电子档案管理制度

PAGEPAGE1电子档案管理制度第一篇：电子档案管理制度电子档案管理制度为了加强中队电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地为中队发展服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关文件规定，结合本队实际，特作如下规定：一、建立与健全电子文件的管理体制和工作职责1．电子文件是开设的一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，应加强领导。电子文件从形式到归档的管理过程中2．电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。3．电子文件实行集中统一管理。档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。二、电子文件的归档方式1．电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，根据本队工作实际，现强调物理归档。2．根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类（信息类和环境类）组盘。填写必要著录项目，编制机读记录和要存放载体的编号。3．归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容，归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。三、电子文件的移交与保管1．入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及进补救。２．随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。３．保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，四、电子文件的提供和利用1．封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。2．销毁电子档案，需经本单位档案鉴定小组、分管领导批准，编制销毁清册，监销人、销毁人签名盖章。第二篇：电子档案管理制度电子档案管理制度一、为了加强公司电子文件归档管理，保管电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地为公司发展服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关文件规定，结合本公司实际，特作如下规定：二、建立与健全电子文件的管理体制和工作职责1、电子文件是公司开设的一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，应加强领导。电子文件从形式到归档的管理过程中，由各办公室和档案部门负责。2、电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。3、电子文件实行集中统一管理。档按室要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统地使用技能，组织编制归档电子文件地各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件地作用。三、电子文件地归档方式1、电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，根据本公司工作实际，强调物理归档。2、各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类（信息类和环境类）组盘。填写必要著录项目，编制机读记录和要存放载体的编号。3、归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：序号、提名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容，归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。四、电子文件的移交与保管1、电子文件在每年六月份前将上的应归档的电子文件向档案部门归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、账目一致、手续清楚、移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。2、公司档案室负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。3、入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时补救。4、随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。5、保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备、温度控制在14℃-16℃。五、电子文件的提供和利用1、封存的电子档案不甘落后外借，利用时使用复制体，联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。