项目办公室的战略规划

项目办公室的战略规划(连载一)

在过去几年期间，企业开始认识到自己积累的项目管理知识也是知识产权，并且必须按照知识产权加以对待。似乎，项目办公室这个概念是公司在收集、分发、和更新知识产权时优选的方法。因为这些知识产权可以影响业务的所有各个方面，所以项目办公室被赋予了额外的责任，包括项目组合管理以及为战略规划过程提供输入。项目办公室可能负责的其它方面包括参照基准的设定、工具的管理以及对项目管理系统方法的遵守等。

关键词：项目办公室、知识产权、战略规划

随着企业认识到项目管理对公司盈利性的有益影响，目前更加强调通过项目办公室概念实现项目管理的专业化。在形成这种意识之后，伴之而来的是对项目管理和项目办公室的战略规划。仅仅通过在很长的时间阶段内进行项目管理并不能够换取成熟、卓越的项目管理，而实际上，这需要通过项目管理和项目办公室的战略规划实现。

本篇文章将介绍项目办公室战略规划中的三项活动：

•确定哪些活动应该划归项目办公室控制；

•确定每项活动的相关风险；

•了解为克服每项风险可以采取的缓解措施。

一般战略规划工作包括确定未来的定位以及实现该定位的方法。对于项目办公室战略规划而言，通常确定哪些活动应该划归项目办公室负责比确定如何划归要简单。因为，对于每项划归项目办公室管理的活动，都会存在一簇抵制力量，他们最初会认为将这项活动从自己负责的职能部门拿走会危及自己的权利和授权。

企业内通常使用的项目办公室包括三种类型：

•职能型项目办公室：该种类型的项目办公室在企业的一个职能领域或一个部门（例如：信息系统）使用。它的主要责任是对关键资源库进行管理，即：资源管理。该种类型的项目办公室可以与其它类型的共存。

•客户群项目办公室：该种类型项目办公室的作用是为了实现更好的客户管理和客户沟通。具有共性的客户或项目被归集在一起，以便提高管理水平并改善客户关系。多个客户群项目办公室可以同时并存，并且最终可以按照一个临时组织的形式运作。实际上，从运作方式上讲，该种类型的项目办公室看起来似乎是公司内的公司。

•企业项目办公室：该种类型的项目办公室服务于整个企业，并强调企业和战略问题，而不是职能问题。

随后，本篇文章将着重介绍企业项目办公室。项目办公室：1950-1990

在过去将近40年的时间内，项目办公室（或大型项目办公室）一直作为客户群项目办公室在运作，它的人员配置包括分配到特定项目（通常是大型项目）上工作的项目管理人员。航空和国防承包商为了将陆军、空军和海军客户归类，而设立了三个项目办公室。其它一些企业设立项目办公室是为了向大型项目或小型项目提供专门的服务。

项目办公室这种方法的基本思想是通过设立一个专门服务于客户的组织拉进与客户的关系。为此，项目办公室成为组织内的组织，它可以作为一个“实实在在”的组织或一个“虚拟”组织存在，并为特定客户服务。这些所谓的项目中，多数实际上是投资巨大的大型项目，通常会涉及连续多年的政府投资。经常，人们在一个项目上一干就干10-15年。

项目办公室的人员各有自己独特的职责分工，但是，基本上作为一个项目管理团队在运作。项目办公室的每一位成员可能需要承担两种不同的责任：主要责任和次要责任。这里讲的次要责任包括，在项目办公室其他人员被调离项目、离开公司或生病时，作为这些人员的后备。

因为通常客户支付所有费用，所以当时项目办公室的人数并不十分重要。技术和进度比成本要重要的多。客户希望给项目办公室分派多余的人员。与分派兼职人员承担全职工作所带来的人手不足风险相比，分派全职人员承担项目办公室的工作所发生的人员冗余成本被视为是微不足道的小笔开支。仅有项目办公室的人员接受过项目管理培训并真正了解项目管理。在整个组织内部，项目办公室横向运作，被视为是利润中心，而传统的职能部门被视为是成本中心。

在80年代，军队和政府部门的成本意识增强。随着项目办公室之外的人员开始接受项目管理培训，项目办公室的人员配置被消减。企业开始要求职能部门经理更好地了解项目管理并与项目经理一起对项目的成败负责。项目办公室的战略规划(连载二)项目办公室：1990-2000

90年代伊始的经济萧条对白领阶层造成严重的影响。管理层对效率和效力的追求迫使他们开始认真地对待非传统管理技术（例如：项目管理）。项目管理开始扩展到非项目驱动的领域。项目管理所创造的价值曾经被视为仅适用于航空、国防和重型施工行业。此时，人们意识到这些也适用于其它行业。公认的项目管理优势（参见Kerzner,2000）包括：

•在保证质量的情况下，可以在更短的时间内使用更少的资源完成更多的工作；

•利润率增加；

•对范围变更实现更好的控制；

•运作更加高效、有效；•客户关系进一步改善；

•能够更好地进行风险识别和更好地解决问题；

•适用于多种项目（无论项目规模大小）；

•质量提高；

•权力争斗的现象减少；

•信息分享得到改善；

•企业能够更好的做出决策；

•业务量增加，企业更加具有竞争力；

•成为一个方案提供者，而不再局限于简单的部件供应商。

随着项目管理的价值开始凸现，管理层认识到它会对企业利润产生非常巨大的有利影响。这导致管理层得出两项重要的结论：为获得可持续性项目管理发展，项目管理必须融入到企业的激励机制内并与之相匹配；企业对项目管理作为一个职业的认可，是实现绩效最大化的关键。

对项目管理专业的认可，促使很多企业将项目管理协会的项目管理专业人士认证作为一项标准，并促使企业认识到项目办公室概念的重要性。企业开始对将由项目办公室监管的各项关键项目管理活动进行认真斟酌，考虑的内容包括：

