备品备件采购管理标准

备品备件采购管理标准备品备件选购管理标准

备品备件选购管理标准

QG/TRSB.02201*

备品备件选购管理标准

1范围

1.1本标准规定了设备备品备件选购内容与要求、检查与考核。1.2本标准适用于设备部备品备件选购。

2引用标准（略）

3设备及备品备件的分类方法设备及备品备件分为A、B、C三类。a.A类为重要设备。

b.B类为一般设备及备件。

c.C类为各种标准产品、各种材料及杂品。

4供货商的选用与管理

4.1选购员负责收集供货商的技术力气、加工制造力量、供货质量及周期等信息。

4.2尽量选择已获得ISO9000证书以及质量业绩精彩的供货商进行供货。4.3若候选的供货商已获得ISO9000证书、可免去审核。对未获得ISO9000证书的供货商必要时进行书面审查及实地调查。

a.书面审查：批阅供货商供应的资料,如产品样本、资质证明、单位概况及用户反馈意见等。b.实地调查：到供货商现场考察其技术力气、加工制造力量、供货质量及周期等。4.4对于A类物资的供货商，选购员要填写《供应商评定记录》，经设备部长批准后，建立合格供货商档案,档案中要有产品质量业绩证明等内容。必要时设备部会同使用部门、到供货商现场进行实地考察,并写出考察报告,报主管领导批准后，再选购其产品。

4.5对于B类物资的供货商，由选购员进行评定，择优选用，必要时填写《供应商评定记录》报设备部部长批准。

4.6对于C类物资的供货商，在保证产品质量的前提下，选购员可以直接看样品打算是否选购。以后依据检验结果、实际使用效果及使用人反馈意见，确定其是否为合格供货商。4.7对于消失产品质量的供货商，视情节轻重，选购员可随时取消其供货资格。

5制定选购方案

5.1选购员依据设备及备品备件数据库、各部门申请、大中小修方案、设备事故（故障）报告单、生产实际消耗状况、技术改造文件及公司进展需要等。向合格供货商询价后编制选购方案。选购方案报设备部部长、主管领导批准。

5.2C类物资中的工器具、低值易耗品；B类物资中的铲车备件及各种特别规物资的选购，事先由申请部门填写《备品备件及一般物品申请表》，经主管领导批准后，选购员再编制选购方案。

5.3紧急需要的各类物资，经主管领导口头批准后，可先选购，事后3日内，由申请者补办有关手续。

5.4依据公司要求，按时上报年度选购方案（预算）。

5.5选购A类物资或合同金额在壹万元以上（含壹万元）时，假如条件允许，选购员需向选择的三家以上合格供货商办理比价或经分析后议价、询价后，整理好报价材料,调查市场行情,选择议价对

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象,研拟选购条件,全面公开比价,研拟底价,核对资金预算,经过价格及质量各方面比较后,选定供货商。

5.6选购员应按设备及备品备件选购技术文件要求合理填写选购方案中各项物品的规格型号供货,保证精确     无误。

5.7编制选购方案,考虑要周全,要力求合理。不得有影响检修的漏洞。依据工艺规定要求,正确选型,防止品种、规格错误,并削减库存积压。

6选购合同

选购员依据业务需要起草选购合同，选购合同条款要符合国家法律规定。6.1.选购A类物资需签定选购合同。

6.2.需要支付预付款、产品质量有较高要求的选购业务需签定选购合同。6.3.选购合同由设备部部长审核，主管领导审批。6.4.选购合同批准后由详细经办人实施。

7选购实施

7.1原则上选购方案或选购合同批准后，方可选购。急用物品可凭主管领导审批的《备品备件及一般物品申请表》或主管领导口头批准，事后补签选购方案、选购合同。7.2有选购合同的，要严格履行选购合同中的条款。

7.3无选购合同的，选购时，选购员要向选择的供货商具体说明品名、规格、质量要求、数量、付款规定、交货期、交货地点、运输方式、付款方法等,必要时应有传真、电子邮件等书面依据。7.4在选购过程中，选购员要随时把握供货进度，必要时到供货商现场了解供货工期并检查产品质量，促其按期保质保量交货。

7.5特别状况下,若有无法按需用日期选购到的物品或遇到无法完成的选购工作或合同执行过程中消失问题,选购员应准时通知使用部门并向主管领导汇报,以便做出合理支配。

8到货验收

8.1必要时选购员可报请领导批准，会同检验人员或使用人员或技术人员到供货商现场验收。一般状况下，货到我公司后再进行验收。

8.2到货的设备及备品备件由选购人员或选购代理人送到其存放仓库交给保管员，必要时保管员按实际数量向选购员开出收货凭证，证明货物已由库房接收。做为以后入库的凭证。

8.3有图纸的各类物资由选购员填写《设备及备品备件验收单》报设备部技术人员验收；无图纸的各类物资由选购员口头通知设备部主管，仓库保管员点货验收。验收合格后，选购员再填写《材料入库验收单》报保管员办理入库手续。

8.4选购员在备品备件验收合格后三日内，按如下要求填好入库单：编码、名称、规格、数量、金额、供货厂商等，凭入库单、出厂合格证、收货凭证或其它证明到库房办理入库手续，保管员在入库单上签字，并收回收货凭证，如无特别状况，选购员应在到货三个工作日内办理入库手续，最长期限为本地不超过一个工作周，外地不超过三个工作周。

