《公务接待实务》

公务接待实务2009年5月

第一部分

第二部分

第三部分

第四部分

第五部分

第六部分

关于加强专供酒、工艺纪念品管理的通知关于充分利用公司内部接待资源的通知内部接待资源情况宴会布置公务活动中需要注意的要点油田公司公务接待管理办法会场布置

第一部分、新疆油田公司公务接待管理办法第一章总则第二章接待部门管理职责第三章接待任务第四章接待标准第五章费用管理第六章附则

第一条为认真落实贯彻集团公司关于接待工作的有关规定，进一步推进新疆油田公司（以下简称“公司”）公务接待标准化、规范化、制度化建设，提高接待工作质量和水平，特制定本办法。第一章总则

第二条接待范围

1、中央、国家部委来公司视察各级领导及工作人员。

2、集团公司、股份公司、自治区来公司检查指导工作的各级领导及工作人员。3、集团公司、股份公司、自治区等上级部门指定的需要公司负责接待的人员。4、来公司指导工作的上级业务部门领导及工作人员。5、来公司检查、慰问或应邀来公司参观、考察的各类团体。6、来公司参加学术交流的各类学者专家。7、来公司走访的各石油石化企业、相关院校领导。

8、来公司走访的自治区、地、州、市、县各级领导或党政代表团。

6、来公司参加学术交流的各类学者专家。7、来公司走访的各石油石化企业、相关院校领导。

8、来公司走访的自治区、地、州、市、县各级领导或党政代表团。

10、公司安排需要接待

的其他人员。

9、来公司参加学术交流、洽谈合作项目以及其他应邀来公司的涉外团体。

第三条接待原则1、对口接待原则。属行政系统的来宾，厅局级及以上的，由总经理办公室牵头组织接待；上级业务对口部门来宾或兄弟单位相关部门来宾（厅局级以下），由公司相关业务部门负责接待，总经理办公室给予业务指导和协助。属党群系统的来宾，对应党委办公室的接待任务由党委办公室牵头组织接待；对应党群系统其他部门的接待任务，由相关部门组织接待，党委办公室给予业务指导和协助；矿区服务事业部来宾由矿区服务事业部综合管理办公室牵头组织接待，总经理办公室给予业务指导和协助。

2、切块控制原则。根据公司业务性质划分系统或板块，接待费用年初切块下达，各分管领导负责本系统或板块业务接待费的控制。3、规范管理原则。严格执行接待标准，规范接待行为。坚持勤俭节约，不搞形式，不搞重复接待，杜绝铺张浪费。4、确保安全原则。公务接待活动严格执行HSE管理规定，坚持“谁牵头，谁负责”，确保衣、食、住、行等各方面的安全。第四条总经理办工作职责

1、负责公司公务接待管理工作，对公务接待服务质量和接待费用控制负总责。2、负责公司接待管理制度化、规范化、标准化建设。3、负责对矿区事业部接待工作进行业务指导。4、负责对公司机关处室、直附属单位及二级单位接待工作进行管理和指导，核定二级单位接待费用控制指标。第二章接待部门管理职责

5、负责接待服务总公司的接待业务管理和考核工作。6、负责公司重要或大型接待活动的组织、协调和实施。7、负责公司接待资源的统一调配，下达接待任务，并督促检查落实。8、负责按照外事工作规定和要求，组织涉外来宾的接待工作。9、负责公司接待工作分析、评价和总结。第五条党委办公室职责1、负责公司党委重要或大型接待活动的组织、协调与实施。2、负责党委接待费用管理，界定企业接待与政府接待。

3、负责对公司机关党群部门的接待工作进行指导。4、负责公司党委接待工作分析、评价和总结。第六条业务部门职责

1、负责上级部门和相关单位业务对口接待。2、负责接待费用预算、报批及接待方案的拟定、实施。3、严格执行接待标准，做好接待费用的确认和登记工作，严格界定企业与政府接待。

1、负责矿区服务事业部接待工作规范化管理。2、负责接待相关上级领导、兄弟单位和地方政府人员。3、负责矿区服务事业部接待费用的管理与控制。第七条矿区服务事业部综合管理办公室职责