•项目管理战略规划；

•项目管理参照基准的设定；

•项目管理指导；

•持续改进；

•问题解决热线；

•经验教训文档的保存；

•方法和标准；

•培训和教育；驻

这叔里的每项活急动都各有优障点和缺点。怪其中多数缺嚼点都可以归触因于对项目外办公室承担拖新职责的强裳大抵制。姿

为临简便起见，沉抵制水平可登以根据下述总定义归为三揉类：低风险评、中等风险困和高风险。河

•针低风险：腊很容易被组牵织接受，权祥力平衡变化踪很小。几乎息对企业文化隆没有影响。童

•黄中等风险牢：企业文化拣对此有些抵僻制，权力平琴衡可能会发渔生变化。可晋以在近期通楚过较少的努旷力克服抵制高。垫

•缸高风险：捷存在强大的因抵制，一些寒权力关系肯缎定会发生变颤化。为克服签抵制，需要破强有力的高协级管理层的悠领导和支持妨。挣

项丈目办公室的饮职责各异。廉同样，两个子项目办公室采执行的同样坡的职责可以鼻具有不同的潜风险水平。例图1说明了遥项目办公室笑特定职责的严典型风险水刚平。对潜在垃的执行风险央进行评估是椅一项十分关设键的工作。织如果首先执才行低风险活喊动，可能会福更加容易获云得对建立项把目办公室的余支持。图1乓内列出的低仅风险活动都汁是支持项目贯管理近期工其作的运作层楚面上的活动述，而高风险爽活动与战略然规划职责关露系更加密切炭。其低风险宗•指导悠•标准差•培训神•干系人鹅管理朗中等风险件•战略规悠划痕•经验教唤训文档届•持续改而进迎•执行失蒙败报告挪高风险由•生产能柴力规划嫂•基准比伐较分析顶•信息分省发胳•可行性止研究的制定食项目办公室咏的战略规划拜(连载三)例至项目办公室宽：2000欺-至今屡

随震着21世纪届的来临，项肿目办公室在到公司结构体宰系内已十分趋普遍。虽然吩分配给项目疾办公室执行汽的多数活动讽没有发生变令化，但项目跳办公室又被砍赋予了两项祸新的使命：知项目办公室映负责保管所缠有与项目管栋理有关的知蹈识产权，并柱积极支持企叉业的战略规鞋划工作。梅

当顽今的项目办汇公室服务于迁企业，特别地是企业的战麦略规划活动旬，而不是着但重于某个客移户。项目办浴公室摇身一丹变，变为负警责控制项目透管理知识产兄权的企业控番制中心。随忆着组织内部严信息量呈指轧数倍数的上厘升，这种职批责的转变是虑大势所趋。宣在过去10悄年期间，项饥目办公室带连来的收益已阻经越发一目薄了然，这包由括：骡

•质运作的标摔准化；捉

•崭公司决策般，而不是部岁门决策；肢

•押更好的生杠产能力规划声（即：资源标分配）；轿

•臂更加迅速蜘的取得高质逢量的信息；师

•饥消除或减佣少公司各门爬各派的数量遮；纹

•围运作更加渣高效、有效警；搅

•献对重组的负需求减少；爆

•蕉占用高级密领导层宝贵纵时间的会议奴次数减少；着

•民工作优先瑞排序更加切价合实际；腰

•鬼未来接班薪人的发展。蒙

所踩有这些收益泪都直接或间编接与项目管牧理知识产权碌有关。为保酸存项目管理建知识产权，书项目办公室豆必须维持一专些工具，用氧以收集信息脏和向各个干闻系人分发信另息。这些工烫具包括企业早项目管理局扛域网、项目管网站、项目炸数据库和项渗目管理信息郑系统。因为唯项目管理和现企业战略规恋划工作都需悲要其中很多碧这样的信息牢，所以，必扯须进行项目放办公室战略郊规划。采餐项目管理信化息系统竖

当第今的项目办抢公室作为项武目管理知识漫产权的保护脾神，就必须巷设立汇集这贪些信息的工腔具和过程。纲这些信息可暮以通过四个温信息系统收寇集，具体如首图2所示。者每个信息系膏统都可以通呈过公司的局导域网进行更逐新和管理。晚

挣举值测量信息窑系统几乎是缠所有项目经棵理所熟知的屈。它可以提化供充足的信使息，回答以辉下两个问题板：项目现在份的状态，以亭及项目未来氏的结果。客

该诚系统可以获洽取或计算工柴作活动的计寇划值和实际拖值、实际成宅本、成本和摊进度偏差（兰以小时或美她元，和百分年比表示）、宝竣工估算成聪本、估算竣前工时间以及冠完工百分比怒和趋势。岛

第辱二个信息系恢统为风险管麻理提供数据欢。风险管理爱信息系统（弱RMIS）讽储存与风险嗽相关的数据邮并允许进行独数据的检索啦。该系统思可以为报告懒的编制提供优输入信息，皂它肩负着存微放与项目风魔险相关的所需有当前和历原史信息的重熟要作用。其代中存放的信印息包括风险绣识别文件（胶通过使用模夺板文件）、府风险定性和尸定量评估文傲件、合同可睬交付成果（罪如果适用）徒以及其它风愤险报告。项异目管理办公株室将使用该窜系统的信息坡，编制提交许给高层管理牧层的报告并奖检索日常项打目管理所需源要的信息。糟通过使用风诉险管理模板辟文件，每个阔项目都可以母编制一套标博准的报告，份用以定期汇舞报使用，并遵且能够针对汇特殊要求编冷制特殊报告骄。该信息与甚失败报告信蓝息系统和经组验教训信息碍系统息息相锻关。刚才讲盐到的最后两光个系统将在望随后两节予他以更加详细摧地描述。图2浪项目办公室船的战略规划财(连载四)讯印执行失败信块息系统划

项慈目办公室可膏能肩负着维堤护执行失败枣信息系统（息PFIS）蔬的职责。这留里讲的失败加可以是整个再项目的惨败第，也可以是晌项目某些试捷验的失败。玉该系统必须忌识别失败的刮原因并提出顿消除失败原哄因的建议（腐如可行）。源失败可能完她全是由于组芳织内部的问阶题或由于与澡分包商的交例互作用问题同造成的。均

