高效会议筹划与管理课件

高效会议筹划与管理黄石时代光华教育发展有限公司特聘高级讲师-李旭升学习的目标1、提高会议效率2、规范会议流程2课程导航一、高效会议的管理之道二、小型会议筹备与组织三、大型会议策划与管理3一、高效会议的管理之道1、会议常见病“三多一少”2、会议制约因素与改善3、高效会议的八大准则4会议与会议管理会：会面、聚会与集会；议：议论、讨论与商议会议：有目的、有组织，召集人们商议事情的活动。会议让决策者和参会者更全面、更深入、更综合的了解事态、充分讨论问题、决议解决方案。会议管理：为保障会议的效率和效果，对会议的筹备、组织、服务等工作所进行的有效协调与管理。目的：同一意愿、集思广益

信息交流、解决问题51、会议常见病“三多一少”1）会议多，会议太频繁、治病万能药

凡事就开会、出事大家背2）耗时多，主题不明确、筹备不到位

程序无控制、时间鬼难拿3）参会多，甄选有错位、职责不关联

关键有疏漏、决策不到会4）检核少，会有议无决、责任无担当

执行无检核、结果少反馈62、会议制约因素与改善1）时间不合适：午餐时间

休息时间

工作最忙碌的时间…改善：避开一和五，选择二至四的上午9点或11点、下午2点或4点开比较适宜7会议制约因素与改善2）地点不适宜：大小

嘈杂

设施改善地点尽量设置在一个安静的场合、封闭的环境，最好围着圆桌进行8会议制约因素与改善3）主持少经验：废话太多

缺乏影响力

不能引导议程和调动气氛改善：充分准备、提前到场精神饱满、准时开始点明目标、宣布规则紧扣主题、引导发言议程井然、形势掌控9会议制约因素与改善4）参会太盲目：通知太突然事先没准备

目的不明确内容不清楚改善：详读议程表、提前准备好

为议题贡献、因探讨收获

发言有准备、解释要精准深思熟虑：先动脑子再动嘴扬长补短：反观内造多学习10会议制约因素与改善5）发言没技巧：言未及之而言

言而及之而不言未见颜色而言

时机不合适改善：做好各种准备，深思熟虑

将自己的发言融入到正确观点之中

预案影响、归纳收放有弹性11会议制约因素与改善6）效果没要求：组织不认真、参会不尊重目标太分散、主题有重叠明知有争辩、权威不到会检核有借口、结果无反馈改善：能合并压缩就不分列主题能到现场开就不进会议室能站着开短会就不要坐着开长会解决问题会多开、走形式会少开会前排除无关人、议程无关应早离重视结论与决议、及时检核奖惩123、高效会议的八大准则1）互动认同、目的议题先确立2）计划周详、精心筹备与组织3）主持擅长、决策关键都到场4）合理划分、程序时限不离谱5）讨论热烈、正反利弊有碰撞6）归纳总结、决议任务有担当7）执行检核、责任结果有反馈8）公正客观、效果评估多高分13重点提示：高效会议五要五不要五要：重要信息必须传递和解释分解目标、研讨解决方案听取汇报、协调配置资源同一意愿、聚焦目标思路需当众严肃纪律激发士气五不要：议题多，目的不明确无筹划，准备太随意无规则，议程和决策程序无结果，决策和关键人缺会不适宜、有更好的方法14二、小型会议筹备与组织1、小型会议筹备组织“315”2、常见个性与麻烦之对策3、开会显才能的三大技巧151、小型会议、筹备组织“315”

1）3个关键环节

(1）会前筹备与准备确定目的、议题决定规格、方式设计议程、规则预定时间、人员、会议室会议资料、通知会场布置、调试16我组织(2）会中管理与服务签到寒暄、分发资料整顿秩序、宣布主题引导议程、激发讨论掌控时间、处理冷冲解决问题、归纳提议有效决议、保证效果17我组织(3）会后收场与跟进纪要整理、审签明确任务、责任清理会议室、叮嘱与告别总结汇报情况费用报帐核销编写简报、纪要报存收集反馈、会议结束18我组织(1）得到通知要准备详读相关资料理解议题与议程准备议题建议认真设计发言准备情绪状态遵守规则与要求提前安排好工作准时参加会议19我参会(2）会中参与有贡献积极倾听思考他人发言有补充主动表达看法想法建议需创新真诚欣赏鼓励谈论争辩有技巧决议有担当行动结果有承诺20我参会(3）会后行动重效果高层：解释要求检查承担责任、结果第一中层：解读贯彻指导紧盯目标、要事第一基层：解决执行回馈超越创新、细节第一组织：督导检核奖惩优化行为、改进第一21我参会2）1张会议导航定位卡（1）好处：提醒有备

