浅谈高中学籍档案信息化建设

浅谈高中学籍档案信息化建设

缪芳高中学籍档案是学生高中阶段成长的真实记录，是学校人才培养过程中的一项重要资料，是学校教育教学成果的具体体现，也是学校的宝贵资产。其主要内容包括学生个人档案以及学校学籍档案两大主要内容。学生个人档案主要是学生成长记录，内容多为学生学习经历以及学生学习过程中有关学生学习成果的代表性作品。学校学籍档案包含学生的基本信息、家庭信息、综合素质评价、毕业情况等重要文件。进行学籍档案信息化建设，是大数据时代实现教育管理现代化的必由之路。一、学籍档案信息化建设随着教育改革的不断深化，高中学籍档案产生的领域越来越广，包涵的信息量也越来越大。传统的档案管理模式已无法适应时代发展的需求。“全国中小学学籍管理系统”“学生个人空间”及“福建省普通高中学生综合素质评价信息管理系统”的使用，给高中学籍档案信息化建设创造了良好的条件。（一）利用“学籍管理系统”管理学生基本信息。随着信息技术的飞速发展，高中学籍档案管理已进入信息化、数字化时代。2012年“全国中小学生学籍信息管理系统”建立了学生数据库，并实现全国联网运行。该系统收集了基本信息（包括学生照片、全国学籍号、姓名、性别、身份证号、民族、出生年月）、家庭成员信息、奖惩信息、毕业信息、学籍变动轨迹等信息。全国学籍号是系统为每一个学生建立的全国唯一的以身份证号码为基础的电子学籍号，实行“籍随人走、终身不变”的原则，有效杜绝了重复学籍等问题。系统对学生学籍注册、学籍档案管理、学籍异动、升级、毕业等进行全程信息化管理，实现全国范围内学生流动情况的实时监控与管理。学籍系统的综合查询栏目提供了在校生查询、异动查询、毕业生查询、全国学籍查询等便捷服务，也支持学生信息的导入、导出。（二）利用“学生空间”管理学生成长记录。“福建省教育资源公共服务平台学生空间”是应教育部三通两平台建设要求，专为学校学生提供的实名制学生网络学习空间。学生空间以学生成长记录为核心，用空间描绘成长经历。学校建立《高中学生成长记录制度》，指导高中学生客观记录反映本人综合素质为主要内容的活动，真实记录参加社团活动、科技创新活动、志愿者活动、运动会、军训、艺术节、科技节等活动情况，用文字、照片、视频、音频等方式记录学生成长的精彩瞬间和累累硕果，让活泼生动的成长心得，见证高中学生的成长历程和创新体验，从全方位、多角度展现学生多姿多彩的精神风貌，体现每一位学生独具特色的个性特征。同时，也保证了学生档案的原始性和多样性。（三）利用“综合素质评价信息管理系统”管理学生综合素质信息。综合素质评价信息是学生学籍档案的一个重要组成部分，是我国新一轮基础课程改革提出的一个新的教育评价内容。它从德、智、体、美、能等各方面详细记录高中生的成长经历。我省学生综合素质评价依托“福建省普通高中学生综合素质评价信息管理系统”完成，每学期系统形成一份《学生综合素质评价表》。该表对学生成长过程中的主要经历和典型事例做客观记录和写实性描述，内容包括思想品德、学业水平、身心健康、艺术素养和社会实践五个方面，真实反映学生高中三年的发展状况。“思想品德”主要考察高中生践行社会主义核心价值观方面的表现，栏目下设党团活动、社团活动、志愿活動和公益活动等项目。学生根据自己“学生空间”记录的活动如实统计，填写活动次数、活动时间、荣誉成果。“学业水平”主要考察学生知识技能、学习能力方面的情况，由科任教师记录学生各门学科课程学习内容、成绩及学科竞赛成绩，由省教育考试院录入学生学业水平考试成绩。“身心健康”记录学生《国家学生体质健康标准》测试综合得分，以及坚持锻炼情况。“艺术素养”记录学生艺术兴趣特长，荣誉奖项和活动竞赛情况。“社会实践”记录了学生参加军事训练、生产劳动、勤工俭学、参观体验、研学旅行等活动情况。“典型案例材料”则让学生遴选最能展现自我风采的典型事例材料，体现学生发展的个性特征。毕业前，学生要撰写自我陈述报告和典型案例材料，班主任撰写符合学生真实特点的毕业鉴定，最后系统生成《福建省普通高中毕业生综合素质评价报告》供高校作选拔人才使用。二、学籍档案信息化的意义学籍档案信息化以先进的方式弥补了传统学籍档案管理的不足，给教育管理现代化管理带来极大的便利。（一）学籍档案信息化模式有利于信息收集和管理。