采购代理业务内部监督管理制度

采购代理代理业务内部监督管理制度第一章总则第一条为加强公司采购代理管理，规范采购行为，提高采购效率，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》和财政部《政府采购货物和招标投标管理办法》等规定，结合公司实际情况特制定本制度。定义第二条本公司所从事的采购代理仅限于服务于各级政府机构、各类企事业单位、非盈利机构、社会团体、个人采购保险产品及各类风险评估、风险查勘等服务。分工公司各业务部门、各分支机构：负责采购业务的承接和洽谈与实施，招标文件制作与售卖，应标人资格审核，组织现场评标、开标、结果公司公司业务管理部：负责采购代理资质申请、延续；制定各类相关规章制度、设立各类评标规则；采购信息审核发布；建立供应商库；建立评标专家库；负责审核采购流程是合规；统计采购数据，向监管部门报备；建立档案库，将采购代理相关资料归档。定期会同办公室进行流程和技术审查，确保合规。公司财务部：收取招标代理各类费用，开具发票，支付评标专家费用。定期与业管部进行数据核对。公司办公室：保障公司各类场地、设备正常使用。相关文件合同用印流程审核。定期会同业管部进行流程和技术审查，确保合规。第四章工作流程与监督职能第七条各业务部门、机构：采购业务实施机构为相关业务部门，是采购委托人的寻找和对接部门，其职能：1、与采购人确定采购预算建议数；2、与采购人确定采购预算和实际工作需要编制采购计划，进行采购需求登记，采购代理合同协议签订，向业管部提出项目立项申请；3、对采购文件进行确认，对有异议的采购文件进行调整修改；4、对实行公开招标的采购项目的预中标结果进行确认，发放中标通知书，并依据中标通知书参加采购代理合同的签订；5、对采购合同和相关文件进行备案；6、收取代理采购资金。

第八条业务管理部：负责对采购代理业务进行审核和批准，其职能：7、签订合同；8、财务部根据审批程序收取、支付相关费用；9、采购代理业务质疑投诉答复处理；10、记录采购代理业务；11、资料归档。

第十二条采购代理计划包括：1、采购代理计划应当在取得采购人书面同意后，依据的采购代理需求进行编制，完整反映采购代理预算的落实情况。2、采购代理项目数量和采购资金来源应当与采购人的采购代理预算中的采购项目数量和采购资金来源相对应，不得编制资金尚未落实的采购代理计划。3、在编制采购代理计划时，应当注重采购代理的规模效益，同一年内对同一项目尽量不安排两次以上采购计划。4、业务部门、机构不得将应当以公开招标方式采购的货物或服务化整为零，或者以其他任何方式、理由规避公开招标采购。第十三条业务部门、机构负责人对采购代理计划的复核包括：1、采购需求是否有相应的预算指标；2、是否适应当期的业务工作需要，是否符合当期的采购代理计划；3、采购代理申请文件内容是否完整。第十四条业管部对采购计划的审核包括：1、采购代理计划所列的采购事项我公司是否具有采购资质。2、采购代理计划是否与业务部门的工作计划和资产存量相适应。3、专业性产品是否附相关技术部门的审核意见。4、采购代理项目是否符合当期的采购代理计划。5、采购代理成本是否控制在采购代理预算指标额度之内。6、经办人员是否按要求履行了初步市场价格调查，采购代理需求参数是否接近市场公允参数，是否存在“排他性”的参数，采购代理定价是否接近国家有关标准。7、采购代理组织形式（集中采购机构组织采购、单位自行采购、委托代理机构组织采购等）和采购代理方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等）的选取是否符合国家有关规定。8、其他需要审核的内容。

第十五条财务部对各项业务首付款流程进行审核。

第五章档案第十六条采购代理业务的记录制度1、各业务部门、机构负责采购代理业务相关资料（包括采购代理预算与计划、各类批复文件、招标文件、投标文件、评标文件、合同文本、验收证明等）的收集、整理，建立采购代理业务档案并按照国家规定的保管期限妥善保管，防止资料遗失、泄露。2、需要向业管部同时提交的或按照规定应当向外部有关部门备案的，应当及时提交和备案。3、业管部每季度对采购代理业务信息进行分类统计，与办公室和财务部定期核对信息，并在单位内部进行通报采购代理预算的执行情况、采购代理业务的开展情况等信息，及时解决采购代理业务中存在的问题，同时实现采购代理业务在单位内部公开透明。第六章保密制度第十七