公文写作基础及格式

第七讲常用行政公文写作第七讲常用行政公文写作

第一节公文基础知识及格式

学习目标：

1、掌握行政公文的性质和作用。

2、了解行政公文的种类，掌握行政公文的特点、格式。

重点难点

1、了解公文性质，掌握公文格式。

第一节行政公文概述一、行政公文的性质、作用

行政公文（包括电报，下同）是法定公文。它的种类、格式、行文规则、办理及管理，都有法的规定，即必须遵照国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）执行。

行政公文是通用公文。它不仅通用于国家各级行政机关，而且还通用于各级各类企业、事业单位和群众团体。

一、行政公文的性质和作用行政公文的性质：行政公文是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依据行政和进行公务活动的重要工具。

（一）行政公文具有以下性质：

（1）政策性。坚持邓小平理论和“三个代表”重要思想，坚持改革开放，为社会主义现代化建设服务的重要手段。行政公文本身既在传达党和政府的方针、政策，又在贯彻、执行党和政府的方针、政策。

（2）职权性。在行政机关所管辖的范围内，具有法定效力。

（3）传播性。公文是信息的载体。不论上行文、下行文、平行文，都是信息的传播，也是相互的交流、沟通。（二）行政公文的作用行政公文具有凭证作用、指导作用、规范作用、沟通作用和晓谕作用。

1、凭证作用。

行政公文是一种联系工作事项和开展公务活动的书面凭证，起着“立此存照”的作用。比如，请示和批复是往来于上下级机关之间的公文，下级机关请示问题，上级机关对此请示的批复，都用公文行文。这不仅表示严肃、庄重，而且可以作为凭证，以备查考。

行政公文是公务活动的原始记录，不仅具有现实效用，而且具有保存价值。2、指导作用指导具有指示、引导的双重意思，行政公文的指导作用也表现在两方面：一方面，行政公文是传达、贯彻党和政府的方针、政策的重要工具，领导机关也通过行政公文传达工作决策和安排。这类公文对下级机关具有指示作用。另一方面，有些行政公文是针对某些具体问题而发的，它只要求下级机关结合本单位、本地区的实际情况参照执行。这类公文对下级机关的工作起着引导作用。

3、规范作用

行政公文具有规范公务活动甚至个人行为的作用。我国的各种法律，如刑法、刑事诉讼法、婚姻法等，都以行政公文的形式发布。国家行政机关的行政法规和规章，如《行政区域界线管理条例》、《北京市城市房屋拆迁管理办法》，也都以行政公文的形式发布。这些法律、行政机关发布的命令、决定、意见、通告、通知等，对各项工作和活动也起着规范作用，在其有效的时间和空间范围内，任何单位和个人均不得违犯。

4、沟通作用

行政公文的传播性决定了它具有沟通作用。在上下级机关之间可以纵向逐级行文，在平级机关和不相隶属之间机关可以横向直接行文。上下左右信息畅通，情况了解及时，决策有效迅速，各项公务活动和管理工作就会卓有成效。

5、晓喻作用

晓喻作用就是宣传教育作用。党和政府各项方针政策的贯彻执行，各项公务活动的开展和各项工作任务的完成，都要依靠广大人民群众的积极性和创造性。积极性需要调动，创造性需要启发，而党和政府的一些重要文件，正是调动广大人民群众积极性、启发其创造性的巨大精神力量。二、行政公文的种类和特点

(一)行政公文的种类根据国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定，行政公文的主要种类有13种：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。本教材只选讲使用频率高的、便于学习的7种。划线七种在经中共中央批准发布的《中国共产党机关公文处理条例》（中办发〔1996〕14号）有14中公文：决议.决定.指示.意见.通知.通报.公报.报告.请示.批复.条例.规定.函.会议纪要中也有规定。这七种公文具有较大的适用性。（9-4-5）

(二)行政公文的特点

行政公文的特点：作者的法定性、体式的规范性、功能的权威性。1、作者的法定性

行政公文的作者是法定机关，即依法成立并能以自己的名义行使职权和承担义务的国家机关、社会团体和企事业单位。其他机构或个人无权制发。法定作者必须在自己法定的职权范围内制发公文，超越自己职权范围制发的公文一律无效。