定时（2）步骤：建立坐标，会议时间+会议类别

重大预定，关键事件优先安排

标注日程，根据会议逻辑规律

时间优先，预定决策者与关键参会者时间

要事优先，反观往年规律与固定事件标定小建议：将议题、内容、人员相近的会合并

高层、咨询顾问、重要客户要标注22

会议导航定位卡2010年会议卡片

会议时间会议类别第一季度第二季…一月二月……一周二周三周四周一周…战略会周一周二……………运营会执行会触发高层参加咨询顾问关键人或重要客户3）5个重要表单

（1）会议通知如何写？关键点明、一目了然：会议名称/目的/议程/起始时间/地点/参会对象/主办单位重要陈列、细节注明：参会者需要携带准备材料及准备工作报到时间及地点主办单位/会务联系人/咨询电话乘车路线/衣着及温馨提示会议费用参会人员回执

姓名、性别、职务、民族、到达日期、联系方式、回程票预定24会议通知模板25会议主题：会议目的：时间：会议类型：地点：会议准备资料：组织部门:通知人:联系电话:会议规则:决策程序：

议程：主要输入：参加人：列席人：

主要输出：（2）会议议程规划书严肃说明会议纪律与规则排列会议主题与焦点问题议题重点突出、简洁明快编排好每个议题的逻辑顺序关系确定会议主席、主持和发言人标定发言人的发言主题与时间提示：提示：重要议题尽早进行争议问题特殊安排议程与发言时间以“分钟”为单位划分清楚26会议议程规划书范本

营销工作会议议程按照集团全年销售工作部署，为分析总结上半年销售工作并对三季度销售工作做出安排，特召开《上半年销售工作会议》。会议相关事宜通知如下：一、时间：2010年6月28日14：00至17：30二、地点：集团综合办公一楼多功能厅三、参加人员：1、营销总监；2、营销策划部,市场销售部,客户关系部全体人员；四、目标:深刻反省,致力市场再拓展;统一布署,勇创销售新巅峰五、议程：14：00-14：10与会人员提交书面建议材料并签到入席14：10-14：20营销总监动员《答案就在问题中！》14：20-14：40市场销售部做上半年销售工作汇报《数据风雨录》14：40-15：00客户关系部做上半年客服经验总结《反馈温度计》15：00-15：20分组讨论《问题分析与解决》《目标执行与支持》15：20-15：30茶歇15：30-16：00营销总监做市场综合分析与销售目标的设定《变压力为动力》16：00-16：30营销策划部提出、分析与解释营销策划方案《降龙十八法》

16：30-16：50分组讨论、认同与接受，销售任务协议签定16：50-17：10表彰奖励上半年“销售精英五虎将”、先进与获奖感言17：10-17：25营销总监进行会议总结及致词17：25-17：30准时散会、清理会场、致谢告别六、有关要求1.参加人员要事先安排好工作，务必准时参加，不得请假；2.荐于会议重要性，需携带本子与笔做记录

27（3）会议纪要主题要点善归纳问题方法明决议发言重点要标注重要会议要录音例行会议要记全字迹清楚不失真修正排版与整理会后核签装订发28会议纪要模板会议纪要：时间：地点：会议名称：会议类型：主持人:会议纪要人:联系人:联系电话:出席人员:列席人员:缺席人员:纪要呈报:会议关键词:编号发言人1…编号形成的决议与决议内容责任人完成时间1…备注:（4)会议效果评估模板30部门：