项翼目办公室的谈职责是制定缝维护该系统脉的标准，而顾不是对失败茂进行验证。唉失败的验证坟工作是执行只工作的团队梅成员的责任丘。失败报告尾可能会暴露氏额外的更加啊严肃的问题铸。首先，人贱们担心报告吓失败情况可础能会对与失穿败相关的人套员的形象造洲成不利影响陵，因此，会缝存在阻力。星其次，一个练大型企业的温各个部门都互有单独的记奸录失败情况但的程序，可无能不愿意在今企业的数据忘库内公布这胞些信息。第顺三，关于如氧何界定失败丸，可能存在竹多种不同的赏定义。第四揉，项目办公佛室可能需要零依赖其他部铲门及时提供筝准确的完整叙信息。抹

失掩败报告必须还说明失败的顽项目、征兆裳、失败时的来条件、以及辆采取纠正性较措施所需要气的其它有关滴证据。只有肯在失败的原访因全部确定形之后，才可挪以完成失败上分析，即：麦失败对项目冤造成的后果烤的系统性分羊析。项目办偏公室可以简言单的作为一冲个守门员，尘即：为汇报桌每个项目的朗结果，规范殃一个适用于冬整个公司的章标准格式和尘数据库。这凯可以成为项僚目完成时，样经验教训审尊查会的一部臭分内容。亿

下努述的例子值幕得我们思考要：一个航空典企业内的两册个部门经常扁会因为投标幕同样的政府冈项目而互相诱竞争。每个拉部门都单独繁进行研发工束作，而且很脊少交流信息怪。其中一个揪部门在一项藏研发项目上研工作了六个歼月时间，但蒸是最终以失沸败告终。之缺后不久，该披部门得知一爪年前与自己察竞争的兄弟外部门也进行承过同一个项温目，最后也蔬没有取得好碰的成果。因窄为没有交换考失败信息，扮所以导致例与子内所述的圈关键资源的慰浪费。芦

每博个人都意识灭到需要在整娇个企业范围祖内建立一个梳储存失败信联息的信息系披统。但是，以总会存在一阔些风险，即仔：有些人会坐将此视为权蹲利的丧失。嚷其他人担心岗自己的名字堤会与失败联侦系在一起。保将该职责划夹归项目办公扁室管理的总诱体风险水平艰为低或中等刘水平。肚

事鉴后分析（项符目完成之后休的总结分析柔）赔

经队验教训的记躲录滑

如牵果项目知识否产权需要集惑中汇总在一寿个地方，则饺项目办公室条必须形成和缎掌握事后分墓析的技能。高召开项目完脆成之后的总致结分析会时选，必须考虑呀四个关键问鹅题：哀

•贸哪些作对政了？叼

•油哪些做错妨了？艰

•惊可以针对好未来提出什注么建议？瘦

•惊何时，向奉谁，如何分斑发信息？真

必博须询问的问峡题可以参照牙图3内给出熊的总结分析冷金字塔结构若。项目的目臂标自上而下懒确定，而用碌以评估项目什衡量指标的犹事后分析却隙按照相反的榨方向自下而菜上进行。在组底层，即基材层，从时间晓、成本、质井量和范围角米度评估可交咽付成果。从盖客户的角度披而言，这些沈约束条件通仙常被视为是港关键成功因发素（CSF晶）。苏禽袜图3蛛

每果个公司都会锯针对每层的辛每项活动形斩成自己的一房套问题清单顿，用于识别灿关键成功因箭素。例如：射关于时间的脸关键成功因两素，一般会仁考虑的典型蔑问题包括：盘

•百进度计划摇切合实际吗经？草

•少详细程度姿适当吗？冒

•览容易按照限进度计划衡瞎量绩效吗？概

•宣容易进行钞监测跟踪吗赛？好

图漫3金字塔的少第二层包含道的是关键绩喝效指标（K贯PI），这弦些指标是公撞司内部共享舱的信息，能型够帮助公司喝在纠正错误慧的同时最大琴程度获取正规确程序的收葱益。KPI绒是公司内部泡的最好实践鸡做法，能够供帮助公司实梢现关键成功净因素。成功搂一般从CS然F和KPI默两个角度界滴定。真

图陷3金字塔的孕第三层是业客务单位的评陷估。该评估奖过程着重两扩个层面：客腾户满意度和润未来的业务妥机会。愿

真柱正失败的项茄目是我们从船中未获得任凝何收获的项晴目。与成功或项目相比，阴企业也可以妨从失败项目撞上学到同样预多的东西，脑甚至更多。钻因此，在项肯目完成之后封的金字塔分相析中应该既宴包括好消息舱也包括坏消丑息。筐

另添外，失败信罗息的记录工代作可能会受妈到抵制，特豆别是在公司签将失败与特触定人员联系羊在一起的情品况下（无论升是以正式的臣方式还是非捉正式的方式催）。此处涉蜜及的风险水礼平为低至中霸等水平。霜项目办公室看的战略规划躺(连载五)设只信息分发婶

许舟多公司都面乌临的一个普篮遍问题是如必何确保关键汉信息（例如崇：KPI和雅CSF）在率公司内部为弦人所知。信督息共享的一放种方式是通坡过以局域网禾为依托的经族验教训数据台库实现。然冒而，更好的娱一种方法是尽在每个项目兄完成之后由画项目办公室敞牵头准备经早验教训案例册分析。这些责案例分析可节以用作未来廉培训的资料臂并以局域网明为依托实现妇共享。照

在灭此可以举例途说明。一个躲公司执行的宝一个项目十小分成功。在岂项目结束之扁后，项目团鸟队向管理层升作了总结汇采报。公司在斜项目中使用以的多个制造继工艺取得了煎重大突破，桥高层管理层嫁希望确保这锁些新知识也游能够被所有哄其他部门借裤用。希

当泻时决定解散窜项目团队并洒将人员重新顽分配到组织碌的各个部门固。6个月之敌后，发现原贷上述团队成止员向其它部邀门传授的知从识微乎其微述。最后，又稼将这些人员裂汇集在一起疗，要求他们素起草一份经威验教训案例堤分析，以便批用于项目管样理培训课程仿。乳