2、体式的规范性

1999年12月27日国家质量技术监督局就发布了新的中华人民共和国国家标准GB∕T9704－1999《国家行政机关公文格式》。

国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》就对公文文体和公文格式作了明确的规定，要求各单位遵照执行，并增加了第十一条：“公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。”

3、功能的权威性

国家行政机关的公文代行国家职能，是国家的管理工具，代表国家的权力和意志，传达制发机关的决策和意图，对主要受文单位在法定的时间和空间范围内产生强制性作用。如强制予以贯彻、执行、传达；强制予以阅读、办理、复文等。这就是行政公文的法定效力。如不予贯彻、执行，违背公文所规定的法规、政策、办法、措施等，就意味着不服从国家的管理，就会受到国家的制裁，轻则受纪律处分，重则绳之以法。

4、制发的程序性

行政公文从制作到发出，有严格的程序规定。这在一般文章写作甚或是在其他应用文写作中是绝无仅有的。

制发公文的程序，包括草拟、审核、签发、复核、缮印（它是根据定稿制作公文正本的工作活动。）、用印、登记、分发等。

三、行政公文的格式

行政公文的格式是需要识记的，它包括文头、行文、文尾三部分。

文头部分有发文机关标识、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人、份号。

行文部分有标题、主送机关、正文、附件名称、发文机关、成文日期、印章。

文尾部分有主题词、抄送机关、印发标识。

(一)文头掀部分行政嗽公文腔首页殃第一趣条横竖隔离禽线(通常推称为什版头开栏)以上证的部闸分为桨文头任。文邻头，也叫鸟眉首(版头)。它普由发蛾文机岸关标枪识、退发文病字号岸、秘笛密等倡级、追紧急档程度犯、签手发人返、份缘瑞号等誉组成涨。1．发文捡机关况标识涌（图胖）。即公泪文的谈制发院机关霉名称场，使盏用该冰机关敌全称避或规糟范化铺简称器。下行弹文在品发文软机关购名称颤后多唉加“碧文件辰”字亦样。处障理一般刮具体均事项秋或告辽知、花周知狭事项柳且时牺效性滴较强辨的下贩行文白，在闲发文纠机关字名称枪后也历不加阁“文喂件”买字样鼓。告知小或处袋理某往具体株事项超的下惹行文初，也唯可用辅制发厅机关苏办公赔室(厅)的名每义发缘瑞文，如“惧北京典市人余民政求府办总公厅找文件秤”。联合扫行文哗，主叠办机堤关排打列在链前。2．发胀文字宣号发文律字号也称创文号，是忠发文肠机关矿编排挽的公转文代菠号，便于滤发文纹机关材掌握向该年郑度的闪发文箩数量讨和公床文的苹收发扇登记导、办鹊理、微保管慢和查爱找。发文嘴字号踩包括企机关学代字尝、年节份和凯序号屈。机关落代字批是机耕关名市称的极度现简缩，如梁国务柱院发郑文的傅机关识代字耻是“薪国发源”，喂教育皮部办载公厅墓的机尖关代闲字是寻“教渐办”罢。年份菊是发骆文的社年度逗，用董阿拉方伯数磨字写厚全，才外加老六角睬括号烛，置薪于机议关代宁字之校后。序号糊是发松文的清顺序振号，疑多为岗发文挪机关摆发文顿的流数水号，除厚“命晕令(令)”外，蒙不必挎加“授第”肠字，杏在数虚序前端不必叹加虚喘的“0”。联合纪行文缘瑞，只焰标明钟主办摄机关蛛的发红文字常号。发文肿机关届的职棕能部这门多锐数不均具有贝独立目法人省资格加，也宋不具怎备单连独对晕外行赞文的择资格剪。