职位：

姓名：1、您会前对会议目标是否清楚？

是□否□部分清楚□

2、议程安排是否合理？是□否□不太恰当□3、过程控制的是否井井有条？是□否□不能确定□4、时间安排是否适合？

是□否□不能确定□5、会议主持是否恰当的引导发言和讨论，并作出恰当的决议？

是□否□不太恰当□6、您认为这次会议的组织效能和整体效果是否满意？是□否□部分满意□

7、会后对决议是否认同？是什么原因？

8、哪些预期目标没有完全达成？为什么没有完全达成？

9、会议地点的位置是否适当？大小是否合适？住宿、饮食和服务是否满意？设施是否适用？工作人员是否热情周到？您的改进意见如何？

10、您认为会议的主题是否打动人心？大家的参与度是否合适？讨论是否深入？

11、您有什么更合理的建议？请提供三条改进建议或意见（5)决议实施督查表模板具体决议贯彻执行人关键指标达成情况环节落差分值加减主要问题表现主要影响因素原因分析改进措施检查时间整改完成时间检查与负责人决议担当部门：督导记录人：2、常见个性与麻烦之对策1）能言善辩的人炫耀表现、争功诿过充满激情、倍感兴趣垄断讲话、能言善辩东拉西扯、信马由缰旁征博引、偏离主题独霸时间、侃侃而谈应对方策幽默提醒、建议节制停顿插断、动作制止限定时间、轮流发言转移话题、选人劝止偏题延后、切题讨论调动群众、总结归纳32常见个性与麻烦之对策2）惹事添烦的人人身攻击、伤害贬责排斥观点、压制表现消极否定、推诿责任含沙射影、冷嘲热讽言语犀利、盛气凌人唯我独尊、自以为是应对方策重申规则、安抚情绪重复提醒、理性讨论反问论据、事实数据暗示打断、限制时间权威在旁、左右寡言总结发言、带进大家33常见个性与麻烦之对策3）挑战权威的人质疑权威、反对众议分歧较大、寻机发难过分敏感、情绪争议抱怨不满、消极对话不顾感受、粗暴打断想法独特、不合适宜应对方策缓和情绪、创造和谐肯定创意、换位澄清征求建议、理解分析权衡优劣、是非对错当机立断、坚决制止尊重众议、妥协正确34常见个性与麻烦之对策4）事不关己的人思想走神、经常出入电话短信、纷扰不断公私兼顾、装聋作哑故作深沉、沉默寡言瞌睡疲惫、私下讨论干扰分心、影响进度应对方策强化重要、紧系考评停顿重复、夸张举动点名发言、追问细节提问待答、鼓励反馈及时提示、中断闲谈拉回注意、规定惩罚35分享：小会管理重在有效有组织：提前沟通目标和意愿，资料提前发直接进入议程，按顺序进行有秩序：决策领导开场经验主持责任人主讲有参与：围绕议题、充分准备和讨论

快速思考、观点融合，积极发言有结论：决策领导，提前思考结论、备融正确观点主持引导，激发大家主动思考和积极讨论主讲贡献，用成熟且行之有效的方法和结论结束有负责：责任人、重要事件和完成时限要明确并记录清楚过程有人检核、问题有人解决、结果有人负责36373、开会显才能的三大技巧

1）发言、倾听与反馈有技巧

（1）参会发言有秘方清晰预报亮点设计框架逻辑了解他人需要照顾对方感受吻合会场氛围尊重参会伙伴表达通俗易懂观点重点突出辅助件更重要小经验：同理心表达认同别人的说法，支持别人的想法和建议，认同别人更容易肯定你自己表达不同意见，要照顾对方立场和面子表达相同意见，要检查对方解读和理解少用你、他、他们和你们，多用您、我、我们、咱们多用也、同时，少用但是3839聽（2）参会倾听有技巧技巧：身体向前倾、点头且微笑

眼神有交流、重复和归纳

（3）参会反馈有方法如何给予反馈对症下药的反馈对方所关注、关心、需要的信息找到共同点,主动、具体、及时的回应把握时机，控制情绪、端正态度对事不对人，描述不判断如何接受反馈

倾听，不打断，更不要防卫和设限如有异议，询问实例，澄清事实梳理反馈信息，以确定对它的理解适当表现需要帮助,获得更多反馈支持表明你行动的态度，让对方放心40过程管理：请将责任心放在结果上！

带帽定位、换位思考

放下壳子、贡献点子

尊重规则、符合职责绿帽守则提出问题、目标议程横向思维、引导异议刺激讨论、激发创意协调意动、聚焦目标42黄帽守则提出想法、建议和方案乐观肯定、积极探求排忧解难、探讨机会创新方法、解决问题43黑帽守则进行负面评论和批判指出问题、风险和危机理性否定、公而无私分析误失、固执偏激44白帽守则罗列事实、分析案例获得、提炼并提供信息输入数据、导出结果客观公正、促成目标45红帽守则感性率性直觉触发情绪敏感逻辑预见劝解说服协调关系46蓝帽守则组织控制、综合权衡冷静理智、平息冲突选择取舍、盘点收获归纳提炼、达成决议47经验分享：常见的决策方法头脑风暴法：脑力激荡、创新思维欣赏鼓励、嫁接改造点子白板、利好聚焦专家决策法：1、专家共参、抛出问题

诊断疑难、倾听建议

探讨方法、梳理决策2、独立专家、秘密旁听权衡利弊、专业分析

意见思路、往复反馈48常见的决策方法易地思考法：摆脱干扰、易地探讨触景拓展、启迪智慧创造构想、高效决策思路转换法：逆向思维、正反观点差异博弈、突破定式趋利避害、聚焦决策权威决策法少数服从多数49

