会计档案整理规范

会计档案整理规范

办法种类整理第一页，共九十三页。会计档案：《会计档案管理办法》所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。第二页，共九十三页。※会计档案的特点：来源的广泛性、内容的连续性、形式的多样性、表达的一致性

※会计档案管理原则

实行集中统一管理。即：档案部门统一制定工作制度，统一工作程序,统一保管。第三页，共九十三页。需要掌握的主要内容：《会计档案管理办法》的相关规定；会计档案的归档；会计档案的整理方法和具体要求；会计档案的利用；会计档案的鉴定与销毁第四页，共九十三页。法律依据：

《中华人民共和国会计法》已由第九届人大常委会第一步次会议于1999年10月31日修订通过，于2000年7月1日起施行。第一章的第四条、第五条（会计档案的真实性）第二章的第十条、十一条、二十三条（会计档案的内容）第五章的第三十七条（会计机构和会计人员）第五页，共九十三页。《会计档案管理办法》2015年12月11日，中华人民共和国财政部、国家档案局第79号令，《会计档案管理办法》已经财政部部务会议、国家档案局局务会议修订通过,现将修订后的《会计档案管理办法》公布,自2016年1月1日起施行。1998年8月21日财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)同时废止。第六页，共九十三页。《会计档案管理办法》详解第五条内容：第六条内容：（会计资料的归档）第八条、九条内容：（电子会计档案）第十条、十一条、十二条内容：（会计档案移交）第十四、十五条内容：第七页，共九十三页。第十六、十七、十八、十九条内容：（会计档案的鉴定与销毁）第二十四条内容第二十八条内容第八页，共九十三页。不能列入会计档案管理范畴的文书档案：（《会计档案管理办法》第二十八条和《企业文件材料归档范围和保管期限规定》。）（一）财务管理工作的方针、政策、法规文件;

（二）财务管理工作的规划、计划、总结、预算、报告、通知等;

（三）财务工作的请示、批复;

（四）财务管理的制度、规定、办法;（五）固定资产新增、报废、调拨文件材料；（六）本单位税务登记、交纳、减免、返还等工作文件材料；

第九页，共九十三页。以上文件不是在会计档案归档的内容,属于会计部门形成的文书档案。

（七）生产财务和成本核算文件材料；（八）资金管理、价格管理、会计管理文件材料;（九）本企业经营盈亏情况报告、报表；（十）本企业财务预、决算报告

（十一）审计工作制度、总结；

（十二）审计意见、审计报告、专项审计通知、报告、批复、结论、调查与证明等文件材料；（十三）审计工作方案、计划、报告、纪要等。第十页，共九十三页。工资年度报表，职工工资、奖金及各种福利待遇审批名册，养老保险缴纳名册，调整、新增审批表，职工聘用、转正等审批表、协议书，事业统计报表，清产核资材料，干部职工调动的工资介绍信等文件材料，应当执行文书档案管理规定。第十一页，共九十三页。会计档案的归档范围《会计档案管理办法》第六条对会计核算材料的归档范围作了规定，具体包括：

1、会计凭证：是用来记录经济业务，明确经济责任、作为记账依据的书面证明。按填制的程序和用途可分为：原始凭证和记账凭证。第十二页，共九十三页。

2、会计账簿：以经过审核的会计凭证为依据，连续、系统、全面地记录各项经济业务事项的簿籍，是编制财务报告的重要依据。主要包括：总账、现金日记账、银行存款账、经费支出等其他各类明细账、固定资产账、辅助账簿（备查账簿）等。第十三页，共九十三页。3、财务会计报告：是根据日常会计核算材料定期编制的，是单位对外提供的反映单位某一特定日期的财务状况和某一会计期间的经营成果、现金流量等会计信息的文件。按编制时间可分为：月报、季报、年报。！注意：会计报表，附表及相关的编制说明，文字补充材料，都应视为财务报告的组成部分，一并归档。第十四页，共九十三页。

4、其他会计资料，主要包括：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、会计档案鉴定意见书。第十五页，共九十三页。

会计档案归档时间

《会计档案管理办法》第十一条要求：“当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，最长不超过三年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。（由会计人员整理完毕后，由会计保管一年，再移交档案室。）第十六页，共九十三页。会计档案归档要求

归档的会计核算材料应符合完整齐全、真实准确、装订成册、有利于保管和利用的要求。（必须使用喷墨打印机，色带打印的会计核算材料不符合归档要求。）第十七页，共九十三页。会计档案的归档手续

会计档案在归档移交时，会计人员和档案人员双方必须履行一定的交接手续，以明确责任。（第十二条）

会计机构和档案机构要逐卷认真清点，严格交接手续，双方签字。第十八页，共九十三页。会计档案整理方法会计档案的分类统一采用：“类别——会计年度——保管期限”进行分类。（每个类别分别进行整理）第十九页，共九十三页。※即先把会计档案分成“会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料”四类分开。