职能亲部门(作为状机关宾综合菠办事摘机构毯的办乓公室都除外)只能惜以发章文机渣关的景名义仅对外叉行文爸。这产类公留文的薪机关睬代字喇后要萌再加齐一个浸职能志部门窗的代梁字，侵如综擦合处效加“俗综”捐、财点务处框加“枯财”献、人舟事处梅加“陈人”摔等，葱以便茫于公至文的似收发龙、承抵办和斯处理留。其序者号依两然是态发文棉机关芬的流花水顺摔序号缠。3．秘自密等用级秘密岩等级脑是公爪文内容洒保密曾程度盐等级泰的标厅志。凡公恼文内携容涉壳及国洞家安复全和贫利益寺，在鬼一定启时间袋内只慨限一贼定范销围人侍员知拉悉的廊事项押，均墓得按艇法定期程序汽确立密密级染并在益公文餐版头右上棵角标顶注。保身密程拍度等摔级递将增的麻顺序时是“秘挑密”握、“锁机密批”、至“绝堡密”，其中欺“机狱密”泳、“异绝密肢”级屋公文其还应驱标明狼份数皮、序播号。4．紧喘急程凳度紧急伏程度是对奇公文伐送达瘦和处维理的免时限掠要求赴。只有板需要非紧急灿处理垫的公惊文，词才能渠在秘宪密等跃级的益下方杏标注“特糕急”汗或“盆急件辛”字启样。我凑国公遣文的汽紧急漆程度俭只有葵此两缘瑞级，没有绸“紧明急”观这一知级，字织样不登得在供版头欲“紧目急程叮度”借栏项劫内出臣现，但可洪以用怨在标轮题里重的文割种前刷，如《国务屋院纠寇正行剖业不疗正之太风办冤公室书关于割坚决走刹住猛发放根使用期各种喘代币牙购物网券之弦风的紧急未通知》(随19县98年12月11日)、《北京秃市人纳民政饶府关川于采缎取果域断措陷施控勾制北临京大圾气污岁染的紧急效请示》。5．签壳发人签发腔人指产代表机关寇核准才并签杆写发掀出公值文文孝稿意妈见的守领导或人姓肌名。一般含只需分在机批关内率部的嫂发文坟稿纸倡上签剑写，陵但在上行梅文中必跨须在镜发文真字号逮同一滚行注覆明签咱发人岸、会迹签人稍的姓颗名。捡其中智“请涛示”自应当采在附驶注处租注明丑联系岩人的骗姓名总和电投话。6．份刑号份号是一剖份公庙文总擦印数貌的流的水编葱号，一壮般只东用于卫大量似印发够或有剃秘密率等级脱的公雀文，住便于击发文扛时逐雀份登台记和猛清退燃时对限号注患销。辅份号用阿庭拉伯油数字姓标注旋在公抓文版锡头左句上方斤。(二)行文玩部分1．标奇题公文咏标题蔑就是娇公文芽名称警，一般遭由发文音机关堆名称、事项和公文盾种类三要荣素构绝成。其中枯事项增是对呢公文般主要林内容虽准确识而简妄要的旅概括幼，而洲不是宴某种忠精神搭的抽奥象。如“系拾到做巨款装交还芦失主胳”是饥事情萌的概犯括，每“拾恳金不沫昧”条是精团神的运抽象岩。在帮公文小标题川中应牧该用肃对事肯情的府概括正性词妥语，他而不倡要用务精神盯、意亿义类搁的抽器象性底词语哲。公文电种类响应该珠用行灵政公卖文法鸟定的挡规范武化名圾称，福不得辽生造宾、变锐更公毒文文居种。保在公坏文文忧种的扇确定阔上，要特厦别注疗意两凶点：一是膝中国绵共产航党机隶关规灿定的饼公文刮文种缘瑞同国贱家行惑政机箱关规闪定的决公文些文种向不完曲全相扔同；矮二是倒一些轨规章搂类文治书，嘉如办锯法、凉规定趋、细消则等帮，各植机关衫、单坡位使烛用很鸭多，僵但在写国家赶行政城机关蛙使用顺的公梳文种路类中伙并没俱有这汁些文猴种，亦如要赖发布蜡、施妻行这码些规旗章文边书，织应当额用“疯通知娃”向骗下行剪文，葱如《国务生院关现于发迹布国呈家行兆政机冠关公厨文处告理办匀法的杰通知》。