第八条业务部门

1、接到接待任务，填写《新疆油田公司公务接待审批单》，部门领导审核签字后，报公司分管领导审批，无法提前办理审批手续的，必须及时补办。

2、按照各业务部门公务接待管理流程图组织好接待活动。

3、需要公司二级单位配合的接待工作，业务部门必须通过总经理办公室或党委办公室（以下简称办公室）统一安排，不得自行安排。第三章接待任务新疆油田公司公务接待审批单申请单位联系人电话来宾单位来宾情况及安排序号接待项目费用预算(元)1住宿安排房间型号套间单间标准间其它数量2工作餐人.次3宴会时间人数标准元/人元/人4会议时间人数地点5其它要求费用合计小写:大写:部门领导审核公司分管领导审批办理情况第九条二级单位1、接到办公室下达的接待任务后，拟定相应的接待方案，经办公室审核后组织实施，并及时反馈接待信息。2、接待局级及以上来宾，必须提前向总经理办公室报告。第十条接待服务总公司

1、接到接待通知单后，拟定接待方案，经审核后组织实施。

2、严格执行接待标准，拟定和策划宾馆VIP接待事宜。

3、根据要求组织接待活动并跟踪服务。

4、收集整理接待信息，汇总接待费用，报相关部门审核。

1、由办公室牵头组织的联合接待，办公室负责制定接待方案并及时送达各方，同时负责接待工作的总体组织协调和接待费用的确认及分摊工作，对公司所承担的接待费用进行控制。

2、由市委、市政府或其他单位牵头组织的联合接待，由办公室负责公司相关活动及人员的组织安排，并对分摊的接待费用进行确认。第十一条联合接待

1、地方党政代表团来公司走访，由总经理办公室参照重要或大型公务接待管理流程牵头组织。

2、地方政府其他来宾的业务接待，由公共关系处按照接待标准自行组织，严格费用控制。

3、各单位接待地方政府来宾，需向总经理办公室或公共关系处报告。第十二条地方公共关系接待

1、接待餐饮安排应首选公司自有宾馆或职工食堂。日常就餐以自助餐为主，迎送可各安排一次宴请。宴请标准执行集团公司有关规定。2、住宿标准：局级安排套间；副总师安排单间或套间；处级安排单间或标间；科级及以下人员安排标间。第四章接待标准第十三条食宿标准

3、在没有自有宾馆或职工食堂的,经公司分管领导批准可适当放宽。4、为弥补公司系统内接待资源不足,合理降低接待费用开支，由总经理办公室组织接待服务总公司与克拉玛依社会宾馆饭店统一协商并签订协议；乌鲁木齐市、昌吉、准东地区由乌鲁木齐办事处牵头确定接待地，报总经理办公室批准。公司各单位包括矿区事业部统一执行，原则上不得另行安排接待地，一经发现，将扣减该单位下一年度的接待费用指标。一、省部级及以上来宾，由公司主要领导前往机场迎送，安排警车开道；公司有关领导在下榻宾馆（克拉玛依）迎送。二、厅局级来宾由公司领导或相关部门负责人迎送。三、其他来宾由相关部门领导或业务人员迎送。第十四条迎送工作132各部门的接待用车,必须填写车辆使用审批单，经公司分管领导批准后由办公室负责安排。

用于公司重要或大型接待活动以及公司副总师以上领导提出的接待用车，由办公室统一安排。第十五条用车规定第十六条参观考察

1、赴生产一线公务活动按照《新疆油田公司生产一线公务活动指导意见》执行2、为确保公务接待中的安全，安排来宾外出参观考察，必须在公务接待审批单中注明，经分管公司领导批准后由总经理办公室统一安排，不得自行安排。

1、公司重要或大型接待活动，由宣传部制定宣传报道方案并组织实施。2、办公室负责会场内的布置与氛围营造，会场外由宣传部负责。3、新闻宣传报道，由宣传部负责审核把关；涉外来宾，由总经理办公室和宣传部共同审核。第十七条宣传报道

1、原则上不向客人赠送纪念品，如确有必要，须经公司领导批准。2、原则上谢绝来宾馈赠的礼品，对于无法谢绝的贵重礼品或高档消费品，交办公室按有关规定处理。3、总经理办公室负责统一订制具有油田特色、有利于宣传企业形象的纪念品。4、宣传部负责公司画册、光盘等企业文化宣传用品的制作。第十八条纪念品123

