公司部门办公设施维护及检查制度和供应商调查管理制度

为保证前厅部办公设备正常的运转，提高办公设备的工作效率和使用寿命，特制定本规定。本规定所指办公设备主要包括电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、POS机、读卡器、碎纸机、饮水机、移动U盘等固定资产，以及电脑桌(办公桌)、台面、台灯、办公椅、电话机、计算器、文件柜、书柜等物品。一、电脑维护管理(一)计算机的操作规范酒店所属电脑，不得随意调换其部件，不得随意删除程序软件及更改文档路径；严防电脑病毒感染。定期对杀毒软件升级，并杀毒。外来光盘、移动U盘未经测试不得擅自上机操作。不要随意装入新软件，不安装和使用盗版软件。严禁在计算机中安装、使用游戏软件；使用人要负责对机器进行维护和清洁，做好防尘、防潮工作，打扫卫生时抹布应拧干，防止机箱、显示器进水受损；电脑上不能放置物品，严禁将易燃易爆、易污染和有磁性的物品及腐蚀性的物品放置电脑旁，使用的回形针、大头针等金属物品应妥善放置，防止掉入机箱内，避免造成事故；离开计算机时，应关闭显示器电源；长时间不用计算机时，应关闭计算机。(二)计算机一般故障解决方法发现异常情况时，应正确采取应急措施，并及时报告。遇有电脑或网络设备出现故障，应及时申报维修；严禁擅自拆机、检修。外来技术人员进行维护工作时，须有酒店信息部人员联同或认可；(三)计算机的保养保持电脑的清洁，严禁用手、锐物触碰屏幕，使用人在离开前应退出系统并关闭电源；不能带电拨插串口鼠标、键盘、打印机，以免造成计算机端口损坏；定期对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不需要的文件，保证电脑运行的速度和存储。二、打印机的维护管理(一)打印机的操作规范要坚持节俭原则，视纸张情况重复利用；打印时必须按打印机的使用性能及要求进行操作；节约能源，不使用打印机的情况下关闭电源；打印机卡纸时应先关闭电源，然后按正常程序将纸取出，不得强行扯出；注意保持打印机的卫生，加强打印机的维护保养，延长硒鼓使用寿命；出现严重或未知故障时，请立刻停止使用，通知维修人员排除故障，严禁私自维修；碳粉不足及时通知相关部门添加碳粉。三、扫描仪的维护管理(二)扫描仪的操作规范使用扫描仪时必须按照扫描仪的使用性能及要求进行操作；扫描仪仅限用于正常的业务工作，严格管理，严禁挪作它用；如遇故障需维修，应报告有关负责人，由其安排专人维修；四、复印机的维护管理(一)复印机的操作规范外部环境：摆放复印机时，将机器放于干燥处，要远离水源，要保持通风，以降低室内的湿度，可预防卡纸，印件不清楚等问题；要坚持节俭原则，严格掌握复印范围和数量；酒店各部门需复印文件、资料、报表等，要填写复印登记簿，对复印内容、复印数量、复印人员进行登记。严禁复印与工作、学习无关材料；复印时必须按复印机的使用性能及要求进行操作；复印前，注意除掉纸张上的钉、针等异物，以免刮伤镜面；正确选择纸张规格，注意复印原件的涂改液及污渍弄污复印机；节约能源，停止使用复印机时，应按节能键(节电模式)，下班前自觉关闭电源；为防止复印机卡纸，禁止使用非复印纸、已皱折或超出复印尺寸的纸；复印机卡纸时应先关闭电源，然后打开进纸盒或手送纸盒取出卡纸；注意保持复印机的卫生，在每一次复印之后要及时处理复印产生的废纸、脏纸。加强复印机的维护保养，延长使用寿命；出现严重或未知故障时，请立刻停止使用，通知维修人员排除故障，严禁私自维修；五、传真机的维护管理(一)传真机的操作规范使用传真机时必须按照传真机的使用性能及要求进行操作；传真机仅限用于正常的业务工作，严格管理，严禁挪作它用。