地方夜一级兔人民疤政府鄙要发贞布行总政法鸣规和田规章逃，也猾可以联用命绪令(令)的形宇式发狼布。标题冷中除长法规闭、规杰章名呆称加包书名己号外祖，一澡般不飞用标父点符浩号。2．主尤送机匙关主送栋机关闷指公文踏的主弊要受视理机围关，是负萌责承役办或毫答复口该文任内容甘的机姐关，也称筹“上睬款”淘、“竭抬头址”，朝应当耗使用怀全称雹或者群规范茄化简占称、斩统称。其巧主要辞作用迟是概饲括表脖明该熊公文若的空疤间效劫力范毙围，葡明确盈对该肢文办揪理、四答复虎负法嘉定责被任的障机关期。除公演告、蚁通告田、会弱议纪乖要等因文种嫂外，填对外表行文甜都应读当注互明主义送机大关。上行耐文的判主送哨机关伤只能日有一跨个，下行未文的对主送纵机关顾可以柳根据棚需要弃确定爽一个括或若娇于个汤。但不督论上呼行文议或下汽行文赴，都杨只能鸽主送刊给某要一机鼠关而叶不是口某一保机关拆的领威导人础个人(由领战导人厘特别俭指定劲主送贿给某获位领迎导人继个人港的除群外)。3．正哭文正文葱是公参文的墨内容棵所在惰，是爷公文恐主题溉的具腿体体卡现，厘是公墙文写舌作的侄关键绍。公类文的吹正文羞可分厨为开庭头、团主体抗、结忙尾三煤部分趟。正文卫的开滚头可水以概补括为研“凭不”，哥即凭禁什么旁行文猎，也港就是秒制发龄该文冷的依薄据或璃理由透。大致振情况麻有：稿根据搁某些粪好人月好事当或不泄良倾冶向、肝突发岂事件扭、事质故行皆文；禾根据础事物怠的发穷展变牲化行环文；凶根据旱国家避的方佣针、盟政策笛和法满令、症法规闹行文国；根悦据以墨往先恐例行捎文；戴根据齿某种吹理论掏、道葡理行修文；慌根据久上级须或对柜方来荡文行神文。座具体鸦到某搭篇公嗓文应垂如何井开头歪，要盒根据殿发文取意图惭、行雪文对煤象和圣文种屿来确叙定。主体窜部分澡可以秋概括压为“屯事”哨，即赏什么幻玉事情俭或什润么事孝项。根据惰开头毒行文刘的目顷的和师理由棕，经坐一定辈的过渡贸性词奖语，伞如“赞特作拆如下绑通知灾”、增“特励作如史下规削定”远、“科报告题如下航”、顶“请纳示如旧下”裕、“知答复障如下卫”，阳转入摔公文嫁主体暮。公文秃主体甘主要泄是列贡举材溪料、梢申述脂观点恰、叙尤事说剂理，装尤其翁要把眼“事玩”说熔清楚体。内笑容较饰为复打杂的悼公文温，事袄项很标多，投要注橡意事别项之精间的董逻辑窑顺序去和层会次安有排。结尾盲部分非可以字概括傲为“敲断”催，即壳论断纳、判摘断，窄也就叹是正纠文的斤结论著部分苍，多悼数为届提出鱼要求棕、措长施、舍办法装等。有些肆公文煎有规范钢的结卸束语皱，如洗“特朱此通糕知”司、“南特此旁报告津”、星“以鱼上请桑示妥栗否，泰请批腊示”界、“脸此复贸”等师。内容芬比较色简单纱、篇篇幅较盾短的段公文册，这孔三部中分之遵间并虫没有绘明显拦的界研限，絮或“撕凭”叫、“回事”尖合为携一段羡，或领“事馋”、县“断严”合便在一某起，严或“刘凭”扮、“魔事”籍、“撞断”滋合为谣一段过。例如缩慧，北化京市茫新闻适出版置局关恐于同确意《北京亮市总槽工会鲜职工伞大学筝学报》转为厨正式宏学报免类期漆刊的柔批复梅，其姨正文亦为：娃经新觉闻出汽版署(新出湖期[1托99纪8)傻①1迟44搬6号)批准箩，同誓意将《北京然市总凡工会虑职工勿大学章学报》转为僚正式红学报众类期随刊。田该刊悲为季翼刊，镰由你牵会主持管，女北京落市总吃工会诱职工泉大学既主办垃，刊唤号为CN逼1娱1—心40输50／D。全文跪两句距话，罚第一座句一顾段式卵结构绕，简加单明帜了。4．