虽彩然这种方法嘉十分有效，粮但是，也会耍存在不利的李后果，会使用该方法很难者执行。另外误一个公司也益采用了必须恼准备经验教仓训案例分析巧的方法。虽劝然它们执行松的一个项目贫最终结果很处成功，但是躲在项目执行值期间由于缺刃乏风险管理挣知识和决策牛不力，犯了臭几个严重错毁误。在项目捧办公室准备稠案例分析资仔料时，考虑承到经验教训失案例分析内萍不仅仅要包外括成功因素骄而且也要包呀括失败因素疲，所以案例贫分析内包括钟了所有信息通。副

虽徒然已经采取涂措施隐瞒了数出错人员的赠名字，但是棵，企业内部视每个人都知鹊道谁在项目苦上工作过，搭并且最终还虫是掌握了出带错人员是谁井。参与项目收的几名员工捐针对这些信拘息的披露向岁高层管理层快提出了投诉兆。之后，企姿业从培训课扭程中取消了急这个案例分吉析的内容。尊在吸取教训竟的同时又能悉保护相关人堡员不受攻击屿，这需要一签个企业具有俯强有力的企呜业文化。项含目办公室执菌行此项职责偿的风险水平拐为中等至高番风险水平。阳煌指导瓦

项猫目管理指导不工作是一项完关键的项目炭办公室活动执。多数人似步乎都认为项副目管理的最老好培训方法吵是通过在职办培训。其中换一种方法是俯安排一个没脖有经验的项慧目经理在经勺验丰富的项晋目经理的直她接指导下工符作（特别是墙在大型项目筛上）。如果苏公司的大型榜项目不是很壮多，这种方笛法可能会使而公司付出很羡大的代价。原

更誓好的一种方师法是由项目砍办公室承担肥指导的角色倍：直接或间教接对项目办搭公室负责（匙或与项目办恼公室存在实节线或虚线汇示报关系）的收经验丰富的污项目经理可吗以向经验欠孤缺的项目经烟理提供指导啦和建议。这踏种方法有三好个主要优点捡：首先，项侨目经理的行殊政上司可能拐不具备必要果的项目管理心知识或经验哑，无法在项嫂目经理遇到惜困难时提供珠帮助。其二驾，项目经理觉可能因为担弄心报复而不颜愿意与其上浸司讨论一些吊问题。考虑驼到项目办公伟室可能也负枕责保存经验拘教训文档，拉项目指导可筋以为缺乏经贷验的项目经冰理提供一些富预警指标或悼信号。千

指逃导可以以全逢职方式进行制或按需进行扫，后者是优来选的做法。考全职指导似档乎是一个好疫方法，而其享中存在指导镜导师最终成秀为实际项目齐管理者的风室险。项目管酿理办公室负营责指导工作袭的风险水平矩为低风险水迁平。博竖标准和模板魔文件的制定考

任聚何项目办公存室的关键工蝶作内容中都逮包括制定项告目管理标准绕这一项。标类准制定后，恶可以成为通踢用语言而能昼够促进团队谅协作。但是坊，因为无法膊制定涵盖所慰有项目的所稠有各种不同猛情况的政策广或程序，所私以制定过多患的政策或程该序形式的标椅准会是一种域错误。另外刘，制定严格腰的政策和程调序标准所需摸要的人力、伙成本投入和壁时间投入将献会由于项目愈办公室人数竖问题而无法尖执行。日

表宴格和核查清越单可以以模介板文件的形膏式编制，以境便在多个项监目上使用。唤应该量体裁栋衣，针对具冷体组织订制腐模板文件，愿而不要拷贝显其它组织的诱模板，因为觉其它组织可历能并不具有圾类似的文化期或执行类似俱的项目。在记组织完成几怪个项目之后奥，无论项目述成功与否，滚都应该准备事可以循环利律用的模板文劲件，因为此炎时可以基于弓通过前几个垒项目所掌握心的经验教训赔对模板文件芦进行进一步顷开发和改进肺。识

用捏模板文件取京代更加正式销化的标准存泼在一种危险立：首先，因惹为模板文件督是服务于公纳众的一种指暖导文件，可愧能无法满足晋具体项目的签需求；其次勺，其中存在闭的一种风险灰是，模板文吐件的一些使虫用者，特别晚是缺乏经验助的项目经理为，可能会简远单的拿来使血用（认为白蔽纸黑字写出叛来的就是要题求执行的）拦，而不考虑陶模板文件根远本不适合所太执行的项目帖这一事实。约

提素供模板文件稀的目的并不技是告诉团队叶如何工作，欲而是为项目幻经理和他（乎她）的团队颗成员提供一班个基础，在酸此之上，他境们可以展开逐自己的项目疤启动、计划偷、执行、控突制和收尾过扭程。模板文数件应该能够杰促发人们的做思维，激发卸人们考虑需异要做什么工叶作，或想出锣如何执行工冈作的一些点惧子。通常，散模板文件和茫标准里面的查内容量远远悼超出多数项见目经理的需嗓求。但是，崖应该将模板纱文件和标准皱视为是保持尸一切都简单布的关键所在践，项目经理闪应该能够通泥过关注关键号领域根据项凤目的具体需棚求对模板文桑件和标准进匠行调整。鱼

应凯该按需要对痛模板文件和削标准进行更镇新。因为项践目办公室很笼可能也负责加保存经验教补训文档以及洪负责项目完都成之后的事驰后分析，所厉以由项目办凯公室审核这绞些数据并从栗中寻找能够桌推动模板文针件改进的一佣些关键绩效艇指标这样的值安排是再合肾适不过了。霉标准和模板虎文件制定工粘作可以被视鞭为是一项低紧风险的活动泰。古腊项目管理参谈照基准的设乌定差

分邻配给项目办比公室执行的蛛活动中，最缎难也最有趣仔的工作可能龟就是参照基这准的设定了脊。如同指导盟一样，参照浩基准的设定戚也需要经验洁丰富的项目范经理的参予潮。负责这项袜工作的人必涝须知道应该搜寻找什么内粱容、提问什制么问题、如逗何评估获得睛的数据以及伟提出什么建妻议（而且需动要具有识别蜘与公司匹配臂与否的能力饶）。熊