厅局级及以上来宾在公司活动期间的图片、音像、宣传等资料由宣传部负责收集整理归档；

文字、接待等资料，由办公室负责收集整理归档。第十九条资料归档

1、办公室组织接待产生的费用，由服务单位填写《费用签认单》，接待科长（值班室主任）审核，办公室分管接待的领导审批，经总经理办公室接待科登记盖章后，机关财务科办理结算。2、业务部门组织接待产生的费用，由相关业务部门持办理过审批手续的《新疆油田公司公务接待审批单》与费用明细，部门领导审核，经总经理办公室接待科登记盖章后，到机关财务科办理结算。超出接待费用预算的，需补办费用超支审批手续。第五章费用管理第二十条费用核销

3、工作餐费用,由处室负责人签字,经总经理办公室接待科登记盖章后,到机关财务科办理结算。4、公司领导在驻外办事处发生的费用。经本人签字确认后，由驻外办事处在30日内将签认单原件返至总经理办公室，未签字确认的，由驻外办事处在三个工作日内将签认单传至办公室，由办公室负责办理补签和结算手续。

5、离退休副局级以上领导原则上不能签单宴请，如确需宴请须事前经在职领导同意，发生费用由在职领导审批。

6、总经理办公室每季度在一定范围内，公布接待费用开支情况。

第二十一条各业务部门、公司各单位制定公务接待方案时，必须同时制定接待应急预案和提出接待工作HSE要求。

第二十二条本办法适用于公司机关各部门、矿区服务事业部机关各部门、公司各单位。

第二十三条

本办法由总经理办公室负责解释。

第二十四条过去所发文件与本办法相抵触的，以本办法为准。第六章附则生产一线公务活动主要是指：集团和股份等上级部门领导、自治区以上政府领导到生产一线慰问、检查指导工作，参加开工典礼、庆典等活动。其它类来访，可参照从简执行。

一、线路1、从市区至现场的线路要指定专人踏勘，熟悉行驶线路，确保通畅、安全，必要时要进行平整，确定的线路不得随意更改。2、安排符合现场要求的停车地点，做防扬尘处理。3、外来嘉宾没有引导人员跟随时，需要在各主要路口设置明显指引标识或安排专人守候。二、生产一线公务活动指导意见

二、迎接1、组织员工着工装列队欢迎。要求迎接人员精神饱满、富有朝气，鼓掌整齐有力，与领导握手时微笑注视领导说“欢迎您”。2、不得安排礼仪人员及上岗员工脱岗参加迎接。

三、慰问品1、慰问活动，根据办公室的要求，准备符合季节的慰问品，贴红底黑字“慰问品”字样。2、慰问品要发放到员工手中，不得截留或挪作它用。

四、现场布置

（一）慰问、检查工作1、场地尽量平整、无扬尘，现场道路口、工区可插少量的刀旗、司旗,入口布置欢迎横幅，“热烈欢迎***领导莅临检查指导工作”。2、不得专门搭制彩门、拱形气门、飘空气球等与生产一线不相协调的设施。3、设备、设施、场地必须保持干净整洁，必要时设置临时垃圾，卫生间等引导标识。4、现场行走线路要有专人引导，确保线路无危险障碍。

（二）典礼、庆典活动1、可以使用彩旗、司旗、横条幅、彩门、拱形气门、飘空气球等烘托现场气氛。2、可以组织锣鼓队、军乐队现场助兴，在安全地带燃放鞭炮。3、可以布置主席台、铺红地毯，参战人员组织方队。4、音响设备要调试正常，防止出现啸叫，全过程选“喜洋洋”、“今天是个好日子”等喜庆歌曲。

五、照相、合影1、安排本单位宣传人员照相留资料。2、可以安排员工与领导合影，在领导完成工作准备离开前提出要求。

六、就餐1、领导在生产现场就餐，一律安排简单、方便、本地特色、卫生有保证的工作餐2、不准安排海鲜等高消费菜品，一般不安排饮酒。3、典礼、庆典活动的就餐一般安排在职工食堂或离生产现场较近的就餐地，可以安排适量饮酒。

