日用化工企业有效的会议专题讲义

第八讲有效的会议

会议是商务活动的一个重要部分，是进行工作的一个重要工具。

为什么开会全球每天要举行数百万次会议一份美国的调查统计经理级干部和专业人员每周约花1/4的时间在开会上；中上级的经理约1周2天；资深行政人员则多达1周4天。研究显示，除了一对一的会议，三人以上的会议平均所占的时间最多。你会开会吗？——只有你重视了开会，你才能开一个高效的会议

你开会会迟到吗？1、邀请与会者选择出席者——哪些人必须来开会？会议主持者的技巧提供信息者提供意见者提供特殊的专长的人能够授权的人通知与会者通常需要就会议的时间和地点给与会者书面的通知在上一个会议上宣布；电子邮件；电话；书面通知；等等准备议程

会议议程是需要提出并讨论的问题或项目的清单。它应当简洁、一目了然编写议程时要注意几点：议程开头为会议的日期、时间与地点；每一项均有一个编号；每一项均有一个起始时间；下次会议细节写在议程的末尾。

委员会议议程7月6日上午11点格林饭店1、（11：00）任命一位会议主席2、（11：10）为缺席致谦3、（11：15）批准上次会议备忘录4、（11：30）上次会议提出的事项5、（11：45）讨论联络事宜（12：00）会间休息6、（12：15）其他事宜7、（12：45）下次会议细节确定地点 选择会议地点对于会议的成功是极为重要的，这不仅是一个舒适的问题而且要使与会者感觉到这个场所是适合于这个会议的。会议地点应与会议目的相适合。若会议的目的之一是让两部分人进一步相互了解，一种宽松的郊外气氛是合适的。同样的道理，不要在一个乱糟糟的开放式办公室召开正式会议。你的办公室优点：你的全部参考资料在手边；你的权威性可能得到加强。缺点：可能会有电话干扰，或者有人打扰。下级的办公室优点：可能提高一位下级的地位和士气。缺点：如果工作处狭小，可能会使双方感到不适单位会议室优点：避免由于使用个人办公室而引起的公司等级问题。缺点：外人可能同与会者接触而打扰会议。外面的会议室优点：保证没有任何一方占地主优势；如果保密是重要的，这类会议室很有用。缺点：可能昂贵，并且每个人都不熟悉。会议中心优点：具有开大会的设备；需要时能够提供技术支持和安全保卫。缺点：可能缺少非正式的小规模聚会的机会。安排座位一对一会议在一个一对一的会上，两人的座位安排可决定会议的格调，并影响讨论的进程。如果你正在主持会议，可通过适当安排座位来影响会议的正式程度。一对一的会议有三种座位安排：支持性的 如果你希望是支持性的，可与另一个人在桌角两边就坐，这有助于消除障碍且可进行目光接触。合作性的 坐在另一个人旁边表示合作，这种安排提示观点的相似性。面对面的 坐在桌子的对面，使自己与另一个人保持距离，这个位置能使不一致的观点表达得更自在一些。多人会议多人会议有四种就坐方式，如下图：掌握会议节奏准时开会履行议程有效的利用时间规定休息时间控制会议读出消极信号 与会者内省的样子清楚地表明对会议缺少兴趣，注意力不集中。 一种不愉快的表情表示出这个人对会议进行的方式感到不高兴。他握紧拳头，低下了头，挑衅地瞪着眼。 这位男士举起他的手吸引主席的注意。他的身体语言表明一种对抗态度。辨别积极的信号 这个与会者扬起眉毛并微笑，头侧向发言者，是一种感兴趣的表示。 这个与会者是一种密切注意的姿势，意味着她对发言者所讲的内容感兴趣。评估气氛维持秩序达成决议维持秩序 若双方的讨论边的过分激烈，就站起来重新控制局面并使他们镇静下来。你站着，高高在上的位置会使你显出更大的权威性。同时，使用一种平静的、有分寸的语调。借口会议中还会遇到一些特殊问题