传统的学籍档案管理，程序繁琐，工作量巨大。譬如，高中学生学籍基本信息需班主任或学生本人提供纸质的档案材料给各科室，每学年往往要根据各科室的要求完成几种不同的表格;学生成绩由教务处管理;出勤情况、批语及综合素质等级由政教处管理;党团信息归学校党委和团委管理。这些信息最后都要手工汇总到学生的学籍卡片上。由于学校缺乏具体的高中学籍档案管理条例，部分教师档案意识薄弱，往往造成学籍档案信息（如学生获奖信息等）遗漏或归档不及时。当前大数据时代，我们使用“学籍系统”进行学籍信息化管理，给学籍档案的收集和管理带来了巨大的变革。譬如，高中学生的招生录取工作在“学籍系统”中完成，新生学籍档案直接从系统中调取，学生的基本信息无需录入，学籍管理员只需设置班级信息，将新生分班名单导入系统，上传新生照片，系统直接生成“高中学生学籍卡片”。新生学籍档案就此轻松搞定，大大简化了程序，提高了工作效率。使用“综合素质评价系统”进行高中生综合素质信息管理，可实现多人异地同时操作。教师只要拥有联网计算机，无论何时何地，均可登陆系统上传学籍信息，各司其职，分工协作。例如，期末考试阅卷工作结束后，全校教师可以马上登录系统导入学生的考试成绩。学校领导第一时间就能掌握考试成绩的第一手资料。（二）学籍档案信息化模式有利于信息整合和利用。学籍档案信息化模式给高中学籍档案的信息整合和利用带来了极大的便利。班主任可以利用学籍管理系统导出的学生基本信息，并通过excel和word的邮件合并功能，自动批量填充所需要的各种表格和证书。高中学籍档案信息化管理能对学生考试成绩作精确的数据分析，并通过形象的图表呈现出来，十分有利于教师们掌握自己的教学效果，及时调整下一阶段的教学计划，以便因材施教，提高教学效率。学籍档案信息化，更是班主任的得力帮手，他们能随时检索调阅学生的档案信息，如家庭住址、家庭成员及电话等，准确掌握和利用学生学籍信息，方便了家校交流与合作。学校领导也可以通过学籍信息化管理掌握全校教育教学情况，方便全面部署学校工作。三、学籍档案信息化提升当前，我们进行学籍档案信息化管理虽然取得了一些成效，但是信息化水平仍处于低级阶段，还需不断改进和提升，以适应大数据时代教育现代化管理的要求。（一）建立制度，增强意识。为促进高中学籍档案信息化管理，学校领导和教师应当转变观念，提高学籍档案信息化管理意识，学校要建立《高中学籍档案信息化管理制度》，对高中学籍档案信息化的意义和作用，学籍档案的归档内容、归档时间以及相关责任人等要做明确规定。学校要通过教师大会、学校微信公众号、QQ群等对该制度内容进行广泛宣传，使学籍档案信息化意识深入人心。（二）优化系统，提升水平。目前的学籍档案需要由多个系统共同管理，信息化管理水平处于低级阶段。“学籍管理系统”和“综合素质管理系统”部分档案信息重复（如学生基本信息、异动信息、奖惩信息、班级信息等），浪费了系统资源和人力物力。同時，“学籍系统”功能还不够完善（如无法批量调整班级学生名单，无法批量导入学生毕业证号码等），使得学籍档案管理工作还不够方便、快捷。未来教育主管部门还需整合和优化学籍管理系统功能，将“学籍管理系统”和“综合素质评价系统”整合成一个功能更加强大的“学籍管理系统”，减少重复信息，加大系统的数据分析应用功能（如学生成绩质量分析等）和信息整合功能，自动生成学校需要的各种表格和证书（如毕业生花名册、学生证、毕业证等），以供学校选择和使用。（三）加强管理，确保安全。学校在进行学籍档案信息化管理过程中，还需要重视强化学籍档案管理系统的安全保障。学校要配备专业素养较高的学籍管理员。学籍管理要配备专用电脑和移动硬盘等设备，并安装防火墙等软件、做好查毒杀毒等保护措施。在内部管理当中，学籍管理员要使用高密级密码，对教师、学生等进行权限设置，使其只有在实名验证之后才能登录到学生学籍档案系统当中。为了避免因网站或系统问题导致学籍档案信息丢失，我们有必要对全国学籍系统数据导出备份。我们导出数据的使用和管理，一定要严格依据《福建省中小学生学籍信息管理系统数据导出使用管理实施细则》的要求，严格执行，以保障高中学籍档案信息的安全。（四）加强培训，提高素质。高中生学籍档案的信息化建设离不开高素质的信息化档案管理专业人才的支撑和保