七、送行1、组织员工着工装列队欢送。鼓掌,与领导握手时,微笑注视领导说“谢谢领导”。2、招手送行，一直到全部车队启动离开后，送行队伍方能解散。

八、HSE要求1、进入现场的任何人员都必须遵守生产一线的HE要求，对拒不执行HSE要求人员，有权拒绝进入。2、现场预备符合要求的防护服，进入工区前作安全讲话,特殊区域必须严格确认是否关闭手机、是否交出打火机等。

九、其他1、公司生产一线的公务活动除办公室外，其它部门一律不得自行安排，要确保一线生产平稳运行不受影响。2、各单位在接到办公室下达的接待任务后，要参照本指导意见编制活动辖区活动方案，报办公室审核，并严格执行审批后的方案。执行中不得随意更改，出现变动要及时与办公室沟通。3、公司领导到各二级单位及生产一线调研、检查指导工作，所有安排力求从简，一律不安排欢迎横幅、鲜花、水果等。关于加强专供酒、工艺纪念品管理的通知第二部分公司各单位、机关各部门：根据服务工作的需要，自即日起油田公司专供酒、工艺纪念品管理工作移交接待服务总公司。为理顺管理渠道，更好地提供服务，就进一步加强专供酒、工艺纪念品管理通知如下。1、统一定制的专供酒、工艺纪念品属于公司专属用品，关乎企业形象，只能用于公务接待等行政事务，不得用于与公务无关的其他活动，严格控制使用，不得流入市场。

关于加强专供酒、工艺纪念品管理的通知

2、接待服务总公司负责日常管理,供应科负责定制、保管、发放，接待科负责审批，财务科负责办理结算手续。3、各单位凭内部转帐单到接待科办理审批手续，财务科办理付款手续，供应科提货。供货价格以厂方供货价加运费、保管费，按照实际成本供给，结算方式可以采用消费签单、转帐、现金等方式。

4、接待服务总公司所属酒店（克拉玛依宾馆、宝石花酒店、油城宾馆、外宾馆、开门红酒楼）及明园新时代大酒店、各驻外办事处，均以原价供公司内部公务接待使用，不得另外加价。5、公司机关各部门不再批领专供酒，公务接待可直接到内部各服务酒店调用，如需外带经公司领导或总经理办公室主任审批领取。以上规定，自通知下发之日起执行，请严格遵照执行。总经理办公室2009年5月5日

关于充分利用公司内部接待资源的通知第二部分公司各单位、机关各部门：今年以来，面对前所未有的金融危机所带来的生产经营压力，公司机关各部门、所属各单位根据公司关于“过紧日子”的总体部署，结合开展学习实践科学发展观活动，规范接待管理，严格控制费用支出，接待费用都较去年有较大幅度降低。在当前特殊形势下，为进一步加强成本费用管理，充分利用公司内部接待资源，现对接待地点作如下要求：

关于充分利用公司内部接待资源的通知

1、公司内部接待资源已具备完成各档次公务接待的功能。克拉玛依内部接待资源有克拉玛依宾馆、宝石花酒店、油城宾馆、外宾馆、开门红酒楼及陶乐大酒店、太阳城酒店、希望酒店、民乐园等；乌鲁木齐内部接待资源有明园新时代大酒店、明园一招。2、公司机关处室及各直附属单位，公务接待活动原则上必须安排在内部酒店，在内部接待资源无法满足时，经公司领导审批报总经理办公室接待科备案后安排。3、各二级单位也必须优先考虑内部接待资源，建立相应控制措施，减少资金外流。总经理办公室将不定期抽查，对控制不力，接待费用在外部酒店发生额超过30%的单位将扣减下一年度接待费用指标。

4、接待服务总公司、明园新时代大酒店等内部接待单位要进一步强化公务接待能力，不断提升服务水平，提供周到细致的服务。5、各单位对内部接待单位服务中存在的不足和问题，及时向总经理办公室接待科反馈，接待科负责督促整改，不断提升内部接待单位服务水平。6、各驻外办事处及准东、昌吉地区的公务接待参照本通知要求执行。以上要求，自通知下发之日起实施，请严格遵照执行。