※然后每类再按会计年度排列，每一年

度内的会计档案根据保管期限的长短依次排列。

※四个类别的档案分别编制四个流水案卷号，每年度顺延，形成四本案卷目录。第二十页，共九十三页。会计凭证的整理方法一、排列一年内形成的会计凭证按照形成时间的先后顺序进行排列：

1月、2月、3月一直到12月；一个月内形成多本凭证的按每月内的顺序排列：第1册、第2册、第3册…第二十一页，共九十三页。跨年度大流水编制案卷号，案卷号一般不超过999。每个年度的案卷号连续编排。从2015年从“1”开始重新起号，新建一本案卷目录。

每一凭证包角正面齐缝处盖“单位财务章”，包角背面齐缝处盖“会计人名章”。第二十二页，共九十三页。将口取纸倒贴在每本凭证上如图所示：200556第二十三页，共九十三页。拟写会计档案案卷题名单位名称北京市昌平区档案局二00五年一月记账凭证

会计年度或时间会计核算材料名称第二十四页，共九十三页。会计档案案卷目录注：此表每页10个空行。

“页数”：起止凭单号。打印会计档案案卷目录第二十五页，共九十三页。※每个年度一页抄不下，可以抄几页※注意：隔年断页※以后每年产生的凭证还按这个顺序、步骤进行整理归档。第二十六页，共九十三页。目次表第二十七页，共九十三页。装订会计案卷目录

第二十八页，共九十三页。全宗名称保管期限30年装盒、填写盒封面第二十九页，共九十三页。年度起止案卷号盒脊背贴口取纸第三十页，共九十三页。会计账簿整理方法

会计账簿包括：现金日记账、银行存款账、总分类账（总账）和各类明细账。★现金日记账和银行存款账保管期限为30年★总分类账（总账）保管期限为30年★各类明细账保管期限为30年注意：从2015年从“1”开始重新起号，新建一本案卷目录。第三十一页，共九十三页。手工记账方式★一般现金日记账、银行存款账和总分类账（总账）为订本式账（死页账）★各类明细账为活页账★死页账与活页账有不同的整理方法第三十二页，共九十三页。电算化管理方式

实现会计电算化后，形成的会计档案要用打印机打印出来，不能使用针式打印机打印会计档案。

电算化形成的会计档案采用活页账的整理方法。第三十三页，共九十三页。死页账（本账）的整理方法（传统手工）

打印卷内文件目录（竖版）注：此表每页20空行。卷内文件目录第三十四页，共九十三页。总分类账在抄写“卷内文件目录”中“题名”栏，要填写“一级科目名称”。

总分类账有书写内容的账页要编页号。（用铅笔编写）第三十五页，共九十三页。填写卷内备考表

卷内备考表（竖版）会计人员档案员第三十六页，共九十三页。填写口取纸（从2016年开始会计账簿口取纸的填写方法如图所示）

62016年度案卷号第三十七页，共九十三页。口取纸一式填两份分别贴在：※死页账的封面的右上角※账簿盒的脊背上※一一对应第三十八页，共九十三页。装盒死页账（本账）：一个档案盒只装一本账。按照卷内文件目录、账、卷内备考表的顺序装入盒内。第三十九页，共九十三页。北京市昌平区档案局二0一五年现金日记账

单位名称会计年度或时间会计核算材料名称拟写会计档案案卷题名第四十页，共九十三页。全宗名称案卷题名起止时间填写盒面，如右图所示：

30年第四十一页，共九十三页。填写口取纸

62016年度案卷号第四十二页，共九十三页。活页账的整理方法

编页号※剔除空白账页（手记账）※电算化机打的账页※一卷会计账簿一流水编制页码，页数合适。（一个年度的账簿不能编制大流水页号。）※有书写内容的页都要编页号※用铅笔编制页码（有印花税和账户目录的页面）※正页编在右上角，反页编在左上角第四十三页，共九十三页。打印卷内文件目录

卷内文件目录（横版）注：此表每页13空行。第四十四页，共九十三页。第四十五页，共九十三页。第四十六页，共九十三页。填写卷内备考表（横版）

注：打印的账页按竖版和横版分别使用软卷皮。会计人员档案员第四十七页，共九十三页。北京市昌平区档案局二0一五年现金日记账

单位名称会计年度或时间会计核算材料名称拟写会计档案案卷题名第四十八页，共九十三页。注意：1、电算化会计档案，当一年有几卷明细账（或者其它种类的账），案卷题名要写清楚某单位某年****账（一）、（二）（或者写“之一”、“之二”）。2、电算化打印的账页是竖版的，就用竖版软卷皮（企业）和竖版的卷内文件目录和卷内备考表，横版的就用横版软卷皮和横版的卷内文件目录和卷内备考表（财政拨款的预算单位）。