参具照基准的设仰定与项目管沸理战略规划锻直接相关，耗而且会对公聋司的盈利情寒况产生明显享的影响（这别取决于执行昆的速度）。杀最近几年，免企业发现也敢可以与不从区事同一行业越的企业进行旋参照基准比浩较。例如：福一家大型公锣司的航空部卖门使用项目杰管理已经3竭0多年。在鲁90年代初僚期，该公司故进行过参照腾基准研究工廊作，但当时简只是与航空咱行业的其它找公司进行比倡较。通过比板较，该公司炕认为自己与蠢航空领域的转其它竞争对舅手不相上下武，因而开始押有些洋洋自平得，居功自漠傲。在90吴年代晚期，雁该公司开始汗以本行业之喷外的一些公废司，特别是菌电信、计算渣机、电子和竿娱乐行业作鬼为参照对象良进行参照基同准的设定。骡这些行业的扶许多公司采貌用项目管理嫩还不到5年堂时间，而在欠这短短的不彩到5年的时园间内所取得疼的项目管理紧绩效却超过由了航空公司并的绩效。现挂在，这家航刚空公司以所素有行业为参篇照对象进行翅基准设定。少

在答不久的将来希，为参照基回准设定之目箩的，多数公偷司很可能使获用项目办公千室网络关系集。这种网络享关系可以跨莫越行业和不窄同的地理位奖置。另外，炼竞争对手之坡间分享项目中管理知识也从会变得很平四常。但是，稿现在，似乎身项目管理基合准设定的多厌数工作都是时专门从事基押准设定的公扛司执行的。挽这些组织提袖供收费服务众并为会员企也业举办研讨滥会，与大家带分享项目管吧理的最好实燕践做法。另省外，他们也辰提供数据库蜜服务，据此续，一个企业笋可以与其它稀企业、行业腐、或与其它抱规模或形式暖的项目进行美比较。栗

有亿些企业对基田准设定存在计很强的抵制恳。他们提出纯的一些理由题包括：蛇

•称基准设定领不适用于本赶企业或行业鸽；薄

•以不是在这眼儿发明的；备

•辅我们现在中做的就很好币，因此不需滑要。何

鉴享于所有这些排疑虑以及对漏可能提议的骡变动的担心干，基准设定贫是一项高风救险活动。懂烟可行性研究趟的制定驴

项链目办公室支陵持企业战略摊规划的最佳像方式之一就取是成为可行北性研究方面清的专家。更垃具体的说，她这包括可行宣性研究和成莫本效益分析戏方面的特长婆。项目管理疤知识体系指忌南（PMB孟OK）“范营围管理”这扁一章中说明俱范围启动程域序的一项输岔出是识别／膏任命项目经虏理。这在可讨行性研究之尖后。对于在稻可行性研究蜂完成之后任削命项目经理处，有很多有妹说服力的支文持论据：胁

•挥项目经理防可能对可行去性研究并不啦能作出任何烫贡献；岩

•场项目可能著得不到批准删或得不到资持金，让项目掩经理过早加侄入项目，可砍能只会增加真成本；丸

•充项目定义杨还不十分明证确，不足以条确定谁最适激合担任项目石经理的角色灯。类

虽红然这些理由胀似乎都有理点有据，但这简里存在一个疮更严重的问全题，即：最对终任命的项倡目经理可能鹿对可行性研枕究过程中考扔虑的假设条协件、约束条询件和替代方绝案了解的并神不充分。如段果认为由完踩全脱离可行芒性研究过程球的人准备的员项目章程会告包括所有必胶须的假设条喉件、约束条象件和替代方搂案，那简直芽是异想天开狡。删

项童目管理的箴厚言之一是项猪目经理任命病的越早，计送划编制就会谱越好，对项统目的决心也劣就会越大。葬企业会争辩哗，并认为在姨可行性研究梦阶段，项目抄经理的贡献披有限。持这金种态度的原往因是，项目剑经理从来没姿有接受过如分何进行可行省性研究和成授本效益分析商的培训。在召培训市场，商这种课程几颜乎就不存在如。滔究

可行性旺研究通常会稻给出一个高骆度优化的方牺案，而很少例顾及进度和白／或预算。献之后，项隐目经理将肩谢负着接受可昏行性研究过铜程中作出的勿假设条件的脱压力。如果限项目没有满宝足可行性研何究内的预期鼠，所有错误啄都会归咎于奔项目经理。货

项当目办公室必惑须形成在可肌行性研究和顽成本效益分咬析方面的特清长。而且，睛这方面的特使长对模板文洋件、表格和讯检查清单的堤制定会起到卡很大的帮助蔑作用。这样捕，项目办公尝室就可以成辛为营销部门刃的左膀右臂病，帮助他们血向客户作出激更加切合实似际的承诺，眠并协助获得瞒更多的销售躺额。将来，邮项目办公室皱很可能会成或为企业的可共行性研究和波成本效益分缠析专家，最递终可以针对千这一课题对择企业进行有陶针对性的培株训。对于通唐常负责这些里工作的营销菜部门而言，炎他们会认为艘这样做风险盼水平很高。访项目办公室命的战略规划乳(连载六)瓦膝培训定做（巷与项目管理编相关）帮

多崖年以来，一泼直由人力资贵源部门负责涉与培训讲师劣和顾问一起西进行项目管倾理培训课程机的设计。虽值然很多这样戒的培训课程痰十分成功，第但是也有许翠多失败的例命子。一家大座型公司的某裙个部门意识累到需要进行裁项目管理培续训。培训部漫通过竞标程洋序选择了一剑个培训机构尊。在培训部兆对最初提出挑培训要求的森部门提供的紧培训目标和裂可交付成果药信息进行筛杀选之后，加紫入了他们自捧己的一些议岁程。培训机桌构自始至终告没有与提出气培训要求的例部门进行直宣接联系，而还仅仅围绕培岗训部提供的蛋信息进行课尸程设计。最企终，培训课篇程没有成功陵，这家培训搭机构／顾问蛙再也没有获看得应邀提供庸培训的机会菊。培训之后育进行的事后耀分析促使我武们得出下列篮结论：费

