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文档简介

办公室管理之印信管理制度一、背景概述印信是办公室必不可少的一种文具用品，它具有重要的法律效力，用印时须谨慎，严格按照规定使用。为进一步规范印信的管理和使用，维护公司的利益和形象，制定本印信管理制度。二、印信的定义和分级印信是印制有单位名称、印章图样、编号等内容的特制媒介，用于证明文件和文件载体的真实性和合法性。印信分为三个级别：1.第一级印信第一级印信由公司领导签字指定，并由公司印章制造单位制作。大公司董事长、总经理、副总经理等拥有第一级印章。该级别的印章使用严格受控，需要经过多个层面的审批。2.第二级印信第二级印信可由具有第一级印章的人员指定，并由公司印章制造单位制作。该级别的印章使用仅限于特定公文/合同等重要文件，需要加盖“特定用途”字样。3.第三级印信第三级印信通常称为公章，该级别的印章由公司印章制造单位制作，用于日常公文、证明、通知等文件的签署，多数与公司相关的员工、部门都可以使用。三、印信的存放1.存储安全为了保证印信的安全，必须放置于专用的柜子或保险箱中，并定期进行检查和清点。要求存放印信的位置为防盗门内，柜子内应该配备安全锁，并在柜门四角用锚具固定。2.借用规定凡需要使用公司的印信须向部门主管申请，经批准后方可借出，并登记使用本记录，如未经批准擅自使用，后果自负。员工拿到公司的印信应该安全保管，妥善保管公司财产，如遇到意外事故要及时上报和赔偿，不得隐瞒事实。3.检查制度定期检查公司印信柜子和保险箱的锁具、紧固螺母、金钥匙、钥匙管数量并进行清点，验封后用签字盖章的方式记录信息，防止被篡改。四、印信的使用1.使用事项使用公司印信时，应按照文件格式、签字授权、印章摆放位置等要求进行认真核对。对无特定用途的公章使用，还应与涉及事项的抬头、题目进行核对确保无误。在签署使用公司印信的文书、单据等时，规定使用清晰、干净的黑色或蓝色水笔或圆珠笔，明确印章使用位置。2.使用记录对公司印章使用情况和漏洞进行记录，尤其是指定使用的特定用途印章和第一级印章的使用。记录要注明日期、文件文字内容、使用者、审核者、领导（或管理人员）签字。每月按照有关规定上报人事部门，实行印章使用透明化管理。五、印信的处理1.损毁处理对于出现损毁、遗失、泄密等重至的印信事件，必须第一时间向公司领导汇报。印信遗失要立即向公安机关报案，楼宇物业保安人员协助保护证据，并做好相关调查工作。2.废印处理对于因意外原因撤销、改制、裁撤、合并等原因而要废弃使用、毁掉印章时，必须进行严格的审批和程序。考虑到文化遗产和印信体现的历史和文化价值，要采取鉴定、保护、保存等措施，避免被损坏或遗失。六、制度执行和监督执行该制度的主管部门是人事行政部门，该部门要负责制定相关印章使用的规定、文件、审批程序和记录，对印章的每一次使用都进行登记和记录。同时，公司内部加强安全管理、定期检验设备、审核印章使用记录等，要强化对印信使用情况的监督和管理。其他印信作为公司的法定证明工具，相关标准和规范制度对于公司管理至关重要。只有严格按照规定使用、存放和

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