第四十九页，共九十三页。打印封面第五十页，共九十三页。第五十一页，共九十三页。装订按照卷内文件目录、账页、卷内备考表的顺序三孔一线进行装订先从上边或下边的孔穿线，中间的孔留一个套，把扣系在后面。第五十二页，共九十三页。第五十三页，共九十三页。排列★每年按照保管期限表的顺序依次排列，大流水编制案卷号。★日记账、总账、明细账。第五十四页，共九十三页。★排列顺序：现金日记账、银行存款账、总分类账、各类明细账★相应的案卷号：1、2、3、4★以后每年还按这个顺序排列，案卷号大流水编制，就是5、6、7、8…。案卷号一般不超过999。超过999号就要重新起目录。

第五十五页，共九十三页。会计档案案卷目录注：此表每页10个空行。

“页数”：凭单数。打印会计档案案卷目录第五十六页，共九十三页。※每个年度一页抄不下，可以抄几页※注意：隔年断页※以后每年产生的账还按这个顺序、步骤进行整理归档。第五十七页，共九十三页。目次表填写目次表第五十八页，共九十三页。装订会计案卷目录

第五十九页，共九十三页。装盒※同一年度活页账可以几卷装一个盒，装满为止。※也可一卷装一个盒（电算化打印的会计档案）。※不同年度的不能混装第六十页，共九十三页。全宗名称题名栏保管期限30年填写盒面：如图所示第六十一页，共九十三页。6---102016年度起止案卷号盒脊：贴口取纸第六十二页，共九十三页。财务报告的整理方法财务报告按编制时间可分为：月报、季报、年报分别进行整理注意：从2015年从“1”开始重新起号，新建一本案卷目录。

第六十三页，共九十三页。编页※在每卷的每页财务年报上流水编制页号。※有书写内容的页面都要编页号※正页编在右上角，反页编在左上角※每一卷分别编制流水页号。第六十四页，共九十三页。打印卷内文件目录

卷内文件目录（竖版）注：此表每页20空行。第六十五页，共九十三页。填写卷内备考表

卷内备考表（竖版）会计人员档案员第六十六页，共九十三页。装订（三孔一线）

按卷内文件目录、财务报表、卷内备考表的顺序排列三孔一线进行装订，扣系在后面。第六十七页，共九十三页。填写封面全宗名称案卷题名起止时间昌平区档案局昌平区档案局二〇一四年财务决算报表、文字说明及数据分析20141201412永久168第六十八页，共九十三页。盒脊：贴口取纸

1永久保管期限案卷号第六十九页，共九十三页。会计档案案卷目录注：此表每页10个空行。

“页数”：凭单数。打印会计档案案卷目录第七十页，共九十三页。目次表第七十一页，共九十三页。装订会计案卷目录

第七十二页，共九十三页。其他类的整理方法包括会计档案移交清册（30年）、会计档案保管清册（永久）、会计档案销毁清册（永久），银行存款余额调节表（10年）、银行对账单（10年）企业存纳税申报表（10年）。注意：从2015年从“1”开始重新起号，新建一本案卷目录。整理方法同会计报告。第七十三页，共九十三页。编页※在每卷每页银行对账单（银行余额调节表等会计资料）上流水编制页号※有书写内容的页面都要编页号※正页编在右上角，反页编在左上角。（用铅笔编写）第七十四页，共九十三页。打印卷内文件目录

卷内文件目录（竖版）注：此表每页20空行。第七十五页，共九十三页。填写卷内备考表

卷内备考表（竖版）会计人员档案员第七十六页，共九十三页。装订（三孔一线）

按卷内文件目录、银行对账单、卷内备考表的顺序排列三孔一线进行装订。第七十七页，共九十三页。昌平区档案局昌平区档案局二〇一五年银行对账单2014120141210年1232全宗名称案卷题名起止时间填写盒面：第七十八页，共九十三页。盒脊：贴口取纸

110年保管期限案卷号第七十九页，共九十三页。会计档案案卷目录注：此表每页10个空行。

“页数”：凭单数。打印会计档案案卷目录第八十页，共九十三页。打印会计档案案卷目录目次表第八十一页，共九十三页。装订会计案卷目录

第八十二页，共九十三页。注意：所有贴口取纸的位置用透明胶带固定，以防掉落。第八十三页，共九十三页。单位名称：会计档案保管清册（参考格式）第八十四页，共九十三页。移交部门：接收部门：监交人：移交人：接收人：移交时间：会计档案移交清册（参考格式）第八十五页，共九十三页。会计档案管理工作中应注意的几个问题

◆各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。◆出纳人员不得兼管会计档案。◆各单位保存的会计档案不得借出。

（第十三条规定了利用会计档案的要求）第八十六页，共九十三页。◆各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。◆保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁。◆正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。◆采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。第八十七页，共九十三页。◆建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。◆预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定。第八十八页，共九十三页。会计档案的开发利用

1.经济管理工作的依据。

2.保护国家财产，打击经济领域犯罪活动的重要凭证。

3.编制《数据汇集》,进行统计分析