2、销毁电子档案，需经本单位档案鉴定小组、分管领导批准，编制销毁清册，鉴销人、销毁人签名盖章。第三篇：电子档案存储管理制度电子档案存储管理制度（试行）第一章总则第一条为了加强电子文件的存储管理，保障电子档案的安全保管，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件存储与管理规范》〔GB/T18894-20XX〕、《重庆市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》和有关法规、国家标准、行政规章，结合重庆市实际制订本制度。第二条本制度参照重庆市电子档案管理技术标准执行。第三条本制度以维护电子档案的真实性、完整性、有效性为原则，保证电子档案的安全性和可利用性。第四条基本术语解释（一）电子文件是指法人、其他组织和个人在公务活动中形成的数字形态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件，用数字(比特)形态表现，通过编码和解码来输入和输出。（二）电子档案是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件存储管理规定处理并且已经存储的电子文件。第二章电子档案的存储第五条电子文件具有对计算机系统的依赖性、非人工直接识读性、复制传递的高保真性、信息与载体的可分离性、信息内容的易改性、载体的不稳定性等特性，并且对于不同信息类型的电子文件，由于其技术特点不同，存储载体和记录信息的标准、算法也不同，所以电子档案的存储应根据电子文件的特点分别采取措施保证其原始性、真实性、完整性：（一）字处理文件1、TXT文档可以作为电子档案直接存储。2、XML文档可以作为电子档案直接存储。3、对于其它类型的文档，如果无法转换为XML或TXT格式，则应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。（二）图像文件1、TIFF格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。2、JPEG格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。3、其它格式图片应转换为以上两种格式中任意一种，有特殊压缩参数的要作说明。4、对于无法转换格式的图片应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。5、由扫描仪获得的图像电子档案，对于普通纸质档案来说光学分辨率不低于20XXpi，对于照片档案来说分辨率不得低于600dpi。6、由缩微胶片扫描仪获得的电子档案，对于16mm胶片来说分辨率不低于20XXdpi，对于35mm胶片来说分辨率不低于600dpi。（三）图形文件1、图形文件的存储要求参见图像文件的存储要求。2、存储时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，对相关软件及各种数据信息应一并存储。（四）影像文件1、MPEG格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作为电子档案直接存储。2、对于无法转换格式的影像文件应按原格式存放并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并存储。（五）声音文件1、WAV格式声音文件可以作为电子档案直接存储。2、MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。3、对于无法转换格式的声音文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。（六）多媒体文件1、多媒体文件包含多种信息形式，信息完整的多媒体文件可以作为电子档案直接存储。2、多媒体文件依赖的计算机软硬件信息及相关参数应一并存储。（七）数据库文件1、数据库文件DBF格式可以作为电子文件直接存储。2、对于无法转换格式的数据库文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。（八）超文本文件1、超文本文件包含的信息较多，存储时注意数据的完整性。2、信息完整的超文本文件可以作为电子档案直接存储。3、超文本文件依赖的计算机软硬件信息应一并存储。（九）计算机程序1、计算机程序可以作为电子档案直接存储。2、计算机程序依赖的软、硬件平台说明应一并存储。（十）数据文件1、数据文件的类型较多，包含以上所示的多种类型，具体类型的存储办法参考以上各类型的存储办法。2、数据文件应对数据来源进行说明并一同存储。第六条对电子档案的说明性文档一律用TXT文档编写。第七条在符合软、硬件平台条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。第八条电子档案中涉及的口令、密匙、权限管理说明等应同电子档案一并存储。第九条保存与纸质等档案内容相同的电子档案时，要与纸质等文件之间互相建立准确、可靠的标识关系。第十条用扫描仪、视频压缩卡等设备获得的电子档案，如果采用非标准算法，则应将相关软件一并存储。第十一条计算机系统运行和信息处理等过程中设计的各类参数、管理数据等应与电子档案一同存储。第十二条电子档案应该拷贝到耐久性的载体上，一式3套，一套封存（A），一套供查阅利用（B），一套异地保存（C）。对于加密的电子文件，则应在解密后再完成上述工作。第十三条在相同条件下，电子档案的存储载体的选择应优先考虑可靠性和先进性。本标准推荐的存储载体是：只读光盘、磁带等。