附维件名流称附件棵是附槽属正文文的型印证好性、鸣说明泥性或援附带镜性材悟料。公文功如有遣附件税，应当性注明挨附件坡顺序杠和名挺称。丘其名惠称应嚼当在旗正文茫之后通、制普发机乖关和根成文偷日期括之上烧的左痛侧标恋注。有些据印发控、转炒发类提通知族，把篮印发缎的法春规或练规章张、所访转发情的文谣件列辱为附孝件，灯殊为拔不妥初。印发葬、转膝发、袖批转扔类通辉知等改公文昆是复壮合式糠公文筋，它怜所印纸发的任法规快或规贷章，瘦所批坟转、窄转发户的文没件，是通织知正卵件不楚可分武割的趟重要论组成守部分凯，绝不登应该图被列摧为附狂件。5．发俭文机渡关发文丘机关也称国“下监款”奏、“葡落款尼”或草“署桨名”丙，表明稿公文毒的法夸定作蛾者，在正遇文下滔方空3-献5行的厨右侧米位置荐标示裳，但因红为此潜处必恒有机敞关公姑章，塑而机堂关公司章上障必有神机关涨名称风，所呜以往往索不标徐示发糖文机服关名解称，而船以机云关公根章上勿的机钟关名跪称取删代。6．成杠文日腹期成文复日期柿应该在落坏款处扒下一火行的假位置挥标示。公眨文成乱文日朴期依斥据以边下情智况确醉定：一般域公文丘以机照关领导承人的顿签发痛日期为准蒜；法险规、颜规章哀类公部文以依法猛批准绣的日呈期为准盈；会爷议类竖公文以会豪议正戒式通办过的洁日期为准窝；张栋贴、扩公布垫、告抄示类狱公文以张美贴、梳公布条之日为准姓；联花合行汁文以最袋后一赴位机酿关领惯导人诱的签枪发日懒期为准性；电蠢报以发下出日轰期为准蹦。成文埋日期孙应用液汉字菠将年较、月锹、日桨标注伸，“寨零”垦写成扰汉字态“O”即可准。7．印章在正醒文之而后、龙成文收日期闹上面矿应加熔盖机薄关公陆章。愁公章缝是机城关职宣权的复象征扶，是吸公文誓生效壳的标昨志。公章造要上俯不压锣正文使，下萌压成大文日童期，郑多数摸压六耕个字厉左右哑，即币把年除份的腰最后决两位怒数字踏加“仓年”现字、晃把月衬份的惯数字吉加“讲月”党字全娃盖上露。公章毫要求蜘盖得央端正恶，显若示职凶权的史严肃佛、庄份重。钢除以尿会议蜓纪要件和电督报形纽奉式发淹出的荐以外添，均纸应加深盖印退章。联合腥上报雷的公轮文由士主办叹机关栽加盖煤印章响；联对合下亦发的促公文黑发文席机关陷均应雅加盖容印章盒。(三)文尾海部分文尾元部分亦称类“版涂记”棚，包揭括主劫题词钻、抄规送机舒关和鉴印发骡标识。从冠主题吧词开名始到跌最后监结尾恭，中赚间以陵三条酬横隔添离线提分为粒三栏键，主普题词死下的谊一栏晒称抄葡送栏听，再柏下面洪一栏膊称印疑发标破识栏孝，最生后一租栏称娃结尾学栏。1．主毒题词国务程院办大公厅甘秘书气局印结发的19凯97年12月修善订的《国务韵院公穗文主捧题词棉表》“使用浇说明滚”指贴出：帽“为址适应曲办公犹现代支化的冶要求侧，便动于计螺算机租检索域和管贯理公怪文，弃特编尾制《国务办院公研文主仙题词喇表》(以下贪简称心词表)。词表情主要获用于恼标引朴国务箱院、罗国务孩院办孝公厅伐印发膊的文偿件和虎各地且区、利各部败门上惠报国染务院赞及其店办公馅厅的钳文件冻。”公文批主题舰词是绕为适匙应办趋公自划动化显的需伤要，积在实脏践中裹总结帐出来就的能哪表达株公文努基本维内容课的规肥范化叛的单搏词或察词组圆。现锋在，斥所有姨制发矿的公摘文都华必须考标引泼主题吴词。愈上行沸文应施当按鞋照上打级机针关公聚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