•桐培训部（惠提出培训需终求的部门）浴从未意识到鄙培训机构与券提出培训要炮求的部门直焰接接触的必残要性；怎奥•在课程蚁应该涵盖的宰内容方面，厌培训部获得律了高层领导拍层的指示，卫而提出培训腿需求的部门撕对此一无所辰知，最后形材成的培训课级程未满足任浆何人的预期蛮；效殃朵

图拌4登

•京培训机构棒提出应该增惰加额外内容勺，并删除不播合适的内容御。但培训机预构就此没有离收到任何回跌复；递

•瞒培训部告卡诉培训机构周培训以讲座庙的形式为主稳，不需要案缸例分析，而菜且练习量要贼保持到最少贵。在其它培匪训中都采用共的这种方式民。受训人员包在意见反馈最表内抱怨没话有安排案例菜分析和练习紫题。跃

培往训部认为他碗们这样做是铲为了公司的等最大利益，炼而实际结果迫却并非如此孟。培训机构搅允许这种情嘉况发生，因掩此也负有一俯定的责任。量

项播目管理如果况执行成功的第话，会对企拣业的利润率踩产生积极的注影响。考虑渠到这一事实薪情况，那为篇什么让非专装业人员安排例项目管理培能训课程哪？致甚至认为企盆业需要项目底管理培训的午一线经理也够不晓得项目受管理知识体患系指南中的蝇哪些内容需果要强调，哪煌些不需要强败调。党

项郑目办公室在更制定项目管叼理培训课程加内容方面具茧有专长。项明目办公室负六责保存经验胡教训文档和层项目事后分专析文件，而牵这些在确定葡能够获得最饮大投资价值仙的培训内容免方面会提供叨有价值的输帜入信息，而热且也会为一碎线经理设计垦企业具体培示训课程提供歌有价值的支梢持。允

对撇于项目办公阿室而言，这去项活动的风勇险水平为低怜风险水平。叹臂干系人管理哀

所栏有企业都有唯干系人。图渴4展示了干馋系人的一个咐宽泛的范围近。为简便起侵见，图内将永干系人分为您三大类：组剑织、产品／关市场和资本费市场。有些冶人可能会担炎心项目办公狭室将成为负当责所有干系街人的最终发爷起人。虽然衣，这可能在坦将来会成为辉现实，但是芳，至少在近绒期不可能发横生。作

项脑目办公室关量注的是内部泊（组织）干寻系人。项目转办公室的本乌意并不是取劳代高层管理公层的项目发式起人地位。尊随着一个企逝业内项目管潮理逐渐走向狸成熟，到最池后，可能并鄙不是每个项夸目都需要高食层领导层作量为项目发起障人。在这种痛情况下，项宇目办公室（鸟以及中层管坛理层）可能色会承担一部队分发起人活胜动，但很可纳能都是内部而项目的发起耍活动。魄

项背目办公室是宝建立和维持趁与关键干系感人合作关系延的“出发点估”。但是，谨项目办公室诚的活动是为郊了服务于整脆个公司，如夸果使项目办酬公室承担发那起人的工作旬，会对项目狗办公室的人知员造成一种哭利益冲突的锻局面。必须晒与关键干系昌人建立和培岩养合作伙伴问关系，这需设要时间。干茅系人管理可央能会占用项纹目办公室人蓄员的宝贵时从间，而无法塌执行其它任系务。本项活提动的总体风登险水平为低台风险水平。引崭持续改进煌

鉴室于项目办公瓶室管理着项驼目管理知识梨产权的宝藏葛，因此也最顽具有发掘持孝续改进机会则的优势。项哨目办公室不至应该具有执珍行变更的单蛾方面授权，划它的授权是银提出变更建吧议。有些企打业设有战略柏政策委员会炕或执行筹划仆委员会，这础些委员会的届职责之一就茶是审核项目鄙办公室持续掠改进机会。精因为有些人症可能会认为坚项目办公室稠侵占自己的抽地盘，因此幸，执行这项就活动的总体辛风险可能是杆中等风险水厅平。耗另生产能力规侍划怪

在晶高层管理层记看来，分配眯给项目办公宜室负责的所吸有活动中，傍最重要的可肚能莫过于生军产能力规划秤了。高层经慨理为履行作暴为公司战略抛规划策划师姜的职责，必撇须掌握公司芬可以承担多别少额外工作抖量（何时承幕担、哪儿承陷担），而又袜不会给现有合劳动力增加盒过度负担。接在与组合管谦理和项目筛肾选相关的所舅有活动中，奇项目办公室树必须与高层想金管理层密勺切配合。图夕5说明了作领为项目组合岛管理组成部竟分的项目筛销选过程。战屯略性时间计馆划，即：决威定执行哪个翼项目以及何新时执行的过糖程，是战略歇规划的关键粥组成部分。窑

高鼻层管理层可恐以按照实际迈需要浏览公精司局域网，望了解每个项送目的状态，宅而无需与团展队进行亲身废接触。但为杂了满足战略揪性时间计划斗的要求，所技有项目都需意要汇总到一赌个能够提供蚂下述信息的来数据库内：压抗•每个职青能区域在每野个时间段内托承诺的资源跟；旱习•每个及职能区域的孙资源总量；灯盐•每个职睁能区域在每搭个时间段内富可以使用的缩资源量。免

对蔽于是否应该隐由项目办公假室对此数据魄库进行管理李，会存在一汗些争议。作叠者认为该项扶活动应该由心项目办公室塌负责，因为救：决绪•项目办跌公室需要掌假握这些数据毛，用以支持朋战略规划工殊作和项目组飘合管理；寻尾•项目办市公室需要掌由握这些数据角，用以确定剥切合实际的爆时间和成本源以支持竞标妨工作的开展殊；世遥•项目办买公室可能被溪委托负责确妖定承担额外报工作所需资庄源技能；子监•项目办瞎公室需要掌罚握这些数据看，用于改进稼和更新本数梨据库和其它好相关数据库饶；梨币•进行可域行性研究和亮成本效益分瓜析可能会需渣要这些信息停。旱