禁止使用软磁盘作为电子档案的长期保存载体。第十四条对于具有稳定可靠的网络环境的单位具体要求：1、电子档案应存放于指定的计算机服务器上，服务器必须采取磁盘镜像、双机容错等备份措施。2、内部局域网要有可靠的安全防范措施和管理制度，系统设备更新时必须制定严格的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行。第十五条电子档案的保管要求除应具备纸质档案的一般要求外，还应符合下列条件：1、存储载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，作到防尘、防变形，避免阳光直接照射。2、环境温度选定范围：1720XX相对湿度选定范围：35%--45%。3、存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离，远离热源。第十六条电子文件存储时必须检查病毒及其他危害计算机的隐患，对于不能清除隐患的电子文件不得存储。第十七条存储电子档案的光盘应放入盒中存放，A、B两套电子档案应分开保管。第十八条电子档案的有效性保证：（一）随着计算机技术和设备的更新发展，存储载体或电子档案数据会出现兼容性问题。1、存储载体出现兼容性问题时应更换先进、可靠的存储载体进行复制。2、电子档案数据出现兼容性问题时应对电子档案进行升级转换并进行复制。3、复制后旧版存储载体应至少保留四年。（二）刻录光盘时采用整盘刻录（disk-at-oncerecording）方式，不得使用多段刻录（multisessionrecording）等方式。推荐使用的刻录软件为：NEROBURNING６、WINONCD６以上版本。（三）对磁性载体每2年、光盘每4年进行一次有效性、安全性检查，对存储载体的寿命、存储载体的兼容性、电子档案的兼容性等问题进行抽查，抽检率不得低于30%，发现问题要及时补救。（四）存储在磁带上的电子档案，每年应倒带一次，五年转存一次。（五）检查、拷贝、转换等情况要做好登记。第四篇：电子档案管理办法邑等档案室实行电子化管理实施方案数字档案室指以电子档案为对象，以电子计算机等数字设备为手段，基于网络实现档案收集、整理、保管、保护、共享利用的档案管理模式。文档一体化原则各单位应坚持文档一体化原则，规划建设本单位的数字档案室，实现办公信息的顺畅交流。统筹规划原则数字档案室是单位信息化建设的基础内容，是办公自动化的重要构成。各单位应把数字档案室纳入单位信息化建设总体格局之中，与办公自动化融为一体，统筹规划建设。确保安全原则各位教师应健全各种设施，加强管理，确保档案数据的安全。网络建设1档案数据网建设档案室应配备能够满足运行需要的计算机设备，采用高性能的符合保密要求的网络设备和材料，建设独立的档案数据网，进行档案数据整理加工和存储管理。档案数据网为保密网，应依据国家有关涉密信息系统分级管理规定确定等级，明确安全域，按照BMB17的技术要求进行建设。应与单位办公网和业务网实现物理隔离，禁止接入因特网。2接入单位办公网和业务网档案室应配备专门的计算机与单位办公网、业务网连接，进行文件收集归档和档案信息查询利用。单位办公网与当地政务网互联、业务网系统内互联的，应采取相应措施，确保档案数据安全。3数据交换数据网与办公网、业务网的数据交换采用移动硬盘等介质实现。软件系统建设1应选择技术成熟、前瞻性好、后期维护有保障的操作系统和数据库管理系统，构建档案室基础管理平台。选择适宜的操作系统。采用与硬件选型相匹配的主流操作系统。选择适宜的数据库管理系统。目录数据推荐采用关系型数据库存储管理，其他数据可根据需要选用相应的数据库存储管理。应根据数字档案室设计要求开发电子文件归档管理系统、数字档案室管理系统、档案进馆和报送管理系统、档案查询利用系统等，构建符合本单位实际、功能齐全、运行稳定、数据安全的档案管理应用平台。5电子文件归档管理系统是单位办公自动化系统的组成部分，应按照GB/T18894和有关电子文件归档管理的规定设计开发，逐步实现电子文件实时归档，网上移交。主要包括归档鉴定、整理编目、数据加工、数据报送等功能。归档管理过程中应保证电子文件元数据和背景信息的完整性。6数字档案室管理系统应建立以数字档案信息收集、管理和利用为核心，涵盖整个档案室业务工作的管理系统。主要应包括电子档案接收、档案资料著录、整理加工、检索利用、档案编研、档案鉴定、数据统计、库房管理等功能。7档案进馆和报送管理系统按照网络环境下馆室一体化业务建设的模式，按照国家规定的档案数据及其目录数据格式要求，整理应进馆的档案、资料及现行文件，形成报送数据，通过网络或载体移交等方式向同级国家综合档案馆移交报送。8档案查询利用系统在单位办公网上提供非涉密档案信息资源的在线查询利用。电子文件归档管理系统和档案查询利用系统是单位办公自动化系统的子系统，应与办公自动化系统实现无缝连接。数字档案室一般应基于中间件技术，将业务规则逻辑与后台数据存储处理和前台展现程序进行分离，构架数据库服务器处理数据，应用服务器处理具体业务逻辑，客户端负责和用户交互的三层体系开发应用平台。数据库建设1数据库种类档案室应建立面向全部室藏档案的档案资料目录数据库和电子档案数据库，集中存储管理数字档案数据信息。2档案资料目录数据库室藏档案应按照DA/T18和DB37/T53的规定设计著录项目，建立档案案卷级、文件级目录数据库。室藏资料应按照GB3792.1和GB3792.2的规定设计著录项目，建立资料目录数据库。3电子档案数据库根据GB/T18894和国家及省制发的电子文件管理规定组织建立电子档案数据库。档案数据量大、种类丰富的单位可以区分类型建立数据库，分别存储文本型、图像型、图形型、音频型、视频型等电子档案数据。