在使用过程中重视安全保密，防止失泄密和信息丢失；收发传真件时必须分别登记、编号，并注明发送和接收的日期、时间、部门(房号)、页数，以及收、发件人的姓名等；传真机具有复印功能，但不宜过多地复印稿件以免减少感热记录头寿命；不能使用非标准传真纸以免造成器件磨损和影响图文质量；发送的稿件不能有硬物(如订书针、大头针、回形针等)以免引起故障；稿件上墨迹或胶水未干时不能发送以免污染扫描玻璃影响质量；如遇故障需维修，应报告有关负责人，由其安排专人维修；六、其他设备的维护管理(一)电话机上班时间禁止拨打、接听私人电话，禁止拨打信息台；员工在接听电话时应使用标准礼貌用语；电话机应放在平稳的台面上，防止跌落引起故障或损坏；要注意防潮，避免水或其它液体进入电话机会造成电话机过热、漏电和故障。使用电话时要轻拿轻放，严禁跌摔、猛烈撞击、震动或抛掷电话机。不要拆卸或改装电话机。电话机发生故障时，不要擅自拆修，应请专门修理人员检修，自己不要随意打开话筒和电话机后盖，否则可能会造成电话机的损坏、漏电和电路故障。定期用酒精擦拭，保持清洁。(二)碎纸机由于碎纸机的机器内刀具精密、锐利，因此在日常使用时不能将衣角、领带、头发等卷入进纸口以免造成意外损伤；当碎纸桶碎纸过半时应及时进行清除，以免影响机器正常工作；不能放入碎布料、塑料、硬金属等物件；为了延长机器寿命，每次碎纸量应低于机器规定的最大碎纸量为宜，并且碎纸机不能连续使用超过30分钟；碎纸机不能碎光盘、磁盘、信用卡等，请勿擅自放入机器粉碎；碎纸过量时，纸自动退出后，需先关电源，拉出过量的纸并清除干净入纸附近的纸屑后方可继续使用；在清洁机器外壳时应先切断电源，用软布沾上清洁剂或软性肥皂水轻擦，切勿让溶液进入机器内部，不可使用漂白粉，汽油或稀液刷洗；请勿让锋利物碰到外壳，以免影响机器美观。(三)移动U盘对部门所属移动U盘进行编号并登记，如需转借，必须登记，登记的内容应包括：设备名称、设备编号、转借时间、归还时间、借出人、借用人等信息。借出的设备在进行登记后，产生的损失由借用人承担，如未进行登记，私自借给他人使用的，由此产生的一切后果由借出人承担；禁止在计算机驱动器灯亮时插入、取出移动U盘；对外借归还的移动U盘，必须对其进行病毒扫描，防止被感染病毒或木马等恶意程序；在工作场所使用移动U盘时，必须妥善保管，在发生丢失、损坏的情况下，必须及时向上级领导反映。(四)饮水机饮水机缺水时应关闭电源以免干烧造成饮水机损坏；长时间不用应关闭电源；请专业技术人员定期清洗饮水机内胆；定期清洗更换净水器；(五)POS机POS机应放在平稳的台面上，防止跌落引起故障或损坏；要注意防潮,避免水或其它液体进入出现故障；如遇故障需维修，应报告有关负责人，由其安排专人维修；定期清洁(六)总台台面台面物品摆放规则，分类装放；不得在台面上随意涂画；定期清洁，保持台面的干净整洁。七、礼宾部设施维护及检查制度(一)设施维护行李车:使用时要仔细小心,提前观察行进路线,不得强行通过狭窄地段,以免损坏行李车。每天由中班人员清除车上手印及其他印记，随时保证行李车处于良好状态；并检查行李车有无损坏，需要维修时及时通知工程部进行修理。当月月底对行李车进行打蜡维护保养。轮椅车:要轻推轻放.每天由中班人员清洁，并检查轮椅车有无损坏。每次出借和收回轮椅车都应进行清洁和检查。雨伞、伞桶:要轻拿轻放.使用完毕后放回行李房.每天由中班人员清洁，并检查有无损坏。伞套机:每周日由中班清洁，并检查有无损坏。礼宾柱:要轻拿轻放，使用完毕后放回行李房.