50注重集体智慧聚焦会议目标高低低高克制回避合作竞争妥协维持和谐避免争执力争主动创新方法向正确低头2）会议冲突的处理技巧克制与回避情景:不值争执或时机不佳没更好建议支持议案对事情了解不太全面发现自己情绪太冲动发现别人的建议更好建议:保持支持态度满足他人

用欣赏与配合赢取和谐

在容长纳短中学习与成长51妥协情景:自己想法与集体意愿相冲突势均力敌又相互排斥时

非常复杂一时难以辨明

合作与竞争的努力没成功时建议:相互让步，彼此借鉴支持利好、妥协共融52竞争情景：原则性问题、影响公司利益重大紧急、需迅速抉择各持己见就会没完没了采用你建议或方案明显利好建议:确保正确、据理力争

主动说服、快刀斩乱麻53合作情景：议题十分重要又无法妥协

目标一致但角度和看法分歧建议：大局第一、舍小求大资源共享、优势互补

充分沟通、各展所长54553）让陈述更具条理性的技巧（1）突出重点：

归纳几点容易聚焦注意力（2）概括三点：

三大纪律、约法三章（3）归纳提炼：

字字千金三、大型会议策划与管理1、大型会议筹划管理三方策2、常见意外尴尬之对策3、开会展风采的三大技巧56会前筹备与准备之程序明确会议目的与主要议题指定项目负责人确定参会人名单敲定时间地点拟定会议议程准备材料并发放发布通知并确定报批预算费用住宿餐饮接送57会中管理与服务之程序组织主持前一时、签到余量一刻钟组织维持协调、主持人引导议程宣布议题与内容、重申会议纪律议题报告要简明、讨论观点要鲜明主持激发与控制、依序绕题不超时问题解决要归纳、达成共识与决议58会后收场与跟进之程序重申决议、明确责任效果评估、激励行动整理会场、设备、离会退房、结帐、送站会务总结、报费用纪要签发、编简报经验提炼、要分享决议跟踪、执行查核结果反馈、兑现承诺591、大型会议、筹划管理三方策

1）会前筹划与准备之方策

（1）找对人、干对事指定项目（会务）总监成立项目（会务）组会议结果的直接责任人-项目总监找对人：职位/威望/年龄和阅历相关的组织策划能力综合资源的熟悉程度干对事:人财物与流程、吃住行与效果精心配置、合理排期筹划与会务、场内与场外

脑内思维图、脑外记事板定期沟通与通报合理奖惩（2）预算到、控制好请求财务人员参与预算适当宽余留出机动费用书面申报和签字提前两周，做出预算送审批

提前一周，收支出纳所需款项提前行文，规范制约。会议费的预算三点：全面、精细、节约八项：餐饮、住宿、交通、场地、物品、资料、娱乐、酬劳费。（3)会务准备、执行核对单NO会务项目责人核查NO会务项目责人核查1会议的目的、议题、形式与确定人员11交换信息、指导服务员会务工作细节2会议规格、地点场所、日程议程与定时12采买摆放茶歇3发言顺序、亟待讨论与决策的问题13采买用品、文件、名签、文具4权威、主持、记录、必参确定、排座与桌签14娱乐、保龄、游泳、台球、乒乓、网球5参会者准备资料，通知发出与反馈15确认行程、提前处理往返交通6是否需要签保密协定16申报：口头沟通、书面申请支取：预算审批、借支票据7准备会场周边位置指引图17房间安排8辅助PPT制作、条幅制挂、指引牌提示18用餐9会场预定于布置、必去标注示意19接听电话、传递信息10确定辅助视听设备与教材（借还）20会场应急、医疗投影仪、投影幕、激光笔21车辆安排/时间表/用车人/接机/机动用车无线麦、白板笔、白板檫22会后娱乐项目安排与通知笔记本、照相机、摄像机23会后结帐、费用报销插电板、订书机、剪刀24设备整理、会务总结（4）各司其职、责权到人材料文案：确定会议目标编写会议日程表撰写会议通知和纪要准备媒体新闻稿发言稿及典型经验材料后勤保障：制定费用预算，会场设施，现金管理，记帐会议物品准备、常用文具、用品、视听器材报到接待：