电子档案数据应与其目录数据进行有效挂接。4数据采集和加工档案资料目录数据的采集按照DA/T18和DB37/T536的规定采集档案目录数据。按照GB3792.1和GB3792.2的规定采集图书资料目录数据。5电子档案数据的采集6电子文件收集归档单位应按照国家及省有关电子文件归档管理的规定，建立健全电子文件归档管理体制和责任体系，采取相应的技术手段和管理措施，逐步实现电子文件形成、处理、积累、归档的一体化管理，确保各种类型电子文件完整归档。归档文本型电子文件推荐采用XML格式，可以收集PDF、RTF、TXT格式文档；图像型电子文件推荐采用TIFF或JPEG格式；音频型电子文件推荐采用MP3或WAV格式；视频型电子文件推荐采用MPEG2或AVI格式。7档案数字化加工档案室应有计划地采用成熟的数字化技术对室藏非电子档案进行数字化加工。纸质档案按照DA/T31的规定进行数字化加工。照片档案采用扫描方式进行数字化时，彩色照片宜采用“RGB”模式，黑白照片宜采用“灰度”模式；扫描仪光学分辨率应不低于600dpi；扫描后的照片应保存为TIFF格式，采用LZW格式压缩；扫描图像缩放比应为100%。录音带数字化时应选用44.1kHz，16bit来进行立体声采样。数字化后存储格式应为WAV或MP3。录像带数字化时数据传输率应不低于4Mb/s，采用MPEG2压缩存储标准。数据管理与维护应指定专人负责档案数据的维护与管理。2数据入库电子档案及其目录数据应进行齐全性、准确性、完整性、安全性、有效性鉴定，确认达到相应技术要求后，经档案部门负责人签字同意后，才能入库保管。3数据修改入库后的档案数据一般不能修改。入库数据确有错误，应形成书面报告，按相关制度的程序规定批准后方能修改。.4数据备份档案及目录数据至少应制作三套备份，脱机分开保管，一套异地保存。并定期进行更新备份。有条件的单位，宜采用双机热备加磁盘阵列柜存储管理。5数据删除入库数据不能随意删除。经价值鉴定确无保存价值的档案数据，按相关制度的程序规定审批同意后，按要求删除数据。删除数据应形成纸质记录存档。查询利用单位办公自动化系统应设置非涉密档案在线查询利用的功能链接。档案室应利用本单位办公网实现非涉密档案在线查询利用；利用电子邮件或其他通讯方式实现非在线查询利用。3涉密档案不能上网利用。应建立完善的网上查询利用记录，对档案查询利用进行全程监督。编制提供本单位基础数字、重要工作和重大事件等信息资料，通过办公网络提供档案信息服务。安全管理1物理安全档案室应配备专用的电子文件柜，规范存放归档电子文件；采用温湿度自动控制系统，使库房温度保持在17—20XX间，相对湿度保持在35%—45%之间；设置门控系统、监控报警系统，配备磁带备份系统、光盘刻录系统、断电保护UPS系统等外围辅助设备，健全环境安全和介质安全等功能，确保网络设备、设施、介质和信息的物理安全。电子档案库房应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。有条件的单位应建造标准的电子档案库房。2数据安全档案室应健全系统备份、容灾恢复和电磁兼容等功能，配备防火墙、入侵检测等相应技术设备，建立操作日志，通过身份认证、访问控制、信息加密、信息完整性校验、入侵检测等技术手段和管理方法确保档案数据得到有效保护，防止因偶然或恶意的原因使网络数据遭到破坏、更改、泄露，杜绝网络系统上的信息丢失、篡改、失泄密、系统破坏等事故发生。3计算机病毒防治采用国家有关主管部门审验通过的查毒、杀毒软件，实时对服务器和客户端查毒、杀毒，并健全各种防毒措施。4网络入侵防护采用通过国家鉴定的防火墙设备构建网络防护体系，并通过网络入侵检测设备，对网络可疑访问进行记录、跟踪，与防火墙及网络交换机联动，阻止非法访问，保护网络系统和应用系统的安全。5系统漏洞扫描防护通过系统漏洞扫描系统，主动查找网络中存在的各种漏洞，及时采取相应的补救措施，避免可能引起的破坏。6身份鉴别采用各种有效措施对通过网络进行在线移交、信息检索等活动进行身份鉴别，保证用户身份的合法性。7访问控制通过网络硬件设备和软件组合功能对用户进行操作权的限制，包括功能权限制和数据权限制，主要防范用户的越权访问。8信息加密包括传输加密和存储加密。网络设备应支持相应的加密协议。9安全审计利用数据库、操作系统、安全保密产品和应用软件的审计功能进行安全审计、评估。10保密管理应根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和国家有关保密规定切实做好保密管理。制度建设电子文件归档制度明确电子文件归档范围、责任、格式、程序、方法、时限和质量要求等。2档案数字化规程明确规定本单位各种门类、载体档案进行数字化的具体要求。档案安全保密制度明确规定电子档案安全管理职责要求和措施方法，网上利用权限的划分标准，以及档案阅读使用范围。档案数据网上查询利用制度明确规定网上查询利用档案的范围，查询利用的程序方法及安全要求。5档案数据管理维护制度明确规定档案数据入库、修改、检测、备份、删除等操作的具体程序和方法。6电子档案鉴定销毁制度明确规定电子档案鉴定销毁的基本原则、方法和技术要求。7档案数据网和信息设备维护使用制度明确规定档案数据网操作管理要求和程序方法，规定计算机等信息设备维护使用要求。施工、监理与验收数字档案室应根据国家有关规定，由具有信息系统工程施工资质的公司进行施工，并聘请具有信息系统工程监理资质的监理公司进行全程监理。档案管理软件系统和数据安全管理，均应通过省档案局专业验收。邑等档案室实行电子化管理实施方案邑等完小第五篇：电子档案管理办法电子档案管理办法为了加强我公司电子档案管理,做