会议的准备参考

第页会议的准备

会议的准备

1.拟定会议的议程

我认为会议就像晚宴一样，可以是正式的，也可以是非正式的。正式会议属于何种类型可由其法定地位来确定，其形式或由一定的规则和条例所规定。不管正式会议的目的何在，其议程内容一般必须要包括:

(1)会议的宗旨、日期、时间、地点、与会人员。

(2)报告和回忆，总结上次会议以来做了些什么事情。

(3)提出新的协议或所要采用的行动;

(4)对各种提议进行修正;

(5)辩论或讨论新提议的可行性;

(6)采纳或拒绝提案;

(7)会议记录;

(8)其他事务-未列在议程上的问题。

非正式会议要自由得多，但并不缺乏组织。非正式会议的主持方式和与会者的行为或许都比较轻松，但仍必须保证会议程序安排妥当，从而使会议开得卓有成效。非正式会议至少应该具有:

(1)讨论问题的一览表;

(2)负责主持会议的人;

(3)一份记录，记下所作的决定，我举例：如由谁去负责落实。

有效的会议必须给每个议题安排一定的时间，在会议正式开始之前至少要做一些解释。试着在开会前了解他们对议程安排的看法。你肯定不希望在会议开始的几分钟之内就被人打断，质问你为什么某个对他们很重要的问题没有安排进去。每一次会议都应该有某种形式的议程。

2.会议时间

(1)会议继续时间。不同的主题要求不同的讨论时间。总的来说，一旦长于两个小时，生产率就一定会下降。一次两个半小时的会议听上去还比较合理。但是一旦开始在各个与会者之间分配这些时间，每个人实际上只有很少的机会发言。例如，主席讲话占全部时问的25%(不够40分钟)，那么另外8位与会者每人发言的时间还不到14分钟。再合计到耽误和中断.大多数与会者每个人说话的时间很难超过10分钟。同样，你应该问问自己，开会是不是利用人们的时间和取得预定目标的方式。

(2)确定会议时间。主席在选择会议时间时，首先，应合计的便是自己的时间。这种做法并不表示主席是一位以自我为中心的人，因为主席既然是会议成败所系的关键人物，在选择会议时间时，自然应以合适自己的时间为优先合计。其次，也应该合计方便与会者出席的时间，以及与会者所喜爱的时间。倘假设与会者对会议时间有所不满，则会议目标的实现势必会遭受不利的影响。

我认为确定会议时间还应该合计尽量让所有与会者都能参加会议。如果是外部会议，要避开节假日或有重大社会活动的日子。如果早上开会时间太早，会导致与会人员迟到或忙中出错。如果希望就某一问题迅速达成协议，那么比较好把会议时问安排在下班前一小时。如果议程安排得更紧凑一些、准备工作做得更好一些，这些讨论比较好能在上午完成。就时间问题而言，大多数人早上的生产率更高一些。如果想激发创造力，就上午开会;如果只必须要在昏昏欲睡的状况下征得大家的默许，那么刚吃完午饭开会是比较好的。

3.会议场所

我认为会议场所的选择首先应合计会议的内容是机密性抑或开放性，然后运用各种措施，使会议能顺利地进行，并且获得比较好的效果。

(1)确定会议地点。一般要遵循交通方便的原则，可能的话，应是离与会者工作或居住较近的地方，以保证与会者能方便及时地赶到。

(2)确定会场。会场应该能够适应会议的级别和与会者的身份，不能太简陋。当然也不必太奢侈，应符合经济适用的原则。会场应大小适宜，有优良的通风条件。会场的照明条件要能够使人精神振作，提升会议效率。此外，会场的环境，应宁静而无干扰。会场内应具有一些与会议有关的设施，包括黑板、粉笔，以便于与会人员板书。电源、银幕、投影仪、幻灯设备，可以展示会议的一些背景资料和议程大纲;扩音设备，这一点在较大型会议中尤显重要，倘假设与会者听不清主持人的发言，那将是一次失败的会议;录音设备，可以录下会议进行的实况。此外，还有其他一些基本条件，我举例：如桌椅、茶水等。倘假设举行的是较大型的外部会议，那么还要合计外来与会者的饮食、住宿问题，以及来回的飞机票、车船票预订等问题。

(3)会场的布置

4.会议人数控制

我认为一般来说，应依据会议的类型和规模控制与会人数，会议的参加人数不宜太多。越多人开会，越必须要花费力气去掌握会议。要想让与会者充分参加，开会的人就必须少于8~l0人。当人数超过15人的时候，大多数与会者在大多数时间内的参加感就不会很强，而且不积极参加会议讨论的人会因为疲乏而使会议出轨。

依据不同的会议类型，有大致的合理人数建议。关键问题解决和决策制定:5人。问题识别:10人。研讨培训:15人。信息研讨:30人。正式报告:不限。

会议组织者应当细心挑选具体由哪些人来参加会议，起码的要求是对会议内容比较了解的人才可以参加会议。让同一部门或有相同看法的人推选出一个代表参加会议有利于精简人数。如果这样做参加会议的人数仍然较多，那么可以在议程上调整一下，让一部分人在讨论完一个问题后离场。

另外还要合计人员构成的结构平衡，以利于得出结论。这几方面平衡包括:同质性和异质性的平衡;竞争性和合作性的平衡;任务导向和过程导向的平衡。

5.发放会议通知

会议通知一般应注明会议时间、地点、名称、参加人员、主要议题、主办单位、个人必须支付的费用、对方答复是否参加的后期限及回