8.5对于新购入的无编码的备品备件，选购人员应准时和保管员联系，共同为其增加合适的编码。8.6入库手续办完后，将数据录入《备品备件、材料登记簿》。

8.7到货后不经入库直接投入使用的固定资产，选购员填写《固定资产购置验收单》，报使用部门负责人、设备部部长审批。

9选购付款及报销

9.1坚持原则,以公司利益为重,货物检验合格,才具备了付清全款的条件。9.2检查发票及内容是否正确。

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9.3检查发票金额是否与定价相符。

9.4结帐时必需搞清晰是否需要扣款,是否有预付款,做好帐务处理。9.5选购员填写付款单据，报主管领导审批后，到财务部办理付款手续。

10选购员基本要求

10.1遵守公司和设备部的各项规章制度，一切行悦耳指挥。10.2保证产品质量,杜绝三无产品进厂。

10.3严格履行设备及备品备件验收程序，验收合格后，方可办理入库手续；若选购的产品经检验不合格,应准时联系供货商进行修理或更换,必要时进行索赔。10.4准时做好帐务处理,避开帐目不清。

11检查与考核

11.1本标准执行状况由设备部进步行检查。11.2根据公司《绩效考核标准》进行考核。

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扩展阅读：设备备品备件管理制度

设备备品备件管理试行方法

一、总则

依据公司循环经济园生产特性，为确保各车间生产设备正常运行，规范设备备品备件的方案申报、有序选购，做好合理库存，特制定本方法。

二、适用范围

本方法适用于公司循环经济园，各车间特定范围内（详见下表）的设备备品备件的管理，特定范围外的设备配件、材料，根据消耗定额实行月方案申报购置，不适用于本方法。

特定设备备品备件表

序号车间备品备件名称1、锅炉自控系统模块、掌握板等2、发酵掌握系统模板、掌握板、流加掌握阀芯、密封圈等；3、锅炉除尘器除渣机链条、链轮、压轮、托轮、刮板及所属轴等；4、锅炉炉排片、老鹰铁头、密封铁、炉排长销、炉排滚筒等；5、锅炉给水泵的各种配件等；6、汽轮机调整汽阀各种型号的滑动轴套、DU衬套、关节轴承、石墨填料等；7、汽轮机凝汽器的防爆膜、端盖密封条等；8、水处理真空泵机封、格兰富泵机封等；9、水泵房各种型号循环水泵的机封等。1、35m3二级种子罐、57M3发酵罐护套及120M3发酵罐轴套、护套；2、601～605种子罐、35M3、57M3、1203发酵罐及结晶罐的机械密封静环等；3、酸化压滤机、分别压滤机油缸密封圈及油站各种液压阀件等；4、酸化、结晶泵的配件及机械密封等；5、干燥螺旋推动器的齿轮等。动力1车间土霉2素车间特定范围定义：1、备品备件影响到设备不能准时得到维护修复，无法保证平安运行和正常生产；2、备品备件单体价值低、备用数量小，不造成库存积压；3、备品备件需异地购买、订制加工，选购或制作时间较长，且数量较少，难以猜测详细购得时间的设备备件材料。三、责任与权限

设备平安部是备品备件管理责任部门，负责怪品备件的方案管理、选购、到货验收、保管、发放，详细工作责任和流程如下：

1、依据各车间使用的生产设备实际状况、阅历数据、历史规律，与各车间设备管理员、车间负责人等编制、审核备品备件的消耗定额、储备定额，并建立设备备品备件技术台账。

2、对各车间申报购置的备品备件方案进行现场技术分析鉴定、数量核对、库存核对。需要托付加工的配件，应测绘出精确     的加工图纸和完成审核等工作，其工作流程如下：

车间备品备件申报方案前期核定与方案申报总经理批准托付加工联系签订合同到货验收入库

3、备品备件在购置时原则上向原设备生产厂家选购，因其它缘由无法从原设备生产厂家选购的，可向第三方厂商选购，但必需保证所购备品备件的质量，若购置的备品备件发生质量问题或不能准时到货影响生产，设备部将根据公司相关规定担当相应责任。

4、备品备件购置过程中有其技术性和商业性，执行中在严格把好技术关的同时，肯定坚持货比三家的原则，设备部门负责人作为最终复核人并担当相应责任，杜绝因工作流程不到位消失差错而影响正常生产。

5、备品备件实行月方案选购制度，使用单位每月10日申报，因疏忽漏报的，由使用单位自行负责。

四、验收和入库

设备备品备件到货后，库管员应通知使用单位、设备部共同对选购的备品备件按《选购方案申请表》、购货发票、合同、装箱单等资料进行验收，核对备品备件的名称、规格、型号、数量和质量。发觉质量问题或缺陷的备品备件，设备部应准时和供应商联系进行退货、换货处理。

五、备品备件的使用

1、生产车间领用备品备件时，须持《领料单》交五金库房管理员，库管员在《备品备件领用登记表》上做好相关记录，方可领用。同时执行“交旧领新”的原则，更换下来的备品备