现场组：下发会议通知、联系方式确定到会、时间和地点收费、房间分配签到、分发资料非现场组嘉宾咨询、邀请与联络考察地点、会场布置接站、食宿旅游及参观地点63特别提示了解是否有少数民族及特殊的风俗习惯了解有没有素食者，要为这些人单独做准备了解是否有外宾出席会议，是否需要配备翻译了解是否有媒体记者出席会议，是否需要准备单独的座位了解是否有竞争对手参加会议，敏感问题要把握好尺度和讲话的方式（5）会场考察与布置会议环境位置适宜、会议室大小恰当、噪音、温度、灯光、色调、通风、桌椅舒适、餐厅、住宿房间环境、娱乐厅、停车场、卫生间、附近医院、让服务方协调公共安全事宜辅助设施条幅、音响、麦克、投影、屏幕、电源、背景音乐、台布场地布置与检查桌椅摆放要视主题人数、互动性摆OUV或横排形、注意主席、主持、记录、必参、列席者的位置，人均2－3平米，演示内容、视线角度、灯光效果、声音清晰、声音效果、可能干扰…65桌椅的摆放战略类会议人数10人左右，最为合适的是5-7人，桌椅摆放以圆桌型、半岛型摆放为宜；好处：能防止人数太少，不能集中反映群体智慧；

又能避免人数过多而产生部分人消极参与。运营类会议可以超过10人，但要根据会议的议题、重要性具体决定合适的人数，桌椅摆放以“U”型、“V”型、鱼骨型、小组式排座法为宜。执行类会议人数众多，可以布置成教室模式、剧院模式、阶梯教室。66（6）突发事件、未雨绸缪预则立，不预则废分工明确是前提备用设备和方案常见突发事件：设备故障公共安全部门检查嘉宾误场与会者突发疾病现场停电卫生间告急无法准时就餐集体外出活动漏掉人竞争对手捣乱突发事件有预案67（7）锦上添花、第一印象前期精确统计到达时间、温馨提示接站有明确标识、下车就看到欢迎横幅接站礼仪不嫌多、现场指示牌要醒目现场报到井然有序化整为零、层层负责最小单位不超过10人与会者互助管理报到接待要用心2）会中管理与服务之方策

（1）会中服务重在细节现场签到、组织、安排就座嘱咐参会人员汇报顺序会议记录、录音和整理转接电话、提示休息协助掌控会议进程设备、音乐管理现场摄录像茶点服务

非现场突发状况应急处理食宿及娱乐管理临时采买与交付财物管理用餐的保障娱乐的保障休息的保障69（2）会中管理重在高效明确目的和议题、挖掘价值与意义先定逻辑再排序、分类召开选对人精准筹备排议程、轻重次序排定时适宜场地与时限、标准程序模板化专注问题与方法、避免扯皮与争吵信息观点易聚焦、同一意愿化分歧决策关键要到场、充分讨论决有行703）会后收场与善后之方策（1）主持者在结束会议时如何办？花十分钟回顾和总结，达成的主要目标和决议将会议确定的待完成之事项分配再重申一下就下次会议的日期地点等事项达成一致正面评估，请大家填写会议满意度调查表

在积极的氛围中准时结束会议表达谢意，向每位与会者表示祝贺和赞誉最后，大声说：谢谢各位，我们下次会议见71（2）组织者在会议结束后如何做？

不但乘兴来，还要不舍归！集体合影安排参观旅游放心订票发放礼品、纪念品将会议文字、照片及录像制作光盘安排离会、办理手续、退房安排车辆、周到送站善后要做好口碑会更高72组织者在会议结束后如何做？

不但表现好，还要结果好！汇报结果：讲明白关键、说清楚结果

提炼出经验、归纳谈感受处理帐务：费用建账与报销处理资料：会议文件的印发、回收

立卷、归档整理物品：设备处理、归还征求建议和投诉，制定改进措施处理要及时拖后会很糟73组织者在会议结束后如何做？

后期表彰与鼓励很重要在内刊、网站、局域网、内部电视台及行业相关媒体刊登新闻稿件和照片举办图片展让与会者写心得体会撰写总结报告给老板感谢服务机构会务组人员聚餐与表彰让伙伴下次还跟你玩命干！74会后收场与善后之方策（3）参会者在会议结束后如何干？细读会议纪要要点，对与己相关的信息做出标记找到主要负责人、目标的担当者沟通关键点研究主要任务，制定行动目标和计划开始行动，安排具体分工和指导动员开始新工作计划的实施与督导制定跟进计划、紧盯和检查落实准时、优质、超期望的完成行动后反思，对过程和效果进行总结和提炼75762、常见意外尴尬之对策1）讲话突然被打断，怎么应对？表示理解，不要打断和争辩/给出你的解释2）突然被叫起来说几句，怎么应对？先将前面讲过的话进行总结、赞同，给自己时间准备、调整3）参会者讲话太罗嗦、占用时间太长，怎么应对？

语言方式：时间提醒/截过去/带过去/让过去形体语言方式：合上书本/把目光转向别人/