每天由中班人员清洁，并检查有无松动、损坏。每周日由中班整体清洁(当月月低对其打蜡保养)。打包机:使用完毕后收回原处,不得堆放在行李台上.每周日由中班清洁，并检查有无损坏。行李台:不得在台面上涂写,不得在抽屉内摆放与工作无关的用品.各班人员随时清洁(当月月低对行李台打蜡保养)。行李架、桌椅：不得在台面上涂写，物品顺序规整，每日由中班人员清洁(当月月低对其打蜡保养)。电风扇:使用完毕后及时拔下电源，每周日由中班清洁；活动大衣架：衣架、衣物整齐摆法，无灰尘、手印、污迹，每周日由中班清洁(当月月低对其打蜡保养)。(二)检查制度行李架：台面无灰尘、污迹，客人行李、办公用品等顺序摆法，不凌乱；行李台：行李台无灰尘、污迹，抽屉内办公用品摆放规整；行李车：无灰尘、手印、污迹，摆法位置端正；雨伞、伞桶、伞套机：摆法位置端正，无灰尘、污迹，雨伞规整；轮椅车：无灰尘、污迹，无破损；护栏：无灰尘、手印、污迹，无无松动、损坏；电风扇：表面、荷叶无灰尘、污迹；活动大衣架：无灰尘、手印、污迹，衣架、衣物摆放规整。八、检查制度为保证本规定的有效实行，明确责任、体现奖罚分明的原则，对出现下列情况之一者给予警告，并视情节严重性扣发工资50元以上500元以下：1、故意破坏酒店财物、公共设施者，由责任人照价赔偿江罚款；2、未经允许私自挪用、外借办公设备；3、因工作失误造成办公设备遗失，由责任人负责赔偿并罚款；4、因工作失职延误维修时间，影响到正常办公秩序；5、不按设备操作规程作业，造成设备损坏的，由责任人或责任部门负责维修费用并罚款。6、不按规定对设备进行日常清洁、整理及周围环境整洁；7、离开工作场所，不关闭设备电源者，如：计算机机、复印机、电风扇、照明等；

供应商调查管理制度总则1．1制定目的为了解供应商之制程能力、品管功能，确认其是否有提供符合成本、交期、品质之物料的能力，特制定本规章。1．2适用范围对拟开发供应商之调查，及本公司合格供应商之年度复查，除另有规定外，悉依本规章办理。1．3权责单位采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。供应商调查作业规定2．1供应商调查程序采购部实施采购前，应对拟开发之厂商组织供应商调查工作，目的是了解供应商之各项管理能力，以确定其可否列为合格供应商名列。由采购、生技、品管、生管人员组成供应商调查小组，对供应商实施调查评核，并填写《供应商调查表》。评核之结果由各单位作出建议，供总经理核定是否准予成为本公司之合格供应商。未经供应商调查认可之厂商，除总经理特准外，不可成为本公司之供应商。2．2供应商调查评核2．2．1价格评核对供应商所提供之物料价格，由采购部依下列因素作评核：原料价格。加工费用。估价方法。付款方式。2．2．2技术评核对供应商之生产技术，由生技部依下列因素作评核：技术水准。技术资料管理。设备状况。工艺流程与作业标准。2．2．3品质评核对供应商之品质，由品管部依下列因素作评核：品管组织与体系。品质规范与标准。检验之方法与记录。纠正与预防措施。2．2．4生管评核对供应商之生产管理，由生管部依下列因素作主核：生产计划体系。最短及最长之交货期限。进度控制方法。异常排除能力。2．3供应商复查规定经调查认可之合格供应商，原则上每年复查一次。复查流程类同首次调查评核。复查不合格之供应商，除经本公司总经理特准外，不可列入次年合格供应商之列。若供应商之交期、品质、价格或服务产生重大变异时，可于一年中，随时对供应商作必要之复查。附件[附件]GA02-1《供应商调查表（范例）》

供应商调查表（范例）