因斤为一线经理分可能会认为棒这样做侵占技了他们的地侮盘，所以这琴项活动对项道目办公室而昼言是一项高不风险活动。宴项目办公室租的战略规划母(连载七)岸

使用洞项目办公室社的风险所在绵

风卷险和收益并全存。如果维尤持一个项目江办公室所涉抱及的相关风费险得不到有清力控制，则绳项目办公室甜所带来的收废益将被抵消乳。多数风险丸在成立项目内办公室之初叙不会出现，偷而更多的风语险是在执行降很长时间之药后才会出现膨。这些风险抚包括：逢

•陕人员配置赏：在企业开黄始认识到使迟用项目办公灶室所能带来扔的收益之后筑，一种自然圣倾向是增加惯项目办公室量的人数，因反为他们错误忍的认为人数脚增加会带来钢额外收益。陆虽然，在一淹些情况下这敏种思维方式睡是正确的，浩但是，更常秤见的结果是退增加人数只挑会造成收益盗减少。随着柄企业内部对死项目管理知梨识更加深入也的了解，项狮目办公室的恰人员配置应躬该消减；毅

•明精疲力尽蓬：员工筋疲忌力尽总是一戚个需要考虑王的风险。使锅用轮职或只艺工作部分时遥间的方法可以以最大程度惠降低该风险渴。经常会发盏现这种情况层，即：在项氏目办公室工框作的人员仍尊旧与其一线注经理保持“慧实线”的汇持报关系，而索与项目办公党室保持一种再“虚线”的机汇报关系。山

•不过多的文序书工作：过米多的文书工竿作需要投入瓣几百万美元鸽的资金进行粮准备，而且帅会耗用宝贵典的时间。使附用表格、指臣导原则和核删查清单形式施进行项目活哈动比使用严榴格的政策和刃程序更加有翠效。为使工搭作高效，则滋需要具有以参信任、团队聪协作、合作桶和有效沟通刷为基础的企鉴业文化；窄

•侵组织重组韵：信息就是债权力。鉴于恒项目办公室陆的工作更多遭的是横向关垦系而不是纵畅向关系，可闲能会存在对淘项目办公室郑控制权的争树夺，特别是男在项目经理己之间。在以笛信任、团队脑协作、合作搂和有效沟通邻为基础的任苦何组织结构脖下，项目管裁理层和项目锯办公室将会系形成融洽的享合作关系。爷

•锯试图服务骄于组织内的中每一个人：蜜企业必须制谈定一些标准尘，据以确定控项目办公室是何时介入。岩并不是所有匠项目都由项河目办公室监候管。沸

关存于项目办公蜘室何时介入写项目问题，司经常使用的舍衡量指标是舍：葛

•临项目的货斜币价值；罗

•高项目工期轨；铜

•磨跨专业性重程度和复杂倾程度；尼

•沉公司的风怕险；站

•惜项目的重扯要性（例如样：消减开支宏）。宰

许米多管理层面队临的一个关侵键问题是：交“如何衡量秀执行项目办盼公室概念所撒带来的投资敬收益？”在匀衡量时，可茄以从定量和烛定性两个角伟度进行。从摧定性角度，工管理层可以陡检查提交高找层管理层解咽决的问题数器量。一个有雁效的项目办付公室可以起苹到过滤器的每作用，这样江，实际提交刻高层管理层灯解决的问题钓数量将很少庭。从定量角挨度，高层管愚理层可以考友虑下述内容伐：绑

•会进度审查滤：如果没有帽项目办公室堵，企业内可桨能会存在多屯种进度和汇欣报格式，甚橡至，可能每纽个项目都会掌有一个不同朴的格式。有鸟了项目办公洞室和相关的宗标准化工作念，审查工作响会更加迅速构，并且将更叶加有意义。芒

•慈决策：如上果没有项目记办公室，决凶策经常会被狼推迟，会更丛多的强调行膨动项目而不然是有意义的骑决定。项目邀办公室使有丸意义的决策汉成为可能。信

•林浪费的会疗议：如果没荡有项目办公悲室，高层领纷导会花大量婆的时间付出陵很大的代价命参加太多的板会议。有了帖项目办公室椅以及更加有滩效的信息，刃高层管理层喊可以在会议句上少花时间适，将更多的草时间用到战亿略问题而不调是运作问题右上。纷

•芦信息量：般如果没有项罗目办公室，妙管理层所获鲁得的信息量宝要不太少，硬要不就太多习，这会影响六有效的决策溪。有了项目者办公室和相泄关的标准化浸工作之后，挽管理层可以兰更容易地作涛出及时的决叶策。飞高层管理层蹦的主要职责途是战略规划绞和部署以及领企业的未来浸，而中层和告一线经理的拖职责是关注垄运作问题。妙项目办公室拾的职责是在孟各个层次之秘间架起一座严桥梁，为各戏个层次提供觉便利，使他季们更容易实赌现目标。弊

项哲目办公室佳斑绩：有关江编森自控公司母(JCI昨)下属的汽萌车系统集团游(ASG歇)的案例障分析饥

在坏一个企业希刚望熟练掌握钢项目办公室录概念时，它蜂会寻找其它靠额外的应用僻，包括六西畏格玛的执行尘和项目办公骆室之内的项掠目办公室的念设立。JC垂I就是这样盈一个例子。劝

运岩用项目办公践室概念，进莫行项目团队器的组织阶

组摸织罗课

20麦00年，江颜森自控(J长CI)下属斗的汽车系统典集团(AS去G)按照新怨的商业模式卷进行了重组凤。在新的模浓式下，单个俘项目（例如翅：座位、驾徐驶舱、门板船、控制台等视）被整合在致一起，作为皮车辆内饰部袍件平台在平党台主任（平吩台主任负责饶整个车辆，菊例如：福特浆公司的15箱0卡车、切漂罗基吉普车催）领导下进待行统一管理仁。平台主任面和他／她下些属的项目经届理起着项目韵办公室的作加用，整个车映辆的内饰部具件和所有接偿口部件都被奋作为一个大驴项目看待。迷

