办公室管理制度

办公室管理要求一、员工保密守则为保护企业和客户商业利益，全部企业员工应注意加强保密意识，认真恪守以下守则。1、不在公共场所谈论企业业务及与客户相关事宜。2、有第三方在场时，要留心自己所说内容及听众；不要在电话中谈论机密事宜及还未公开信息。3、不要与任何不相关人，包含亲戚和朋友，谈论企业和客户机密信息。4、主要文件应随时收到抽屉或文件柜里，不得随意摆放在办公桌上；抽屉和文件柜应上锁。5、如有来访者到访，前台应及时通知相关人员，先请来访者在会客区或会议室等候，绝不允许来访者单独一人进入办公区；当来访者如需进入办公区时，应时刻有些人陪同，即使来访者到休息区去也应如此。6、假如在工作岗位或办公区内碰到无人陪同陌生人，每位员工有责任主动问询情况，不得置之不理。7、不要邀请自己同学、亲友进入工作区等候或陪同加班；更不应让其使用自己或他人计算机，应在会客区接待。8、不得将企业和客户商业资料转发给企业以外无关人员。9、在打印、复印、传真包括机密事项文件时，应将作废印有文字纸张及时销毁。10、离创办公桌前，关闭计算机文件窗口，将办公桌上文件、材料整理放好。11、不随意向外透露企业内部联络方式。二、工作纪律1、班前要求（1）做好办公区环境卫生。（2）仔细检验必备办公用具是否齐全正常，并按要求到位。（3）开始工作前做到人员到位、人心到位、设备到位。2、工作时间要求（1）通常不准打私人电话，如有急事应简明扼要；（2）不准擅离岗位办私事；（3）工作时间内不准在办公室及营业场所吸烟、吃零食或酒后上岗；（4）不准串岗、聊天、做私事、看与本岗工作无关书报；（5）不准用企业电脑玩游戏、上网聊天；（6）不准在办公场所化装、修指甲、剔牙、挖耳朵、打饱嗝、伸懒腰、打响指、吹口哨等不文明行为。（7）工作时间，一律不准带儿女、亲友、同学到办公场所聊天、玩耍；未经允许，不准随便带人参观。（8）工作时间以外，除工作需要外不准无故在办公场所逗留。3、班后要求（1）工作结束，做到日事日毕，日清日高。（2）检验主要文件、资料、印鉴、器材等是否按要求妥善存管。（3）保持桌面及环境整齐。（4）关闭窗户，切断电源，锁好办公室门。三、办公环境与秩序管理要求企业努力创造一个安全、舒适、健康办公环境，员工应自觉维护良好办公环境。1、员工不得携带违禁品、危险品、枪支、管制刀具等进入办公区。2、企业员工吸烟需去非禁烟区（比如：地下一层司机休息室，阳光房等）。3、办公区内禁止使用明火，禁止私接电源线路和使用未经许可电器设备，禁止私自挪用企业消防设备。4、洽谈室/会议室企业洽谈室/会议室是接待客人、召开会议、举行活动公共场所，为最大程度利用洽谈室/会议室，应恪守以下要求：（1）经过行政人事部门预定洽谈室/会议室，填写《洽谈室/会议室使用表》（见附表5），如取消，应尽快通知。（2）洽谈室/会议室在使用中，应挂“正在使用”标牌，使用结束后取消。（3）不得在洽谈室/会议室储放个人物品，不得将洽谈室/会议室设施或物品挪作他用。5、前台无关人员不得无故在前台逗留，非值班人员禁止使用总机自行拨打电话。6、更衣柜(1)妥善保管更衣柜钥匙，不得私自加配、调换或转让。员工调离企业时，须将钥匙交回行政人事部，若将钥匙丢失，须照价赔偿。(2)保持更衣柜整齐、美观，不得随意粘贴、悬挂个性化物品。(3)保持更衣柜各部位完好、无损，如出现破损，请及时通知行政人事部联络维修。(4)更衣柜配置以部门为单位，不得将服装、鞋帽等个人物品放置办公室内。(5)更衣柜内不得存放个人宝贵物品，如若丢失，由本人负责。(6)不得在更衣柜内存放易燃易爆等危险物品。7、注意事项(1)要爱护使用办公室设备。(2)与员工（同事）友好相处、礼貌待人。(3)防止在办公区域大声喧哗；使用或搬运物品轻拿轻放。(4)防止浪费企业财产及其它资源。(5)恪守企业关于上班着装要求等。(6)办公区域内禁止吸烟。(7)全部来企业访客，须经授权员工迎接、清楚识别身份，并在《访客记录表》（见附表6）上署名，访客在领取并佩带“访客卡”后，方可由企业员工陪同进入企业。未经企业事先许可，任何访客不得自行做出任何性质巡视、勘察等。8、安全保卫(1)坚持预防为主，树立安全防范意识。(2)熟悉对意外情况处置标准和方法；熟记“110”(匪警)、“119(3)发觉异常情况及时汇报，并保护现场。(4)消防工作要做到：灭火器材定点放置，保持良好状态；禁止在办公区存放易燃易爆物品；禁止私接电线和私自使用大功率电器；电源线路定时检修，电线无裸露；下班切断电源。四、证卡及名片1、工作证及出入卡：行政人事部在员工入职当日为员工办理工作证，依照各部门要求为访客办理出入证或识别卡，如有遗失应及时申明并按企业要求补办；离职时要完好交还。2、名片：新员工入职，提知名片印制申请，填写《名片印制申请表》（见附表3），交行政人事部，经审批后，即可印制名片。名片印制完成，员工至行政人事部填写《名片领用记录表》（见附表4），领用名片。名片代表着企业对外形象，应用于与公务关于活动场所，禁止乱用滥用。交换名片时应注意礼仪，维护企业形象。名片通惯用于各类经营管理工作接洽及外事活动联络。