当谈及一项为完成的工作时，与会者会找借口，如“我忘了”、“这不是我的责任”。作为主席你可以在这位与会者的同事们面前提醒他，希望他以后完成此项工作。或者将任务转给其他人做。设伏 有的与会者会试图暗中破坏会议，所以会议未能达到规定的目标。身为主席，你可以通过揭露她的策略来鼓励她。如果与会者继续试图阻挠会议，就休会。在极端的情况下，你还可以将发难者逐出会议。对抗 有的与会者对会议中所提出的观点会采取一种不必要的消极态度和敌对态度，并挑起争论。作为主席，你可以以会议目的和达成一致的需要来提醒反对者。也可以紧扣事实，鼓励与会者以平静的态度进行讨论。或者在不损害反对者的情况下引入幽默，以缓和局面。严重混乱 与会者开始骂人，不守规则，甚至进行人身攻击，将会议搞得混乱不堪。你可以要求大家遵守秩序，或者要求该与会者离开。你也可以休会，而且不确定重新集合的时间。结束会议处理其他事宜总结决议结束会议会议参与者的技巧积极参与收集信息辨认对立方外表与讲话外表部分获得信心积极地参与倾听发言聚精会神地倾听尊重他人“剪接”你的发言做备忘录《化妆品术语》起草情况汇报中国疾病预防控制中心环境与健康相关产品安全所一、标准的立项和下达时间2006年卫生部政法司要求各标委会都要建立自己的术语标准。1ONE二、标准经费标准研制经费：3.8万三、标准的立项意义术语标准有利于行业间技术交流、提高标准一致性、消除贸易误差，作为标准体系中的基础标准，术语标准在各个领域的标准体系中均起着重要的作用。随着我国化妆品卫生标准体系建设逐步加快，所涉及的术语和定义的数量也在迅速增长，在此情形下，化妆品术语标准的制定就显得尤为重要。四、标准的制订原则1.合法性遵守《化妆品卫生监督条例》、《化妆品卫生监督条例实施细则》中关于化妆品的定义。2.协调性直接引用或修改采用的方式，与相关标准中的术语和定义相协调。3.科学性对于没有国标或定义不统一的术语，在定义时体现科学性的原则。4.实用性在标准体系中出现频率较高，与行业联系较紧密的术语优先选用。五、标准的起草经过

第一阶段：资料搜集

搜集国内外相关法规、标准、文献并对国外文献如美国21CFR进行翻译。第二阶段：2007年末形成初稿

初稿内容包括一般术语、卫生化学术语、毒理学术语、微生物术语、产品术语、人体安全和功效评价术语，常用英文成份术语等７部分。第三阶段：专家统稿1.2007年12月第一次专家统稿会（修订情况：1.在结构上增加原料功能术语、相关国际组织和科研机构等内容；2.在内容上增加一般术语、产品术语的种类，将化妆品行业的新产品类别纳入本标准；3.对于毒理学、卫生化学、微生物学术语进行修改；4.删除与化妆品联系不紧密、无存在必要的常用英文成分术语。2.2009年1月第二次专家统稿会会议意见：1.修改能引用国家标准的尽量引用国家标准；对存在歧义的个别用词进行修改。2.删除由于本标准中的“产品术语”一章和香化协会所制定的某个标准存在重复，因此删除“产品术语”一章的内容；对“原料功能术语”的内容进行梳理，删除了20余条内容。3.增加专家建议增加“化妆品限用物质”等若干项术语。第四阶段：征求意见2009年2月面向全国公开征求意见。第五阶段：征求意见的处理与形成送审稿。在征求意见的处理阶段再次征求了相关专家的意见。六、标准的内容依据1.《化妆品卫生监督条例》、《化妆品卫生监督条例实施细则》;2.《化妆品卫生规范》;3.美国21CFR；4.相关领域国家标准如：GB5296.3-2008消费品使用说明化妆品通用标签，GB/T14666-2003分析化学术语等；5.国内外化妆品的相关文献，如《化妆品监督管理及安全性评价》等。七、标准的结构和主要内容（一）结构：1.范围2.一般术语3.毒理学试验方法术语4.卫生化学检验方法术语5.微生物检验方法术语6.人体安全性和功效性评价术语7.常用原料术语8.缩写9.中英文索引（二）主要内容：1).一般术语39条涉及化妆品的基本定义、化妆品生产和监督管理中出现频率较高的术语。2).毒理学试验方法术语40条收录了《化妆品卫生规范》中涉及的术语，以及在毒理学领域出现频率较高、与化妆品毒理学试验方法联系较密切的术语。3).卫生化学检验方法术语22条收录了化妆品的卫生化学检验方法中较常用的术语。

4).微生物检验方法术语6条收录了《化妆品卫生规范》中所涉及的术语。5).人体安全性和功效性评价术语38条收录了人体安全性和功效性评价的常用术语。6).常用原料术语55条收录了常用原料术语，与《化妆品管理及安全性和功效性评价》保持一致，并根据企业、专家的意见进行了适当修改。7).缩写涉及国际机构缩写以及化妆品毒理学、化学、人体安全性和功效评价等领域专业术语的缩写34条。七、征求意见处理情况2009年2月20日，《化妆品术语》在全国公开范围内公开征求意见，截止到2009年3月末共收到来自企业、和社会各界的意见和建议共146条，分布情况如下：征求意见来源统计图二一般术语三毒理学四化学五微生物六人体七原料八缩写各部分征求意见采纳情况统计图二一般术语三毒理学四化学五微生物六