变洲革的驱动因世素劈

A疼SG收购了索两个公司，过Becke炮r和Pri鼠nce。收粥购的目的是峡使JCI成课为汽车行业蜻的内饰部件矮综合供应商炼。在Bec奏ker的内迷饰塑料部件幻能力和AS尿G座位产品简能力的基础京上，增加P阁rince缘门板、仪表脑盘能力，使尿ASG立即惜成为内饰部防件供应商。洒但是，为真针正将几家公稀司的能力整登合在一起，它需要进行组慧织重组。重亡组的结果是仰使用新的经抱营模式，将益公司分为车挥辆平台和项踩目办公室。层

认卡可状

企仙业内部对组疗织结构变化量以及新经营坏模式的使用弊，认可率较新高。最初预花期的抵制已涛经消退，平娱台主任这一割职务已经被牌载入企业制挽度程序。客袍户对于这种快变革也十分摇放心。现在蛮，在报价时筒，报出的价辆格以车辆内院饰部件为基趣础，而不是原一系列单个钟的部件和报限价。赚

如土何发挥效应俯？返

经井过这种变革松，ASG按衣照一家综合呆公司的模式孟在运作。平仙台团队（项惹目办公室）费成为真正的拉团队，他们青以整个车辆底内饰部件为吃基础（而不待是车门、车概座或驾驶舱欠）体会到了渠一种归属的呼感觉。现在思，都是从整摆个车辆的角公度来考虑时尤间安排、利缝润率和客户干关系。客户狼很高兴，因太为现在针对虚车辆内饰部俯件只有一个猴单一联络点脉，而不是多尚个联络点。良另外，需要嫌补充的非常句有趣的一点费是，作为变姻革的一部分取内容，AS司G实际消减敌了项目办公券室的人员编盒制。趁

经添验教训心

对筒于其它希望镰改用（平台侵）项目办公坑室的公司而滥言：恐积

•从升一个清晰的漫组织模型开粮始。即使存泥在“对我们条行不通”这瞒种异议或争典议，也要坚钟持。中间会托出现一些意生外，但不要阻因此而退缩维。坚持执行舅一个合理的朗总体概念；茧

•椅变革必须冻由上层推动剃。组织员工月必须从团结蝴一致的领导历层那里感觉雕到持之以恒狮的目标和决聪心；凶

•萌必须与所冷有受影响的图各方召开交吧流会；蜻

•雾必须制定跪项目办公室餐内部职位描铜述文件。职系责和角色必柳须清晰；吼

•乎项目管理夏体系、审核甩和责任划定肤都必须反映鄙新的组织形畅式。私

集晴中项目办公抛室－组织、茂职责和角色琴

A蜓SG设立了棋向项目管理埋副总裁汇报坛的集中项目猴办公室。项秤目办公室的口负责人是A背lokK牌umar，以他是项目管分理执行董事限。Kuma谣r的职责包征括：双

•谁方法和标岔准（JCI与的企业项目刮管理标准方绣法体系被称币作PLUS惊，其含义是满产品发布系从统）；姓

•持咨询／指教导／培训；断

•桐项目跟踪蔽／组合管理馅／项目衡量锅指标；严

•辆项目网站项；拨

•钓人员发展厨／资源管理妹／执行新项敲目的项目经妹理的可获得烈性；找

•嫌项目管理敲战略规划的部实施；淋

•粪对项目管狭理系统和项穿目执行，实怒施六西格玛钱改进；脊

•暂项目管理握组织结构／纳职位描述；因

•金项目经理宗的聘用；漏

•捏为企业合六作伙伴（长席期供应商）宜效力的项目拦经理的培训巾和发展。贸

K离umar也般负责对所有币业务部门的红项目管理科衫室进行管理轧。项目办公扣室管理只是尺其中一部分樱职责。街项目办公室尸的战略规划翁(连载八)给

A右SG的发展输历程恰

几矛年前，项目额办公室的职锡责分散在各且个部门执行巨。例如：标蛙准项目管理箩程序是公司反程序的一部圣分，一些工宣程衡量指标唯由工程设计驴部门牵头制凑定。大概两训年前，经过畜认真斟酌，钢企业作出了返一项决策，票决定将各种度职能统一集录中由项目管绝理办公室负惭责。对于J费CI而言，歪关键一点在川于企业已经简为变革做好址了充分的准阻备。涉及到虫的不同部门堤都十分情愿墨的拿出自己凉的资源，实照行集中管理普。外

J荣CI的项目姓管理举措中斧，最新增加娃了两项非常规值得注意的尼内容，它们仙是：项目管旧理中的六西跳格玛的运用牲以及项目管剪理网站（以泻网络为依托宅，在全球实障现标准项目寄文件的读取销）。自集中穷项目办公室蛇设立之后，颂新增了这两权项内容。馒

集绞中化的结果电

自炎成立之后，此ASG实现欲了项目办公宫室人员配置而的消减（裁怜员两人，现刮在有四人，箭包括Kum害ar），同怒时提高了产别出。另外，浓集中项目办盛公室也为六莫西格玛方案披（将六西格坑玛原则应用景到项目执行为中）的实施县起到了推动墙作用。据此伤，ASG可虽以从整个企茅业角度寻找选改进和消减凭成本的机会眯。在过去两疲年期间，项完目办公室将桶项目管理人蚕员配置总数挠消减了30案%，其原因宣正是因为能促够在整个企叛业范围内实甜现资源和项基目管理知识游产权的管理颜、分配和再歼分配。以前勿存在的项目潮经理派别，滩现在因为项突目办公室成妈为“最终决腹策者”而不捷复存在，项醒目办公室可赢以确定适当愈的企业组织穷结构形式并元进行组织精逢简。目前，晋项目办公室获也参予为企膊业合作伙伴携配置人员，怪包括寻找途质径，将项目主管理资源外浩包给合作伙衫伴。历

另丙外一项重要是改进是能够岛就企业系统输和工艺很快且达成共识并卡作出决策。