员工离职时，未用完名片须交回到企业行政人事部。五、办公用具1、新员工入职，由行政人事部负责配发基本办公用具。2、日常办公用具领用应依照实际需要、防止浪费。3、办公用具领用分为部门领用和个人领用，领用时间标准上为每个月前五个工作日。(1)部门公共使用办公用具应填写《部门办公用具领用表》（见附表1），经部门责任人同意后，指定专员统一领取。(2)员工个人使用办公用具，由员工本人在《员工办公用具领用表》（见附表2）上签字登记，行政人事部依照实际情况配发。(3)日常使用固定资产，由使用人签字领用，部门责任人对部门内使用固定资产负监管责任。六、通讯联络1、企业依照需要及实际情况为员工配置分机电话。2、按照企业关于要求，依据工作职务、工作岗位和工作性质进行核定，符合标准员工能够享受移动话费报销。凡享受此待遇员工应保持二十四小时通讯通畅，凡电话接通不畅，企业有权取消当月电话补助。3、移动话费按照企业关于要求报销；超出标准由使用者个人负担。七、乘坐出租车1、员工外出办理公事而企业办公用车调度不便，以及因加班（必须与《加班审批单》相一致）在晚8点至早6点之间上下班时，能够乘坐出租车，但必须经直接主管确认，未经确认费用企业不予报销。2、员工应本着节约标准选乘出租车。任何人员不得长久包车。3、出租车费应在取得报销凭证后一个月之内报销，超出一个月以上出租车费不予报销。4、报销出租车费时，乘车人在发票反面签字并注明事由，经部门责任人签字确认，由行政人事部审核后办理报销手续。八、计算机和网络使用管理要求为确保企业计算机及其网络正常运行和健康发展，确保企业计算机及网络资源高效安全地用于工作，特制订本要求。1、企业计算机及网络（以下简称“企业网络”）是企业主要基础设施，本要求包括网络范围包含企业办公地点网络以及网络上提供各类服务。2、管理部门（1）行政人事部门是企业网络归口管理部门，负责组织企业网络规划、设计、建设和管理；（2）行政人事部门有权对企业网络运行情况进行监管和控制，有权检验员工电脑文件、上网统计、电子邮件等网络使用情况。3、管理要求（1）企业全部网络用户都必须恪守国家关于法律、法规，严格执行安全保密制度，并对在企业网络提供信息负责；（2）任何个人不得利用企业网络从事危害国家安全、泄露国家、企业秘密活动；不得查阅、复制和传输有碍社会治安和伤风败俗信息；（3）禁止任何人以任何伎俩，蓄意破坏企业网络正常运行，或窃取企业网上秘密信息；（4）企业员工在企业网络上发觉有碍社会治安和不健康信息，有义务及时报行政人事部并自觉立刻销毁；（5）企业网络只能用于工作。任何人都不得在企业网络上从事与工作无关事项。个人专用计算机要妥善保管，精心维护硬件设备，严格管理个人资料。未经允许，不得随意操作他人设备，预防丢失文件资料，防止无须要损失；（6）企业网络结构由行政人事部门统一规划、建设并负责管理、维护，未经授权，任何部门和个人不得私自更改计算机、网络参数设置。计算机及网络出现问题时，由行政人事部门统一安排处理，个人不得私自处置，不然，应负担由此产生一切后果；（7）接入企业网络要经董事总经理同意，由行政人事部门实施接入。禁止任何用户私自连入企业计算机网络；（8）为了有效阻止计算机网络病毒传输，并有效预防、查杀计算机病毒，企业网络使用统一计算机杀毒软件，未经许可，不得私自更改计算机杀毒软件；（9）为了确保广域网正常运行，禁止经过各种方式，利用任何工具在广域网上下载和传送超大文件；（10）企业禁止任何个人私自订阅电子杂志，因工作需要电子杂志，经董事总经理审批后，由行政人事部门集中订阅和管理；（11）长时间不使用计算机等办公自动化设备时，应切断电源，预防发生意外。不然，责任人应负担由此产生一切后果。4、责任与处罚（1）对于利用企业网络从事违反法律法规活动员工，作解聘处理，情节严重者将移交司法机关处理；（2）对于蓄意破坏企业网络正常运行、或窃取企业网上秘密信息员工，作解聘处理，并依法追究法律责任；（3）对于私自更改企业计算机或网络参数设置员工，处以（100—300元）罚款；（4）对于私自更改计算机杀毒软件、私自安装与工作无关大型软件员工，处以（100—300元）罚款；（5）对屡犯不改或情节严重者处以降薪处罚；（6）对于利用工具在广域网上下载、传送与工作无关超大文件员工，处以（100—500元）罚款；对情节严重者给予降薪处罚，对屡犯不改者做解聘处理。五、其余1、本要求由企业行政人事部负责解释；2、本要求自下发之日起执行。附表：1、《部门办公用具领用表》2、《员工办公用具领用表》3、《名片印制申请表》4、《名片领用记录表》5、《洽谈室/会议室使用记录表》6、《访客记录表》附件1部门月办公用具领用表办公用具名称单位数量领取日期备注部门责任人：领取人：经手人：附件2员工办公用具领用表部门：姓名：入职日期：办公用具名称单位数量领取日期备注领取人：经手人：附件3名片印制申请表申请人部门职务数量部门责任人董事总经理备注（注明：邮箱、座机、手机）附件4名片领用记录表部门：行政人事部制表日期：序号姓名部门数量（盒）领取人领取日期备注附件5洽谈室/会议室使用记录表部门：