总经理办公室

2009年5月5日内部接待资源情况第三部分总台预定电话：68755556883192宾馆总经理：王梅花139099003226580016克拉玛依宾馆：4星级，以公务接待服务为主住宿：一号楼：A套、B套、C套、D套等4间高规格套房，商务套房10间，单间11间，标间74间，小单间5间；二号楼：商务套房2间，标间14间，小单间10间。中餐厅：贵宾1、贵宾2等9间包厢。民餐厅：

6间包厢，一楼可提供16桌圆桌宴会。二楼自助餐厅：可同时提供50人自助就餐。可提供27桌圆桌宴会，同时进行歌舞表演，是各单位举办大型活动的理想场所。宴会大厅一楼西餐厅：可同时提供100人自助就餐，可提供分餐方台60位，可提供12桌圆桌宴会。

会议室：三楼大会议室可容纳60人，带投影、音响；三楼小会议室可容纳18人；四楼大会议室可容纳60人；五楼报告厅可容纳90人。娱乐：六楼设有乒乓球室、健身房，供来宾免费活动；五楼设有棋牌室一间。VIP俱乐部：集KTV、茶室、棋牌室、休闲室于一体的高规格接待地。宝石花大酒店：

4星级，商务型酒店住宿预定：69895366989537宴会预定电话：69890886889538酒店总经理：孙伟宿：中式豪华套房1间，欧式豪华套房1间，商务套房4间，豪华单间12间、豪华标准间6间，标准间94间。4-6层以西式装修风格为主，7-10层以中式装修风格为主。二楼宝石花厅：可安排12桌圆桌宴会。会议可安排课桌式摆台，可容纳120人，剧院式摆台可容纳150人，谈判式摆台可容纳

60人，厅内配备有自动升降的投影仪及投影幕布，全套音响设施。

一楼丽晶西餐厅：106个标准餐位，最多可容纳180人同时就餐。怡和轩中餐厅：共17间包厢。二楼5间以中式装修风格为主，每间10人；三楼12间以时尚、典雅的装修风格为主，分别可容纳6、10、12、18人。二楼紫荆花宴会厅：会议课桌式摆台最多可容纳170人，剧院式摆台：最多可容纳200人；可提供26桌圆桌宴会或200人自助餐，同时进行歌舞表演，是各单位举行大型活动的理想选择。十楼名仕会议厅：课式摆台最多可容纳100人，剧院式摆台可容纳150人，会谈式摆台可容纳60人，会议室内配备有自动升降的投影仪及投影幕布，全套音响设施。KTV夜总会：共17个不同装修风格的豪华包厢。10人小包厢4间、15人中包9间、25人大包2间、30人豪包1间克拉玛依外宾馆：3星级，目前正在全面装修，以欧式园林加草原民族风情为主，6月中旬将以崭新的面貌开门迎宾。住宿：商务套2间、单间9间、标间26间。

清真餐厅：VIP包厢可提供20人宴会，888包厢可提供18人宴会，588、688包厢分别可提供10人宴会，988包厢可提供12人宴会，一号厅可提供10桌圆桌宴会。新布置出的西餐厅，可接待100人的自助餐，可安排16桌圆桌宴会，还可以安排其它商务活动。三楼会议室：可容纳50人，配有音响投影蒙古包5个：蒙1有20个餐位，蒙2、3、5分别有16个餐位，蒙6有12个餐位。

草原风情夜市：是克拉玛依独一无二的高品位夜市，有3个别具特色的亭子，分别可提供10--20人餐位；夜市长廊休闲雅致，可提供120的餐位。乐器歌舞小组合，在就餐期间将为提供免费的歌舞表演，为宴会增添欢乐与情趣。总台预定电话：6886797、6875300宾馆总经理骆剑峰：688654513999310278油城宾馆：2星级，经营性宾馆住宿：套间6间、标准间42间，此处非常适宜安排长住客人。总台预定：6875200、6884828餐厅预定：6888730、6875483执行总经理宋东平/p>

友谊酒楼：中餐厅，有宴会1、宴会2等各类包厢19间，五楼多功能厅可安排4桌宴会，也可