在“报表设计工具”→“设计”选项卡上，单击“主题”选项组→“主题”，在弹出的列表中选择相应的内置主题，也可以启用来自的内容更新。6.2.6

编辑报表2.使用节报表中的内容是以节划分的。每一个节都有其特定的目的，而且按照一定的顺序输出在页面及报表中。添加/删除报表页眉和报表页脚、页面页眉和页面页脚。改变报表页眉、页脚或其它节的大小。6.2.6

编辑报表3.添加日期和时间有时需要在报表的页眉或页脚显示日期和时间。操作步骤如下。在报表的“设计视图”下，单击“报表设计工具”→“设计”选项卡→“页眉/页脚”选项组→“日期和时间”，打开“日期和时间”对话框。调整日期在设计视图中的位置。单击“保存”按钮保存报表。切换到“打印预览”视图，查看效果。6.2.6

编辑报表4.添加分页符在报表中，可以在某一节中使用分页符控件来标志需要另起一页的位置。例如，如果需要将报表标题页和前言信息分别打印在不同的页上，则可以在报表页眉中放置一个分页符，该分页符位于标题页上显示的所有控件之后、第二页的所有控件之前。6.2.6

编辑报表5.添加页码有时需要在报表的页眉或页脚显示页码。操作步骤如下。在报表的“设计视图”下，单击“报表设计工具”→“设计”选项卡→“页眉/页脚”选项组→“页码”，打开“页码”对话框。选择相应的选项，单击“确定”按钮，完成页码的插入。单击“保存”按钮保存报表。切换到“打印预览”视图，查看效果。6.2.6

编辑报表6.在报表中添加计算控件可以使用计算控件显示计算的结果。在报表中创建计算控件时，可使用以下两种方法：如果控件是文本框，可以直接在控件中输入计算表达式；另外不管控件是不是文本框，都可以使用表达式生成器来创建表达式。6.2.6

编辑报表【例6.7】创建“学生年龄信息报表”，显示内容为

学生的“学号”、“姓名”、“性别”和“年龄”，

其中“年龄”字段为计算字段。“学生年龄信息报表”报表的“打印预览”视图如图所示。6.3

报表排序与分组统计可以对数据表、窗体或报表中的数据进行排序。排序操作将按一个或多个字段中的值来组织记录。在报表中，可以将排序后的记录分成不同的组。通过分组可以按组来组织和安排记录。组可以嵌套，这样就能轻松地看出组之间的关系并能迅速找到所需信息。还可以使用分组来计算汇总信息，如合计和百分比。6.3.1

记录排序在报表中可以设置按照某个字段的升序或降序输出记录数据。排序次序是指定如何对字段或表达式中的

数据排序。“升序”先排最小值，后排最大值。

“降序”先排最大值，后排最小值。例如，如

果按字母顺序对“文本”字段中的值以升序进

行排序，它将先排“数值”字段值为0的项，后排“数值”字段值最大的项。6.3.2

记录分组在报表中可以设置按照某个字段的升序或降序输出记录数据，同时还可以将记录进行分组，把有某种关系的记录放在同一个组中，便于对整个组进行统计和查看。6.3.2

记录分组【例6.8】以“学生成绩查询”为数据源创建一个报表，以“学号”和“姓名”字段分组，按“学号”字段升序排列，显示学生的“课程名称”和“分数”，所创建的报表命名为“学生成绩查询报表”，显示效果如图所示。6.3.3

报表常用函数为了汇总表中的所有数据，可以创建一个包括SUM()或AVG()之类函数的聚合查询。运行查询时，结果集中将包括一行汇总信息。使用聚合函数时，默认情况下汇总信息包含所有指定的行。表6-5为常用的聚合函数。6.3.3

报表常用函数聚合函数说

明AVG（expr）列中所有值的平均值。该列只能包含数值数据。Null值将被忽略COUNT（exp）COUNT(*)列中值的数目（如果指定列名为expr）或者表或组中所有行的数目（如果指定*）MAX（expr）列中最大的值（对于文本数据类型，按字母排序的最后1个值）。忽略空值MIN（expr）列中最小的值（对于文本数据类型，按字母排序的第1个值）。忽略空值SUM（expr）列中值的总和。列中只能包含数值数据表6-5常用的聚合函数6.3.4

分组统计可以使用分组来计算汇总信息，如合计和百分比。【例6.9】在“学生成绩查询报表”的基础上，统计每个学